Nhân viên Lễ tân - hành chính

1. Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty 20%

 Bảo quản con dấu đảm bảo an toàn, bảo mật, không mất mát, biến dạng.

 Kiểm tra thể thức trình bày, chữ ký trên các văn bản, tài liệu và đóng dấu, vào sổ theo dõi đúng quy định.

• Lập biên bản giao/nhận trong trường hợp: bàn giao con dấu cho người khác, mang con dấu ra ngoài Công ty khi có sự cho phép của Ban Tổng Giám đốc hoặc Trưởng phòng.

2. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách, phòng họp, trực tổng đài, điều xe 30%

 Trực tổng đài, ghi nhận và chuyển các cuộc gọi, các lời nhắn đến các bộ phận/phòng ban liên quan và ghi chép vào sổ theo dõi đúng quy định.

 Tiếp đón, chỉ dẫn khách vào phòng chờ (chuẩn bị đồ uống), chỉ dẫn khách hàng, đối tác đến các phòng ban liên quan.

 Tiếp nhận các yêu cầu sử dụng phòng họp từ các phòng ban, đơn vị.

 Tổ chức vệ sinh phòng họp (yêu cầu tổ tạp vụ thực hiện), chuẩn bị đồ uống, lên danh sách thành viên tham gia cuộc họp

 Kiểm tra, xem xét, sắp xếp, vệ sinh, khoá phòng họp, hội trường sau mỗi lần sử dụng (yêu cầu tạp vụ thực hiện)

 Tiếp nhận (văn bản đến và đi), phân loại, cập nhật vào sổ theo dõi và chuyển văn bản đến đơn vị nhận

 Photo văn bản, gửi thư tín, fax theo chỉ đạo của Lãnh đạo

 Làm các thủ tục thanh toán (nếu có).

 Tổ chức, chuẩn bị các vấn đề liên quan đến đón tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp ....

 Quản lý và điều xe ô tô theo yêu cầu

3. Quản lý và lưu trữ văn bản đúng theo quy định 10%

4. Thực hiện công tác dịch vụ hỗ trợ văn phòng 40%

 Tập hợp đề xuất văn phòng phẩm và các vật dụng liên quan

 Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các khoản về văn phòng phẩm, nước uống

 Nhận và cấp phát các tài sản, vật phẩm khi mua về: máy móc, lịch, quà tết....

 Mua sắm tài sản theo yêu cầu

 Kiểm tra và sửa chữa và bảo dưỡng định kỳ, Gọi sửa chữa các thiết bị văn phòng

 Các công việc khác theo yêu cầu

III. Điều kiện làm việc

 Làm việc trong điều kiện văn phòng tiêu chuẩn thông thường.

 Thường xuyên phải đi lại, kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận; liên hệ với các cơ quan giải quyết chế độ cho người lao động

− Máy tính để bàn có nối mạng ADSL

− Điện thoại cố định; e- mail nội bộ.

− Máy Fax sử dụng chung

− Phần mềm nhân sự

− Chỗ làm việc riêng, văn phòng phẩm đầy đủ theo quy định

− Làm việc tại: Số 2 Bích Câu, Quốc Tử giám, Hà Nội

IV. Yêu cầu cho công việc

1. Trình độ học vấn: Cao đẳng/ Đại Học

2. Chuyên môn: quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, hành chính...

3. Kỹ năng/Khả năng:

 Kỹ năng soạn thảo công văn, tờ trình…

 Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Word, Excel và các thiết bị văn phòng thông thường: điện thoại, fax, máy photo

- Kỹ năng giao tiếp tốt

4. Kinh nghiệm:

- Thời gian làm việc: 01 năm

- Thời gian làm việc tại vị trí tương đương: 1 năm

5. Phẩm chất cá nhân:

- Nhanh nhẹn, hòa đồng, trung thực

6. Yêu cầu khác:

- Sức khoẻ: tốt, đáp ứng được công việc

- Ngoại hình: ưa nhìn

- Tuổi từ 20 đến 30

V. Quan hệ trong công việc

*/ Tác nghiệp nội bộ:

- Phối hợp với các phòng ban để giải quyết công việc

- Hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp để hoàn thành mục tiêu công việc của phòng

*/ Quan hệ với bên ngoài:

- Khách hàng đối tác: Đón tiếp và chỉ dẫn, hướng dẫn đến liên hệ công tác

- Các công việc khác: Liên hệ mua sắm, làm các thủ tục thanh toán

- Làm việc trong môi trường năng động, nhiều hoạt động, phong trào văn hóa sôi nổi, được đào tạo nâng cao nghiệp vụ thường xuyên.

- Cơ hội thăng tiến cao trong nghề nghiệp.

- Được phát huy tối đa sở trưởng của mình, làm việc với các hệ thống lớn hàng đầu Việt Nam.

- Các chính sách phúc lợi khác theo đúng quy định của Luật lao động và của Công ty.

Công việc này đã hết hạn ứng tuyển!