CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ I.P.A

1. Quản lý và điều phối công việc hành chính

• Tiếp nhận công việc, kế hoạch từ Trưởng phòng Hành chính.
• Phân công công việc cho nhân viên trong nhóm phù hợp với năng lực, nhiệm vụ và khối lượng công việc.
• Theo dõi, giám sát và đôn đốc tiến độ thực hiện công việc của nhân viên.
• Kiểm tra chất lượng công việc, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và đúng yêu cầu.
• Chủ động  đề xuất hướng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
• Tổng hợp và báo cáo tình hình công việc định kỳ hoặc theo yêu cầu của cấp trên.

2. Quản lý vận hành văn phòng và căn hộ công vụ

• Quản lý công tác vận hành hành chính tại văn phòng, căn hộ công vụ và các khu vực làm việc thuộc phạm vi phụ trách.
• Kiểm tra, duy trì cảnh quan, cây xanh, vệ sinh, hình ảnh và môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch sẽ và ngăn nắp.
• Đảm bảo các khu vực sử dụng chung luôn trong tình trạng hoạt động tốt, đầy đủ tiện nghi và an toàn.
• Phối hợp với nhà cung cấp để xử lý các vấn đề liên quan đến vệ sinh, bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế thiết bị khi cần thiết.
• Theo dõi và đánh giá chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính.

3. Quản lý nhu cầu cung cấp vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản và vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động vận hành.

• Kiểm tra đề xuất mua hàng, đảm bảo phù hợp ngân sách và nhu cầu sử dụng thực tế.
• Theo dõi tình trạng sử dụng vật tư, tài sản; đề xuất bổ sung kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động liên tục.
• Kiểm soát việc bàn giao, sử dụng và lưu trữ tài sản, công cụ dụng cụ theo quy định.

4. Theo dõi tiến độ thanh toán và phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn.

5. Quản lý nhân sự trong nhóm

• Quản lý trực tiếp đội ngũ nhân viên hành chính thuộc phạm vi phụ trách.
• Hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc.
• Đánh giá hiệu quả công việc, tinh thần trách nhiệm và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên.
• Đề xuất khen thưởng, nhắc nhở hoặc điều chỉnh nhân sự khi cần thiết.
• Xây dựng tinh thần làm việc chủ động, phối hợp và trách nhiệm trong đội nhóm.

6. Công tác phối hợp và cải tiến vận hành

• Phối hợp với các phòng ban để đáp ứng nhu cầu hành chính và hỗ trợ vận hành chung của công ty.
• Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu và phương thức vận hành nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
• Kiểm tra việc tuân thủ các quy định hành chính nội bộ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.

7. Nhiệm vụ khác theo yêu cầu Công ty