Ai cũng cần phải có kỹ năng lập kế hoạch nếu muốn xử lý công việc một cách gọn gàng và hiệu quả. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để rèn được kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Trong bài viết này TopCV sẽ mách bạn 8 bước để lập kế hoạch hiệu quả nhất.
Dù trong cuộc sống hay trong công việc, dù bạn có ở bất kỳ vị trí nào thì bạn cũng cần phải rèn luyện cho mình một kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả. Nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch, có sự kiểm soát tốt trong cuộc sống và công việc thì bạn sẽ thành công hơn rất nhiều.
Hãy cùng xem qua 8 bước lập kế hoạch đơn giản để làm việc một cách hiệu quả nhé!
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch với nhà tuyển dụng và ứng viên?
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào mục tiêu đã xây dựng từ trước để đưa ra các phương pháp, chiến lược, quy trình nhằm đạt được mục tiêu đó trong thời gian nhất định.
Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua các khả năng sau:
- Xác định mục tiêu và phương pháp.
- Đề ra những bước cần thiết để thực hóa mục tiêu đã đề ra
- Sắp xếp các hành động theo quy trình, đồng thời kiểm tra, giám sát nhằm bảo đảm mục tiêu đã đề ra hoàn thành đúng hạn.
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch với nhà tuyển dụng và ứng viên
Vai trò của lập kế hoạch với nhà tuyển dụng
Kế hoạch hóa là cần thiết để nhà tuyển dụng có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.
Dễ dàng theo dõi ngân sách
Kế hoạch hóa quan tâm đến mục tiêu chung đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Điều này còn liên quan đến việc hoạch định kế hoạch tài chính của doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả tuyển dụng.
Phân tích, đánh giá kết quả
Các kế hoạch được đề ra thường xoay quanh việc xác định những mục tiêu cụ thể liên quan đến ngân sách và thời gian thực hiện. Khi đã có mục tiêu cụ thể cần đạt được, doanh nghiệp sẽ có căn cứ đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc chiến dịch.
Đảm bảo quá trình thực hiện mục tiêu diễn ra nhất quán
Một kế hoạch tốt giúp nhà tuyển dụng hoạt động nhất quán hơn bởi được định hướng bởi những mục tiêu cụ thể. Điều này giúp ích rất nhiều cho việc đưa ra những quyết định quan trọng trong quá trình hợp tác tuyển dụng.
Lập kế hoạch phát triển trong tương lai
Kết quả của việc tuyển dụng không chỉ liên quan đến những việc đang diễn ra mà còn liên quan đến các hoạt động kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. Bằng cách lập kế hoạch, doanh nghiệp sẽ xác định được chi phí cần cho việc tuyển dụng trong chu kỳ tiếp theo, khi xác định ngân sách sẽ tăng trưởng kinh tế doanh nghiệp.
Vai trò của lập kế hoạch với ứng viên
Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc
Kỹ năng này giúp ứng viên phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau. Như vậy, ứng viên vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua các công việc phát sinh hàng ngày.
Sắp xếp công việc theo trình tự, tránh chồng chéo
Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực. Sắp xếp công việc có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quá trình làm việc hay tìm kiếm công việc diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ.
Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ
Các mục tiêu chính sẽ luôn được nằm trong tiến độ chung và được theo dõi sát sao trong suốt quá trình làm việc. Điều này giúp tránh tình trạng sót việc hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính.
Chủ động trong việc phát triển bản thân
Dễ dàng kiểm soát được quá trình làm việc, rà soát lại các ưu - nhược điểm chính là một trong cách rèn luyện lập kế hoạch hiệu quả. Một kế hoạch cụ thể giúp ứng viên làm chủ được bản thân ở các khía cạnh:
- Đang phát triển theo hướng nào?
- Cần những gì để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định?
Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra
Kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Ứng viên sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bản thân tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.
8 bước chi tiết lập kế hoạch hiệu quả đơn giản
Bước 1: Xác định mục tiêu
Đây là bước đầu tiên quyết định thành bại của một bản kế hoạch. Khi bắt tay vào bất cứ một công việc gì, hãy tự trả lời những câu hỏi sau:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Công việc này có ý nghĩa gì với bạn và với công ty bạn?
- Tính quan trọng của công việc này là gì?
Việc xác định được mục tiêu, yêu cầu sẽ giúp bạn tập trung và dồn thời gian cũng như tâm huyết cho công việc đó.
Hãy bám sát với mong muốn và khả năng của mình để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Đừng có đặt mục tiêu quá cao bởi nếu không đạt được sẽ khiến bạn bị suy giảm ý chí, cũng như đừng đặt mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không cao.
Bước 2: Xác định nội dung của công việc
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu của công việc, tiếp theo hãy xác định nội dung của công việc.
Để xác định được nội dung của công việc bạn cần phải trả lời được 5 câu hỏi dưới đây:
- Nội dung công việc cần làm gì?
- Cần phải chuẩn bị những tài liệu liên quan gì để hoàn thành công việc?
- Nội dung cần hoàn thành là gì?
- Đâu là nội dung có thể thay thế?
- Nguồn lực hỗ trợ cho công việc là gì?
Nguồn lực ở đây có thể là: Con người, máy móc và thiết bị.
Bước 3: Xác định công việc đó ai là người thực hiện, ở đâu và khi nào?
Nhiều người khi lập kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc mà không chú trọng đến những người thực hiện, địa điểm và thời gian thực hiện.
Để kế hoạch thành công, người lập kế hoạch phải xác định rõ ai sẽ là người thực hiện. Người thực hiện có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và tính cách có phù hợp với kế hoạch này hay không?
Lên rõ kế hoạch ai là người hỗ trợ, ai kiểm tra và có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ hay không? Về vấn đề thời hạn của công việc, trước tiên bạn cần phân tích rõ mức độ khẩn cấp và quan trọng của những công việc cần làm.
Bước 4: Các loại công việc khác nhau
Để kế hoạch hoàn hảo, bạn cần phải xác định được các loại công việc sau đó lựa chọn công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau.
Mức độ công việc được chia thành 4 loại khác nhau:
- Công việc khẩn cấp, quan trọng.
- Công việc không quan trọng nhưng lại khẩn cấp.
- Công việc không khẩn cấp nhưng lại quan trọng.
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Khi đã xác định được công việc của mình thuộc mức độ nào thì bạn có thể dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Tất nhiên là bạn sẽ phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp đầu tiên.
Bước 5: Ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc
Có nhiều cách sắp xếp thứ tự công việc, tuy nhiên bạn có thể ưu tiên sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành.
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Đây cũng là một trong những bước vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn có được kỹ năng lập kế hoạch hoàn hảo.
Bước 6: Tập trung thực hiện kế hoạch
Một trong những cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch là bạn phải luyện cho mình được sự tập trung.
Sự tập trung sẽ giúp bạn thực hiện công việc hiệu quả và tiết kiệm được nhiều thời gian.
Tuy nhiên không có nghĩa là khi làm việc bạn sẽ chỉ biết mỗi một việc bạn đang làm. Để tiết kiệm thời gian bạn còn cần phải để tâm đến các việc khác và có thể thì hãy kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.
Bước 7: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế và lý thuyết luôn khác nhau. Trong quá trình thực hiện kế hoạch có nhiều việc phát sinh không trùng hợp với lý thuyết, hãy chuẩn bị sẵn một số tình huống sẽ phát sinh và phải có phương án dự phòng khi phát sinh những việc nằm ngoài kế hoạch.
Bước 8: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết được bản thân đã hoàn thành công việc đến đâu, liệu công việc có hoàn thành đúng thời hạn hay không bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và đốc thúc bản thân thực hiện công việc theo đúng kế hoạch.
Nếu thường xuyên kiểm tra và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch bạn sẽ có thể đánh giá được chất lượng của các công việc theo từng giai đoạn.
Kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đưa ra được mục tiêu, phương hướng thực hiện công việc, từ đó sẽ giúp bạn hình thành nên những tiêu chuẩn, tạo điều kiện thuận lợi giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Dù là cuộc sống hay là sự nghiệp nếu như bạn có kỹ năng lập kế hoạch bạn sẽ thành công hơn rất nhiều.
TopCV hi vọng rằng với những bước lập kế hoạch trên đây sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết được công việc một cách hợp lý nhất và thành công hơn trong công việc và cuộc sống.
Bạn có thể tham khảo thêm một số những kỹ năng mềm rất hữu ích cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lắng nghe,... tại TopCV.
Nguồn ảnh: Sưu tầm
