Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
100% tin đăng tải trên TopCV được cung cấp bởi các Nhà tuyển dụng đã được xác thực thông tin.
Job Details
Job Description
The Sales Assistant supports the sales team by handling administrative tasks, managing sales documentation, tracking orders and deliveries, maintaining accurate customer records, and coordinating with internal departments. This role ensures smooth sales operations, timely communication with clients, and effective support for business growth.
KEY RESPONSIBILITIES
1. Order Management & Delivery Coordination
- Review customer POs, acknowledge receipt and confirm orders within 2 working days.
- Send ordering information to Planning based on customers’ required delivery dates and quality requirements.
- Reconcile open POs with customers monthly and update them on inbound status.
- Confirm customer pick-up schedules and submit delivery requests, clearly communicating customer delivery requirements.
- Monitor stock; in case of late arrivals, alert Sales and propose solutions before responding to customers.
- Coordinate with the Warehouse and relevant departments to follow up on deliveries and resolve delivery issues.
- Work with Sales to clear aging stock.
2. Supplier & Inbound Coordination
- Work with Procurement to confirm suppliers’ production plans, lead times, shelf life and capacity, and update customers accordingly.
- Track inbound shipments and expedite or postpone arrivals as required by customers.
- Update inbound status against customer orders and report non-conforming goods to Procurement and the Warehouse.
3. Quotations, Contracts & Commercial Administration
- Prepare and issue quotations as requested by Sales.
- Coordinate contract drafting with Legal and Sales and follow up with customers until finalized.
- Handle customer issues on pricing, shrinkage and quality; obtain management approvals for invoice adjustments, returns and write-offs.
- Collect cost input from relevant departments and support Sales with product costing.
4. Documentation, Technical & Project Support
- Compile product documents from suppliers and internal teams and provide them to customers as required.
- Monitor document validity (test reports, Halal, FSSC, etc.) and arrange timely renewals.
- Coordinate change notifications and keep customers updated.
- Raise and follow up requests in the internal system for new projects; prepare samples and document packages for Sales.
5. Customer Service & Complaint Handling
- Act as the focal point for customer complaints: log them in the internal system and coordinate with relevant teams to ensure prompt and effective resolution until closed.
- Maintain an annual complaint log.
6. Sales Data, Forecast & Records
- Support Sales in entering and reviewing customer forecasts in the internal system, flagging unusual changes to avoid overstock or shortages.
- Support Sales in preparing sales, inventory, project and other reports.
- Update projects, samples and new wins in the internal system as required.
- Maintain customer records systematically and confidentially.
7. Administrative & Team Support
- Consolidate monthly team expenses and submit payment requests.
- Support Sales with customer gifts, market samples and sensory evaluation samples.
- Coordinate with Admin on business trips and team administration.
- Support sales events, exhibitions and company activities.
- Perform other tasks as assigned.
Candidate Requirements
Education & Experience
- Bachelor's degree, preferably in Food Technology, Economics, Accounting or Business Administration.
- 2–3 years of experience as a Sales Assistant, Sales Admin, Sales Support, Customer Service or Order/Supply Chain Coordinator, or in an equivalent role.
- Experience in the food ingredients, flavors or food additives industry is an advantage.
Languages & IT
- Intermediate English or above; able to read technical documents and contracts and correspond with overseas suppliers.
- Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint), especially Excel (pivot tables, VLOOKUP).
- Hands-on experience with business systems such as ERP, CRM or Salesforce.
Skills & Competencies
- Good communication, negotiation and persuasion skills with customers, suppliers and internal teams.
- Strong teamwork and cross-functional coordination.
- Problem-solving skills and ability to prepare accurate reports and sales documents.
- Good organizational, multitasking and time management skills.
- Detail-oriented, proactive and hardworking.
- Honest and reliable
Compensation & Earnings
- Income: Negotiable
- Fixed Base Salary, independent of Sales
Benefits
- Competitive salary & commission: Attractive compensation package
- Annual bonus: Year-end bonus of at least 1 month’s salary (minimum)
- Insurance & other benefits: Social insurance, 24/7 advanced health insurance, birthday gifts, and more
- Team activities & events: Team building, sport activities, annual celebrations (e.g. year-end party, New Year party).
- Annual leave: 12 ++
Address and Time work
Location
- Bắc Ninh: No. 5, Street 3, VSIP Bac Ninh, Phường Từ Sơn (Phường Từ Sơn thuộc Thành phố Từ Sơn cũ)
Work Schedule
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 17:00)
- Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00) (if required)
How to Apply
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 05/11/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
