1 Fleet Monitoring and Control
· Maintain the fleet list, operating status, location and assigned customer for each vehicle.
· Monitor vehicles through GPS and investigate unusual movement, GPS disconnection or unauthorized use.
· Track mileage, fuel, routes and operating condition; conduct periodic inspections at yards or customer locations.
· Maintain inspection reports, photographs and records by license plate.
2 Vehicle Handover and Return
· Prepare vehicles and documents for handover and return.
· Record mileage, fuel, tires, exterior, interior, accessories and vehicle documents.
· Compare return condition against the original handover record and document damage, missing items and related costs.
· Coordinate vehicle transport to the yard or workshop.
3 Maintenance Repairs and Vehicle Records
· Track registration, inspection, insurance and maintenance expiry dates.
· Plan scheduled maintenance by time or mileage and coordinate with workshops and suppliers.
· Review quotations, approved scope and before-and-after repair evidence.
· Monitor repair, maintenance and operating costs by vehicle.
4 Incidents and Insurance
· Receive accident, breakdown and damage reports; guide drivers in preserving evidence and reporting the incident.
· Coordinate with customers, drivers, workshops, insurers and loss adjusters.
· Follow repair and claim progress and prepare incident reports with corrective actions.
5 Customer Compliance and Asset Protection
· Monitor customers’ obligations relating to the vehicles.
· Investigate suspected misuse, unauthorized transfer, GPS removal, concealment or disposal of leased assets.
· Preserve contracts, notices, GPS data, photographs and other supporting evidence.
· Coordinate with Finance, Sales, Legal and Management on contract breaches.
6 Vehicle and Asset Recovery
· Prepare a recovery plan when a lease expires, is terminated or the customer breaches its obligations.
· Contact the customer and request lawful return of the vehicle.
· Verify the vehicle’s location, condition and current custodian.
· Prepare contracts, termination notices, authorizations, ownership documents and handover records.
· Work with the Police, Investigation Police Agency, local authorities and other competent authorities to report, verify and support the lawful recovery of leased vehicles and assets.
· Coordinate with lawyers, towing providers, yards and relevant parties; photograph and inventory the asset upon recovery.
· Do not use force, threats, unlawful entry or any recovery measure not permitted by law.
· Escalate suspected concealment, unauthorized sale, GPS removal or dissipation of assets immediately to Management.
7 Reporting and Internal Coordination
· Prepare daily, weekly and monthly fleet reports covering active, parked, repaired, overdue and high-risk vehicles.
· Maintain a complete file for each vehicle and customer.
· Recommend measures to reduce cost, prevent damage and improve fleet utilization.
-----------------
1 Quản lý và giám sát đội xe
· Cập nhật danh sách đội xe, tình trạng hoạt động, vị trí và khách hàng đang sử dụng từng phương tiện.
· Theo dõi phương tiện qua GPS; kiểm tra các trường hợp di chuyển bất thường, mất tín hiệu GPS hoặc sử dụng xe không được phép.
· Theo dõi số kilomet, nhiên liệu, lộ trình và tình trạng vận hành; thực hiện kiểm tra định kỳ tại bãi xe hoặc địa điểm của khách hàng.
· Lập biên bản kiểm tra, lưu hình ảnh và quản lý hồ sơ riêng theo từng biển số xe.
2 Bàn giao và nhận lại phương tiện
· Chuẩn bị phương tiện, hồ sơ và biên bản phục vụ việc bàn giao hoặc nhận lại xe.
· Ghi nhận số kilomet, mức nhiên liệu, lốp xe, ngoại thất, nội thất, phụ kiện và giấy tờ đi kèm.
· Đối chiếu tình trạng xe khi nhận lại với biên bản bàn giao ban đầu; ghi nhận hư hỏng, thiếu hụt và các chi phí liên quan.
· Điều phối việc đưa xe về bãi, gara hoặc địa điểm được Công ty chỉ định.
3 Bảo dưỡng sửa chữa và hồ sơ phương tiện
· Theo dõi thời hạn đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm, bảo dưỡng và các giấy tờ liên quan của từng xe.
· Lập kế hoạch bảo dưỡng theo thời gian hoặc số kilomet và phối hợp với gara, nhà cung cấp.
· Kiểm tra báo giá, phạm vi công việc đã được phê duyệt và hình ảnh trước sau sửa chữa.
· Theo dõi chi phí sửa chữa, bảo dưỡng và vận hành theo từng phương tiện.
4 Xử lý sự cố và bảo hiểm
· Tiếp nhận thông tin tai nạn, hư hỏng hoặc sự cố; hướng dẫn tài xế bảo vệ hiện trường, thu thập chứng cứ và báo cáo đúng quy trình.
· Phối hợp với khách hàng, tài xế, gara, công ty bảo hiểm và giám định viên.
· Theo dõi tiến độ sửa chữa, bồi thường và lập báo cáo sự cố kèm biện pháp phòng ngừa tái diễn.
5 Kiểm soát tuân thủ và bảo vệ tài sản
· Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ của khách hàng liên quan đến phương tiện thuê.
· Xác minh các dấu hiệu sử dụng sai mục đích, tự ý chuyển giao, tháo thiết bị GPS, che giấu hoặc định đoạt tài sản cho thuê.
· Thu thập và bảo quản hợp đồng, thông báo, dữ liệu GPS, hình ảnh cùng các chứng cứ liên quan.
· Phối hợp với bộ phận Tài chính, Kinh doanh, Pháp lý và Ban Giám đốc để xử lý vi phạm hợp đồng.
6 Thu hồi phương tiện và tài sản cho thuê
· Lập kế hoạch thu hồi khi hợp đồng hết hạn, bị chấm dứt hoặc khách hàng vi phạm nghĩa vụ.
· Liên hệ khách hàng, gửi yêu cầu và tổ chức việc hoàn trả phương tiện theo đúng hợp đồng và quy định pháp luật.
· Xác minh vị trí, tình trạng phương tiện và người đang trực tiếp quản lý hoặc sử dụng tài sản.
· Chuẩn bị hợp đồng, thông báo chấm dứt, giấy ủy quyền, hồ sơ sở hữu, biên bản bàn giao và tài liệu chứng minh liên quan.
· Làm việc với Công an, Cơ quan Cảnh sát điều tra, chính quyền địa phương và cơ quan chức năng có thẩm quyền để trình báo, xác minh và hỗ trợ thu hồi phương tiện, tài sản cho thuê đúng pháp luật.
· Phối hợp với luật sư, đơn vị cứu hộ kéo xe, bãi xe và các bên liên quan; chụp ảnh, kiểm kê và lập biên bản ngay khi thu hồi tài sản.
· Không sử dụng vũ lực, đe dọa, tự ý xâm nhập hoặc áp dụng biện pháp thu hồi trái pháp luật.
· Báo cáo ngay cho Ban Giám đốc khi có dấu hiệu che giấu, bán hoặc chuyển giao trái phép, tháo GPS hay tẩu tán tài sản.
7 Báo cáo và phối hợp nội bộ
· Lập báo cáo ngày, tuần và tháng về xe đang hoạt động, xe nằm bãi, xe sửa chữa, xe quá hạn và phương tiện có rủi ro cao.
· Duy trì hồ sơ đầy đủ cho từng phương tiện và khách hàng.
· Đề xuất biện pháp giảm chi phí, hạn chế hư hỏng, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả khai thác đội xe.