Viện Ứng dụng Khoa học Tâm lý - Giáo dục - Chi nhánh Hà Nội

1. Mô tả công việc

- Tiếp nhận xử lý các loại công văn, vào sổ công văn đi và đến theo quy định.

- Phân loại và Phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.

- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng, bộ phận liên quan.

- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân Chuyển hồ sơ.

- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…

- Trực Tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Viện.

- Soạn thảo các văn bản nội bộ.

- Giữ các hồ sơ pháp lý của Viện do lãnh đạo giao.

- Quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.

- Đón Tiếp khách, chuẩn bị Phòng họp và Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo.

- Quản lý văn Phòng phẩm, thiết bị văn Phòng và các tài sản khác của cơ quan.

- Theo dõi và hỗ trợ việc tổ chức các sự kiện, hội nghị hoặc các hoạt động khác của cơ quan.

- Làm việc với các cơ quan nhà nước về thủ tục hành chính như công chứng, xin phép, đăng ký hoặc gia hạn giấy tờ.

- Hỗ trợ nhân sự trong các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, hợp đồng lao động, nghỉ phép, hoặc các yêu cầu khác.

- Các công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo.

2. Điều kiện làm việc

Làm việc 05 ngày/tuần (thứ 2 đến thứ 6, nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

- Sáng: 08h00 – 12h00

- Chiều: 13h00 – 17h00

Cơ sở vật chất được trang bị:

- Điện thoại bàn, máy vi tính bàn

- Văn phòng phẩm

- Bàn ghế, không gian làm việc riêng

- Tủ đựng đồ cá nhân có khóa riêng

Quyền lợi và phúc lợi:

- Lương tháng theo thỏa thuận

- Chế độ Bảo hiểm theo luật lao động, luật bảo hiểm

- Lương tháng 13, thưởng Lễ Tết

- Du lịch thường niên 01 lần / năm

- Liên hoan, tất niên, sinh nhật tháng

3. Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự

Học vấn:

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản trị hành chính, quản trị kinh doanh, kinh tế, nhân sự hoặc những ngành liên quan khác.

- Có chứng chỉ hành chính văn phòng sẽ được ưu tiên

Kinh nghiệm:

- 0 – 1 năm ở cùng vị trí hoặc tương đương

- Ưu tiên ứng viên từng đảm nhận nhiệm vụ tại nhiều vị trí hành chính khác nhau (lễ tân, thư ký, …)

Tin học: Thành thạo tin học văn phòng, có kiến thức về phần mềm quản trị hành chính

Kỹ năng và tố chất:

- Giao tiếp linh hoạt, khéo léo, đắc nhân tâm

- Kỹ năng quản lý thời gian tốt

- Khả năng sắp xếp hoàn thành nhiều việc cùng lúc

- Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

- Năng động, nhanh nhẹn, tháo vát

- Cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng quan sát tốt