Vui lòng bật chia sẻ vị trí để Toppy Ai gợi ý những cơ hội việc làm phù hợp nhất dành riêng cho bạn
Sales Admin Executive
Chi tiết tin tuyển dụng
Mô tả công việc
- Customer Support & Communication
Receive, respond to, and follow up on customer inquiries in a timely and professional manner.
Support Sales/Business Development teams in coordinating customer requests, project updates, sample status, quotation status, order status, and delivery information.
Maintain clear communication with customers regarding samples, quotations, orders, delivery schedules, documents, and payment status.
Ensure customer requests are properly recorded, assigned, followed up, and closed within the agreed up on timeline. - Sample Request Coordination
Receive and process sample requests from Sales/Business Development, customers, or internal project teams.
Coordinate with R&D/Application, Supply Chain, and suppliers to prepare and dispatch the correct samples on time.
Track sample status, delivery progress, customer receipt, and feedback follow-up.
Ensure all samples are properly recorded with product name, sample code, quantity, customer name, purpose, responsible owner, and sending date. - Quotation & Commercial Document Support
Prepare and issue quotations in accordance with approved pricing, margin, payment terms, and company policies.
Coordinate with Sales/Business Development, Supply Chain, and Finance to confirm price, MOQ, lead time, stock availability, delivery terms, and payment conditions before sending quotations.
Prepare and track commercial documents such as contracts, MOUs, sales agreements, annexes, and customer forms.
Ensure all quotations and commercial documents are accurate, updated, properly stored, and traceable. - Order Processing & CRM Management
Process customer purchase orders and create sales orders accurately and on time.
Check order details, including customer information, product code, quantity, unit price, delivery location, payment terms, and required documents.
Update customer interactions, sample requests, quotations, order status, delivery status, and follow-up notes in the CRM system.
Ensure CRM data is complete, accurate, and available for reporting and pipeline tracking. - Delivery & Logistics Coordination
Coordinate with Supply Chain, Warehouse, Logistics, and Sales/Business Development to monitor order fulfillment from stock checking to delivery completion.
Follow up on delivery schedules and inform customers/Sales teams of any changes, risks, or delays.
Support the preparation of delivery documents, including delivery notes, invoices, COAs, and other quality documents requested by customers.
For international orders, coordinate with Supply Chain to support export/import documentation and shipment follow-up where required. - Invoicing & Payment Follow-up
Coordinate with Finance to issue invoices accurately and on time.
Follow up on payment status according to agreed payment terms.
Track overdue payments and coordinate with Sales/Business Development and Finance to resolve payment issues.
Support monthly debt reconciliation and customer payment documentation when required. - Customer Data & Document Management
Maintain and update customer profiles, contact persons, delivery addresses, payment terms, contracts, and related documents.
Ensure all customer, order, quotation, contract, and delivery documents are properly filed and easy to retrieve.
Support internal audits, reporting, and document requests from Sales, Operations, Finance, or Management.
Maintain confidentiality of customer information, pricing, contracts, and project data. - Cross-functional Coordination
Work closely with Sales/Business Development to ensure customer requirements are clearly communicated and followed up.
Coordinate with R&D/Application and Technical Project Management for sample, trial, and project-related requests.
Coordinate with Supply Chain for stock, lead time, shipment, quality documents, and delivery status.
Coordinate with Finance for invoicing, payment tracking, credit status, and debt follow-up.
Yêu cầu ứng viên
- Bachelor’s degree in Business Administration, International Business, International Trade, Supply Chain, Food Business, or related fields.
- Minimum 2 years of experience in customer service, sales support, business operations, supply chain coordination, or B2B customer management.
- Experience in food ingredients, cosmetics, nutrition, OEM/ODM, import-export, or specialty ingredients industry is an advantage.
- Good understanding of quotation, order processing, delivery coordination, invoicing, payment follow-up, and commercial documentation.
- Proficient in Microsoft Office and CRM systems.
- Good communication skills in Vietnamese and English, both written and spoken.
- Detail-oriented, proactive, well-organized, and able to handle multiple tasks in a fast-paced environment.
- High sense of responsibility, accuracy, confidentiality, and customer service mindset.
- Able to coordinate effectively with internal teams, customers, and suppliers.
Quyền lợi
- Competitive salary package.
- Annual leave, birthday leave, birthday gifts, holiday bonus, tenure bonus, and employee care policies.
- Health care benefits, company trip, happy hours, and internal engagement activities.
- A dynamic and collaborative working environment within a growing specialty ingredient solutions company.
- Opportunity to work with international suppliers, strategic customers, and cross-functional teams.
Thiết bị làm việc
Quyền lợi
Địa điểm làm việc (đã được cập nhật theo Danh mục Hành chính mới - thêm quận/huyện cũ tương ứng để dễ dàng tra cứu)
Thời gian làm việc
Cách thức ứng tuyển
Việc làm liên quan
Dưới đây là những dấu hiệu của các tổ chức, cá nhân tuyển dụng không minh bạch:
- Kiểm tra thông tin về công ty, việc làm trước khi ứng tuyển
- Báo cáo tin tuyển dụng với TopCV thông qua nút "Báo cáo tin tuyển dụng" để được hỗ trợ và giúp các ứng viên khác tránh được rủi ro
-
Hoặc liên hệ với TopCV thông qua kênh hỗ trợ ứng viên của TopCV:
Email: hotro@topcv.vn
Hotline: 1900 068 889 | Nhánh 2
Tìm hiểu thêm kinh nghiệm phòng tránh lừa đảo tại đây
Cơ hội ứng tuyển việc làm với đãi ngộ hấp dẫn tại các công ty hàng đầu
Trước sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế, rất nhiều ngành nghề trở nên khan hiếm nhân lực hoặc thiếu nhân lực giỏi. Vì vậy, hầu hết các trường Đại học đều liên kết với các công ty, doanh nghiệp, cơ quan để tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được học tập, rèn luyện bản thân và làm quen với môi trường làm việc từ sớm. Trong danh sách việc làm trên đây, TopCV mang đến cho bạn những cơ hội việc làm tại những môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Vậy tại sao nên tìm việc làm tại TopCV?
Việc làm Chất lượng
- Hàng ngàn tin tuyển dụng chất lượng cao được cập nhật thường xuyên để đáp ứng nhu cầu tìm việc của ứng viên.
- Hệ thống thông minh tự động gợi ý các công việc phù hợp theo CV của bạn.
Công cụ viết CV đẹp Miễn phí
- Nhiều mẫu CV đẹp, phù hợp nhu cầu ứng tuyển các vị trí khác nhau.
- Tương tác trực quan, dễ dàng chỉnh sửa thông tin, tạo CV online nhanh chóng trong vòng 5 phút.
Hỗ trợ Người tìm việc
- Nhà tuyển dụng chủ động tìm kiếm và liên hệ với bạn qua hệ thống kết nối ứng viên thông minh.
- Báo cáo chi tiết Nhà tuyển dụng đã xem CV và gửi offer tới bạn.
Tại TopCV, bạn có thể tìm thấy những tin tuyển dụng việc làm với mức lương vô cùng hấp dẫn. Những nhà tuyển dụng kết nối với TopCV đều là những công ty lớn tại Việt Nam, nơi bạn có thể làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung. TopCV là nền tảng tuyển dụng công nghệ cao giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên kết nối với nhau. Nhanh tay tạo CV để ứng tuyển vào các vị trí việc làm mới nhất hấp dẫn tại việc làm mới nhất tại Hà Nội, việc làm mới nhất tại TP.HCM ở TopCV, bạn sẽ tìm thấy những việc làm mới nhất với mức lương tốt nhất!
