Giấy tờ thủ tục hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2025

Thủ tục hồ sơ xin việc là loại giấy tờ mà ứng viên phải chuẩn bị khi đi ứng tuyển và phỏng vấn một vị trí bất kỳ. Vậy giấy tờ thủ tục làm hồ sơ xin việc 2025 gồm những gì? Viết hồ sơ xin việc sao cho đúng, chuẩn, đầy đủ, rõ ràng? Nắm được rõ các giấy tờ cần chuẩn bị giúp ứng viên chủ động hơn khi đi xin việc. Hãy cùng TopCV tìm hiểu các thông tin liên quan đến giấy tờ thủ tục hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2025 trong bài viết sau. 

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là một bộ tài liệu hoặc tập hợp các thông tin và văn bản liên quan mà một ứng viên gửi đến một công ty hay tổ chức khi họ xin việc. Mục đích của hồ sơ xin việc là giới thiệu và quảng bá bản thân, trình bày kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn của ứng viên đến nhà tuyển dụng.

>>>Xem thêm: Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất?

Bộ hồ sơ xin việc gồm những gì?

Hồ sơ xin việc là tài liệu quan trọng giúp ứng viên tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn tăng cơ hội trúng tuyển vào vị trí công việc mong muốn. Vậy bộ hồ sơ xin việc gồm những gì?

Hiện nay, bộ hồ sơ xin việc gồm các giấy tờ sau:

• Đơn xin việc
• CV xin việc
• Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương
• Bản sao căn cước công dân
• Bản sao bằng cấp có chứng thực
• Giấy khám sức khỏe còn thời hạn
• Bằng cấp chứng chỉ liên quan (nếu có)
• Ảnh chân dung kích thước 4x6 hoặc 3x4

Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn, tạo ấn tượng

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chuẩn bị và viết từng phần quan trọng trong hồ sơ xin việc.

Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch là văn bản ghi lại thông tin cá nhân, thông tin thân nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Đây là một tài liệu quan trọng trong bộ hồ sơ xin việc, giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.

Khi viết Sơ yếu lý lịch, bạn cần cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin sau:

• Họ và tên: Viết in hoa toàn bộ theo đúng thông tin trên CMND/CCCD.
• Giới tính: Ghi theo thông tin trên giấy khai sinh.
• Ngày sinh: Viết đúng theo căn cước công dân.
• Ngày sinh: Ghi đúng theo CMND/CCCD.
• Dân tộc: Ghi theo giấy khai sinh. Nếu có bố mẹ thuộc hai dân tộc khác nhau, ghi theo dân tộc đã đăng ký trong giấy khai sinh.
• Tôn giáo: Nếu bạn đang theo một tôn giáo cụ thể, hãy ghi tên tôn giáo đó. Nếu không theo tôn giáo nào, hãy ghi “Không”.
• Nguyên quán: Ghi theo thông tin trong giấy khai sinh.
• Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Ghi đúng theo CMND/CCCD.
• Nơi ở hiện tại: Bạn hãy điền địa chỉ đang sinh sống.
• Số điện thoại: Cung cấp số điện thoại bạn thường xuyên sử dụng để tiện liên lạc.
• Trình độ văn hóa: Ghi theo bậc học cao nhất đã hoàn thành trong hệ thống giáo dục phổ thông, ví dụ: "12/12 (hệ chính quy)" hoặc "12/12 (hệ bổ túc)". Ngoài bạn, bạn có thể trình bày trình độ chuyên môn của bản thân, ví dụ: "Cử nhân Kinh tế", "Kỹ sư Cơ khí", "Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh"
• Thành phần gia đình: Liệt kê thông tin của các thành viên trong gia đình bạn (họ tên, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp).
• Lời cam đoan và ký tên: Khi hoàn thành các mục nêu trên, hãy cam kết rằng các thông tin trên là đúng sự thật. Sau đó, hãy ký và ghi rõ họ tên.
• Chứng thực của địa phương/nơi đang học tập, làm việc: Để sơ yếu lý lịch có giá trị pháp lý, cần có xác nhận của chính quyền địa phương.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn

Đơn xin việc

Đơn xin việc còn được gọi là đơn ứng tuyển, là một tài liệu hoặc mẫu đơn mà một người gửi đến nhà tuyển dụng, mục đích để nộp đơn xin ứng tuyển vào một vị trí công việc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. 

Đây có thể là văn bản viết tay hoặc đánh máy, giúp ứng viên giới thiệu bản thân, trình bày lý do ứng tuyển và thể hiện sự phù hợp với vị trí công việc. Đơn xin việc là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng và giúp ứng viên có cơ hội giới thiệu bản thân, kỹ năng, kinh nghiệm và động cơ xin việc.

Bố cục của mẫu đơn xin việc như sau:

1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” 

2. Tiêu đề đơn: Đơn xin việc

3. Phần đầu

• Kính gửi: Ghi rõ tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng.
• Nếu biết tên người nhận, hãy ghi kèm danh xưng (Ông/Bà).

Ví dụ: Kính gửi: Ông Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Nhân sự Công ty ABC

4. Phần thông tin cá nhân

• Họ và tên: Trình bày đúng theo CMND/CCCD.
• Ngày tháng năm sinh: Trình bày đúng theo CMND/CCCD
• Địa chỉ thường trú: Ghi theo thông tin trên CMND/CCCD.
• Địa chỉ tạm trú: Cung cấp thông tin nơi ở hiện tại.
• Số điện thoại và Email: Cung cấp số điện thoại và Email thường xuyên sử dụng để nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ.

5. Lý do ứng tuyển

Bạn cần trình bày ngắn gọn lý do bạn ứng tuyển. Đặc biệt, hãy thể hiện sự quan tâm đến công ty, công việc và những giá trị mà bạn có thể đóng góp. 

6. Kỹ năng, kinh nghiệm của bản thân

Bạn hãy nhấn mạnh các kỹ năng và kinh nghiệm nổi bật, phù hợp với công việc mà bạn đang ứng tuyển. Bên cạnh đó, hãy đề cập đến định hướng/mục tiêu phát triển bản thân trong công việc để nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn 

7. Lời cảm ơn 

• Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn xin việc.
• Bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm qua buổi phỏng vấn.
• Ký tên, ghi rõ họ và tên.

>>>Xem thêm: Tải mẫu sơ yếu lý lịch xin việc chuẩn nhất 2025

Chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước công dân (bản sao công chứng)

Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) là giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền cấp, thể hiện các thông tin cá nhân cơ bản như họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi thường trú và đặc điểm nhận dạng của công dân Việt Nam.

Trong hồ sơ xin việc, bản sao công chứng CMND hoặc CCCD giúp nhà tuyển dụng xác thực danh tính ứng viên và tránh sai sót trong quá trình tuyển dụng. Vì thế, ứng viên cần cung cấp bản sao công chứng CMND/CCCD còn hiệu lực trong vòng 6 tháng để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác nhất.

CV xin việc

CV (Curriculum Vitae) là bản tóm tắt những thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng liên quan của một cá nhân. 

CV thường được sử dụng trong quá trình xin việc để thể hiện nền tảng kiến thức, kỹ năng và điểm mạnh mà ứng viên đang sở hữu. Thông qua CV, nhà tuyển dụng có thể hiểu rõ hơn về ứng viên và mức độ phù hợp của họ với vị trí ứng tuyển. 

Trong CV xin việc thường có những nội dung cơ bản như: 

• Thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, SĐT, email, địa chỉ cư trú.
• Mục tiêu nghề nghiệp
• Học vấn
• Kinh nghiệm làm việc
• Kỹ năng
• Sở thích

>>>Xem thêm: CV là gì? Những lưu ý khi viết CV xin việc thành công

Giấy khám sức khỏe (dưới 6 tháng)

Giấy khám sức khỏe là chứng nhận của cơ sở y tế về tình trạng sức khỏe hiện tại của người được khám sức khỏe. Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong hồ sơ xin việc mà ứng viên cần chuẩn bị.

Hiện nay, giấy khám sức khỏe có 2 loại: Giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy vào yêu cầu của nhà tuyển dụng mà ứng viên có thể chuẩn bị giấy khám sức khỏe phù hợp. Tuy nhiên, giấy khám sức khỏe của bạn phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền và có hiệu lực trong vòng 6 tháng tính từ ngày khám. 

Chứng chỉ liên quan nếu có

Thực tế, chứng chỉ và bằng cấp là minh chứng rõ nhất về trình độ học vấn, chuyên môn của ứng viên. Do đó, bạn cần photo công chứng những bằng cấp, chứng chỉ liên quan như: Bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, v.vv.. 

Đối với một số vị trí, đây không chỉ là điều kiện bắt buộc mà còn là căn cứ để nhà tuyển dụng đánh giá mức độ phù hợp của bạn với công việc ứng tuyển. Vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ yêu cầu tuyển dụng để chuẩn bị các chứng chỉ cần thiết. Nếu sở hữu nhiều chứng chỉ, hãy chọn ra những chứng chỉ có giá trị cao và liên quan trực tiếp đến công việc ứng tuyển.

Ảnh hồ sơ (3x4 hoặc 4x6)

Ảnh hồ sơ là một yếu tố quan trọng trong hồ sơ xin việc, thường được dán lên sơ yếu lý lịch và có thể đính kèm trong CV hoặc các giấy tờ khác. Dù không trực tiếp quyết định kết quả tuyển dụng, nhưng một tấm ảnh chuyên nghiệp sẽ giúp hồ sơ của bạn trở nên thuyết phục hơn. Vì vậy, ảnh hồ sơ cần đảm bảo rõ mặt, chất lượng sắc nét, thể hiện sự nghiêm túc và chỉn chu.

Ứng viên nên chọn ảnh có kích thước tiêu chuẩn 3x4 cm hoặc 4x6 cm, chụp trên nền trắng hoặc xanh theo đúng quy định. Bên cạnh đó, trang phục lịch sự và phong thái tự tin cũng là những yếu tố quan trọng giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Ứng viên có thể mua bộ hồ sơ xin việc cơ bản tại các quán photocopy, nhà sách hoặc mua online. Hồ sơ này thường bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật, đơn xin việc viết tay (chưa điền thông tin), v.vv.. Sau khi mua, bạn cần điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu để hoàn thiện hồ sơ.

Bên cạnh đó, các giấy tờ quan trọng như CV xin việc, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe, v.vv.. bạn cần phải tự chuẩn bị. Những giấy tờ này phải được photo và công chứng theo quy định pháp luật cũng như yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của hồ sơ khi gửi cho nhà tuyển dụng.

Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?

Trên thực tế, việc có cần công chứng hồ sơ xin việc hay không phụ thuộc vào quy định của từng công ty và quy định pháp luật. Dưới đây là một số loại giấy tờ mà bạn có thể sẽ cần phải photo và công chứng bản sao, bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật.
• Giấy khai sinh.
• Chứng minh nhân dân/căn cước công dân.
• Sổ hộ khẩu.
• Các loại bằng cấp tốt nghiệp (bằng Đại học, Cao đẳng, tốt nghiệp THPT, v.vv..).
• Giấy khám sức khỏe (có thể không cần photo công chứng nhưng cần có xác nhận của bệnh viện nơi thực hiện khám sức khỏe).

Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc

Bên cạnh những nội dung ở trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm những vấn đề khác liên quan đến hồ sơ xin việc như sau:

Cần chuẩn bị bao nhiêu hồ sơ trước khi đi xin việc?

Trước khi đi xin việc, bạn nên chuẩn bị ít nhất một bộ hồ sơ đầy đủ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện trong quá trình xin việc, bạn có thể chuẩn bị từ 3 - 5 bộ hồ sơ để sử dụng cho các buổi phỏng vấn khác nhau. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn hồ sơ xin việc để gửi đến các công ty mà bạn quan tâm.

Cách sắp xếp hồ sơ chuẩn để thu hút nhà tuyển dụng?

Có ba cách sắp xếp hồ sơ xin việc thông dụng bạn có thể lựa chọn, bao gồm:

• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo truyền thống (theo chiều từ trên xuống dưới): Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> CV xin việc -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen liên quan -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc thông qua thư giới thiệu (theo chiều từ trên xuống dưới): Thư giới thiệu -> CV xin việc -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen liên quan -> Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng (theo chiều từ trên xuống dưới): CV xin việc -> Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen có liên quan -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.

Lưu ý rằng cách sắp xếp hồ sơ xin việc có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của từng công ty và vị trí tuyển dụng.

>>>Xem thêm: TOP 30 câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất ứng viên cần biết

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, có một số lưu ý quan trọng sau đây để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của hồ sơ:

• Tùy chỉnh cho từng công ty: Mỗi vị trí, doanh nghiệp sẽ có yêu cầu tuyển dụng khác nhau, do đó, hồ sơ xin việc của bạn không nên sử dụng chung một mẫu cho tất cả vị trí. Hãy điều chỉnh nội dung để làm nổi bật những kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.
• Xác thực thông tin: Nhà tuyển dụng luôn đề cao sự trung thực của ứng viên, vì vậy mọi thông tin trong hồ sơ xin việc cần phải đảm bảo sự chính xác. Để tăng độ tin cậy, bạn nên chuẩn bị sẵn bản sao công chứng của các giấy tờ quan trọng như bằng cấp, chứng chỉ. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng kiểm chứng và đánh giá hồ sơ của bạn một cách khách quan.
• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Bạn hãy đảm bảo rằng không có lỗi chính tả và ngữ pháp trong các giấy tờ thuộc hồ sơ xin việc. Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót không đáng có.
• Sử dụng phông chữ và kiểu chữ phù hợp: Chọn phông chữ, kiểu chữ rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng kiểu chữ quá phức tạp hoặc có thể gây khó khăn khi đọc hồ sơ.

Trên đây là các thủ tục hồ sơ xin việc cùng những hướng dẫn giúp bạn hoàn thiện các giấy tờ trong bộ hồ sơ. TopCV hy vọng qua những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tham khảo và  biết cách chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc làm ấn tượng để chinh phục nhà tuyển dụng. Ngoài ra để tìm việc làm lương cao, mới nhất, đừng quên truy cập vào TopCV, chuyên trang tuyển dụng hàng đầu cung cấp cho bạn những công việc chất lượng và uy tín.

Nguồn ảnh: Sưu tầm