Thư Ký Dự Án (Từ 01 Năm Kinh Nghiệm)

1. Hành chính – Văn thư
- Tiếp nhận, phát hành, quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn dự án (bản cứng và bản mềm), đảm bảo đầy đủ, khoa học, dễ tra cứu và bảo mật.
- Quản lý biểu mẫu, văn phòng phẩm và hỗ trợ công tác hành chính, hậu cần tại công trường.
- Hỗ trợ theo dõi chấm công, tổng hợp thông tin nhân sự dự án theo phân công.
2. Quản lý và kiểm soát hồ sơ dự án
- Theo dõi, cập nhật tình trạng trình duyệt vật tư, thiết bị, bản vẽ, biện pháp thi công, hồ sơ nghiệm thu, hoàn công và các hồ sơ liên quan.
- Quản lý danh mục, mã hóa, kiểm soát phiên bản và tiến độ xử lý hồ sơ; đôn đốc các bên hoàn thiện hồ sơ đúng thời hạn.
- Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ hoàn công, ảnh hoàn công, hồ sơ nghiệm thu đưa vào sử dụng, hết bảo hành và thủ tục hải quan theo hướng dẫn.
- Chủ động cảnh báo Quản lý dự án về các hồ sơ thiếu, chậm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ, nghiệm thu và thanh toán.
3. Hỗ trợ Quản lý dự án
- Theo dõi các mốc tiến độ, đầu việc quan trọng và việc thực hiện các công việc sau cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu, ghi chép và phát hành biên bản họp; tổng hợp đầu việc, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
- Tổng hợp báo cáo tuần, tháng và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Quản lý dự án.
4. Theo dõi hợp đồng, chi phí và thanh toán
- Theo dõi các mốc thanh toán, hồ sơ nghiệm thu, phát sinh và phụ lục hợp đồng.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan hoàn thiện hồ sơ thanh toán; cập nhật tình trạng hồ sơ, công nợ và cảnh báo các vướng mắc, nguy cơ chậm thanh toán.
- Hỗ trợ tổng hợp, theo dõi chi phí dự án theo phân công; không tự xác nhận số liệu tài chính, thuế hoặc hải quan khi chưa có ý kiến của bộ phận chuyên môn.
5. Công tác phối hợp đối nội – đối ngoại
- Là đầu mối kết nối, trao đổi thông tin giữa công trường với các phòng ban Công ty, Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu phụ và nhà cung cấp.
- Phối hợp tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý dự án và Ban Thi công Công nghiệp.