Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Project Executive
Chi tiết tin tuyển dụng
Mô tả công việc
1. Role Overview
You are the administrative backbone of Studio A1 and the Keeper of Secrets. Your role is to process information, filter noise, and secure revenue. Because you will handle sensitive data, you must possess absolute integrity. You are the "Black Box" of the studio: information goes in, but it never comes out to the wrong people.
2. Detailed Responsibilities & KPI Metrics
A. Client Intake & Filtering (The Gatekeeper)
- Administer the "New Project Intake Form" (Q&A Framework) to all inquiries.
- Create a "Go/No-Go" Summary Sheet for the Director to review within 4 hours
B. Commercial & Legal Drafting (The Drafter)
- Drafting: Take the Director’s strategic inputs and populate the Fee Proposal/Contract.
- Math Check: Verify all summations, VAT calculations, and currency conversions.
C. Confidentiality & Integrity (The Vault)
- HR Data Management: Consolidate sensitive Staff Review Forms, KPI Scores. You must ensure no other staff member has access to these files.
- Commercial Secrecy: Protect the "Contract Value" of projects. Ensure fee numbers are redacted (hidden) when sharing general project info with the design team.
- The "Unspeakable Rule" (Political Acumen): You must instinctively understand the studio hierarchy and information flow. You know who needs to know what, and more importantly, who does not. You do not gossip, and you shut down questions about fees.
D. Executive Documentation (MOM & Records)
- Attend Client/Board meetings and transcribe decisions into MOMs.
- Track the signature status daily until signed.
E. Financial Operations (The Chaser)
- Maintain the "Accounts Receivable Tracker".
- Prepare Payment Certificate - VAT Invoice drafts.
- Execute the "Chasing Protocol" (Day -3, Day 0, Day +3).
F. Studio Admin & Logistics
- Update the Studio Brochure.
- Generate the "Staff Punctuality Report".
· Perform other administrative tasks as assigned by the Head of Studio to ensure smooth studio operations.
· Arrange, monitor, and send reminders for the Studio’s schedules, including but not limited to:
o Client meetings
o Internal studio meetings
o Internal training sessions and technical meetings
· Act as the Single Point of Contact between the Studio and internal support functions (Admin / HR / IT):
o Consolidate and submit requests from the Studio to relevant departments.
o Receive requests from Admin / HR / IT and coordinate implementation for the Studio after informing the Head of Studio.
· Track the progress of cross-department requests and proactively update the Head of Studio.
· Provide logistical support for Studio activities when required (meeting rooms, documents, attendee lists, equipment, etc.).
Yêu cầu ứng viên
- Experience: 2–5 years in Admin/PA roles (Architecture/Construction background required).
- English: IELTS 7.0+ (Must understand legal/contract terminology).
- Character:
- High Integrity: Proven track record of handling confidential data (references will be checked).
- Tact & Discretion: Ability to deflect prying questions from staff politely but firmly.
- Software Skills: Excel (Intermediate), Word (Advanced), InDesign (Basic).
- Personality: Detail-Oriented and "Thick-skinned" (Comfortable chasing money).
Quyền lợi
Comprehensive Health & Accident Insurance
Enjoy peace of mind with full Health Insurance and Accident Coverage, ensuring your well-being is always taken care of while you focus on your career.
Generous Leave Entitlements
14 days of paid medical leave per year, in accordance with company policy
Supportive & Professional Working Environment
Work in a collaborative, respectful, and dynamic workplace where your ideas are valued and your growth is encouraged.
Địa điểm làm việc (đã được cập nhật theo Danh mục Hành chính mới - thêm quận/huyện cũ tương ứng để dễ dàng tra cứu)
Thời gian làm việc
Cách thức ứng tuyển
Việc làm liên quan
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội ứng tuyển việc làm với đãi ngộ hấp dẫn tại các công ty hàng đầu
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Tại TopCV, bạn có thể tìm thấy những tin tuyển dụng việc làm với mức lương vô cùng hấp dẫn. Những nhà tuyển dụng kết nối với TopCV đều là những công ty lớn tại Việt Nam, nơi bạn có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung. TopCV là nền tảng tuyển dụng công nghệ cao giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên kết nối với nhau. Nhanh tay tạo CV để ứng tuyển vào các vị trí việc làm mới nhất hấp dẫn tại việc làm mới nhất tại Hà Nội, việc làm mới nhất tại TP.HCM ở TopCV, bạn sẽ tìm thấy những việc làm mới nhất với mức lương tốt nhất!
