Giữa guồng quay tất bật của hàng tá công việc mỗi ngày, việc lên kế hoạch chi tiết vô cùng quan trọng để mọi thứ diễn ra theo đúng ý muốn và đạt hiệu quả tối ưu nhất. Đây là kỹ năng tưởng chừng nhỏ bé, đơn giản nhưng thực tế ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc. Tuy nhiên, lập kế hoạch như thế nào cho hiệu quả? Có những mẹo nào giúp nâng tầng kỹ năng lập kế hoạch siêu hay? Trong bài viết dưới đây, TopCV sẽ chia sẻ cho bạn đọc lời giải đáp về nhắc thắc mắc trên.
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý để đạt được kết quả mong muốn.
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng một người căn cứ vào mục tiêu được xây dựng từ trước để lập chiến lược, đưa ra quy trình và phương pháp hiện thực hóa mục tiêu trong thời gian nhất định. Về cơ bản, lập kế hoạch là vạch ra lộ trình cụ thể (ngắn hạn hoặc dài hạn) để hoàn thành công việc/nhiệm vụ trước khi bắt đầu. Dù dự án nhỏ hay doanh nghiệp lớn, kỹ năng lập kế hoạch đều cần thiết và giúp bạn xác định được mục tiêu và đưa ra những bước cần thiết để hoàn thành công việc.
Kỹ năng xây dựng kế hoạch được thể hiện thông qua các khả năng dưới đây:
- Xác định mục tiêu và thời gian dự định hoàn thành.
- Lên kế hoạch, lập chiến lược và đưa ra phương pháp thực thi để biến mục tiêu thành hiện thực.
- Sắp xếp các hành động theo từng bước phù hợp để mục tiêu đề ra hoàn thành như ý muốn.
>> Tìm kiếm cơ hội việc làm cập nhật mới nhất tại TopCV
Lợi ích khi sở hữu kỹ năng lập kế hoạch
Sở hữu và biết cách áp dụng kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích không ngờ tới. Đặc biệt, khi trang bị tốt kỹ năng này, những người đứng đầu doanh nghiệp sẽ dẫn dắt đội nhóm đi đúng con đường và tỷ lệ đạt thành công cao hơn. Theo đó, những lợi ích kỹ năng lập kế hoạch mang lại có thể kể đến như:
- Lập kế hoạch cụ thể giúp bạn xác định được việc gì nên ưu tiên làm trước và việc gì làm sau, đảm bảo công việc không bị bỏ sót.
- Sắp xếp một cách khoa học, trình tự thực hiện hợp lý vừa giúp công việc không bị chồng chéo vừa đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
- Dễ dàng theo dõi, kiểm soát các đầu việc để tránh tình trạng bỏ sót hoặc tiến độ bị chậm do làm nhiều việc cùng lúc.
- Tránh trùng lặp khi phân chia công việc cho từng người, vừa tiết kiệm thời gian, công sức vừa tăng hiệu quả công việc.
- Có kế hoạch làm việc chi tiết, bạn sẽ không bị rơi vào "bẫy" trì hoãn, hạn chế tối đa các rủi ro.
- Nâng cao tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm khi tất cả cùng hướng về hoàn thành mục tiêu chung.
>>> Có thể bạn quan tâm: Kỹ năng là gì? Combo các kỹ năng giúp bạn thành công đột phá
Các bước chi tiết lập kế hoạch công việc hiệu quả
Bước 1: Xác định mục tiêu công việc
Trước khi tiến hành lập kế hoạch cụ thể, bạn cần xác định mục tiêu công việc đang hướng tới. Đây là bước quyết định đến sự thành bại của bản kế hoạch. Bạn phải dự đoán kết quả sẽ đạt được, thời gian hoàn thành và những rủi ro sẽ gặp nếu không hoàn thành mục tiêu. Đồng thời, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:
- Lý do gì phải thực hiện công việc này?
- Công việc này có ý nghĩa như thế nào đối với công ty và cá nhân bạn?
- Công việc này quan trọng ra sao?
Lưu ý, không nên đặt mục tiêu quả cao, vượt khả năng của bản thân vừa khiến kết quả đạt được không như ý muốn vừa lãng phí công sức, thời gian.
Bước 2: Nội dung các công việc cần làm
Sau khi đặt mục tiêu, bạn nên liệt kê những công việc cần làm ở mỗi giai đoạn của kế hoạch từ khi bắt đầu đến kết thúc cũng như việc nào ưu tiên. Hoàn thành bước liệt kê, bạn có thể nhìn rõ khối lượng công việc cần làm giúp phân bổ thời gian hợp lý. Bạn có thể phân chia công việc theo ngày, tuần, tháng hoặc quý để tiện thực hiện và quản lý. Để liệt kê chính xác công việc, bạn cần trả lời 5 câu hỏi sau:
- Để hoàn thành mục tiêu cần làm những việc gì?
- Những tài liệu nào liên quan cần chuẩn bị để hoàn thành tốt công việc?
- Công việc nào có thể thay thế để tiết kiệm thời gian?
- Dùng các nguồn lực nào để hỗ trợ công việc? Con người, máy móc hay các thiết bị liên quan?
Bước 3: Phân loại, sắp xếp công việc
Để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và tiết kiệm thời gian, bạn cần biết rõ tính chất cụ thể từng công việc để sắp xếp, phân bổ hợp lý. Trong bản kế hoạch thường chia thành 4 loại công việc cơ bản gồm:
- Công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp cần ưu tiên.
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
- Công việc vừa không quan trọng vừa không khẩn cấp.
Cùng với đó, việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc theo trình tự thời gian hoàn thành công việc cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà không ảnh hưởng mục tiêu ban đầu. Đây cũng là bước quan trọng nếu muốn sở hữu kỹ năng lập kế hoạch hoàn hảo.
Bước 4: Phân chia nguồn nhân lực
Sau khi phân loại mức độ công việc, bước tiếp theo là phân chia công việc phù hợp với thế mạnh của từng người. Không chỉ nắm bắt về số lượng mà bạn còn phải hiểu rõ đặc điểm nguồn nhân lực của mình đang có gì, trình độ, kỹ năng, phẩm chất, tính cách có phù hợp với kế hoạch thực hiện mục tiêu chung không? Sau đó, tiến hành phân bổ hợp lý, đúng người đúng việc vừa tiết kiệm thời gian, chi phí vừa đảm bảo hiệu quả hoàn thành công việc.
>> Khám phá các mẫu CV chất lượng, gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng khi xin việc
Bước 5: Tập trung triển khai công việc theo kế hoạch
Rèn luyện sự tập trung là một trong những cách trau dồi và phát triển kỹ năng lập kế hoạch. Bất kỳ công việc nào, mức độ quan trọng ra sao đều cần được thực hiện một cách nghiêm túc và thật tập trung để đảm bảo hiệu quả tối ưu. Tuy nhiên, tập trung không đồng nghĩa chỉ chăm chăm làm việc cá nhân mình. Thay vào đó, cần để tâm đến các việc khác và kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian (nếu cần). Hãy quyết tâm hoàn thành công việc nhanh nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Bước 6: Ứng biến linh hoạt trong từng công việc
Linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Sự tính toán của mỗi người có hạn, đồng thời, lý thuyết và thực tế luôn khác nhau nên khi thực hiện kế hoạch sẽ có nhiều thứ phát sinh và thay đổi.
Vì thế, mỗi người phải lên những phương án dự trù để xử lý khi có sự cố, không làm gián đoạn công việc. Bên cạnh đó, việc liên tục trau dồi và học hỏi nâng cao kiến thức để áp dụng vào thực chiến cũng vô cùng quan trọng.
Bước 7: Kiểm tra, đánh giá sau khi hoàn thành
Để biết mức độ hoàn thành công việc, bạn phải luôn theo dõi bản thân và các thành viên trong nhóm mỗi ngày, mỗi tuần để biết tiến độ và phát hiện những sai sót ngoài ý muốn (nếu có). Nhờ đó, đưa ra phương pháp xử lý kịp thời để công việc diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch.
Mẹo nâng tầm kỹ năng lập kế hoạch siêu hay
Lập kế hoạch là một kỹ năng cần thiết trong cuộc sống, giúp giải quyết công việc suôn sẻ hơn. Kỹ năng này hoàn thiện hơn thông qua rèn luyện mỗi ngày. Dưới đây là những mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc siêu hay bạn đọc nên biết và áp dụng:
Lập kế hoạch rõ ràng trên sổ
Thay vì kế hoạch chỉ nằm trong đầu, bạn nên phác họa ra sổ tay hoặc phần mềm. Việc làm này giúp bạn có cái nhìn bao quát hơn, dễ phát hiện vấn đề bất cập để chỉnh sửa và thúc đẩy hành động. Hơn nữa, trình bày kế hoạch ra giấy như lời nhắc nhở bạn nhất định phải có trách nhiệm và hoàn thành tốt nhất.
Tạo lịch trình nhờ phần mềm
Dùng lịch hoặc các công cụ checklist trực tuyến để tạo lịch biểu cho các thành viên trong nhóm dễ theo dõi. Khi đã nắm đầu việc và nhiệm vụ cần thực hiện, mọi người sẽ tiến hành thực hiện theo thứ tự ưu tiên, không bỏ sót công việc.
Trong quá trình phân bổ thời gian, người đứng đầu nên dành ra khoảng thời gian nghỉ giữa chừng cho mỗi giai đoạn để các thành viên lấy tinh thần, tiếp tục hoàn thành công việc. Điều này giúp nâng cao nhanh kỹ năng lập kế hoạch, tư duy logic và linh hoạt.
Cùng đồng lòng hướng về mục tiêu
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, bạn cần thuyết phục mọi người đồng lòng hướng về mục tiêu chung. Một kế hoạch hay đến mức nào sẽ không có ý nghĩa nếu tất cả thành viên trong nhóm không đồng cùng hướng về mục tiêu chung và thực hiện nó. Vì thế, kết nối các thành viên trong nhóm thông qua trao đổi trực tiếp, thẳng thắn vô cùng quan trọng, quyết định lớn đến hiệu quả công việc.
Ưu tiên thực hiện việc quan trọng trước
Sắp xếp và thực hiện công việc theo mức độ quan trọng và thời gian hoàn thành là yếu tố cốt lõi của việc lập kế hoạch. Một kế hoạch được sắp xếp chỉn chu, đúng cách phải có sự kết hợp hài hòa giữa kế hoạch cá nhân với kế hoạch nhóm, giữa mục tiêu chính và các sự cố phát sinh bất ngờ.
Sai lầm thường gặp khi rèn kỹ năng lập kế hoạch
Hiện nay, kỹ năng lập kế hoạch được đề cao, đa số nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên sở hữu kỹ năng này. Tuy nhiên, không phải ai cũng áp dụng tốt kỹ năng lập kế hoạch vào công việc, đôi khi vẫn mắc những sai lầm nghiêm trọng như:
- Kế hoạch nằm ngoài khả năng: Mọi sự cố gắng đều trở nên vô nghĩa nếu bạn lên kế hoạch phi thực tế, vượt qua tầm kiểm soát của bản thân cũng như đồng đội. Điều này khiến tất cả dễ chán nản, không có động lực làm việc và từ bỏ.
- Mục tiêu không nhất quán: Đặt mục tiêu không rõ ràng dẫn đến phân bổ nguồn lực bị ảnh hưởng. Theo đó, một người không thể làm cùng lúc nhiều việc với chuyên môn khác nhau dẫn đến hiệu quả công việc bị giảm sút. Hoặc liên tục thay đổi mục tiêu khiến kế hoạch chồng chéo, nhân sự khó tiếp nhận thông tin gây ảnh hưởng tiến độ công việc.
- Chỉ để ý kết quả, bỏ qua quá trình: Mục tiêu cuối cùng đạt được hay không phụ thuộc vào quá trình thực hiện. Tuy nhiên, nếu chỉ quan tâm kết quả mà quên tập trung vào từng bước thực hiện thì hiệu quả công việc không cao.
- Chủ quan, không có phương án dự trù: Dù kế hoạch được lên kỹ càng cũng không tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn. Do đó hãy luôn chuẩn bị vài phương án dự phòng để kịp thời xử lý nếu xảy ra rủi ro.
- Không lên kế hoạch chi tiết: Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện rõ trong việc cụ thể hóa mục tiêu. Lên kế hoạch chung chung khiến bản thân và đồng nghiệp khó hiểu dẫn đến khả năng hoàn thành công việc thấp.
>>> Xem thêm: Sở hữu 10 kỹ năng mềm sau là sẽ có "chìa khóa" thành công
Tạm kết
Có thể thấy, kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Vì thế, bất kỳ ai cũng cần phải trau dồi, cải thiện kỹ năng lập kế hoạch. Từ đó, thiết kế những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn cho bản thân áp dụng vào cuộc sống để mọi việc diễn ra suôn sẻ, thành công hơn.
Mong rằng với những thông tin TopCV chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về kỹ năng lập kế hoạch bao gồm các bước thực hiện, mẹo cải thiện và những sai lầm thường gặp. Bên cạnh kỹ năng lập kế hoạch, bạn đọc tham khảo thêm thông tin một vài kỹ năng mềm hữu ích khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng làm việc nhóm trên TopCV để trang bị kiến thức, hoàn thành mục tiêu xuất sắc.
Nguồn ảnh: Sưu tầm
