Stakeholder để cập đến một cá nhân, nhóm hay tổ chức liên quan đến doanh nghiệp hoặc quản lý dự án. Hiểu rõ vai trò của Stakeholder, bạn có thể nắm được cách làm việc với họ sao cho hiệu quả nhất. Vậy, Stakeholder là gì? TopCV sẽ giúp bạn giải đáp qua bài viết sau!
Stakeholder là gì?
Stakeholder trong tiếng Việt là "bên liên quan", chỉ một người hoặc một nhóm người có mối quan tâm đến doanh nghiệp hoặc một dự án, có thể ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi doanh nghiệp và dự án đó.
>>> Xem thêm: Shareholder là gì? Tìm hiểu 3 loại shareholder trong doanh nghiệp
Phân loại Stakeholder và vai trò của họ đối với doanh nghiệp
Các Stakeholder có thể là người trong nội bộ doanh nghiệp, có mối quan hệ trực tiếp với doanh nghiệp hoặc dự án. Họ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình và kết quả của doanh nghiệp hoặc dự án. Trong khi đó, các Stakeholder bên ngoài doanh nghiệp được xác định bởi một mối quan hệ gián tiếp. Họ có thể không thay đổi tiến trình kinh doanh hoặc dự án một cách dễ dàng, nhưng vẫn sẽ tác động đến kết quả theo một cách nào đó.
Vậy, Stakeholder là gì?
Ví dụ về Stakeholder nội bộ - Internal Stakeholder:
- Chủ doanh nghiệp CEO
- Giám đốc điều hành
- Nhà quản lý
- Giám đốc dự án
- Các nhân viên tham gia vào thực hiện dự án
- Khách hàng
Ví dụ về Stakeholder bên ngoài - External Stakeholder:
- Khách hàng
- Nhà cung cấp
- Nhà đầu tư
- Cổ đông
- Chính phủ
- Cộng đồng
Stakeholder và Shareholder có gì khác nhau?
Shareholder là cổ đông của doanh nghiệp (cũng là một Stakeholder), có vai trò đầu tư tài chính vào doanh nghiệp. Khoản tiền đầu tư của họ giúp cho doanh nghiệp có đủ vốn để vận hành và sinh lời. Trong khi các Stakeholder quan tâm đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp thì các cổ đông Shareholder lại quan tâm hơn đến giá cổ phiếu và lợi tức đầu tư của công ty.
Tầm quan trọng của việc quản lý Stakeholder?
Nếu coi dự án/doanh nghiệp như một động cơ thì việc quản lý các bên liên quan chính là nhiên liệu để động cơ hoạt động. Là một nhà quản lý dự án, bạn bắt buộc phải quản lý tốt các Stakeholder vì:
- Stakeholder thường là những người hoặc nhóm chủ chốt, có thể dẫn dắt doanh nghiệp và dự án đến với thành công (hoặc thất bại).
- Quản lý tốt các bên liên quan thúc đẩy sự giao tiếp rõ ràng giữa các thành viên, đảm bảo được tiến độ dự án, loại bỏ trở ngại và xử lý phát sinh kịp thời.
- Quản lý Stakeholder giúp giảm thiểu rủi ro cho dự án.
- Đối với nhiều nhà quản lý dự án, việc quản lý các bên liên quan không chỉ dừng lại ở một dự án duy nhất. Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các Stakeholder có thể đem lại nhiều lợi ích hơn cho sự nghiệp tương lai.
Cách quản lý và làm việc với Stakeholder hiệu quả
Khi quản lý và làm việc tốt với các bên liên quan thì doanh nghiệp của bạn sẽ được hưởng nhiều lợi ích. Dưới đây là những phương pháp dùng để quản lý các bên liên quan của doanh nghiệp và dự án:
Xác định các Stakeholder
Bước đầu tiên là xác định các bên liên quan bằng cách liệt kê tất cả các cá nhân, nhóm và tổ chức Stakeholder bên trong và bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Bạn cần phân loại họ dựa trên mức độ ảnh hưởng đến doanh nghiệp/dự án:
- Các bên liên quan chính: Người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi doanh nghiệp/dự án, thường là người hưởng lợi.
- Các bên liên quan phụ: Người bị ảnh hưởng gián tiếp bởi doanh nghiệp/dự án, thường là nhóm hỗ trợ công việc trong doanh nghiệp và bị tác động bởi kết quả.
- Các bên liên quan chủ chốt: Người có ảnh hưởng mạnh mẽ đến công việc của doanh nghiệp/dự án, có lợi ích rõ ràng đối với sự thành công của doanh nghiệp/dự án.
Việc phân loại này giúp bạn xác định và xếp loại mức độ ảnh hưởng cũng như mối quan tâm của họ đối với doanh nghiệp/dự án. Qua đó, bạn có thể tìm ra được cách tương tác, giao tiếp và làm việc phù hợp với họ để đôi bên cùng có lợi.
Phân tích các Stakeholder bằng ma trận
Tiếp theo, bạn có thể tạo mẫu ma trận (Matrix) các bên liên quan của mình với một biểu đồ 4 ô vuông trên 2 trục, biểu thị tầm ảnh hưởng của Stakeholder và mức lợi ích mà họ nhận được từ doanh nghiệp/dự án.
Ví dụ:
- Người có sức ảnh hưởng lớn và hưởng nhiều lợi ích - Hãy gắn kết với họ: Hãy tập trung nỗ lực vào các Stakeholder này, giao tiếp với họ một cách rõ ràng và đảm bảo họ luôn gắn kết với doanh nghiệp/dự án của bạn.
- Người có sức ảnh hưởng lớn nhưng hưởng ít lợi ích - Hãy làm họ hài lòng: Hãy cố hết sức để làm cho họ hài lòng nhưng không chiếm quá nhiều thời gian của họ. Chỉ cần bạn tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến họ, họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn trong những quyết định quan trọng.
- Người có sức ảnh hưởng nhỏ nhưng hưởng nhiều lợi ích - Hãy luôn cập nhật thông tin cho họ: Công việc của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến những người này, nên khi cập nhật thông tin thường xuyên cho họ, họ sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn khi cần thiết.
- Người có sức ảnh hưởng nhỏ và hưởng ít lợi ích - Hãy giám sát họ: Cần theo dõi những Stakeholder này vì quan điểm của họ đối với doanh nghiệp/dự án có thể thay đổi trong tương lai.
Thông qua các ma trận này, bạn sẽ xác định được những bên liên quan có giá trị hơn đối với việc phát triển doanh nghiệp/dự án của bạn. Từ đó, bạn biết được nên ưu tiên đáp ứng mong đợi và nhu cầu của những Stakeholder nào.
Lên kế hoạch quản lý Stakeholder
Sau khi đã ưu tiên các Stakeholder cụ thể, bạn cần xây dựng kế hoạch quản lý họ. Bạn có thể cần điều chỉnh phong cách giao tiếp đối với họ để đạt được những hiệu quả cao hơn trong hiệu suất công việc.
Ví dụ: Bạn sẽ cần thường xuyên tham khảo ý kiến của Stakeholder có tầm ảnh hưởng cao và hưởng nhiều lợi ích nhất từ doanh nghiệp/dự án bởi vì họ thường là người quyết định sự thành công/thất bại của một dự án. Mặt khác, khi bạn tiếp xúc thường xuyên với những Stakeholder có ảnh hưởng nhỏ nhưng hưởng lợi nhiều từ dự án, bạn cần giữ vững quan điểm của mình vì suy cho cùng, quan điểm của họ không thay đổi tiến trình của dự án.
Khi xem ma trận Stakeholder, bạn có thể trả lời các câu hỏi sau để có thêm dữ liệu cho chiến lược quản lý của mình:
- Các Stakeholder có mối quan tâm gì đối với doanh nghiệp hoặc dự án?
- Mối quan tâm của Stakeholder là tinh thần, tài chính hay cả hai?
- Điều gì thúc đẩy các bên liên quan tham gia doanh nghiệp/dự án?
- Các bên liên quan cần thông tin gì từ bạn?
- Các bên liên quan mong đợi bạn giao tiếp với họ như thế nào?
- Hiện tại họ có quan điểm tích cực/tiêu cực về bạn và công việc của bạn không?
- Thông tin hiện tại của bạn về các Stakeholder có uy tín không?
- Những ai ảnh hưởng đến quan điểm của Stakeholder và những ai ảnh hưởng đến quan điểm của Stakeholder về bạn?
- Nếu một bên liên quan có khả năng cản trở dự án, làm thế nào để bạn thuyết phục họ?
- Nếu bạn không nghĩ mình có thể thuyết phục được Stakeholder thì bạn sẽ phản kháng lại bằng cách nào?
- Có ai trong mạng lưới mối quan hệ của các Stakeholder hiện tại có khả năng trở thành một bên liên quan riêng biệt không?
Cần làm gì để đối phó với những Stakeholder khó tính?
Làm việc với các Stakeholder chưa bao giờ là dễ dàng bởi họ có thể thay đổi mong muốn, kỳ vọng và cả sự đầu tư trong suốt quá trình triển khai dự án. Hôm nay họ ủng hộ bạn, hôm sau họ có thể tranh cãi nếu hiệu quả không được như mong muốn. Tuy nhiên, họ không bao giờ "đổi phe", bởi phe của họ là sự thành công của dự án.
Việc phản kháng lại các Stakeholder không phải là một ý tưởng sáng suốt mà sẽ gây ra vô vàn bất lợi cho sự nghiệp của bạn. Đối diện với những Stakeholder khó tính, bạn cần phải tìm cách giao tiếp, tương tác và xoa dịu họ.
Bên cạnh 3 bước Xác định - Phân tích - Lên kế hoạch quản lý Stakeholder nêu trên, bạn nên ứng xử với những bên liên quan khó tính theo các cách sau:
Lắng nghe những gì Stakeholder nói
Mọi người đều muốn ý kiến của họ được coi trọng và thấu hiểu. Hãy nỗ lực hiểu quan điểm của các Stakeholder và tìm ra giải pháp cho nhu cầu của họ, ví dụ:
- Tìm những vai trò và dự án phù hợp nhất với mối quan tâm và khả năng của họ.
- Luôn đối xử tôn trọng với họ ngay cả khi cơn nóng giận bùng phát.
- Thường xuyên ghi nhận, khen ngợi họ khi nhận thấy các hành vi tích cực.
- Đào tạo, huấn luyện chuyên môn, nghiệp vụ cho tất cả các bên liên quan.
- Tạo cơ hội để mọi người chia sẻ hiểu biết, ý kiến của họ và đưa ra quyết định.
Gặp riêng từng người một
Sắp xếp thời gian để gặp riêng từng Stakeholder sẽ giảm bớt áp lực, giúp họ cảm thấy thoải mái hơn là trao đổi giữa cuộc họp. Hơn nữa, quản lý từng Stakeholder theo cách này cũng giúp ngăn chặn những ý kiến tiêu cực của họ đối với những người khác tham gia dự án.
Hãy tận dụng khoảng không gian riêng tư này để tìm hiểu những quan điểm, ý kiến, giải pháp của họ đối với dự án. Tuy nhiên, không nên hỏi thẳng lý do họ không thích kế hoạch hiện tại mà hãy đặt những câu hỏi mở để hiểu cảm nhận của họ về dự án.
Giải quyết nguyên nhân khiến các Stakeholder phản ứng tiêu cực
Điều gì gây ra sự phản kháng đột ngột của các bên liên quan? Họ có lo lắng về việc ngân sách đang dần cạn kiệt hay dự án đang không diễn ra như họ mong đợi? Cách xử lý là giải quyết nguyên nhân khiến cho các bên liên quan phản ứng tiêu cực, tìm ra giải pháp để đôi bên cùng có lợi và hoàn thành tốt dự án.
Để tìm hiểu sâu hơn về các nguyên nhân đó, bạn hãy trả lời các câu hỏi sau:
- Nhu cầu kinh doanh cấp bách nhất của họ hiện tại là gì?
- Cách tốt nhất để giao tiếp với họ là gì?
- Họ đang muốn hoặc cần những thông tin, chi tiết gì?
- Họ có hiểu đầy đủ về dự án đang triển khai hay không?
- Ai ảnh hưởng đến quan điểm của họ về dự án?
- Họ ảnh hưởng đến ai khi tham gia dự án này?
- Họ chịu trách nhiệm gì trong dự án?
- Họ báo cáo cho ai?
- Đừng ngại hỏi trực tiếp các Stakeholder những câu hỏi này vì đôi khi nguyên nhân đằng sau sẽ ảnh hưởng vô cùng lớn đến quyết định của bạn.
Những kỹ năng cần rèn luyện khi làm việc với Stakeholder
Là người kết nối và quản lý Stakeholder, bạn phải rèn luyện những kỹ năng và đức tính sau:
- Tính nhẫn nại: Bạn cần bình tĩnh trong mọi tình huống vì các Stakeholder có thể thay đổi quan điểm liên tục và không có thái độ tích cực với dự án.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Đôi khi các Stakeholder xung đột với nhau và bạn là người đứng giữa, phải giúp họ xoa dịu và giải quyết mâu thuẫn.
- Khả năng phân tích và dự đoán: Bạn cần có óc phán đoán nhạy bén và khả năng phân tích dữ liệu tuyệt vời để nắm bắt được mọi thông tin xung quanh Stakeholder, từ đó có thể ứng phó kịp thời khi Stakeholder đột ngột thay đổi.
- Kỹ năng lắng nghe: Bạn cần thấu hiểu mọi mong muốn, nhu cầu và mối bận tâm của Stakeholder để có thể đưa ra chiến lược quản lý họ một cách hiệu quả.
- Giao tiếp khéo léo: Kỹ năng giao tiếp khéo léo để giữ mối quan hệ tốt đẹp với các Stakeholder là điều vô cùng quan trọng để sự nghiệp của bạn thăng tiến xa hơn.
Để rèn luyện kỹ năng dưới vai trò là người quản lý Stakeholder, bạn có thể ứng tuyển vào các vị trí chuyên viên quản lý dự án hoặc chuyên viên phân tích nghiệp vụ BA, hiện đang được tuyển dụng tại chuyên trang việc làm TopCV. Ngoài ra, các việc làm ở cấp bậc quản lý mà TopCV đăng tải cũng sẽ là cơ hội để bạn tiếp xúc với các Stakeholder. Đây sẽ là cơ hội hấp dẫn để bạn vừa rèn luyện kỹ năng, tạo dựng mối quan hệ, vừa mở ra con đường thăng tiến cho sự nghiệp của mình.
Bài viết trên đây đã trình bày chi tiết khái niệm Stakeholder là gì, vai trò của bên liên quan trong doanh nghiệp và triển khai dự án, cách làm việc hiệu quả với Stakeholder và biện pháp ứng phó với những bên liên quan khó tính. Để thực chiến ở vai trò là người kết nối và quản lý Stakeholder, bạn đừng quên ứng tuyển việc làm tại chuyên trang tuyển dụng TopCV. Ngoài ra, hãy tận dụng các mẫu CV được TopCV tạo sẵn để gây dựng sự uy tín, chuyên nghiệp trước các nhà tuyển dụng!
