Samsung SDS Vietnam Ho Chi Minh Branch

1.    JOB DESCRIPTION

1.1   CLAIM EXECUTIVE (LOGISTICS)

1.1.1   1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo toàn bộ các trường hợp hàng thiếu, hàng thừa, sai lệch số lượng trong quá trình vận chuyển và giao nhận được ghi nhận, xác minh, xử lý và đối soát đúng quy trình; giảm thiểu tổn thất hàng hóa và nâng cao chất lượng vận hành logistics.

1.1.2   2. Báo cáo cho

·         Claim Supervisor / Logistics Supervisor

·         Customer Service Manager (nếu áp dụng)

1.1.3   3. Nhiệm vụ chính

1.1.3.1   3.1 Tiếp nhận và xử lý Claim

·         Tiếp nhận thông tin claim từ cửa hàng, kho hoặc các bộ phận liên quan.

·         Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ claim:

o    Delivery Note

o    Packing List

o    Biên bản sự việc

o    Hình ảnh, video đồng kiểm

o    Camera hậu kiểm

·         Phân loại claim theo từng nhóm:

o    Hàng thiếu nguyên kiện

o    Hàng thiếu trong kiện

o    Hàng thừa

o    Sai lệch giao nhận

1.1.3.2   3.2 Tổng hợp và gửi Claim

·         Tổng hợp dữ liệu claim từ hệ thống vận hành.

·         Đảm bảo claim được gửi đúng SLA quy định.

·         Theo dõi trạng thái xử lý claim giữa các bên liên quan.

·         Cập nhật báo cáo claim hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.

1.1.3.3   3.3 Đối soát và xác nhận bồi thường

·         Làm việc với đơn vị vận tải, kho vận và các phòng ban liên quan để xác minh nguyên nhân.

·         Theo dõi quá trình xác nhận claim.

·         Đối chiếu danh sách bồi thường và danh sách trả tồn.

·         Kiểm tra và xác nhận các phiếu chuyển kho, phiếu xuất bồi thường.

·         Phối hợp kế toán trong việc xử lý debit note và cấn trừ công nợ.

1.1.3.4   3.4 Quản lý dữ liệu và báo cáo

·         Theo dõi tỷ lệ claim theo khu vực, tuyến giao hàng, nhà vận chuyển.

·         Lập báo cáo:

o    Số lượng claim phát sinh

o    Giá trị bồi thường

o    Tỷ lệ xác nhận claim

o    Tỷ lệ hoàn trả tồn

·         Cảnh báo các trường hợp bất thường hoặc có nguy cơ phát sinh tổn thất lớn.

1.1.3.5   3.5 Phân tích và cải tiến

·         Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis).

·         Đề xuất CAPA (Corrective Action & Preventive Action).

·         Đề xuất cải tiến quy trình vận hành nhằm giảm tỷ lệ thiếu/thừa hàng.

·         Theo dõi hiệu quả sau cải tiến.

1.1.4   4. KPI

·         Tỷ lệ xử lý claim đúng SLA ≥ 95%.

·         Tỷ lệ hồ sơ claim đầy đủ ngay lần đầu ≥ 98%.

·         Thời gian phản hồi claim theo quy định.

·         Tỷ lệ thu hồi/bồi thường thành công.

·         Giảm tỷ lệ phát sinh claim theo tháng/quý.

·         Tỷ lệ hoàn thành báo cáo đúng hạn 100%.