1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ và thủ tục hành chính
- Quản lý, lưu trữ công văn, tài liệu nội bộ của công ty.
- Thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước, đối tác hoặc nhà cung cấp khi phát sinh.
- Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và bảo mật của hồ sơ, tài liệu.
2. Quản lý vận hành văn phòng và công tác hậu cần
- Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản và văn phòng phẩm của công ty.
- Thực hiện mua sắm, cấp phát và theo dõi việc sử dụng các vật tư, thiết bị phục vụ hoạt động vận hành.
- Thực hiện các thủ tục thanh toán, theo dõi chi phí hành chính và làm việc với nhà cung cấp.
- Tìm kiếm, đánh giá và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ nhằm tối ưu chi phí và chất lượng.
- Thực hiện các công tác hậu cần như đặt phòng họp, đặt xe, vé máy bay, khách sạn, công tác phí và các booking khác theo nhu cầu hoạt động của công ty.
- Chủ động phối hợp với các phòng ban để đáp ứng kịp thời các nhu cầu hành chính phát sinh, đảm bảo môi trường làm việc đầy đủ, thuận tiện và hiệu quả.
3. Tổ chức hoạt động nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp
- Triển khai và tổ chức các chương trình gắn kết nhân viên như sinh nhật, team building, lễ tết, workshop và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
- Thực hiện truyền thông nội bộ và hỗ trợ các hoạt động ghi nhận, khen thưởng nhân viên.
- Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần cho các buổi họp, đào tạo và sự kiện nội bộ.
- Chuẩn bị và tổ chức các hoạt động lễ nghi, cúng lễ định kỳ của công ty một cách chu đáo và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
4. Hỗ trợ tuyển dụng và quản trị nhân sự cơ bản
- Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp theo nhu cầu tuyển dụng của công ty.
- Liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn và phối hợp tổ chức phỏng vấn.
- Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới/ bàn giao nhân sự nghỉ, chuẩn bị/ thu hồi các trang thiết bị, tài khoản làm việc và hướng dẫn các thủ tục nhận việc/ nghỉ việc.
5. Báo cáo
- Thực hiện báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu về tình hình vận hành hành chính, tuyển dụng và hoạt động nội bộ.
- Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình và tối ưu chi phí vận hành.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp hoặc Ban lãnh đạo.
Tại VIGO, chúng tôi tìm kiếm không chỉ một nhân viên hành chính mà còn là người đồng hành trong việc xây dựng môi trường làm việc chỉn chu, gắn kết và tích cực cho toàn bộ đội ngũ.
Chân dung ứng viên phù hợp
- Yêu thích công việc chăm sóc và vận hành môi trường làm việc.
- Có sự chỉn chu, chu đáo và quan tâm đến trải nghiệm của nhân viên trong công ty.
- Phù hợp với môi trường làm việc ổn định, lâu dài và đề cao tinh thần trách nhiệm.
- Có khả năng tạo dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, ấm áp và gắn kết cho tập thể.
Yêu cầu ứng viên
- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị nhân sự, Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
- Có tối thiểu từ 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, HR Admin hoặc các vị trí tương đương.
- Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.
- Có khả năng làm việc độc lập, chủ động xử lý công việc và theo dõi công việc đến khi hoàn thành.
- Có kỹ năng giao tiếp, phối hợp và hỗ trợ tốt với các phòng ban cũng như đối tác bên ngoài.
- Có tư duy dịch vụ (service mindset), sẵn sàng hỗ trợ và nâng cao trải nghiệm làm việc cho nhân viên.
- Cẩn thận, chỉn chu, trách nhiệm và có khả năng xử lý các công việc phát sinh linh hoạt.
- Có sự chu đáo, tỉ mỉ trong việc chuẩn bị hậu cần, tổ chức sự kiện nội bộ cũng như các hoạt động lễ nghi, văn hóa doanh nghiệp của công ty.
- Ưu tiên ứng viên mong muốn gắn bó lâu dài, yêu thích công việc vận hành - hành chính ổn định theo hướng Office Operations/HR Admin.
Thu nhập & Thưởng
- Mức lương phù hợp với năng lực và kinh nghiệm.
- Xét điều chỉnh lương định kỳ dựa trên hiệu quả công việc và tình hình thị trường.
- Thưởng tháng 13 và các khoản thưởng theo kết quả kinh doanh của công ty.
Môi trường làm việc & Văn hóa doanh nghiệp
- Môi trường làm việc trẻ trung, thân thiện, đề cao sự chủ động, tinh thần hợp tác và đóng góp ý tưởng.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động nội bộ như sinh nhật, lễ tết, team building, du lịch công ty và các chương trình gắn kết nhân viên.
- Cơ hội đồng hành cùng công ty trong giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô.
Chế độ phúc lợi
- Tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật (BHXH, BHYT, BHTN).
- Bảo hiểm sức khỏe PVI và khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
- Các chế độ phúc lợi khác theo chính sách của công ty.
Thời gian làm việc
- Thứ Hai đến Thứ Sáu: 08:30 - 12:30 và 13:30 - 18:00.
- Sáng Thứ Bảy: Làm việc online.
- Hà Nội: 93 Láng Hạ, Phường Đống Đa (quận Đống Đa cũ)
Thứ 2 - Thứ 6 (từ 08:30 đến 18:00)
Thứ 7 (buổi sáng làm online)