I. Công tác về nội quy, chính sách, quy định pháp luật và văn hóa doanh nghiệp
1. Quản lý & Điều hành:
- Quản lý, điều phối toàn bộ hoạt động Hành chính – Nhân sự
- Phân công, theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của phòng
- Kiểm soát vận hành và đảm bảo hoạt động ổn định
- Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan nhân sự và hành chính
2. Tuyển dụng:
- Rà soát định biên nhân sự, xác định nhu cầu tuyển dụng
- Lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng/năm
- Kiểm soát và hỗ trợ triển khai tuyển dụng (Văn phòng, Nhà máy, chi nhánh)
- Theo dõi tiến độ tuyển dụng, đề xuất giải pháp khi thiếu hụt nhân sự
- Đánh giá hiệu quả tuyển dụng và chất lượng đầu vào
3. C&B – Lương, thưởng, phúc lợi
- Tổ chức chấm công, tính lương và thanh toán lương
- Tính thưởng KPI, thưởng năm, lương tháng 13
- Quản lý thuế TNCN và dữ liệu quyết toán thuế
- Quản lý BHXH, BHTN, BHSK và chế độ cho người lao động.
- Xây dựng và kiểm soát ngân sách nhân sự
4. Đào tạo – Đánh giá – Thi đua quy trình:
- Lập và triển khai kế hoạch đào tạo/ thi đua hàng năm
- Tổ chức và kiểm soát đào tạo hội nhập cho nhân viên mới
- Triển khai hệ thống đánh giá nhân sự (KPI, TDHV, NVTT)
- Kiểm soát các chương trình khảo sát (hài lòng nhân viên, khảo sát 360, ...)
- Theo dõi kết quả đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc
5. Hệ thống – Chính sách – Tuân thủ và nhân sự:
- Xây dựng và cập nhật quy trình, quy định nội bộ
- Rà soát và kiểm soát việc thực hiện quy trình trên toàn hệ thống
- Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động
- Kiểm soát công tác đánh giá thử việc và cập nhật tình trạng nhân sự
- Cập nhật sơ đồ tổ chức và mô tả công việc
- Tham gia xử lý kỷ luật lao động và các vấn đề quan hệ lao động
- Kiểm soát việc thực hiện quy trình nghỉ việc, phỏng vấn nghỉ việc và nắm bắt nguyên nhân
- Giám sát tuân thủ quy định và pháp luật liên quan
- Kiểm tra hồ sơ nhân sự định kỳ
- Cung cấp hồ sơ phục vụ kiểm toán
- Thực hiện thủ tục pháp lý doanh nghiệp gồm:
+ Thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện
+ Thay đổi đăng ký doanh nghiệp (vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện pháp luật, …)
+ Đăng ký nhãn hiệu độc quyền
6. Báo cáo – Phân tích – Cải tiến:
- Tổng hợp và báo cáo tình hình nhân sự định kỳ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc
- Phân tích dữ liệu nhân sự và chi phí
- Báo cáo và tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề nhân sự và giải pháp phù hợp
- Xây dựng biểu mẫu báo cáo khi cần
- Chủ động rà soát và đề xuất cải tiến quy trình, hệ thống nhân sự
7. Hành chính – Vận hành:
- Giám sát tổng thể hoạt động hành chính
- Quản lý văn thư, lưu trữ, thư đi – thư đến, con dấu
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, đồng phục, mực in
- Quản lý chi phí hành chính và ngân sách
- Kiểm soát hoạt động bảo vệ, đội xe và các nhà cung cấp dịch vụ
- Quản lý phòng họp, tiếp đón khách, vé máy bay,
- Quản lý suất ăn, phúc lợi nội bộ (cơm, buffet, trái cây, sữa, cafe…)
8. Truyền thông – Sự kiện:
- Xây dựng và triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ.
- Tổ chức và kiểm soát các hoạt động nội bộ theo chính sách phúc lợi (sinh nhật, du lịch, tất niên…)
II. Công tác về tuyển dụng, đào tạo (phát triển nguồn nhân lực)
1. Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận/phòng ban của công ty để định biên nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho toàn công ty.
2. Xây dựng và quản lý hệ thống chức danh, mô tả công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, tiêu chí đánh giá, … cho từng vị trí.
3. Phối hợp với các phòng ban lập kế hoạch đào tạo, đánh giá sau đào tạo, thi tay nghề để phát triển nguồn nhân lực cho công ty.
4. Tổ chức, giám sát quá trình tiếp nhận nhân sự mới (ký HĐTV, đào tạo hội nhập, hướng dẫn công việc, đánh giá sau thử việc, ký HĐLĐ, …) và đánh giá năng lực hàng tháng đối với toàn bộ công nhân viên.
5. Tham gia xây dựng chính sách phát triển đội ngũ kế thừa.
6. Xây dựng, hoạch định kế hoạch nhân sự dài hạn và ngắn hạn phù hợp với chiến lược công ty.
7. Lập kế hoạch tuyển dụng, trực tiếp phỏng vấn vị trí cao cấp; xây dựng lộ trình đào tạo, phát triển nhân tài.
III. Công tác về lương, thưởng, chế độ, HĐLĐ, thuế TNCN và kỷ luật lao động
1. Giám sát việc chấm công, tính lương, giải quyết chế độ cho NLĐ (ốm đau, thai sản, …)
2. Giám sát việc kê khai thuế, quyết toán thuế, hoàn thuế TNCN cho toàn bộ NLĐ.
3. Đăng ký người phụ thuộc và MST cho NLĐ.
4. Giám sát và soạn thảo HĐLĐ kịp thời đối với NLĐ đạt kết quả sau thời gian thử việc.
5. Tiến hành xử lý kỷ luật theo quy trình xử lý kỷ luật của công ty và pháp luật lao động hiện hành đối với NLĐ vi phạm nội quy công ty.
IV. Công tác về an toàn lao động, PCCC, môi trường và 5S
1. Giám sát việc thực hiện các quy định về an toàn lao động, nội quy công ty.
2. Phụ trách hoạt động 5S toàn công ty.
3. Quản lý các công việc liên quan đến quan trắc môi trường trong công ty như: nước thải, môi trường vệ sinh lao động, chất thải nguy hại, … trong nhà máy.
4. Phối hợp với các bộ phận khác tổ chức đánh giá rủi ro các hoạt động và máy móc thiết bị có tính chất nguy hiểm, từ đó đề ra các giải pháp để ngăn ngừa rủi ro về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.
5. Theo dõi kiểm định và đăng ký thiết bị yêu cầu nghiêm ngặt: xe nâng, bình khí nén, đường ống khí nén, đường ống gas, palang, cầu trục, …
6. Phối hợp với phòng bảo trì cơ điện để kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống PCCC trong công ty.
V. Công tác về hành chính
1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của NLĐ và các hồ sơ tài liệu liên quan khác.
2. Quản lý các máy in, photocopy của công ty.
3. Soạn thảo thông báo, công văn, quyết định và các văn bản khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
4. Quản lý việc cấp phát văn phòng phẩm, thiết bị, công cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, đồng phục cho các nhân viên/bộ phận.
5. Quản lý tiếp nhận, phân phối công văn đến và đi, hồ sơ chứng từ.
6. Tổ chức các sự kiện, hội họp, hội thảo, liên hoan, …
7. Quản lý đội bảo vệ, nhân viên lái xe của công ty.
8. Quản lý và kiểm soát bếp ăn tập thể của nhà máy.
9. Tổ chức khám sức khỏe cho toàn bộ NLĐ theo định kỳ.
10. Đăng ký sử dụng và báo cáo tình hình lao động cho cơ quan Nhà Nước.
11. Cập nhật, theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản cố định của công ty.
VI. Công tác về quản lý hệ thống ISO 9001:2015; hệ thống quản lý môi trường ISO 14001:2015; hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001:2018
1. Tổ chức biên soạn, chỉnh lý quy trình, tài liệu cho phù hợp với thực tế của công ty.
2. Tổ chức giám sát, đánh giá nội bộ theo định kỳ.
3. Tổ chức đánh giá giám sát, đánh giá tái cấp chứng nhận hệ thống ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 45001:2018
VII. Công tác đánh giá và tiếp các cơ quan kiểm tra
1. Thực hiện dẫn dắt các cuộc đánh giá: ISO, … và các cuộc đánh giá theo tiêu chuẩn của khách hàng. Tiến hành đôn đốc, khắc phục các điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá.
2. Đón tiếp khách hàng, các đoàn đánh giá và cơ quan Nhà Nước, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra, đánh giá.
VIII. Công tác về tổ chức công đoàn
1. Theo dõi số tiền mặt, lập phiếu thu - chi cho các trường hợp được hưởng theo quy chế thu chi nội bộ.
2. Thực hiện quyết toán tài chính và dự toán tài chính công đoàn hàng năm.
3. Tổ chức hội nghị NLĐ hàng năm.
4. Tổ chức xây dựng và gia hạn thỏa ước lao động tập thể theo hiệu lực.
5. Phối hợp với Ban giám đốc công ty hòa giải các khiếu nại, tranh chấp lao động.
6. Xây dựng văn kiện và tổ chức đại hội công đoàn theo nhiệm kỳ.
7. Tham gia các buổi tập huấn công đoàn cấp trên.
8. Kịp thời nắm bắt được chỉ đạo của công đoàn cấp trên và triển khai cho công đoàn cơ sở.
IX. Các công việc khác theo yêu cầu của Ban giám đốc