Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Admin Văn Phòng - Hỗ Trợ Bán Hàng
Chi tiết tin tuyển dụng
Mô tả công việc
1. Kiểm soát giấy tờ đầu vào – đầu ra của dự án
- Tiếp nhận, kiểm tra và tập hợp hồ sơ từ nhà cung cấp: báo giá, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
- Kiểm tra hồ sơ đầu ra theo từng đơn hàng/dự án: báo giá, hợp đồng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và thông tin xuất hóa đơn.
- Theo dõi hồ sơ còn thiếu hoặc chưa khớp thông tin; phối hợp các bộ phận liên quan để hoàn thiện.
- Sắp xếp, scan và lưu trữ hồ sơ theo từng khách hàng, dự án và hợp đồng.
2. Soạn thảo hợp đồng và bộ hồ sơ dự án
- Soạn thảo hợp đồng mua vào, hợp đồng bán ra, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán và các biểu mẫu hành chính theo mẫu Công ty.
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo từng đơn hàng hoặc dự án trước khi trình cấp quản lý kiểm tra, ký duyệt.
- Kiểm tra các thông tin quan trọng trước khi phát hành hoặc gửi nháp cho khách hàng: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, thông tin người đại diện, số tiền, thuế suất, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, danh mục thiết bị, phạm vi công việc và các thông tin trên hóa đơn nháp để đảm bảo khớp đúng với báo giá, hợp đồng và đơn hàng thực tế.
3. Làm báo giá cơ bản và kiểm tra thông tin xuất hóa đơn
- Lập báo giá cơ bản theo danh mục thiết bị, khối lượng và đơn giá đã được cung cấp.
- Kiểm tra lại tên hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, VAT, thành tiền và thông tin khách hàng trước khi gửi.
- Rà soát sự phù hợp giữa báo giá, hợp đồng, phiếu giao hàng, nghiệm thu và thông tin xuất hóa đơn.
4. Làm việc với nhà cung cấp và điều phối đơn hàng
- Liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá, kiểm tra tình trạng hàng, thời gian giao hàng, chứng từ kèm theo và chính sách thanh toán.
- Nhận đề xuất khối lượng hàng hóa từ bộ phận kỹ thuật/kinh doanh, đối chiếu với báo giá nhà cung cấp trước khi trình đặt hàng.
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa danh mục đề xuất, báo giá gửi khách hàng, báo giá mua vào và đơn hàng thực tế.
- Theo dõi tiến độ đặt hàng, giao nhận, tình trạng thiếu hàng hoặc hàng cần bổ sung.
5. Hỗ trợ hồ sơ các dự án bảo trì PCCC
- Tạo và quản lý folder hồ sơ điện tử theo từng dự án bảo trì: hợp đồng, bảng kê, hình ảnh thi công, biên bản lỗi, nhật ký thi công, nghiệm thu và hồ sơ bàn giao.
- Tiếp nhận ảnh báo cáo, nhật ký và bảng kê từ đội kỹ thuật; kiểm tra tính đầy đủ của thông tin trước khi lưu trữ.
- Theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật các tài liệu đã nhận và nhắc bổ sung các giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu dự án.
- Tổng hợp hồ sơ sau khi hoàn thành dự án để trình quản lý phê duyệt và bàn giao
6. Công việc hành chính văn phòng khác
- Soạn thảo văn bản, in ấn, scan, photocopy, đóng bộ và lưu trữ tài liệu.
- Quản lý biểu mẫu và hỗ trợ tiếp nhận thông tin văn phòng.
- Hỗ trợ các công việc văn phòng khác theo phân công của cấp quản lý.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành Hành chính văn phòng, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Thương mại hoặc các ngành liên quan.
- Sử dụng tốt Microsoft Word, Excel, Google Drive/Google Sheets và các công cụ văn phòng cơ bản.
- Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá và quản lý hồ sơ
- Có khả năng giao tiếp, làm việc với nhà cung cấp và khách hàng.
- Ưu tiên ứng viên đã từng làm admin dự án
- Chăm chỉ, trung thực, có tinh thần trách nhiệm và chủ động theo sát công việc
Thu nhập
- Thu nhập: 11 - 13 triệu VND
- Lương cứng: 8 - 11 triệu VND
- Lương cứng không phụ thuộc doanh số
Quyền lợi
- Thưởng theo hiệu quả công việc, thưởng lễ Tết và lương tháng 13 theo chính sách Công ty.
- Được hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
- Được đào tạo về hồ sơ dự án, quy trình mua bán thiết bị, hợp đồng và hồ sơ bảo trì PCCC.
- Môi trường làm việc ổn định, có cơ hội phát triển
Quyền lợi
Địa điểm làm việc (đã được cập nhật theo Danh mục Hành chính mới - thêm quận/huyện cũ tương ứng để dễ dàng tra cứu)
Thời gian làm việc
Cách thức ứng tuyển
Việc làm liên quan
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội ứng tuyển việc làm với đãi ngộ hấp dẫn tại các công ty hàng đầu
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Tại TopCV, bạn có thể tìm thấy những tin tuyển dụng việc làm với mức lương vô cùng hấp dẫn. Những nhà tuyển dụng kết nối với TopCV đều là những công ty lớn tại Việt Nam, nơi bạn có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung. TopCV là nền tảng tuyển dụng công nghệ cao giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên kết nối với nhau. Nhanh tay tạo CV để ứng tuyển vào các vị trí việc làm mới nhất hấp dẫn tại việc làm mới nhất tại Hà Nội, việc làm mới nhất tại TP.HCM ở TopCV, bạn sẽ tìm thấy những việc làm mới nhất với mức lương tốt nhất!
