Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Chuyên Viên Kế Toán & Vận Hành
Chi tiết tin tuyển dụng
Mô tả công việc
Mục tiêu công việc:
Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ thanh toán, hợp đồng và license của công ty — từ khởi tạo, trình duyệt đến đối soát và lưu trữ. Là đầu mối tài chính hành chính duy nhất (single POC) làm việc với AP, HOF, CEO và nhà cung cấp; đảm bảo không có hồ sơ tồn đọng, không có khoản thanh toán trễ hạn và sổ sách luôn minh bạch, sẵn sàng đối soát.
Mô tả công việc:
1. Kiểm soát hồ sơ & xử lý thanh toán
- Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát toàn bộ tiến độ hồ sơ thanh toán (PR/PO/PM) trên hệ thống ERP; đảm bảo không có hồ sơ tồn đọng quá 2 ngày làm việc và chủ động đôn đốc các bên liên quan khi phát sinh chậm trễ.
- Soạn thảo, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của toàn bộ hồ sơ thanh toán trước khi nộp AP; áp dụng template chuẩn theo từng loại chi phí để giảm thiểu sai sót và tỷ lệ hồ sơ bị trả lại.
- Chuẩn bị hồ sơ trình ký HOF đúng lịch và đúng thẩm quyền phê duyệt; đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh về mặt pháp lý và nội dung trước khi trình, không để HOF bị gián đoạn vì thiếu thông tin.
- Xây dựng và liên tục cải thiện bộ template hồ sơ thanh toán chuẩn theo yêu cầu của Kế toán; chuẩn hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu để giảm thời gian xử lý và tăng độ chính xác.
2. Quản lý quan hệ & thanh toán nhà cung cấp
- Chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời thanh toán với nhà cung cấp dịch vụ văn phòng; chủ động lên lịch thanh toán, theo dõi sát điều khoản hợp đồng và đảm bảo không có khoản nào bị trễ hạn.
- Làm đầu mối làm việc với nhà cung cấp về hợp đồng và thu thập chứng từ; đảm bảo mọi giao dịch đều có đầy đủ evidence và tuân thủ đúng quy trình phê duyệt nội bộ.
- Theo dõi và đôn đốc tiến độ toàn bộ vòng đời hợp đồng (ký kết – xuất hóa đơn – thanh toán); cập nhật trạng thái định kỳ và xử lý kịp thời các điểm tắc nghẽn phát sinh.
- Phối hợp với Chuyên viên Vận hành Văn phòng xử lý hồ sơ cấp phát đồng phục; đảm bảo chứng từ giao nhận chính xác và đối soát khớp với số liệu kế toán.
3. Quản lý hợp đồng & license
- Xây dựng và duy trì Master Tracker toàn bộ hợp đồng và license của công ty (bao gồm nhóm Tech); đảm bảo mọi thông tin về thời hạn, mức phí và trạng thái hồ sơ được cập nhật chính xác và là nguồn dữ liệu duy nhất (single source of truth) cho các quyết định gia hạn.
- Chủ động forecast nhu cầu gia hạn hợp đồng và license 1–3 tháng trước hạn; phối hợp với các phòng ban liên quan để không có dịch vụ nào bị gián đoạn vì hết hạn ngoài kế hoạch.
- Soạn thảo tờ trình chi phí mua sắm, gia hạn hợp đồng và license cho các phòng ban theo template chuẩn; đảm bảo đầy đủ cơ sở phê duyệt, hạn chế phải chỉnh sửa nhiều lần.
- Hỗ trợ tổ chức, chuẩn bị hậu cần cho các hoạt động nội bộ như happy hour, townhall, teambuilding, year end party...
4. Đối soát & báo cáo hành chính
- Chịu trách nhiệm tổng hợp và đối soát chi phí vận hành văn phòng với kế toán đúng deadline hàng tháng; đảm bảo số liệu khớp giữa các bên và sẵn sàng giải trình khi cần.
- Theo dõi thông tin THCP cuối tháng: đôn đốc các owner close PO đúng hạn, phối hợp AP đảm bảo không tồn đọng PO chưa được xử lý.
- Lập báo cáo định kỳ về chi phí vendor, license và chi phí vận hành, nộp HOF đúng đầu tháng kế tiếp; cung cấp góc nhìn tổng thể để hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định ngân sách.
- Đảm bảo toàn bộ hoàn ứng chi phí và PO trên ERP được xử lý đúng deadline trong tháng; không để các khoản bị trượt cycle thanh toán gây ảnh hưởng đến dòng tiền.
5. Cải tiến quy trình & hỗ trợ vận hành
- Chủ động nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình thanh toán và hành chính; mục tiêu tối thiểu 2–3 sáng kiến được triển khai áp dụng mỗi năm.
- Hỗ trợ xử lý sự cố tài khoản phần mềm và công cụ làm việc nội bộ khi có phát sinh; phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các bộ phận liên quan.
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ khi có yêu cầu.
6. Các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Đại học – Tài chính, Kế toán, QTKD hoặc ngành liên quan
- Tối thiểu 2–4 năm kinh nghiệm hành chính thanh toán hoặc kế toán công nợ
- Thành thạo hệ thống ERP (Ưu tiên NetSuite) và Excel nâng cao
- Am hiểu hóa đơn VAT, quy trình AP và yêu cầu chứng từ kế toán
- Ưu tiên có kinh nghiệm quản lý hợp đồng và nhà cung cấp.
- Kiểm soát số liệu chặt chẽ, phát hiện chênh lệch và rủi ro sớm
- Quản lý nhiều hồ sơ song song, không để sai sót hay trễ deadline
- Giao tiếp chuyên nghiệp, rõ ràng với vendor và các bộ phận nội bộ
- Tư duy chuẩn hóa: template hóa quy trình để giảm thao tác thủ công
- Chủ động; có khả năng tự quản lý công việc độc lập.
Quyền lợi
- Competitive salary
- Becorp allowances
- 13th-month salary and performance bonus
- Healthcare insurance coverage
- Annual salary review
- 15 days of annual leave
- Internal engagement activities: team building, company trips, monthly Happy Hour
Địa điểm làm việc (đã được cập nhật theo Danh mục Hành chính mới - thêm quận/huyện cũ tương ứng để dễ dàng tra cứu)
Thời gian làm việc
Cách thức ứng tuyển
Việc làm liên quan
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội ứng tuyển việc làm với đãi ngộ hấp dẫn tại các công ty hàng đầu
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Tại TopCV, bạn có thể tìm thấy những tin tuyển dụng việc làm với mức lương vô cùng hấp dẫn. Những nhà tuyển dụng kết nối với TopCV đều là những công ty lớn tại Việt Nam, nơi bạn có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung. TopCV là nền tảng tuyển dụng công nghệ cao giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên kết nối với nhau. Nhanh tay tạo CV để ứng tuyển vào các vị trí việc làm mới nhất hấp dẫn tại việc làm mới nhất tại Hà Nội, việc làm mới nhất tại TP.HCM ở TopCV, bạn sẽ tìm thấy những việc làm mới nhất với mức lương tốt nhất!
