Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
100% tin đăng tải trên TopCV được cung cấp chủ động bởi Nhà tuyển dụng.
Job Details
Job Description
1. Administrative Operations & Document Management
- Manage and supervise the filing, storage, maintenance, and retrieval of company documents and records.
- Establish and maintain administrative procedures to ensure accurate, consistent, and efficient document management.
- Oversee incoming and outgoing correspondence, official documents, and internal communications.
- Review and prepare administrative documents, reports, notices, and business correspondence when required.
- Ensure confidentiality, accuracy, and timely handling of company information and documents.
2. Office, Store & Warehouse Administration
- Oversee the management of office supplies, office equipment, and operational supplies for the head office, warehouse, and retail stores.
- Monitor inventory levels, arrange procurement, and ensure supplies and equipment are available and properly maintained.
- Coordinate purchasing and payment processes for store and warehouse goods in collaboration with relevant departments.
- Manage payment requests for office, store, and warehouse expenses, including electricity, water, internet, and other administrative costs.
- Monitor administrative expenses, review supporting documents, and ensure payments comply with company policies and approval procedures.
- Work with suppliers and service providers to ensure service quality, cost efficiency, and timely delivery.
3. Team Management & Process Improvement
- Supervise, assign, and monitor the daily tasks of the administrative team to ensure timely and accurate completion.
- Provide guidance, coaching, and support to team members to improve work quality and productivity.
- Establish work priorities, monitor team performance, and provide feedback to team members.
- Develop and improve administrative procedures, workflows, and internal controls to enhance operational efficiency.
- Identify administrative issues and propose practical solutions to management.
- Ensure the team complies with company policies, procedures, and service standards.
4. Internal Coordination & Stakeholder Management
- Act as a key coordination point between the head office, warehouse, retail stores, and other departments.
- Work closely with Finance, Accounting, HR, Procurement, Warehouse, and Retail Operations to resolve administrative matters.
- Handle and follow up on administrative requests and operational issues to ensure timely resolution.
- Coordinate company events, internal activities, meetings, workshops, and other employee engagement initiatives.
- Maintain effective communication with internal stakeholders and external partners.
5. Reception & Meeting Support
- Oversee reception services and ensure professional support for visitors, customers, business partners, and suppliers.
- Coordinate meeting room arrangements, meeting materials, and other logistical requirements for meetings and events.
- Ensure reception and meeting support services meet the company’s professional standards.
6. Reporting & Expense Control
- Prepare regular reports on administrative operations, procurement status, expenses, and team performance.
- Monitor administrative budgets and expenses, identify cost-saving opportunities, and recommend improvements.
- Ensure administrative payments and purchasing activities are supported by appropriate documents and approvals.
- Maintain proper records for audit, reconciliation, and management review purposes.
- Perform other duties as assigned by the line manager.
Candidate Requirements
- Bachelor’s degree in business administration, Management, or a related field.
- At least 3–5 years of experience in Administration or Office Management, with proven experience supervising or leading an administrative team.
- Strong knowledge of administrative operations, procurement coordination, expense control, document management, and office services.
- Experience supporting multiple business locations, such as head offices, warehouses, and retail stores, is an advantage.
- Fluent in spoken English; proficiency in spoken Chinese is an advantage.
- Good communication, coordination, negotiation, and problem-solving skills.
- Proficient in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
- Strong organizational, planning, and time-management skills.
- Detail-oriented, proactive, responsible, and capable of handling multiple tasks and priorities.
- Good leadership skills, with the ability to supervise, motivate, and develop team members.
- Able to work independently and collaborate effectively with different departments.
Benefits
- Competitive salary based on individual qualifications and experience.
- Social insurance contributions based on full salary.
- Career development opportunities within a rapidly growing retail chain.
- Opportunities to work and receive training in an international working environment.
- 12 days of annual leave.
- Participation in company events and internal activities.
Address and Time work
Location
- Hồ Chí Minh: Thảo Điền Pearl - Số 12 Quốc Hương, Phường An Khánh (Phường An Khánh thuộc Thành phố Thủ Đức cũ)
Work Schedule
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:00)
- Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00)
- WFH 2 Saturdays/month
How to Apply
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 18/11/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
