HR Manager - Trưởng Phòng Nhân Sự

1. HR TASK:

1.1. System building and administration:

- Building a system of organizational structure, staffing standards, streamlined and effective.

- Building a system of job description, working process - interaction from individual to each department, ensuring stable, smooth and continuous operation.

- Develop a system of appropriate, fair and effective salary, welfare and remuneration policies.

- Building company culture, creating internal cohesion and solidarity.

- Planning personnel to serve the work and business strategy of the Company.

- Improving regulations, policies, regulations and procedures.

- Building and managing solutions to save administrative costs.

1.2. Recruitment and training:

Manage, operate and control subordinate personnel for the following jobs:

- Recruitment: Meeting the schedule and ensuring the quality of personnel in accordance with the current and future resource requirements of the Company.

- Training & development: Develop training programs and plans (internal and external) that are appropriate and meet the needs of professional skills, skills, as well as develop the next management team.

- Proposing outsourcing websites and newspapers to support effective human resource recruitment when the conditions of self-employment and the use of free recruitment networks are ineffective.

1.3. C&B:

Managing, operating and controlling subordinate personnel for the following jobs:

- Calculate salary, bonus, benefits, ... monthly for the entire Company.

- Resolve questions and complaints about regimes, policies, etc. when they arise.

2. ADMINISTRATIVE WORKS:

Manage, operate and control personnel below the following jobs:

- Develop regulations on organization of administrative work, logistics, control budget/administrative expenses in the company.

- Advise and propose to develop/establish other policies and regulations arising from actual work during operation.

- Coordinate and participate in the construction of operating procedures and operations of departments and divisions.

- Direct and guide the review, planning and implementation of repair items of facilities, equipment, tools, Review proposals for new purchases or repairs submitted by Administration staff or other departments.

- Management of assets and equipment.

- Work with state agencies related to administrative procedures (if any).

- Management of archival work.

- Manage and store company records, equipment records, vehicle records.

3. OTHER WORKS

- Other tasks performed at the request of the General Director.

_____________________________________________________________________________________

1. CÔNG TÁC NHÂN SỰ

1.1. Xây dựng và quản trị hệ thống:

- Xây dựng hệ thống cơ cấu tổ chức bộ máy, định biên – tiêu chuẩn nhân sự, tinh gọn và hiệu quả.

- Xây dựng hệ thống mô tả công việc, quy trình làm việc – tương tác từ cá nhân đến từng phòng ban, đảm bảo bộ máy hoạt động ổn định, thông suốt và liên tục.

- Xây dựng hệ thống chính sách lương bổng, phúc lợi, chế độ đãi ngộ phù hợp, công bằng và hiệu quả.

- Xây dựng văn hóa Công ty, tạo sự gắn kết và đoàn kết nội bộ.

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho công việc và chiến lược kinh doanh của Công ty.

- Xây dựng quy định, chính sách, quy chế, quy trình.

- Xây dựng và quản trị giải pháp về tiết kiệm chi phí hành chính.

1.2. Tuyển dụng và đào tạo:

Quản lý, điều hành và kiểm soát nhân sự cấp dưới các công việc sau:

- Tuyển dụng: Đáp ứng đúng tiến độ và đảm bảo về chất lượng nhân sự theo đúng các yêu cầu về nguồn lực trong hiện tại & tương lai của Công ty.

- Đào tạo & phát triển: Xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo (nội bộ và bên ngoài) phù hợp và đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng, cũng như phát triển đội ngũ quản lý kế cận.

- Đề xuất các thuê ngoài các trang mạng, báo chí hỗ trợ công việc tuyển dụng nhân sự hiệu quả khi điều kiện tuyển dụng tự thân và sử dụng mạng tuyển dụng miễn phí không hiệu quả.

1.3. C&B:

Quản lý, điều hành và kiểm soát nhân sự cấp dưới các công việc sau:

- Tính lương, thưởng, phúc lợi,.. hàng tháng cho toàn bộ Công ty.

- Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về chế độ, chính sách,.. khi có phát sinh.

2. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH:

- Quản lý, điều hành và kiểm soát nhân sự bên dưới các công việc sau:

- Xây dựng các quy chế tổ chức công tác hành chính, hậu cần, kiểm soát ngân sách/chi phí hành chính trong công ty.

- Tham mưu, đề xuất xây dựng/thiết lập các chính sách, quy chế khác phát sinh từ thực tế công việc trong quá trình vận hành.

- Phối hợp tham gia xây dựng quy trình vận hành, tác nghiệp của các phòng ban, bộ phận.

- Chỉ đạo, hướng dẫn rà soát, lập kế hoạch triển khai các hạng mục sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ dụng cụ. Xem xét các đề xuất mua sắm mới, sửa chữa do nhân viên Hành chính hoặc các bộ phận khác gửi lên.

- Quản lý tài sản, trang thiết bị.

- Làm việc với những cơ quan nhà nước liên quan tới thủ tục hành chính (nếu có).

- Quản lý công tác văn thư lưu trữ.

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ công ty, hồ sơ thiết bị, hồ sơ phương tiện.

3. CÁC CÔNG VIỆC KHÁC

- Các công việc khác thực hiện theo yêu cầu của Tổng giám đốc.

- University graduate or higher, majoring in Business Administration, Human Resources, Law... or other related majors.

- At least 2 years of experience in a similar position.

- Japanese/English communication.

- Honest, careful, enthusiastic in work.

- Proficient in office.

- Ability to solve problems, communicate well, behave skillfully and flexibly.

- Knowledge and Skills:

+ Good knowledge about HR profession;

+ Good at Microsoft Office;

+ Be able to manage multiple tasks and prioritize workloads;

+ Good organizational & time management skills to work on tight deadlines;

+ Strong communication skill, good teamwork spirit;

+ Logical thinking, quick learning, open-minded and initiative action.

_____________________________________________________________________________________

- Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Nhân sự, Luật…hoặc các chuyên ngành khác có liên quan.

- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.

- Tiếng Nhật / tiếng Anh giao tiếp.

- Trung thực, cẩn thận, nhiệt tình trong công việc.

- Thành thạo tin học văn phòng.

- Có khả năng giải quyết các vấn đề, giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo, linh hoạt.

- Kiến thức và kỹ năng:

+ Có kiến thức tốt về nghiệp vụ kế toán;

+ Sử dụng thành thạo Microsoft Office;

+ Có khả năng quản lý nhiều task và ưu tiên khối lượng công việc;

+ Kỹ năng tổ chức & quản lý thời gian tốt để làm việc đúng thời hạn;

+ Kỹ năng giao tiếp tốt, tinh thần làm việc nhóm tốt;

+ Tư duy logic, tiếp thu nhanh, tính cách cởi mở, chủ động trong hành động.

- Unlimited salary according to ability.

- Social insurance, health insurance, unemployment insurance according to the company's regulations.

- Enjoy full benefits according to the company's regulations

- Long-term stable and professional working environment according to Japanese culture, many opportunities for advancement.

______________________________________________________________________________________

- Mức lương không giới hạn theo năng lực.

- Chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của công ty.

- Được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của công ty

- Môi trường làm việc ổn định lâu dài, chuyên nghiệp theo văn hóa Nhật Bản, nhiều cơ hội thăng tiến.