1. THÔNG TIN VỊ TRÍ
• Báo cáo: Trưởng Bộ phận Vận hành.
• Phạm vi quản lý: Nhóm Tờ khai Hải quan.
• KPI chính: SLA – Accuracy – Compliance – Productivity – Customer Solution – Team Capability.
• Giai đoạn đánh giá ban đầu: 01 tháng thử việc đầu tiên và kết quả thực hiện Q4/2026.
• Mục tiêu ổn định hệ thống: Hoàn thiện KPI, kế hoạch và báo cáo vận hành trong giai đoạn đầu; vận hành theo mục tiêu đã thống nhất trong Q4/2026.
2. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
• Tổ chức và quản lý hoạt động khai báo hải quan, đảm bảo hồ sơ được xử lý đúng - đủ - chính xác - đúng thời hạn - tuân thủ quy định. Đồng thời là đầu mối chuyên môn tư vấn cho khách hàng và Sales về thủ tục hải quan, chính sách mặt hàng và giải pháp xuất nhập khẩu.
• SLA - Accuracy - Compliance - Productivity - Customer Solution - Team Capability
3. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
3.1. Quản lý nghiệp vụ khai báo hải quan
• Tiếp nhận, phân bổ và kiểm soát hồ sơ khai báo của toàn nhóm.
• Kiểm tra loại hình, HS Code, trị giá, thuế, chính sách mặt hàng và tính đầy đủ của bộ chứng từ.
• Theo dõi quá trình khai báo, phân luồng, thông quan và xử lý các phát sinh.
• Trực tiếp kiểm tra hoặc xử lý các hồ sơ khó, bất thường, có rủi ro cao.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo tiến độ giao nhận và thông quan.
3.2. Tư vấn giải pháp cho khách hàng và Sales
• Tư vấn tính khả thi và yêu cầu thủ tục hải quan trước khi Sales chào dịch vụ hoặc cam kết với khách hàng.
• Phân tích yêu cầu và đề xuất phương án về loại hình, HS Code, hồ sơ, thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành và quy trình thực hiện.
• Hỗ trợ Sales đánh giá rủi ro đối với hàng đặc thù, nghiệp vụ phức tạp hoặc khách hàng mới.
• Tham gia họp với khách hàng khi cần; giải thích quy định và đề xuất phương án xử lý phù hợp.
• Phối hợp xây dựng solution, phạm vi công việc và phương án triển khai dịch vụ hải quan.
• Tư vấn phương án giảm thời gian, chi phí phát sinh và rủi ro trong phạm vi tuân thủ pháp luật.
3.3. Kiểm soát chất lượng và tuân thủ
• Đảm bảo hồ sơ và tờ khai tuân thủ quy định pháp luật và quy trình Công ty.
• Kiểm soát lỗi liên quan đến HS Code, loại hình, trị giá, thuế, chính sách mặt hàng và dữ liệu khai báo.
• Phân tích nguyên nhân lỗi, thực hiện RCA và xây dựng biện pháp phòng ngừa lỗi lặp lại.
• Cập nhật thay đổi về chính sách hải quan, thuế và quản lý hàng hóa; hướng dẫn lại cho đội ngũ và Sales khi cần.
3.4. Quản lý SLA, năng suất và cải tiến
• Theo dõi hồ sơ đang xử lý, deadline và chủ động cảnh báo các trường hợp có nguy cơ chậm.
• Phân bổ tải công việc phù hợp với năng lực của từng nhân sự; kiểm soát năng suất và chất lượng toàn nhóm.
• Chuẩn hóa SOP, Checklist và các bước kiểm soát để giảm thời gian xử lý và Rework.
• Ứng dụng ERP, công cụ và Automation để tăng năng suất nhưng không đánh đổi Compliance và Quality.
3.5. Quản lý và phát triển đội ngũ
• Đào tạo và coaching nhân sự về khai báo, chính sách mặt hàng và xử lý tình huống.
• Đánh giá năng lực, xây dựng kế hoạch phát triển và nhân sự dự phòng.
• Phát triển đội ngũ có khả năng độc lập xử lý hồ sơ và tư vấn nghiệp vụ, giảm phụ thuộc vào Leader.
4. KPI CHÍNH
Nhóm KPI
Nội dung đánh giá
SLA: Tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng thời hạn
Accuracy: Tỷ lệ khai đúng ngay từ đầu; sửa/hủy tờ khai
Compliance: Lỗi nghiệp vụ, thuế, HS Code, chính sách mặt hàng
Productivity: Năng suất xử lý hồ sơ của nhân sự và toàn nhóm
Customer Solution: Chất lượng và thời gian phản hồi tư vấn cho Sales/khách hàng
Quality: Rework, khiếu nại và phát sinh do lỗi nội bộ
Team: Năng lực nhân sự, đào tạo, SOP và khả năng dự phòng
• Phân công và điều chỉnh tải công việc trong nhóm.
• Yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ hồ sơ trước khi khai báo.
• Tạm dừng truyền tờ khai khi phát hiện thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc có rủi ro.
• Đưa ra ý kiến chuyên môn về giải pháp hải quan trước khi Sales cam kết với khách hàng.
• Tham gia trao đổi trực tiếp với khách hàng đối với các nghiệp vụ phức tạp.
• Escalate các vấn đề vượt thẩm quyền và đề xuất cải tiến SOP, ERP, Automation.
Đề xuất đào tạo, tuyển dụng hoặc điều chỉnh nhân sự trong nhóm
5. NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ
• Leader không chỉ chịu trách nhiệm "khai đúng tờ khai" mà còn chịu trách nhiệm về chất lượng nghiệp vụ, khả năng tư vấn và hiệu quả của toàn nhóm.
• Hiểu đúng yêu cầu → Tư vấn đúng giải pháp → Khai báo đúng → Thông quan đúng hạn → Kiểm soát rủi ro → Phát triển năng lực đội ngũ