Bên cạnh một bản CV và sơ yếu lý lịch ghi điểm thì việc đầu tư viết một bức Motivation letter chất lượng cũng có thể giúp bạn gia tăng cơ hội thành công khi đi xin việc. Vậy Motivation letter là gì? Khi nào cần viết Motivation letter và viết như thế nào cho đúng chuẩn? Hãy cùng TopCV tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.
Motivation letter là gì?
Motivation letter có nghĩa là thư động lực hoặc thư bày tỏ nguyện vọng, được sử dụng nhiều trong lĩnh vực giáo dục, tuyển dụng - việc làm. Tùy theo từng ngữ cảnh sử dụng mà thuật ngữ này được giải thích khác nhau. Cụ thể:
- Đối với lĩnh vực tuyển dụng - việc làm: Motivation letter là một lá thư do ứng viên viết, trình bày ngắn gọn lý do và bày tỏ nguyện vọng được làm việc tại vị trí (nhân viên chính thức hoặc thực tập sinh) mà họ đang nhắm tới. Motivation letter thường được đính kèm với CV hoặc sơ yếu lý lịch xin việc. Tuy nhiên đừng nhầm lẫn thư bày tỏ nguyện vọng và thư xin việc bạn nhé. Hai loại tài liệu này hoàn toàn khác nhau về mục đích. Bạn có thể tham khảo bài viết thư xin việc là gì mà TopCV đã chia sẻ để phân biệt, tránh gửi sai tài liệu cho nhà tuyển dụng.
- Đối với lĩnh vực giáo dục: Motivation letter là thư động lực được viết ngắn gọn nhằm thể hiện sự quan tâm, động lực khiến ứng viên nộp đơn đăng ký chương trình học tập hoặc xin học bổng. Tài liệu này giới thiệu thông tin cá nhân và có thể trình bày kế hoạch tương lai của ứng viên với hội đồng tuyển chọn. Từ đó thuyết phục hội đồng tuyển chọn rằng họ là ứng viên phù hợp cho chương trình học tập hoặc học bổng của tổ chức.
>>> Tham khảo các mẫu thư xin việc trên TopCV ngay:
Tại sao cần viết Motivation letter?
Motivation letter không phải là một yêu cầu bắt buộc, tuy nhiên nếu có thể bạn vẫn nên viết lá thư này vì đây là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo ra sự khác biệt khi đi xin việc hay đăng ký xin học bổng, chương trình học tập. Cụ thể:
- Thư động lực giúp bạn thể hiện niềm đam mê và sự hứng thú của mình với công việc hoặc chương trình học tập đã đăng ký. Là nền tảng để nêu bật mối liên hệ đặc biệt của bạn với tổ chức rằng, bạn luôn mơ ước được theo đuổi chương trình học hoặc công việc này, bạn là người phù hợp cho vị trí đó.
- Motivation letter giúp bạn có cơ hội trình bày nguyện vọng, xác định mục tiêu cá nhân và giải thích những gì bạn dự định sẽ đạt được trong tương lai. Từ đó cho nhà tuyển dụng hoặc hội đồng tuyển chọn thấy rằng bạn là một ứng viên có tiềm năng mà họ đang tìm kiếm.
- Viết một lá thư động viên tốt có thể là yếu tố thay đổi mọi quyết định. Đối với quá trình tìm kiếm việc làm, lá thư này có thể là “công cụ” bổ trợ cho sơ yếu lý lịch của bạn và bù đắp cho những thiếu sót về mặt kỹ năng vì chúng nêu bật được điểm mạnh của ứng viên. Nhờ đó giúp bạn thuận lợi ghi điểm với nhà tuyển dụng và có cơ hội tiến vào vòng phỏng vấn trực tiếp.
Các trường hợp cần viết Motivation letter
Thông thường thư bày tỏ nguyện vọng sẽ được viết trong các trường hợp sau đây:
- Khi bạn nộp đơn đăng ký vào một chương trình giáo dục tại trường Cao đẳng hoặc Đại học.
- Khi bạn nộp đơn xin học bổng của một tổ chức giáo dục hoặc tổ chức phi chính phủ.
- Khi bạn apply vào một vị trí việc làm như nhân viên chính thức, thực tập sinh tại các công ty, doanh nghiệp.
- Khi bạn nộp đơn xin làm tình nguyện viên cho một tổ chức.
Hướng dẫn cách viết Motivation letter đúng theo cấu trúc chuẩn
Cấu trúc của một Motivation letter rất quan trọng vì lá thư này giúp bạn trình bày nguyện vọng và thể hiện mong muốn được học tập, làm việc tại một môi trường mới. Sau đây TopCV sẽ hướng dẫn bạn cách viết Motivation letter đúng theo cấu trúc chuẩn để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng khi đi xin việc.
Phần giới thiệu
Hãy bắt đầu phần giới thiệu của thư bày tỏ nguyện vọng bằng một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp gửi đến người nhận thư. Nếu bạn nắm được thông tin về họ tên, chức danh của người nhận thư thì hãy ghi chúng một cách rõ ràng, chẳng hạn như: “Kính gửi: Ông Nguyễn Hữu Hùng - Trưởng phòng Marketing Công ty TNHH ABC”.
Còn nếu bạn không nắm được những thông tin cá nhân này, đừng căng thẳng hãy sử dụng lời chào chung mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp như: “Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng Công ty TNHH ABC”, “Dear Anh/chị” hoặc “Kính gửi: Tên tổ chức”.
Tiếp theo hãy giới thiệu về bản thân bạn một cách ngắn gọn, đảm bảo cung cấp được các thông tin cơ bản như: Họ và tên, thông tin liên lạc (địa chỉ email, số điện thoại, tài khoản mạng xã hội), bạn đang quan tâm đến vị trí việc làm nào?.
Ví dụ:
Kính gửi: Ông Nguyễn Hữu Hùng - Trưởng phòng Marketing Công ty TNHH ABC
Tên tôi là Nguyễn Phương Anh, sinh năm 1996. Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí Chuyên viên Marketing mà Quý công ty đang tuyển dụng.
Hoặc:
Kính gửi: Bộ phận Tuyển dụng Công ty TNHH ABC
Tên là: Nguyễn Phương Anh - sinh năm 1996
Địa chỉ email: phuonganh1996@gmail.com
Số điện thoại: 0977xxx109
Facebook: https://www.facebook.com/topcvxxxx
Tôi đã có 2 năm kinh nghiệm làm Nhân viên Marketing tại Công ty XYZ. Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí Chuyên viên Marketing mà Quý công ty đang tuyển dụng.
Phần nội dung
Đây là phần chính của Motivation letter, giúp bạn thể hiện động lực, nguyện vọng của bản thân đối với vị trí công việc mà mình đang hướng đến. Hãy nhớ rằng, lá thư động viên nhằm mục đích thuyết phục người nhận về giá trị của bạn, vì vậy bạn phải sử dụng những sự thật để thuyết phục. Bạn có xây dựng phần nội dung của thư bày tỏ nguyện vọng bằng các đoạn nhỏ dễ đọc và rõ ràng.
Nội dung của một bức Motivation letter gửi cho nhà tuyển dụng cần phải nêu được:
- Lý do tại sao bạn mong muốn được làm việc tại vị trí và công ty đó.
- Thế mạnh, kinh nghiệm làm việc có liên quan đến vị trí ứng tuyển để nhà tuyển dụng thấy được giá trị của bạn.
Tuy nhiên, bạn đừng biến Motivation letter thành một bản sao CV khi trình bày lại những thông tin đã có trong CV. Thay vào bạn hãy viết những điều không thể ghi trong CV hoặc sơ yếu lý lịch, chẳng hạn như mô tả một tình huống công việc thực tế và cách giải quyết bạn đã áp dụng khi làm việc. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật sự phát triển về mặt kỹ năng và chuyên môn của bản thân trong công việc.
Ngoài ra, bạn cũng có thể viết về những điều bản thân có thể làm khi được trao cơ hội trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Ví dụ: Tôi đam mê công việc Marketing và đã phát triển niềm đam mê này ngay từ lúc còn là thực tập sinh tại Công ty ABC. Làm việc trong một công ty khởi nghiệp nhỏ cho phép tôi có được nhiều trải nghiệm về Marketing như: Cách xây dựng kế hoạch Marketing, cách tổ chức chiến lược Marketing trên các nền tảng hỗ trợ, v.vv..
Hiện tại, tôi mong muốn được học tập và nâng cao kỹ năng chuyên môn về Marketing trong lĩnh vực công nghệ số - phần mềm. Tôi rất quan tâm đến vị trí Nhân viên Marketing mà Công ty CP Công nghệ XYZ đang tuyển dụng.
Tôi tin rằng với những kiến thức, kinh nghiệm mà bản thân đã tích lũy được trong 3 năm đi làm, tôi có thể mang lại giá trị và đóng góp cho sự phát triển của phòng Marketing tại Quý công ty.
Phần kết
Phần kết của Motivation letter bạn có thể tóm tắt lại lần cuối mục tiêu của bản thân để gây ấn tượng tích cực cuối cùng với người nhận thư. Nếu có đính kèm các tài liệu khác như CV, sơ yếu lý lịch, chứng chỉ/bằng cấp về học vấn, v.vv.. bạn hãy viết trong thư. Tuy nhiên, nên đảm bảo sự ngắn gọn bạn nhé.
Sau đó đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành đến người nhận vì họ đã dành thời gian đọc thư. Bạn có thể khéo léo yêu cầu người nhận thư liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào.
Cuối cùng hãy kết thư bày tỏ nguyện vọng bằng cụm từ “Trân trọng” kèm theo chữ ký có đầy đủ họ tên và thông tin liên lạc (số điện thoại, địa chỉ email).
Ví dụ:
Tôi mong muốn và rất hy vọng mình có cơ hội trở thành nhân viên chính thức của phòng Marketing - Công ty TNHH ABC, vì điều đó sẽ cho phép tôi áp dụng những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để cống hiến hết mình và mang lại giá trị cho Quý công ty.
Cảm ơn vì Quý công ty đã dành thời gian đọc thư. Tôi có đính kèm CV và sơ yếu lý lịch, hy vọng Quý công ty sẽ xem xét. Sẽ rất vui nếu tôi được nói chuyện trực tiếp với bộ phận Tuyển dụng của Quý công ty qua số điện thoại 0123xxxxx để thảo luận thêm về vị trí công việc và trình độ, kinh nghiệm của bản thân. Xin chân thành cảm ơn!
Trân trọng!
Nguyễn Phương Anh
Email: phuonganhnguyen@gmail.com
Một số mẫu Motivation letter thu hút nhà tuyển dụng
Sau đây TopCV sẽ đưa ra một vài mẫu Motivation letter để bạn tham khảo và có thể tùy chỉnh để sử dụng khi có nhu cầu.
Mẫu 1:
Kính gửi: Ông/bà [Họ và tên người nhận] [Chức danh tại Công ty ABC] Tôi là [Họ và tên] [năm sinh], đã có 2 năm kinh nghiệm ở vị trí [tên vị trí] tại Công ty ABC. Với mục tiêu trở thành một Chuyên viên [tên vị trí) cao cấp trong lĩnh vực [tên lĩnh vực], tôi mong muốn mình có thêm cơ hội để trau dồi và nâng cao kỹ năng của bản thân, vì thế tôi rất quan tâm đến vị trí [tên vị trí] mà Quý công ty đang tuyển dụng. Thế mạnh của tôi là khả năng kết nối và đàm phán với khách hàng, từ đó đẩy mạnh doanh thu kinh doanh. Ngoài ra, tôi cũng có kỹ năng trong việc xây dựng các chiến lược Marketing tổng thể. Điều này đã giúp tôi dẫn dắt nhân sự trong team đạt doanh số kinh doanh vượt 30% so với kế hoạch đề ra, qua đó nhận được sự đánh giá cao của lãnh đạo và đối tác. Với những kinh nghiệm này, tôi tin rằng bản thân đáp ứng đủ các yêu cầu mà Quý công ty đưa ra cho nhân sự vị trí [tên vị trí] đang tuyển dụng. Tôi mong muốn và hy vọng trở thành một thành viên của Phòng [tên phòng] tại Công ty ABC để cống hiến và mang lại giá trị, đóng góp vào sự phát triển của Quý công ty. Tôi rất cảm ơn vì Ông/bà đã dành thời gian đọc thư. Tôi có đính kèm CV và sơ yếu lý lịch xin việc trong email, rất mong Ông/bà xem xét. Tôi cũng hy vọng và rất vui nếu được trao đổi trực tiếp với Ông/bà qua số điện thoại 09xxxx để thảo luận chi tiết hơn về vị trí và kinh nghiệm của bản thân. Trân trọng, [Chữ ký] |
Mẫu 2:
Kính gửi: [Tên bộ phận Tuyển dụng] của Công ty ABC Tên tôi là: [Họ và tên] - [Năm sinh] Số điện thoại: 0977xxxxx Địa chỉ email: …@gmail.com Địa chỉ Linkedin: https://vn.linkedin.com/topcvxxx —--------------- Tôi viết thư này gửi đến Quý công ty để bày tỏ sự quan tâm của mình đến vị trí Nhân viên kinh doanh mà Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng. Tôi tốt nghiệp trường Đại học A và đã có 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên bán hàng tại Công ty XYZ. Vị trí này giúp tôi tích lũy được nhiều kinh nghiệm và kỹ năng để đạt được một số thành tích nhất định trong công việc: Đạt nhân viên bán hàng xuất sắc năm 2020; Đạt và vượt các KPI ở ngưỡng 50%, mang lại doanh số cao cho phòng Kinh doanh. Tôi tin rằng những kinh nghiệm của bản thân là nền tảng quý báu có thể giúp tôi đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng của Quý Công ty cho vị trí Nhân viên kinh doanh. Tôi hy vọng mình sẽ có cơ hội được làm việc và cống hiến giá trị của bản thân tại Quý công ty - một đơn vị mạnh về ngành bán lẻ. Từ đó giúp bản thân thăng tiến đến các vị trí chuyên viên và quản lý cao cấp trong tương lai. Cảm ơn vì Quý công ty đã dành thời gian xem xét thư này của tôi. Nếu Quý công ty có bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại 09xxxx. Tôi rất hy vọng và mong chờ phản hồi từ Quý công ty. Trân trọng, [Ký tên] |
Mẫu 3:
Kính gửi: Chị Nguyễn Phương Linh - Trưởng phòng Nhân sự Công ty ABC Tôi tên là Lê Hà Phương, hiện đang là sinh viên năm cuối chuyên ngành Quản trị nhân sự, Trường Đại học A. Tôi viết thư xin việc này bày tỏ nguyện vọng và sự quan tâm của mình đến vị trí Thực tập sinh Nhân sự mà Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng. Với kiến thức chuyên môn được đào tạo và khao khát học hỏi về ngành Quản lý nhân sự, tôi thấy mình phù hợp với vị trí này và mong muốn được đồng hành cùng Quý công ty. Dù chưa có nhiều kinh nghiệm về Quản lý nhân sự, nhưng trong quá trình học tập tôi luôn tích cực tích lũy kỹ năng và kiến thức ngành cho bản thân. Thế mạnh của tôi là đã hoàn thành chứng chỉ Certified Compensation Professional (CCP), tỉ mỉ và đề cao sự chính xác. Ngoài ra, tôi cũng có 1 năm làm CTV ở vị trí Nhập liệu sổ sách cho Công ty B. Công việc này đã rèn luyện cho tôi kỹ năng tối ưu hóa việc quản lý văn bản, sổ sách theo đúng quy trình. Mục tiêu của tôi là trở thành một Chuyên viên Nhân sự xuất sắc trong tương lai. Vì thế tôi rất hy vọng và mong chờ cơ hội việc làm tại Quý công ty. Cảm ơn Chị đã dành thời gian đọc thư của tôi. Tôi có gửi đính kèm CV và các chứng chỉ liên quan, mong rằng chị sẽ xem xét. Nếu có bất cứ câu hỏi nào liên quan, Chị có thể liên hệ với tôi qua số điện thoại 09xxxx hoặc email: haphuong@gmail.com. Trân trọng, [Ký tên] |
Lời khuyên để viết một bức thư động lực nổi bật và thuyết phục
Tất cả các tổ chức đều tìm kiếm những người thực sự muốn làm việc, học tập và hào hứng với những điều mà họ hướng đến. Vì thế khi viết Motivation letter bạn phải thể hiện được động lực. Sau đây là một vài lời khuyên giúp bạn viết một bức thư bày tỏ nguyện vọng nổi bật và thuyết phục người nhận.
- Hãy viết ngắn gọn, chỉ trong khoảng 1 trang giấy và trình bày tập trung vào các nội dung trọng tâm. Bạn có thể viết về những điểm mạnh của bản thân để người nhận thư thấy được giá trị của bạn đối với tổ chức của họ.
- Luôn luôn trung thực vì những gì bạn nói đến trong thư bày tỏ nguyện vọng đều đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đơn đăng ký học bổng/chương trình học hoặc hồ sơ xin việc của bạn.
- Nếu viết thư bày tỏ nguyện vọng khi đi xin việc, đừng lặp lại các thông tin đã có trong CV hoặc sơ yếu lý lịch của bạn.
- Hãy sử dụng ngôn từ dễ hiểu và tích cực. Bạn có thể sử dụng những câu chủ động, ngắn gọn để viết thư nhằm giúp người đọc hiểu đúng thông tin.
- Tuyệt đối tránh sử dụng tiếng lóng khi viết Motivation letter vì người nhận thư của bạn có thể là giáo sư, người quản lý, v.vv..
- Cần thống nhất một định dạng duy nhất cho bức thư của bạn. Người viết có thể chọn các phông chữ như Times New Roman hoặc Arial, cỡ chữ 12pt.
- Đảm bảo chuẩn chỉnh về mặt chính tả và ngữ pháp là điểm cộng bạn dễ lấy nhất, vì không một người nhận thư nào muốn đọc một bức thư có nhiều lỗi. Chúng sẽ có thấy người viết thiếu sự chỉn chu và chuyên nghiệp.
- Không nên quá dựa dẫm vào các mẫu thư bày tỏ nguyện vọng trên mạng bằng cách “bê y chang” vào thư của mình. Bạn nên viết thư có cá tính theo ngôn ngữ của chính mình, giọng văn thể hiện sự chân thành và nghiêm túc.
- Bạn có thể viết bản nháp sau đó đọc đi đọc lại nhiều lần để chỉnh sửa thành một lá thư bày tỏ nguyện vọng chuẩn về nội dung lẫn hình thức. Lý tưởng nhất là có thể nhờ người thân hoặc người có chuyên môn (giáo viên, giảng viên) đọc thư trước. Họ sẽ cho bạn nhiều góp ý để hoàn thiện tốt hơn bức Motivation letter trước khi gửi đi.
Có thể thấy, Motivation letter là một trong những tài liệu được nhiều người sử dụng khi gửi hồ sơ xin việc hoặc đơn đăng ký xin học bổng/chương trình học tập. Dù không phải là một yêu cầu bắt buộc nhưng nếu Motivation letter được liệt kê trong các tài liệu bổ sung hoặc tùy chọn, bạn nên tạo một lá thư bày tỏ nguyện vọng. Lá thư này sẽ giúp bạn trở nên khác biệt và nổi bật so với những ứng viên khác.
Hy vọng bài viết "Motivation letter là gì? Hướng dẫn cách viết Motivation letter theo cấu trúc chuẩn" của TopCV đã giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích cho mình. Đừng quên truy cập TopCV.vn mỗi ngày để cập nhật nhanh chóng các tin tức việc làm mới nhất trên cả nước. Đặc biệt, hãy sử dụng công cụ tạo CV online miễn phí để thiết kế một CV chuyên nghiệp và đẹp mắt, đính kèm với Motivation letter để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Chúc các bạn thành công!
