Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Customer Service & Documentation Team Leader
100% tin đăng tải trên TopCV được cung cấp chủ động bởi Nhà tuyển dụng.
Tổng quan
Mô tả công việc
1. Customer Service
Booking Handling
- Receive and process booking requests from customers, agents, and sales teams.
- Check flight/vessel schedules, space availability, and cut-off timelines.
- Coordinate with airlines, shipping lines, co-loaders, and overseas agents to secure bookings.
- Confirm booking details and transportation arrangements with customers.
Shipment Monitoring
- Monitor shipment status from booking until cargo delivery completion.
- Proactively update customers on shipment progress, including:
- ETD / ETA
- Delays or schedule changes
- Arrival status
- Operational issues or exceptions
- Ensure all shipment timelines and deadlines are properly managed.
Trucking Coordination
- Coordinate with trucking vendors to arrange cargo pick-up and delivery according to shipment schedules
- Coordinate with warehouse teams regarding cargo readiness and loading schedules.
- Provide trucking instructions and shipment details to drivers and related parties
- Coordinate with trucking vendors, carrier and customers to ensure smooth cargo movement.
Issue Resolution
- Coordinate with relevant parties to resolve operational issues, including:
- Flight/vessel delays
- Missing or incorrect documents
- Booking cancellations or amendments
- Disputes related to charges or shipment handling
- Etc....
- Provide timely support and solutions to customers throughout the shipment process.
Customer Relationship Management
- Maintain good relationships with customers and business partners.
- Respond to emails and inquiries professionally and promptly.
- Support customers with service information, schedules, and shipping procedures.
2. Documentation
Documentation Preparation
- Prepare and verify shipping documents, including:
- HAWB / MAWB
- House B/L / Master B/L
- Shipping Instruction (SI)
- Invoice
- Packing List
- Manifest
- Arrival Notice
- Debit Note / Credit Note/SOA
- Ensure all documentation is accurate, complete, and submitted within required timelines.
Shipment Data Verification
- Verify shipment information such as:
- Shipper / Consignee details
- Cargo quantity, weight, and dimensions
- Commodity description
- Routing and flight/vessel information
- Ensure consistency between booking details and shipping documents.
Document Submission & Filing
- Send pre-alerts and shipping documents to overseas agents and related parties on time.
- Follow up on document confirmation and corrections when required.
- Maintain organized filing and record management for all shipment documents.
3. Internal Coordination
- Coordinate with Sales, Operations, Pricing and Accounting teams to ensure smooth shipment execution.
- Support payment and billing follow-up before document/shipment release.
- Maintain effective communication with internal departments.
4. Team Leadership & Management
- Lead, supervise, and allocate daily tasks to ensure team productivity, efficiency, and service quality.
- Monitor team performance, workload, KPIs, and compliance with company SOPs.
- Provide coaching, training, and guidance to develop team capabilities.
- Oversee operational issues, documentation accuracy, risk control, and timely escalation.
- Coordinate with relevant departments to ensure smooth operations and effective problem-solving.
- Drive continuous improvement and take accountability for overall departmental performance.
5. Reporting & Continuous Improvement
- Prepare daily operational updates and shipment status reports.
- Escalate urgent operational issues to management in a timely manner.
- Prepare periodic reports to the Board of Directors regarding:
- Work performance
- Risks
- Service expansion opportunities
- Other related reports
- Propose improvements to customer service quality and operational efficiency.
- Maintain professionalism and service mindset in all communications
- Perform other tasks assigned by Management / Branch Director.
Yêu cầu ứng viên
Education
- Diploma or Bachelor’s degree in:
- Logistics
- Import-Export
- International Business
- Foreign Trade
- Or related fields
Experience
- Minimum 5 year of experience in Customer Service or Documentation within logistics, freight forwarding
- Customs and others relating to operation experience is an advantage.
Skills
- Good communication and customer service skill
- Strong attention to detail and organizational ability.
- Ability to work under pressure and manage multiple shipments simultaneously.
- Problem analysis and problem-solving
- Self-motivated, responsible and teamwork spirit
- Solid computer skills with the ability to learn new systems quickly.
- Leadership skill
Language
- Good command of English for daily communication (both written and spoken) is required.
Quyền lợi ứng viên
- Laptop
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
- Nghỉ phép năm
Địa điểm và thời gian
Địa điểm làm việc
- Hồ Chí Minh: Phường Xuân Hòa (Phường Xuân Hòa thuộc Quận 3 cũ) - Phạm vi làm việc trên toàn khu vực trên.
Thời gian làm việc
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:30 đến 17:30)
Cách thức ứng tuyển
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 20/11/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
