Quản Lý Đội Xe

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Số lượng quản lý: khoảng 40 xe và lái xe tại các chi nhánh

Loại xe: ô tô cá nhân/ xe con dưới 7 chỗ phục vụ hoạt động văn phòng; không cho thuê xe dịch vụ.

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

• Đảm bảo đội xe sẵn sàng vận hành theo lịch công việc (đúng giờ, đúng lịch chi nhánh).
• Đảm bảo an toàn giao thông, tuân thủ quy định nội bộ và pháp luật.
• Kiểm soát chi phí vận hành xe (nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa) theo định mức/khung ngân sách.
• Duy trì hệ thống quản lý xe – giấy tờ – lịch bảo dưỡng – nhật trình minh bạch, dễ kiểm tra.

1. Quản lý nhân sự lái xe

• Quản lý phân công lái xe theo nhu cầu chi nhánh.
• Kiểm soát chấm công, kỷ luật, tác phong; đảm bảo lái xe thực hiện đúng quy trình trước–trong–sau chuyến đi.
• Rà soát nhật trình/ chứng từ chuyến đi theo quy định.

2. Quản lý vận hành kỹ thuật – bảo trì/bảo dưỡng

• Lập và quản lý lịch bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, lọc, kiểm tra phanh, lốp, ắc quy, điều hòa…).
• Phối hợp garage/ đối tác sửa chữa: tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra hiện trạng, đánh giá mức độ ưu tiên.
• Theo dõi tiến độ sửa chữa; đảm bảo xe đạt yêu cầu kỹ thuật trước khi đưa vào vận hành.
• Quản lý (nếu có): tồn kho/ tiêu hao liên quan (dầu nhớt, phụ tùng thay thế…).

3. Quản lý hồ sơ xe & tuân thủ pháp lý

• Đảm bảo xe luôn có đủ đăng kiểm/ bảo hiểm và các giấy tờ cần thiết theo quy định công ty.
• Theo dõi hạn mức, nhắc lịch gia hạn và báo cáo khi cần cập nhật.
• Thiết lập/duy trì lưu trữ hồ sơ xe (bản mềm/bản cứng).

4. Kiểm soát chi phí & báo cáo vận hành

• Theo dõi và tổng hợp chi phí vận hành: nhiên liệu, rửa xe, bảo dưỡng, sửa chữa…
• So sánh chi phí thực tế với định mức/ khung ngân sách; đề xuất giảm thiểu hợp lý.
• Báo cáo định kỳ (tuần/tháng) về: mức độ sẵn sàng xe, lịch bảo dưỡng, sự cố/ hỏng hóc, chi phí vận hành, tuân thủ hồ sơ.