Không chỉ trong kinh doanh mà ở bất kỳ lĩnh vực nào của cuộc sống, kỹ năng đàm phán đều rất quan trọng. Trong các cuộc giao dịch, nếu khả năng thương lượng, đàm phán tốt, bạn sẽ dễ dàng đạt được thỏa thuận như mong muốn, đồng thời giảm nguy cơ xung đột không mong muốn.
Vậy, kỹ năng đàm phán là gì? quan trọng như thế nào? Bài viết dưới đây, TopCV sẽ giải đáp cho bạn đọc rõ hơn về vấn đề này và gợi ý 10 kỹ năng đàm phán giúp mọi cuộc giao dịch thành công.
Kỹ năng đàm phán là gì? Tầm quan trọng của đàm phán
Kỹ năng đàm phán là quá trình trao đổi và thương lượng giữa 2 bên để đi đến thoả thuận chung cuối cùng về một vấn đề nào đó. Kỹ năng này là sự kết hợp của nhiều kỹ năng như giao tiếp, thuyết trình, lập kế hoạch và được sử dụng trong bất cứ lĩnh vực nào từ chính trị, kinh tế đến đời sống thường này.
Đặc biệt trong kinh doanh, kỹ năng đàm phán đóng vai trò then chốt, giúp người bán đạt được mục tiêu và ký thành công hợp đồng với mức giá hợp lý nhất, thậm chí có thể lên đến vài tỷ hoặc vài nghìn tỷ. Không những thế, kỹ năng đàm phán thương lượng còn giúp giải quyết mâu thuẫn giữa người với người, giữa các bên đối lập, bất đồng quan điểm.
>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng là gì? Combo các kỹ năng giúp bạn thành công đột phá
Quy trình đàm phán cơ bản
Để cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm rõ quy trình cơ bản sau:
- Nghiên cứu và chuẩn bị: Trước khi buổi đàm phán diễn ra, bạn phải chuẩn bị, tìm hiểu thật kỹ về phía đối tác, thành phẩn tham dự buổi đàm phán và mục đích hướng đến để nắm thế chủ động.
- Tranh luận: Những người có mặt trong buổi đàm phán sẽ nêu quan điểm của mình với những luận điểm, luận cứ thuyết phục phía đối tác. Giai đoạn này sẽ vừa có ý kiến đồng tình vừa có bác bỏ.
- Chỉ rõ mục tiêu: Các bên thương lượng, cùng thống nhất mục tiêu chung và xóa bỏ những hiểu lầm, từ đó đi đến thỏa thuận cuối cùng. Giai đoạn này sẽ xóa bỏ những hiểu lầm để đi đến thỏa thuận.
- Thỏa thuận: Đây là giai đoạn để các bên cùng thống nhất và chốt phương án cuối cùng. Tuy nhiên, một vài cuộc đàm phán, thương lượng không đi đến thỏa thuận cuối cùng do 2 bên chưa thống nhất về lợi ích. Lúc này, cả 2 phải ngồi lại bàn bạc để đưa ra phương án phù hợp nhất.
- Thực thi: Phương án sau khi thống nhất sẽ được thực hiện theo những kế hoạch chi tiết đã đặt ra.
Nguyên tắc “vàng” để đàm phán thành công
Để nâng cao kỹ năng đàm phán, bạn nên hiểu rõ từng quá trình đàm phán, rèn luyện cho bản thân sự nhạy bén và nắm được thời điểm nào nên áp dụng nguyên tắc nào. Dưới đây là 10 nguyên tắc cơ bản cần nhớ để cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ và đạt được thỏa thuận như ý muốn.
Tìm hiểu đối tác
Tìm hiểu kỹ thông tin đối tác tạo nhiều lợi thế, giúp bạn đi trước đón đầu. Bạn dễ dàng biết được phong cách đàm phán, mong muốn của họ và bạn chính là người đáp ứng nhu cầu đó. Hơn nữa, nắm được thành viên đàm phán bên đối tác, bạn sẽ chọn được những nhân sự phù hợp nhất để tham gia buổi thương lượng.
Thực tế, yếu tố con người quyết định 80% mức độ thành công của buổi đàm phán. Phong cách đàm phán của mỗi người khác nhau nhau và tùy thuộc vào hoàn cảnh để đưa ra cách xử lý phù hợp. Nếu bạn đang nắm lợi thế hoàn toàn thì cứng rắn, kiên quyết để đối tác đồng ý các yêu cầu. Nếu đang ở kèo dưới thì bạn nên mềm dẻo, vừa đạt kết quả như ý muốn vừa giữ đối tác lâu dài.
Nghiên cứu, chuẩn bị đầy đủ tài liệu
Trước khi bước vào buổi đàm phán, doanh nghiệp nên nghiên cứu và chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết như hồ sơ năng lực công ty, hồ sơ đấu thầu, bảng giá, tài liệu tham khảo,.... Khi đối tác yêu cầu mới tìm hoặc khất gửi sau, họ sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp, không đủ năng lực và sự đáng tin. Hơn nữa, trong khi đàm phán có thể xảy ra một vài tình huống bất ngờ nên cần đảm bảo bạn luôn sẵn sàng mọi thứ, "cần là có".
Đặt mục tiêu trước khi đàm phán
Việc đặt ra những gì mong muốn đạt được rất quan trọng trước khi bước vào buổi đàm phán. Đặt mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết được mình cần làm gì, nói gì để lên kế hoạch thương thuyết rõ ràng, mang lại hiệu quả tốt nhất. Càng nhiều mục tiêu cụ thể và theo đuổi đến cùng trong quá trình đàm phán, càng nhanh chóng đạt được kết quả như mong muốn.
Chẳng hạn, bạn chuẩn bị có buổi thương lượng mua phần mềm của một nhà cung cấp nước ngoài thì mục tiêu chính là mua được hàng với giá thành và mức chiết khấu hợp lý. Bên cạnh đó, bạn cần lên kế hoạch về số lượng sản phẩm sẽ mua, mức giá mong muốn và tìm hiểu kỹ về điều khoản thanh toán, chính sách bảo hành.
Xác định giới hạn có thể thương lượng
Trước khi tiến hành thương lượng, bạn nên trình bày rõ ràng giới hạn của doanh nghiệp và lắng nghe giới hạn của đối phương. Điều này giúp 2 bên hiểu nhau hơn, tránh mắc sai lầm đi quá xa khi có điều không như ý muốn xảy ra. Trường hợp vượt quá giới hạn có thể thương lượng của cả 2 thì nên dừng lại tìm cách giải quyết để cuộc đàm phán không trở nên căng thẳng.
Chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng
Trong quá trình đàm phán ít nhiều xảy ra những tình huống không lường trước. Vì thế, bạn hãy lên các kế hoạch và mục tiêu dự phòng để không bị động. Chẳng hạn, kế hoạch A thất bại, không đạt được giá cả, lợi nhuận,... như dự định thì bước tiếp theo sẽ phải làm gì? Hay bạn muốn thay đổi hướng mục tiêu đến vấn đề nào khác? Nên đàm phán tiếp hay lùi lại thời gian khác để cân nhắc và lên kế hoạch khác.
Tránh thương lượng với tư cách cá nhân
Trước buổi đàm phán, bạn cần đảm bảo rằng mục tiêu là gì để định hướng hành động logic nhất. Đặc biệt, không mang cảm xúc cá nhân vào bàn thương lượng, làm mờ khả năng phán đoán. Nhớ rằng, bạn không có bất kỳ quyền hạn gì khi đàm phán với tư cách cá nhân, phải luôn đặt mình vào vai trò là đại diện doanh nghiệp. Đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu và cố gắng đảm bảo đàm phán được các điều khoản tốt nhất.
Hướng tới lợi ích của cả 2
Quy tắc hợp tác đôi bên cùng có lợi sẽ xây dựng và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp giữa 2 bên. Khi tham gia đàm phán, mỗi bên đều đặt ra mục tiêu đạt được kết quả mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, cuộc đàm phán được cho là thành công nhất là có được đối tác lâu dài trong tương lai. Đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu thì đối tác cũng phải có lợi.
Sẵn sàng nhượng bộ khi cần thiết
Dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng như thế nào thì trong quá trình đàm phán vẫn có thể xảy ra những tình huống bất ngờ, đẩy bạn vào thế bị động. Lúc này cần sự linh hoạt và điều chỉnh cách tiếp cận đối tác của bạn, nếu có thể hãy cởi mở, nhẹ nhàng và sẵn sàng nhượng bộ.
Đôi khi hướng giải quyết này tác động đến việc đối phương cũng làm như vậy và thỏa thuận đi đến hồi kết, có lợi cho cả đôi bên. Chính vì thế, tùy vào hoàn cảnh, bạn cũng nên giảm các mục tiêu và thương lượng để cả bạn và đối tác đều vui vẻ, duy trì được hợp tác dài lâu.
Hẹn thương lượng lại nếu cần
Thực tế không phải cuộc đàm phán nào cũng dễ dàng đạt được thỏa thuận ngay từ lần nói chuyện đầu tiên. Thậm chí, một số cuộc thương lượng kéo dài nhiều ngày, nhiều tháng 2 bên mới tìm được tiếng nói chung.
Do đó, không có gì lạ khi cuộc gặp gỡ đầu tiên 2 bên không đạt được thỏa thuận vừa ý. Lúc này, đừng vội vàng đưa ra quyết định, người đại diện nên quay về công ty, xin ý kiến của cấp trên, lên kế hoạch cụ thể và hẹn đối tác lịch gặp kế tiếp.
Sẵn sàng kết thúc với bên không đáng tin
Nếu cảm thấy đối tác không đủ tin tưởng ngay từ lần gặp đầu tiên thì hãy nói rõ cho họ về cảm nhận của bạn. Hãy cho họ biết quan điểm của bạn về họ và sẵn sàng dừng thương lượng khi nhận thấy mức độ an toàn thấp, rủi ro cao. Tuy nhiên, bạn cần kiếm chế cảm xúc, lời nói tránh gây xung đột, ảnh hưởng đến uy tín của bản thân và doanh nghiệp đang đại diện.
Những điều cần nhớ để hoàn thiện kỹ năng đàm phán
Khi đàm phán bạn cũng cần ghi nhớ một vài điều dưới đây để cải thiện kỹ năng đàm phán, tránh những sai lầm không đáng có và ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc thương lượng.
- Tinh thần tự nguyện: Mọi cuộc đàm phán đều diễn ra khi cả 2 bên đồng ý. Không ai được quyền ép ai hay bắt buộc người nào đó, doanh nghiệp nào đó phải tham gia cuộc đàm phán với mình.
- Không dễ dàng nhân nhượng: Không ai co không ai cái gì, cả 2 bên trước khi bước vào cuộc đàm phán đều đặt ra mục tiêu cần đạt được. Chính vì thế, bạn không nên có suy nghĩ mình chịu thiệt để họ được lợi. Nếu luôn nhân nhượng thì bạn sẽ tiếp tục chịu thiệt ở những lần hợp tác sau đó.
- Không dùng trực giác đàm phán: Cuộc đàm phán thành công cần dựa trên kiến thức, kinh nghiệm và sự chuẩn bị kỹ càng chứ không phải dùng trực giác.
- Không chèn ép/ áp đảo khách hàng: Doanh nghiệp không nên bất chấp việc chèn ép, áp đảo đối tác/khách hàng chỉ vì mong muốn đạt mục đích. Đối tác có thể đồng ý thỏa thuận lần đầu nhưng bạn chắc chắn lọt vào "danh sách đen" của họ.
- Đặt mình vào đối tác: Việc đặt mình vào vị trí và nhìn từ quan điểm của đối tác sẽ giúp bạn hiểu điều họ đang muốn là gì. Từ đó, bạn có thể nhấn mạnh vào những điều đó để tạo ấn tượng với đối tác.
- Thời gian đàm phán: Trong quá trình thương lượng nên phân bổ thời gian nghỉ giải lao hợp lý để cả bạn và đối tác đều có thời gian suy nghĩ, xem xét kỹ lưỡng mọi vấn đề. Từ đó, đưa ra quyết định tối ưu nhất.
>>> Xem thêm: Cách viết kỹ năng trong CV
Nhìn chung, kỹ năng đàm phán luôn nằm trong top đầu các kỹ năng mềm, là yếu tố các nhà tuyển dụng chú trọng khi phỏng vấn ứng viên. Kỹ năng này có thể được trau dồi trong suốt quá trình làm việc, chủ động học hỏi tích lũy kinh nghiệm của mỗi người. Mong rằng với những thông tin TopCV.vn chia sẻ sẽ giúp bạn đọc phần nào hiểu rõ hơn về kỹ năng đàm phán và những nguyên tắc để đàm phán thành công!
