CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ I.P.A

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Đảm bảo tài sản công nghệ và các hoạt động mua sắm phục vụ vận hành công ty được thực hiện minh bạch, đúng nhu cầu, đúng ngân sách, đúng quy trình và có đầy đủ hồ sơ, chứng từ kiểm soát. Vị trí này là đầu mối vận hành thủ tục mua sắm, theo dõi tiến độ phê duyệt, nghiệm thu, bàn giao và thanh toán; đồng thời phối hợp với IT, Finance, Legal, Security và các đơn vị sử dụng để bảo đảm nguồn lực công nghệ được cung cấp kịp thời, hạn chế thất thoát, lãng phí.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Mua sắm và thủ tục liên quan

• Tiếp nhận, rà soát và làm rõ nhu cầu mua sắm từ IT và các đơn vị sử dụng; bảo đảm yêu cầu mua sắm có căn cứ, đúng nhu cầu, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và phù hợp ngân sách/phê duyệt nội bộ.
• Thực hiện và theo dõi các bước trong quy trình mua sắm: lập/kiểm tra đề xuất mua sắm, lấy và tổng hợp báo giá, so sánh phương án, hoàn thiện tờ trình, theo dõi phê duyệt và cập nhật trạng thái xử lý.
• Phối hợp với IT/Security để xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo mật, tương thích hệ thống, điều kiện hỗ trợ, SLA và rủi ro vận hành trước khi trình mua sắm.
• Phối hợp với bộ phận chuyên trách/đơn vị liên quan trong việc làm rõ báo giá, điều kiện thương mại, bảo hành, thanh toán, gia hạn, hủy dịch vụ, SLA và điều kiện hỗ trợ sau bán hàng; không trực tiếp chịu trách nhiệm chính về quản lý quan hệ nhà cung cấp nếu đã có bộ phận phụ trách riêng.
• Theo dõi tiến độ đặt hàng, giao nhận, nghiệm thu, bàn giao, thanh toán và lưu trữ đầy đủ hồ sơ mua sắm theo quy định nội bộ.
• Theo dõi lịch gia hạn, điều kiện sử dụng và chi phí định kỳ của các tài sản/dịch vụ công nghệ; cảnh báo trước thời hạn hết hạn để tránh lãng phí hoặc gián đoạn vận hành.

2. Hồ sơ mua sắm, hợp đồng và thủ tục liên quan

• Chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ mua sắm theo từng giao dịch, bao gồm đề xuất mua sắm, báo giá, so sánh phương án, tờ trình/phê duyệt, hợp đồng/phụ lục, biên bản nghiệm thu, bàn giao và hồ sơ thanh toán.
• Phối hợp với Legal/Finance/IT và bộ phận chuyên trách nhà cung cấp để rà soát hợp đồng, phụ lục, đơn đặt hàng, điều kiện thanh toán, nghiệm thu và các chứng từ liên quan.
• Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, mốc phê duyệt, thời hạn hợp đồng/gia hạn và các nghĩa vụ hành chính liên quan; nhắc việc kịp thời để không làm gián đoạn vận hành hoặc thanh toán.
• Tổng hợp vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm, nghiệm thu, bàn giao hoặc thanh toán; chuyển thông tin cho bộ phận phụ trách nhà cung cấp/Legal/Finance/IT xử lý theo thẩm quyền.

3. Kiểm soát chi phí, dữ liệu và báo cáo

• Lập báo cáo định kỳ về tài sản công nghệ, tình trạng sử dụng, tài sản nhàn rỗi, tài sản cần thay thế, chi phí mua sắm, chi phí vận hành công nghệ và hiệu quả sử dụng ngân sách.
• Phân tích dữ liệu mua sắm và sử dụng tài sản để đề xuất tối ưu chi phí, chuẩn hóa nhu cầu, gom kế hoạch mua sắm, tái sử dụng tài sản hoặc rà soát lại các khoản chi chưa hiệu quả.
• Phối hợp Finance trong việc đối soát tài sản cố định, công cụ dụng cụ, phân bổ chi phí, ngân sách mua sắm và hồ sơ thanh toán.
• Bảo đảm dữ liệu tài sản và hồ sơ mua sắm chính xác, có thể truy vết và sẵn sàng phục vụ kiểm toán/kiểm soát nội bộ khi cần.

4. Quản lý tài sản công nghệ và vòng đời sử dụng

• Theo dõi, ghi nhận và cập nhật đầy đủ vòng đời tài sản công nghệ từ đề xuất mua sắm, nhập kho, cấp phát, điều chuyển, thu hồi, bảo trì, sửa chữa, tái sử dụng đến thanh lý.
• Quản lý dữ liệu tài sản trên hệ thống/asset register, bảo đảm thông tin định danh, người sử dụng, đơn vị sử dụng, tình trạng, giá trị, thời hạn sử dụng/bảo hành và lịch sử thay đổi được cập nhật đầy đủ.
• Phối hợp với IT trong việc cấp phát, thu hồi, wipe dữ liệu, kiểm tra tình trạng thiết bị và đảm bảo bàn giao đúng checklist khi nhân sự onboard/offboard/chuyển vị trí.
• Tổ chức kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất đối với tài sản công nghệ; đối soát dữ liệu thực tế với hệ thống và phối hợp xử lý chênh lệch.
• Theo dõi tình trạng sử dụng tài sản, cảnh báo tài sản nhàn rỗi, hư hỏng, hết bảo hành, quá vòng đời hoặc có rủi ro thất thoát; đề xuất sửa chữa, thay thế, tái sử dụng hoặc thanh lý.
• Xây dựng và chuẩn hóa biểu mẫu, checklist, quy trình cấp phát - thu hồi - điều chuyển - kiểm kê - thanh lý tài sản công nghệ.

5. Cải tiến quy trình và phối hợp vận hành

• Đề xuất cải tiến quy trình quản lý tài sản và mua sắm theo hướng số hóa, tự động hóa, giảm thao tác thủ công và tăng khả năng truy vết.
• Phối hợp với IT xây dựng tiêu chuẩn tài sản công nghệ, danh mục sử dụng được phê duyệt và quy trình cấp phát/thu hồi liên quan đến tài sản số.
• Hỗ trợ các dự án triển khai công cụ IT Asset Management, Procurement Management, ticketing/helpdesk hoặc workflow phê duyệt mua sắm.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý trực tiếp phù hợp với phạm vi vận hành công nghệ.