Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Admin Executive (Chuyên Viên Admin Hành Chính)
100% tin đăng tải trên TopCV được cung cấp chủ động bởi Nhà tuyển dụng.
Tổng quan
Mô tả công việc
1. Quản lý hoạt động hành chính và dịch vụ nội bộ
- Đáp ứng kịp thời nhu cầu hành chính của các phòng ban thuộc khối văn phòng, bao gồm cung cấp trang thiết bị, bàn ghế, tủ, văn phòng phẩm và các vật dụng cần thiết.
- Quản lý kho văn phòng phẩm, quà tặng, lịch, sổ ghi chép, hồ sơ lưu trữ và các vật dụng hành chính khác.
- Tiếp nhận, kiểm soát và thực hiện việc đặt mua, cấp phát trang thiết bị, văn phòng phẩm theo nhu cầu hợp lý và ngân sách được phê duyệt.
- Quản lý, sắp xếp không gian làm việc và phối hợp với bộ phận Tuyển dụng trong việc bố trí chỗ ngồi cho nhân viên mới.
- Hỗ trợ các cửa hàng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ an ninh, vệ sinh môi trường, diệt côn trùng, thu mua thùng carton và các dịch vụ liên quan; theo dõi việc thực hiện hợp đồng dịch vụ.
2. Quản lý nhà cung cấp và hợp đồng
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đối tác phù hợp với nhu cầu của Công ty.
- Thu thập báo giá, lập đề xuất, so sánh chi phí, thương lượng các điều khoản thương mại và phối hợp kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ nhà cung cấp.
- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, thời hạn thanh toán và chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp.
- Định kỳ đánh giá hiệu quả hợp tác, đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính.
3. Quản lý công tác hậu cần và sự kiện
- Tổ chức và điều phối các dịch vụ phục vụ công tác như đặt vé máy bay, vé tàu, thuê xe, đặt khách sạn và các phương tiện di chuyển khác.
- Lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình, xác nhận địa điểm, thực đơn và các hạng mục hậu cần cho sự kiện nội bộ và bên ngoài của Công ty.
- Theo dõi, kiểm tra và thực hiện thanh toán các chi phí công tác, chi phí taxi, Grab và chi phí thuê xe đã được phê duyệt.
- Đảm bảo các hoạt động hậu cần được triển khai đúng kế hoạch, tiết kiệm và đáp ứng yêu cầu của các bộ phận.
4. Quản lý chi phí và thanh toán hành chính
- Theo dõi, kiểm soát và tổng hợp toàn bộ chi phí hành chính, đảm bảo chi tiêu trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của chứng từ và hồ sơ thanh toán trước khi chuyển các bộ phận liên quan xử lý.
- Lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục thanh toán đối với chi phí tiện ích văn phòng, chi phí công tác, chi phí đào tạo, chi phí di chuyển và các chi phí hành chính khác.
- Kiểm tra tính hợp lý của lộ trình di chuyển, chi phí nhiên liệu và các chứng từ liên quan theo quy trình nội bộ và quy định pháp luật.
- Phối hợp với bộ phận Tài chính và các phòng ban liên quan để đảm bảo thanh toán đúng hạn, chính xác và minh bạch.
5. Quản lý cơ sở vật chất, tài sản và tiện ích
- Phối hợp với các bộ phận Tài chính, Mua hàng và Kỹ thuật trong việc theo dõi, kiểm kê và quản lý tài sản cố định, trang thiết bị của Công ty.
- Phối hợp với các bộ phận vận hành trong công tác bảo trì, sửa chữa văn phòng, kho, cửa hàng và các hạng mục cơ sở vật chất liên quan.
- Liên hệ và làm việc với các đơn vị điện lực, cơ quan môi trường và cơ quan chức năng có liên quan để hỗ trợ xử lý các vấn đề về tiện ích và bảo trì hệ thống.
- Phối hợp theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu về môi trường, xử lý nước thải, hệ thống phòng cháy chữa cháy và các quy định an toàn liên quan.
6. Thủ tục hành chính và tuân thủ
- Xây dựng, rà soát và cập nhật các quy trình hành chính nhằm đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và phù hợp với hoạt động thực tế của Công ty.
- Theo dõi các thay đổi của pháp luật và quy định liên quan đến hành chính, cơ sở vật chất, môi trường và an toàn; kịp thời báo cáo cấp quản lý và đề xuất phương án xử lý.
- Đảm bảo hồ sơ, hợp đồng và các hoạt động hành chính được lưu trữ đầy đủ, bảo mật và tuân thủ quy định nội bộ cũng như pháp luật hiện hành.
7. Các công việc khác
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp quản lý.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên chuyên ngành Kinh tế, Nhân sự, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, quản lý hành chính hoặc vị trí tương đương.
- Có kiến thức về xây dựng quy trình, kiểm soát chi phí, quản trị rủi ro và cải tiến hoạt động.
- Hiểu biết về quản lý cơ sở vật chất, tài sản, an toàn và tuân thủ.
- Có kiến thức về quản lý hợp đồng, nhà cung cấp và quy trình thanh toán.
- Tiếng Anh trình độ trung cấp trở lên
- Sử dụng tốt Microsoft Excel, có khả năng tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo.
Quyền lợi ứng viên
- Tham gia BHXH, BHYT theo đúng quy định Nhà nước
- Chế độ phúc lợi: phụ cấp cơm trưa, thưởng các ngày Lễ, Tết, 30/4, 2/9...
- Được đào tạo nâng cao nghiệp vụ trong quá trình làm việc
- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động và hiệu quả
- Cơ hội thăng tiến nhanh
Địa điểm và thời gian
Địa điểm làm việc
- Hồ Chí Minh: 41/1 Trần Nhật Duật, Phường Tân Định (Phường Tân Định thuộc Quận 1 cũ)
Thời gian làm việc
- Làm việc thứ 2 đến thứ 6
Cách thức ứng tuyển
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 17/11/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
