QUẢN LÝ VẬN HÀNH CỬA HÀNG FLAGSHIP ĐÀ NẴNG
Flagship Store Operations Manager
1. Thông tin chung
- Đơn vị: Simple Candy & Simple Candle
- Địa điểm làm việc: Cửa hàng Flagship Đà Nẵng
- Báo cáo trực tiếp: Ban Giám đốc/Tổng Giám đốc
- Quản lý trực tiếp: Trợ lý quản lý, quản lý ca, trưởng nhóm và toàn bộ nhân viên cửa hàng
- Phạm vi vận hành: Cửa hàng nhiều tầng, trong đó khu mì, nước và snack, thế giới kẹo, Nến. hoạt động 24/24
- Hình thức làm việc: Làm việc 48h/ tuần, thời gian làm việc linh hoạt, sắp xếp theo lịch
2. Mục tiêu của vị trí
Chịu trách nhiệm cuối cùng về doanh thu, hiệu quả vận hành, nhân sự, hàng hóa, tiền, trải nghiệm khách hàng và an toàn của toàn bộ cửa hàng Flagship Đà Nẵng.
Đảm bảo cửa hàng vận hành ổn định 24/24, đạt mục tiêu kinh doanh, duy trì đúng tiêu chuẩn thương hiệu và có đội ngũ đủ khả năng vận hành khi Quản lý không có mặt.
3. Phạm vi quản lý
Quản lý toàn bộ hoạt động tại:
- Tầng trệt: Mì ăn liền, nước uống, snack và hàng bán lẻ; hoạt động 24/24.
- Tầng 1: Thế giới kẹo và sản phẩm Simple Candle.
- Tầng 2: Workshop làm kẹo và làm nến.
- Sân thượng: Khu chế biến mì, ăn uống và phục vụ khách.
- Workshop: Dự kiến từ 10–20 ca/ngày, tùy công suất và nhu cầu thực tế.
4. Trách nhiệm chính
4.1. Quản lý doanh thu và hiệu quả kinh doanh
- Chịu trách nhiệm hoàn thành mục tiêu doanh thu ngày, tuần, tháng và năm.
- Theo dõi doanh thu theo từng khu vực và ngành hàng:
- Mì, nước và snack.
- Kẹo.
- Nến.
- Workshop kẹo.
- Workshop nến.
- Khu chế biến và ăn uống.
- Theo dõi giá trị hóa đơn trung bình, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng và doanh thu bán thêm.
- Phân tích nguyên nhân khi doanh thu không đạt mục tiêu và xây dựng kế hoạch cải thiện.
- Kiểm soát lợi nhuận gộp, chi phí nhân sự, hao hụt và các chi phí vận hành thuộc phạm vi được giao.
- Phối hợp với bộ phận marketing triển khai chương trình bán hàng tại cửa hàng.
- Đảm bảo nhân viên chủ động tư vấn chéo giữa các khu vực và sản phẩm.
4.2. Quản lý vận hành cửa hàng
- Tổ chức hoạt động liên tục 24/24 tại khu vực tầng trệt.
- Đảm bảo các tầng còn lại mở và đóng đúng thời gian quy định.
- Thiết lập và kiểm tra quy trình mở ca, bàn giao ca và đóng ca.
- Phân bổ nhân sự giữa các khu vực theo lượng khách và lịch workshop.
- Kiểm tra vệ sinh, ánh sáng, âm nhạc, mùi hương, nhiệt độ và hình ảnh trưng bày.
- Đảm bảo giá bán, tem giá, bảng hướng dẫn và chương trình khuyến mãi chính xác.
- Theo dõi tình trạng máy móc, tủ mát, máy lạnh, POS, thiết bị workshop và cơ sở vật chất.
- Chủ động xử lý sự cố và báo cáo những vấn đề vượt quá thẩm quyền.
- Xây dựng cửa hàng vận hành bằng quy trình và checklist, không phụ thuộc vào việc Quản lý phải luôn có mặt.
4.3. Quản lý nhân sự
- Xây dựng định biên và kế hoạch nhân sự cho từng ca.
- Trực tiếp tuyển dụng nhân viên trong định biên và khung lương được phê duyệt.
- Phân ca, điều chuyển và bố trí nhân sự giữa các khu vực.
- Đào tạo nhân viên mới và kiểm tra mức độ thành thạo trước khi làm việc độc lập.
- Xây dựng đội ngũ quản lý ca và nhân sự kế thừa.
- Đánh giá kết quả làm việc, thái độ, kỷ luật và khả năng phục vụ khách hàng.
- Tổ chức họp đầu ca, họp tuần và đào tạo định kỳ.
- Xử lý đi trễ, nghỉ đột xuất, vi phạm nội quy và mâu thuẫn nội bộ.
- Đề xuất khen thưởng, điều chỉnh thu nhập, điều chuyển hoặc chấm dứt hợp tác.
- Phối hợp với bộ phận nhân sự và Ban Giám đốc để thực hiện đúng quy trình lao động.
- Kiểm soát chi phí nhân sự và hạn chế tình trạng thừa hoặc thiếu người trong ca.
4.4. Quản lý tiền và doanh thu
- Kiểm soát tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, voucher và các phương thức thanh toán khác.
- Kiểm tra việc mở quỹ, bàn giao quỹ và chốt quỹ cuối ca.
- Theo dõi và xử lý chênh lệch tiền.
- Kiểm soát việc hủy hóa đơn, sửa hóa đơn, hoàn tiền, giảm giá và tặng sản phẩm.
- Đảm bảo mọi giao dịch có đầy đủ chứng từ và được ghi nhận trên hệ thống.
- Báo cáo ngay các dấu hiệu gian lận, chiếm dụng hoặc che giấu doanh thu.
4.5. Quản lý hàng hóa và kho
- Kiểm tra việc nhận hàng, số lượng, chất lượng và hạn sử dụng.
- Gửi đề xuất nhập hàng cho bộ phận thu mua của công ty.
- Theo dõi tồn kho tối thiểu, hàng bán chạy, hàng chậm bán và hàng sắp hết.
- Không để thiếu hàng bán chạy trong ngày cao điểm.
- Tổ chức kiểm kê định kỳ và kiểm kê đột xuất.
- Phân tích chênh lệch giữa tồn kho thực tế và hệ thống.
- Kiểm soát hàng hư hỏng, hết hạn, sử dụng nội bộ và nguyên vật liệu workshop.
- Áp dụng nguyên tắc nhập trước – xuất trước và tiêu chuẩn bảo quản cho từng nhóm hàng.
- Xây dựng định mức hao hụt đối với kẹo bán theo gram, nguyên liệu nến và workshop.
4.6. Quản lý workshop kẹo và nến
- Nắm rõ toàn bộ quy trình workshop kẹo và workshop nến.
- Có khả năng thực hiện các bước cơ bản để kiểm tra, đào tạo và hỗ trợ khi cần.
- Không bắt buộc là người làm workshop giỏi nhất nhưng phải nhận biết được sản phẩm đạt và không đạt.
- Quản lý lịch workshop, số lượng khách, công suất và bố trí nhân sự.
- Đảm bảo workshop bắt đầu đúng giờ và có đầy đủ nguyên liệu, dụng cụ.
- Kiểm soát định mức nguyên liệu và chi phí trên từng khách.
- Đảm bảo nhân viên tư vấn đúng gói, độ tuổi, thời lượng và quy định an toàn.
- Kiểm tra quy trình liên quan đến nhiệt độ cao, sáp nóng, bàn nóng, thiết bị điện và trẻ em.
- Có quyền giảm công suất, từ chối nhận thêm khách hoặc tạm dừng workshop khi không đảm bảo an toàn.
- Theo dõi tỷ lệ sản phẩm lỗi, khiếu nại và khách workshop mua thêm sản phẩm.
4.7. Quản lý trải nghiệm khách hàng
- Đảm bảo khách được chào đón, giới thiệu và hướng dẫn đầy đủ về các tầng.
- Không để khách vào cửa hàng nhưng không biết cửa hàng có những dịch vụ gì.
- Xử lý khiếu nại nhanh chóng, đúng thẩm quyền và bảo vệ hình ảnh thương hiệu.
- Phục vụ tốt khách Việt Nam, khách quốc tế, gia đình và trẻ em.
- Theo dõi phản hồi trực tiếp và đánh giá Google.
- Phối hợp với marketing cung cấp hình ảnh, phản hồi và dữ liệu thực tế tại cửa hàng.
- Đào tạo nhân viên về giao tiếp, tư vấn, bán thêm và xử lý tình huống.
- Xây dựng trải nghiệm đồng nhất giữa các ca.
4.8. Phối hợp với các phòng ban
Với bộ phận thu mua
- Gửi đề xuất nhập hàng đầy đủ và đúng thời hạn.
- Cung cấp số liệu bán hàng, tồn kho và dự báo nhu cầu.
- Phản hồi chất lượng sản phẩm và nhà cung cấp.
Với bộ phận marketing
- Triển khai chương trình tại điểm bán.
- Đảm bảo nhân viên hiểu và tư vấn đúng chương trình.
- Kiểm tra POSM, trưng bày và giá khuyến mãi.
- Cung cấp dữ liệu, phản hồi khách hàng và hình ảnh thực tế.
- Đề xuất chương trình phù hợp với khách tại Đà Nẵng.
Quản lý cửa hàng không chịu trách nhiệm chính về chạy quảng cáo, thiết kế hoặc quản lý toàn bộ nội dung mạng xã hội.
Với bộ phận kinh doanh và đối tác
- Tiếp đón khách sạn, công ty du lịch và hướng dẫn viên đến khảo sát.
- Đảm bảo phục vụ tốt các đoàn khách do đối tác giới thiệu.
- Duy trì quan hệ vận hành với các đối tác hiện có.
- Chuyển các cơ hội hợp tác mới về bộ phận kinh doanh hoặc Ban Giám đốc.
- Không tự quyết định chính sách giá, hoa hồng hoặc công nợ đối tác.
4.9. Báo cáo và phát triển hệ thống
- Gửi báo cáo vận hành hằng ngày.
- Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh hằng tuần và hằng tháng.
- Báo cáo phải thể hiện:
- Doanh thu từng khu vực.
- Workshop.
- Nhân sự.
- Tiền và chênh lệch.
- Tồn kho.
- Khiếu nại.
- Sự cố.
- Việc cần công ty hỗ trợ.
- Đề xuất cải tiến SOP, checklist và cách bố trí nhân sự.
- Xây dựng ít nhất hai quản lý ca có khả năng vận hành cửa hàng khi Quản lý nghỉ.
- Chuẩn hóa hệ thống để có thể áp dụng cho các cửa hàng khác trong tương lai.