Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Tổng quan
Mô tả công việc
Thực hiện công tác hành chính, quản lý chứng từ, lưu trữ hồ sơ, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ hoạt động Vận hành Kinh doanh, mua hàng theo quy trình, quy định và phân công của Trưởng phòng. Thực hiện công tác hành chính, chứng từ, lưu trữ hồ sơ, cập nhật dữ liệu và hỗ trợ vận hành kinh doanh theo quy trình, biểu mẫu và phân công của Trưởng phòng:
- Soạn thảo, trình ký và bàn giao chứng từ:
- Soạn thảo hợp đồng, phụ lục, chứng từ liên quan với khách hàng và nhà cung cấp theo mẫu đã ban hành.
- Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ theo checklist trước khi trình ký (đủ phụ lục, đủ chữ ký/xác nhận các bên liên quan, đúng biểu mẫu hiện hành).
- Trình ký; theo dõi tiến độ ký kết và cập nhật trạng thái xử lý hồ sơ.
- Bàn giao hồ sơ hợp đồng, chứng từ liên quan cho các bộ phận phụ trách như Sales, Kế toán, Vận hành Kinh doanh và Mua hàng theo quy trình.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ:
- Scan, số hóa và lưu trữ toàn bộ chứng từ hợp đồng, hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhà cung cấp và các tài liệu liên quan của Tập đoànScan và lưu trữ toàn bộ chứng từ hợp đồng, hồ sơ khách hàng và nhà cung cấp và các tài liệu liên quan của Tập đoàn.
- Tổ chức lưu trữ hồ sơ khoa học, đầy đủ, dễ tra cứu và bảo đảm tuân thủ quy định về bảo mật thông tin.
- Quản lý tình trạng hồ sơ theo từng giai đoạn: đang soạn thảo, chờ ký, đã ký, đã nghiệm thu, đã thanh lý/lưu trữ.
- Theo dõi tiến độ hồ sơ và hỗ trợ thanh toán:
- Theo dõi thời hạn hiệu lực, thời hạn gia hạn, thời hạn nghiệm thu, thanh lý và các mốc xử lý hồ sơ theo quy định của phòng.
- Cảnh báo, nhắc hạn cho các bộ phận liên quan trước thời điểm đến hạn hoặc hết hạn theo quy trình nội bộ.
- Phối hợp với Kế toán chuẩn bị, chuyển giao và theo dõi hồ sơ thanh toán bảo đảm đúng thành phần, biểu mẫu và thời hạn yêu cầu.
- Cập nhật dữ liệu và báo cáo:
- Nhập liệu, cập nhật dữ liệu hợp đồng, khách hàng, nhà cung cấp và dữ liệu giá/thư viện giá vào hệ thống trên cơ sở các tài liệu đã được phê duyệt hoặc ký kếtNhập liệu, cập nhật dữ liệu hợp đồng, dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp, dữ liệu giá/thư viện giá vào hệ thống theo quy định.
- Cập nhật dữ liệu giá trên cơ sở hợp đồng, báo giá, nghiệm thu hoặc các tài liệu đã được phê duyệt/ký kết.
- Tổng hợp, lập báo cáo doanh thu và các báo cáo dữ liệu định kỳ/đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng.
- Hỗ trợ hồ sơ thầu trợ công việc hành chính cho phòng:
- Chuẩn bị các giấy tờ theo hồ sơ thầu yêu cầu
- Kết nối các bên để thu thập thông tin, giấy tờ .
- Liên hệ khách hàng để giao nộp hồ sơ thầu, chỉnh sửa theo yêu cầu.
- Lưu trữ giấy tờ, thiết lập báo cáo theo yêu cầu.
- Nhiệm vụ khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng, vai trò của vị trí theo phân công của Quản trị vận hành/Trưởng phòng.
Yêu cầu ứng viên
- Trình độ học vấn:
- Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên, ưu tiên chuyên ngành Hành chính - Văn phòng, Kinh tế, Luật.
- Kinh nghiệm:
- 2 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí hành chính, văn thư, trợ lý hoặc vị trí tương đương.
- Hiểu biết, năng lực, kỹ năng, phẩm chất:
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính kỷ luật cao trong quản lý hồ sơ.
- Thành thạo MS Office (Word, Excel, Outlook), biết xây dashboard cơ bản là một lợi thế;
- Kỹ năng sắp xếp, quản lý thời gian và tài liệu tốt.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm theo dõi hồ sơ hợp đồng hai chiều (khách hàng và nhà cung cấp).
Thu nhập
- Thu nhập khi đạt 100% KPI: Thoả thuận
- Thu nhập tính theo tỷ lệ đạt KPI
- Lương cứng không phụ thuộc doanh số
Quyền lợi ứng viên
- Thời gian làm việc: 5 ngày/tuần (Thứ Hai - Thứ Sáu); Giờ làm việc linh hoạt.
- Phúc lợi:
- Lương cố định hàng tháng, Lương tháng 13 và thưởng hiệu suất hàng năm;
- Thưởng hoặc quà tặng vào các ngày lễ và các dịp đặc biệt.
- Du lịch công ty hàng năm và các hoạt động team-building.
- Đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ và hưởng các chế độ theo quy định của pháp luật.
- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và hiện
Địa điểm và thời gian
Địa điểm làm việc
- Hà Nội: Toà Nhà Kim Khí Thăng Long: Số 1 Lương Yên, Phường Bạch Đằng, Hai Bà Trưng, Phường Hai Bà Trưng (quận Hai Bà Trưng cũ)
Thời gian làm việc
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 09:00 đến 18:00)
Cách thức ứng tuyển
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 26/09/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
