CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ I.P.A

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Là đầu mối điều phối hoạt động cung ứng và mua hàng, đảm bảo hàng hóa, nguyên vật liệu được cung cấp đúng nhu cầu, đúng chất lượng, đúng thời gian và với chi phí phù hợp.

Đồng thời, chủ động tìm kiếm, đánh giá và phát triển nguồn cung/nhà cung cấp, góp phần xây dựng nguồn hàng ổn định, minh bạch và phù hợp với tiêu chuẩn sản phẩm của Công ty.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Điều phối cung ứng & mua hàng

• Tiếp nhận, tổng hợp nhu cầu hàng hóa/nguyên vật liệu từ cửa hàng, nhà hàng và các bộ phận liên quan.
• Lập đơn đặt hàng và thực hiện mua hàng theo kế hoạch hoặc nhu cầu phát sinh.
• Theo dõi xuyên suốt tiến độ đơn hàng từ đặt hàng – chuẩn bị hàng – giao nhận – hoàn tất.
• Phối hợp với nhà cung cấp, kho, vận chuyển và các bộ phận liên quan để đảm bảo hàng về đầy đủ, đúng thời gian.
• Chủ động xử lý các trường hợp thiếu hàng, chậm hàng, sai hàng hoặc các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

2. Theo dõi tồn kho & kế hoạch cung ứng

• Theo dõi lượng tồn kho và tình hình sử dụng hàng hóa/nguyên vật liệu.
• Chủ động đề xuất kế hoạch đặt hàng, bổ sung hàng phù hợp với nhu cầu thực tế.
• Phối hợp cân đối lượng hàng mua, tồn kho và nhu cầu sử dụng nhằm hạn chế thiếu hàng hoặc tồn kho không cần thiết.
• Cập nhật và báo cáo kịp thời các nguy cơ có thể gây gián đoạn nguồn cung.

3. Tìm kiếm & phát triển nguồn cung (Sourcing)

• Tìm kiếm các nhà cung cấp, hộ sản xuất, hợp tác xã và nguồn hàng mới phù hợp với nhu cầu của Công ty.
• Thu thập và so sánh thông tin về sản phẩm, chất lượng, giá, năng lực cung ứng và điều kiện hợp tác.
• Phối hợp đánh giá, test mẫu sản phẩm mới trước khi đưa vào sử dụng/kinh doanh.
• Tham gia khảo sát, đánh giá thực tế nhà cung cấp hoặc vùng sản xuất khi cần.
• Xây dựng và cập nhật danh sách nhà cung cấp/nguồn hàng tiềm năng.
• Chủ động tìm kiếm phương án nguồn hàng thay thế nhằm giảm rủi ro phụ thuộc và đảm bảo tính liên tục của nguồn cung.

4. Làm việc & quản lý nhà cung cấp

• Làm việc với nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, số lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện mua hàng.
• Tham gia thương lượng giá và các điều kiện hợp tác trong phạm vi được phân công.
• Theo dõi việc thực hiện các cam kết của nhà cung cấp về chất lượng và tiến độ giao hàng.
• Phối hợp với QA/QC và các bộ phận liên quan xử lý các vấn đề về chất lượng hàng hóa.
• Định kỳ cập nhật, đánh giá tình hình cung ứng và đề xuất phương án cải thiện nhà cung cấp.

5. Chứng từ & thanh toán mua hàng

• Theo dõi đơn mua hàng, hợp đồng và các chứng từ liên quan.
• Kiểm tra, đối chiếu số lượng, giá mua và các chi phí phát sinh.
• Thực hiện/hoàn thiện hồ sơ đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển.
• Phối hợp với Kế toán đối chiếu công nợ và xử lý các sai lệch khi phát sinh.

6. Phối hợp & báo cáo

• Phối hợp với Kinh doanh, Sản xuất, Kho, QA/QC, Kế toán và các đơn vị liên quan trong hoạt động cung ứng.
• Cập nhật các biến động về giá, nguồn hàng, mùa vụ hoặc các vấn đề từ nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Thực hiện báo cáo mua hàng, cung ứng và nhà cung cấp theo yêu cầu.
• Thực hiện các công việc khác liên quan đến cung ứng và thu mua theo phân công.