Bật mí kinh nghiệm viết email xin việc gây ấn tượng nhất

Để lại ấn tượng với nhà tuyển dụng là mục tiêu của bất kỳ người nào khi đi xin việc. Chính vì thế việc chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ trong email ứng tuyển là cần thiết. Để thể hiện tính chuyên nghiệp và năng lực của mình đừng bỏ qua kinh nghiệm viết email xin việc chuẩn nhất sau đây.

Chọn email có tên phù hợp để gửi thư xin việc

Gửi thư xin việc bằng bất kỳ địa chỉ email nào là sai lầm mà nhiều ứng viên gặp phải. Nếu là nhà tuyển dụng chắc chắn bạn sẽ thích một email được xây dựng chỉn chu và chuyên nghiệp ngay từ địa chỉ email. Chính vì thế ngay từ việc đặt tên email bạn cần phải thể hiện sự nghiêm túc của mình. Địa chỉ email (tên email) chính là cái tên định danh để người dùng biết bạn là ai trong môi trường giao tiếp trên internet.

Thời đại công nghệ phát triển việc lập một email không khiến bạn mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, khi đặt tên email, cách tốt nhất là lựa chọn một địa chỉ email có chứa tên bạn và có thể kèm theo một vài con số. Chẳng hạn như: “phamthu1991@gmail.com” hay “lenguyen1204@gmail.com”. 

Bạn nên tránh đặt những tên email không có ý nghĩa, quá dài hoặc chứa các nickname, biệt hiệu khá trẻ con, chẳng hạn như: “thubuongbinh123@gmail.com” hay “nhocvotinh2030@gmail.com”, “girlxinhdep123@gmail.com”. Điều này sẽ làm giảm đi sự chuyên nghiệp ngay từ tên email, dễ khiến cho nhà tuyển dụng khó chịu.

>>> Cập nhật ngay những mẫu Thư xin việc chuẩn, độc, lạ tại TopCV:

Tạo Cover Letter ngay

Bố cục email rõ ràng - Kinh nghiệm viết email xin việc quan trọng

Một email có bố cục rõ ràng, chỉn chu trong từng câu từ chắc chắn sẽ “hạ gục” nhà tuyển dụng. Chính vì thế, một trong những kinh nghiệm viết email xin việc quan trọng mà bạn cần nhớ là rõ ràng ngay từ khâu bố cục. Bạn có thể viết thư xin việc theo bố cục gồm các phần như sau:

Tiêu đề email xin việc

Một trong những kinh nghiệm viết email xin việc là dòng tiêu đề email phải thể hiện rõ ràng ý định của bạn. Nghĩa là tiêu đề email cần chứ cụm từ “ứng tuyển” hoặc thông tin liên quan đến chức danh, vị trí ứng tuyển. 

Khi viết tiêu đề email xin việc ứng viên nên chú ý viết đầy đủ thông tin, súc tích và ngắn gọn. Nếu nhà tuyển dụng có hướng dẫn cụ thể thì bạn cần tuân thủ đúng theo yêu cầu mà công ty tuyển dụng đưa ra. Trong trường hợp nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu nào về tiêu đề, bạn có thể viết tiêu đề email xin việc theo cú pháp: “[Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty/doanh nghiệp]” hoặc "[Họ và tên] - Ứng tuyển [vị trí/Chức vụ] tại [Tên công ty]"

Điều này sẽ giúp email của bạn không bị thất lạc và quá trình tuyển dụng cũng dễ dàng hơn. Nhà tuyển dụng thường nhận được rất nhiều email nên việc ghi tiêu đề email rõ ràng sẽ nhanh chóng giúp họ nhận biết được email đó đang cung cấp thông tin gì. 

Nội dung email xin việc

Một trong những cách viết email xin việc chuẩn được nhiều người chia sẻ đó là viết nội dung theo đúng chuẩn và cung cấp được các thông tin nổi bật của ứng viên. Bạn hãy chú ý những điều sau khi viết nội dung email:

Phần mở đầu

Hãy bắt đầu thư xin việc bằng cụm từ “Kính gửi”. Tiếp theo hãy ghi rõ: Tên phòng ban hoặc Tên người tuyển dụng. Cú pháp cho phần mở đầu email xin việc bạn có thể sử dụng như sau: “Kính gửi - tên phòng ban” hoặc “Kính gửi – Anh/chị - Tên người tuyển dụng – Tên phòng ban”. Cách viết này thể hiện sự tôn trọng mà bạn dành cho nhà tuyển dụng.

Phần nội dung

Phần nội dung rất quan trọng, giúp bạn có nhận được sự quan tâm của người tuyển dụng hay không? Khi viết nội dung bạn hãy nhớ đầy đủ những thông tin như: Thông tin giới thiệu về bản thân; mục đích viết email để ứng tuyển vào vị trí nào; nêu kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích nổi bật mà bạn đã đạt được trong ngành nghề. 

Với những ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thì có thể cung cấp thông tin về các hoạt động, thành tích đạt được trong quá trình học tập. Lưu ý những thông tin này cần liên quan đến vị trí công việc đang ứng tuyển.

Phần kết

Khi kết thúc email xin việc đừng bỏ qua lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã đọc email và xem xét thư xin việc của bạn. Tại phần kết này bạn nên có phần chữ ký (bao gồm họ và tên, số điện thoại) để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. 

Hãy chú ý đến hồ sơ đính kèm trong email xin việc

Ngoài nội dung thì bạn cũng nên chú ý đến phần hồ sơ đính kèm trong email xin việc. Thông thường tệp đính kèm sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của bên tuyển dụng và vị trí công việc mà bạn ứng tuyển. 

Tuy nhiên về cơ bản tệp đính kèm trong email xin việc sẽ bao gồm: CV, đơn xin việc, một số chứng chỉ cá nhân, tài liệu bên tuyển dụng yêu cầu. Trước khi gửi hãy chuẩn bị thật kỹ tài liệu và kiểm tra để chắc chắn phần đính kèm được chính xác nhất về mặt nội dung, giá trị và hình thức, chính tả. Tên các tệp đính kèm nên đặt rõ ràng và dễ dàng nhận dạng được.

Lưu ý, nếu nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu nào về định dạng của các tài liệu đính kèm thì bạn nên chuyển hồ sơ đính kèm sang định dạng PDF để đảm bảo rằng các tài liệu giữ được định dạng chính xác, dù nhà tuyển dụng mở trên loại máy tính hoặc ứng dụng nào.

>>> Bạn có thể sử dụng ngay công cụ tạo CV miễn phí của TopCV để thiết kế mẫu CV chuyên nghiệp gửi kèm email xin việc nhanh chóng!

Tạo CV ngay

Chú ý cách xưng hô trong email xin việc

Nếu chưa có kinh nghiệm chắc chắn việc xưng hô như thế nào trong email xin việc cũng khiến nhiều bạn băn khoăn. Nên xưng “em” hay “tôi” trong email xin việc và gọi nhà tuyển dụng là “Anh/chị” hay “Ông/ bà”? Tất cả những câu hỏi này đều khiến bạn bối rối. Tuy nhiên lời khuyên từ những chuyên gia là nên dùng “Tôi – quý công ty” hoặc “Tôi – Anh/chị” trong email xin việc.

Cách xưng hô như vậy sẽ giúp bạn trở nên nghiêm túc và mối quan hệ giữa người xin việc và nhà tuyển dụng cũng trở nên bình đẳng hơn. Đồng thời nhà tuyển dụng cũng sẽ cảm thấy bạn đánh giá cao công ty hơn.

Chọn thời gian gửi email ứng tuyển hợp lý

Dù bạn nóng lòng muốn có được công việc đáng mơ ước tuy nhiên đừng vội vàng, hãy chọn thời điểm thích hợp để gửi email xin việc. Thời điểm tốt nhất để gửi thư xin việc là trước 9 giờ sáng hoặc sau 9 giờ tối từ thứ Ba đến thứ Năm hàng tuần. Đây là thời điểm giúp thư của bạn được nhà tuyển dụng quan tâm hơn. Tránh gửi vào đầu tuần bận rộn hay kỳ nghỉ cuối tuần để thể hiện sự khéo léo của bạn.

Vậy nếu không nhận được phản hồi có nên gửi lại email xin việc? Câu trả lời là Có. Bởi có rất nhiều nguyên nhân khách quan khiến email của bạn không đến được với nhà tuyển dụng hoặc rất có thể bạn chưa phù hợp với công việc mà công ty tuyển dụng. Chính vì thế hãy gửi lại email xin việc sau một khoảng thời gian từ 1 - 2 tuần. 

Ngoài các kinh nghiệm viết email xin việc kể trên, một số mẹo hay và chuyên nghiệp mà bạn nên áp dụng khi gửi thư xin việc bằng email là:

• Không nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng tại khung “Đến” cho tới khi bạn hoàn tất phần nội dung email và chắc chắn 100% rằng mọi thứ đều đã chuẩn chỉnh và hoàn hảo. Điều này giúp bạn tránh được tình huống vô tình nhấn “Gửi” quá sớm và gửi đi một email chưa hoàn thành hoặc còn tồn tại các lỗi chính tả, thậm chí là chưa đính kèm các tệp tài liệu xin việc.
• Bạn nên gửi email kiểm tra cho chính mình trước để đảm bảo email trông ổn và tất cả các tệp đính kèm thích hợp. Khi đã chắc chắn rằng email của mình đã chuẩn chỉnh, bạn hãy gửi email xin việc cho nhà tuyển dụng.

>>> Đọc thêm: Cách viết email xin việc bằng tiếng anh

Như vậy là TopCV đã cung cấp cho bạn những kinh nghiệm viết email xin việc được nhiều người chia sẻ. Áp dụng những kinh nghiệm trên chắc chắn bạn sẽ “hạ gục” nhà tuyển dụng ngay nếu phù hợp công việc. Chúc bạn thành công!

Ngoài ra đừng quên truy cập TopCV thường xuyên để cập nhật các tin tức tuyển dụng việc làm trên toàn quốc được làm mới mỗi ngày. Bằng việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo, chúng tôi sẽ kết nối bạn đến các nhà tuyển dụng uy tín để gia tăng cơ hội tìm kiếm công việc phù hợp với năng lực của bản thân.