Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Thư Ký Tập Sự Văn Phòng Chủ Tịch
Tổng quan
Mô tả công việc
1 Hỗ trợ công tác điều hành
• Quản lý và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác của Chủ Tịch theo ngày/tuần/tháng; chủ động nhận diện xung đột lịch và báo cáo để xử lý;
• Phối hợp chuẩn bị lịch trình các chuyến công tác trong và ngoài nước: tài liệu, thủ tục, phương tiện, lưu trú và các điều kiện cần thiết theo phân công;
• Chuẩn bị agenda (chương trình họp), hồ sơ, tài liệu và điều kiện cần thiết cho các cuộc họp, chương trình làm việc nội bộ hoặc với đối tác/cơ quan liên quan;
• Ghi nhận chính xác quyết định, chỉ đạo, người chịu trách nhiệm chính (owner), deadline và nội dung cần theo dõi sát sao/đôn đốc/hậu kiểm (follow-up); chuyển thông tin tới đúng người trong phạm vi được giao.
2 Tổng hợp thông tin, soạn thảo và hỗ trợ quyết định
• Thu thập, đối chiếu và tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo từ các đơn vị theo yêu cầu; phân biệt rõ fact, phần chưa xác minh và nhận định khi trình bày;
• Soạn thảo biên bản họp, báo cáo tóm tắt điều hành (executive summary), bản tóm lược sự vụ (briefing note), email/văn bản và các tài liệu phục vụ công tác quản trị, điều hành;
• Thực hiện tra cứu/đối chiếu cơ bản theo nhiệm vụ; ưu tiên nguồn có thể truy vết, kiểm chứng thông tin quan trọng và nêu rõ giới hạn khi dữ liệu chưa đủ;
• Chuẩn bị phương án/điểm cần quyết định ở mức phù hợp với Level; không thay thế thẩm quyền quyết định của Chủ Tịch hoặc người được ủy quyền.
3 Theo dõi đầu việc và đóng vòng cam kết
• Theo dõi các chỉ đạo/đầu việc bằng hệ thống có phân quyền, deadline, status, bảng cập nhật tiến độ (Dashboard/Tracking log) công việc của toàn hệ thống định kỳ hàng tuần và báo cáo hoàn thành công việc từ các Ban/Trung tâm gửi về và cập nhật trạng thái “Đã hoàn thành/Done” trên hệ thống căn cứ vào xác nhận hoặc bằng chứng hoàn thành của đơn vị/người chịu trách nhiệm; Thư ký không tự xác nhận hoàn thành đối với nội dung chuyên môn khi chưa đủ căn cứ;
• Nhắc việc, đôn đốc và cập nhật tiến độ trong phạm vi được giao; tổng hợp điểm tồn đọng, yếu tố liên quan và rủi ro hoặc nguy cơ phát sinh để báo cáo đúng thời điểm;
• Khi nhận thấy nguy cơ trễ, sai hoặc thiếu thông tin, phải báo sớm kèm tình hình thực tế, mức ảnh hưởng, phần chưa chắc và phương án xử lý; không chờ đến deadline mới báo.
4 Quản lý hồ sơ, dữ liệu và bảo mật
• Phân loại, lưu trữ, version-control và tổ chức hồ sơ/tài liệu thuộc phạm vi Văn phòng Chủ tịch để dễ truy xuất và bảo đảm tính toàn vẹn;
• Tuân thủ nguyên tắc cần biết (need-to-know), quyền truy cập, kênh chia sẻ và yêu cầu bảo mật đối với thông tin quản trị, điều hành, nhân sự, khách hàng và đối tác;
• Khi sử dụng công cụ số/AI, chỉ sử dụng dữ liệu được phép; kiểm chứng output quan trọng và chịu trách nhiệm đối với nội dung được chuyển tiếp.
5 Phối hợp nội bộ, đối ngoại và sự kiện
• Phối hợp với các Ban/Trung tâm trong quá trình triển khai nhiệm vụ theo chỉ đạo; giữ thông tin nhất quán và tôn trọng ranh giới chức năng;
• Hỗ trợ tổ chức các chương trình, sự kiện, hoạt động đối nội/đối ngoại; phối hợp với các bên liên quan để bảo đảm công tác chuẩn bị đúng kế hoạch;
• Liên hệ, sắp xếp và phối hợp với đối tác, khách hàng, cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan theo phân công và phạm vi được ủy quyền.
6 Nhiệm vụ phát sinh
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Chủ Tịch/người quản lý trong phạm vi phù hợp với Job Level, thẩm quyền, yêu cầu bảo mật và điều kiện làm việc.
Yêu cầu ứng viên
1. Bắt buộc:
• Sinh viên năm 3-4, mới tốt nghiệp hoặc nhân sự đầu sự nghiệp có thể đáp ứng thời gian làm việc theo chương trình; không yêu cầu kinh nghiệm trước đó nếu chứng minh được năng lực và khả năng học hỏi.
• Giao tiếp tiếng Việt rõ ràng; có khả năng viết, tổng hợp và trình bày thông tin mạch lạc.
• Tư duy logic, khả năng tổ chức công việc, chú ý chi tiết và ý thức đóng vòng đầu việc.
• Có nền tảng sử dụng các công cụ văn phòng số; sẵn sàng học nhanh các hệ thống, quy trình và kiến thức mới.
• Chấp nhận phản hồi, chịu trách nhiệm với cam kết và tuân thủ yêu cầu bảo mật, ranh giới thẩm quyền.
2. Ưu tiên:
• Các chuyên ngành phù hợp như Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế, Ngoại thương, Thương mại, Quan hệ quốc tế, Ngôn ngữ Anh, Trung hoặc các chuyên ngành liên quan.
• Có bằng chứng về khả năng research, viết báo cáo, tổ chức dự án/CLB, thực tập, làm việc bán thời gian hoặc các sản phẩm cá nhân cho thấy sự chủ động và sức bền.
• Sử dụng tốt Word, Excel, PowerPoint; tiếng Anh hoặc tiếng Trung và khả năng sử dụng AI/digital tools có trách nhiệm là lợi thế.
3. Có thể đào tạo:
• Nghiệp vụ thư ký/trợ lý điều hành, quản trị lịch và cuộc họp, báo cáo tinh gọn trình Chủ Tịch, theo dõi và đôn đốc các quyết định của Chủ Tịch tới các Ban/Trung tâm…
• Kiến thức về quản trị doanh nghiệp, pháp lý - tài chính nền tảng, ngành thử nghiệm/chứng nhận và các lĩnh vực chuyên môn của Phúc Gia.
• Các kỹ năng nâng cao về research, data, AI, kỹ năng quản trị mối quan hệ và sử dụng thẩm quyền được giao đúng giới hạn, có trách nhiệm.
Quyền lợi ứng viên
• Thưởng trách nhiệm/Thưởng lễ/Thưởng Tết theo chính sách và kết quả áp dụng từng thời kỳ;
• BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo đúng mức lương; chế độ nghỉ theo đối tượng áp dụng và quy định pháp luật hiện hành;
• Được trang bị các công cụ làm việc cần thiết theo phạm vi nhiệm vụ và chính sách Công ty;
• Được đào tạo, hướng dẫn và tham gia các hoạt động học tập/phát triển tương xứng với cấp bậc vị trí và lộ trình phát triển năng lực.
Địa điểm và thời gian
Địa điểm làm việc
- Hà Nội: Văn phòng Chủ tịch: Tầng 9, tòa nhà Silkpath, số 4 đường Lý Sơn, Phường Việt Hưng (quận Long Biên cũ)
- Hà Nội: Phường Long Biên (quận Long Biên cũ)
Thời gian làm việc
- Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:00 đến 18:30)
- Thứ 7 (từ 08:00 đến 12:00)
- Có thể thỏa thuận linh hoạt về thời gian làm việc Part-time nếu ứng viên là sinh viên.
Cách thức ứng tuyển
- Ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến bằng cách bấm Ứng tuyển ngay dưới đây.
Hạn ứng tuyển: 03/12/2026
Việc làm liên quan
Thông tin chung
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội tiếp cận việc làm đa ngành nghề với chế độ đãi ngộ hấp dẫn
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Nhanh tay tạo CV và ứng tuyển việc làm Hà Nội, việc làm TP.HCM cùng nhiều cơ hội việc làm tại các tỉnh, thành khác trên TopCV. Hãy truy cập chuyên trang việc làm của TopV để khám phá các việc làm mới cập nhật trên nền tảng.
