Nhân viên Hành chính - Lễ tân Làm việc Tại Văn phòng Hà Nội

Phụ trách công tác lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách tới làm việc và các công việc Hành chính văn phòng, cụ thể như sau:

1. Công tác Lễ tân (30%)

- Trực lễ tân tại sảnh văn phòng công ty, đón khách và thông báo bộ phận, cá nhân liên quan biết khi khách đến liên hệ công tác. Tiếp trà nước khi khách đến, thu dọn cốc nước, sắp xếp bàn ghế gọn gàng khi khách đi. Đảm bảo khu vực đón tiếp khách luôn gọn gàng, sạch sẽ;

- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng hoặc ghi nhận thông tin và chuyển tới bộ phận liên quan;

- Thực hiện thắp hương hàng ngày và mua sắm lễ thắp hương vào tuần rằm, mồng một hàng tháng;

- Vệ sinh phòng làm việc của Ban lãnh đạo, phòng họp và khu vực chung;

- Chuẩn bị trà, nước, bàn ghế, trang thiết bị cần thiết cho các buổi họp / đào tạo;

- Thực hiện chuyển phát nhanh, nhận và chuyển phát văn bản đến, đi đúng đối tượng, kịp thời.

- Quản lý và theo dõi hồ sơ, công văn đi và đến;

2. Công tác Hành chính văn phòng (70%)

- Quản lý, theo dõi vé xe tháng của CBNV, đăng ký mới khi có phát sinh.

- Theo dõi, quản lý văn phòng phẩm, mực in, tài sản thuộc khối văn phòng. Tiếp nhận yêu cầu mua văn phòng phẩm, cấp phát văn phòng phẩm, gọi đổ mực, gọi sửa chữa máy in…;

- Tiếp nhận, xử lý văn bản đến (bằng đường công văn và fax): Phân loại, ghi số đến, ngày đến, vào sổ công văn đến;

- Chuyển giao văn bản đến cho người có thẩm quyền giải quyết (không mở phong bì đối với văn bản, tài liệu chuyển bằng đường công văn gửi cho cá nhân);

- Kiểm tra thể thức văn bản, ghi số và ngày tháng văn bản, vào sổ đăng ký văn bản (công văn, thông báo, tờ trình, quyết định...);

- Ban hành các văn toàn bộ các văn bản của Công ty đến các phòng / ban, cá nhân liên quan;

- Lưu trữ, quản lý toàn bộ bản cứng và bản mềm văn bản của Công ty;

- Quản lý con dấu công ty và đóng dấu vào văn bản, tài liệu hợp lệ, hợp pháp (theo quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.

3. Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận / Lãnh đạo Công ty.

Trình độ: Cao đẳng

Có kiến thức nền tảng về công tác hành chính văn phòng và nắm vững các quy định trong giao tiếp.

5. Kỹ năng mềm:

- Hướng dẫn, giao tiếp, giao tế;

- Kỹ năng làm việc nhóm và xử lý tình huống

6. Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

7. Các yêu cầu khác (nếu có: giới tính / độ tuổi / ngoại hình / sức khỏe /…)

- Nữ, độ tuổi từ 22 đến dưới 28 tuổi;

- Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gàng, chuyên nghiệp;

- Chủ động, có tinh thần trách nhiệm, cam kết;

- Hành xử chuẩn mực, chia sẻ, chu đáo hòa nhã, cởi mở

- Lương: 6-8 triệu / tháng

- Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN sau khi thử việc;

- Được hưởng các chế độ lương, thưởng theo quy định của Công ty;

- Môi trường làm việc năng động, thân thiện, cơ hội thăng tiến;

- Được đào tạo nâng cao năng lực và kỹ năng làm việc;

- Được nghỉ chiều thứ 7, CN và các ngày lễ theo quy định, được nghỉ phép theo quy định;

- Được đi du lịch hằng năm với công ty.

Công việc này đã hết hạn ứng tuyển!