Cách viết email khi gửi CV online gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Gửi CV online thông qua email là một trong những cách giúp ứng viên dễ dàng tiếp cận với những vị trí việc làm tiềm năng. Trong bài viết này, TopCV sẽ hướng dẫn bạn cách viết email kèm CV để gây ấn tượng nhất với nhà tuyển dụng.

Hướng dẫn cách gửi CV online qua email

Trước khi đi sâu vào cách viết email, bạn cần biết cách gửi CV qua email đúng cách. Đây có thể là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhận thấy về bạn. Tốt nhất là bạn nên sử dụng một email nghiêm túc (bao gồm họ và tên) thay vì biệt danh (ví dụ: cobecodon@gmail.com, boynhangheo@gmail.com). Chúng có thể khiến nhà tuyển dụng cho rằng bạn thiếu chuyên nghiệp.

Để gửi CV online qua email, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Tìm và nhập địa chỉ email của nhà tuyển dụng.
• Bước 2: Đề cập đến lý do bạn gửi CV online trong dòng tiêu đề.
• Bước 3: Ở đoạn đầu tiên, hãy gửi lời chào tới người nhận (với tên trong email) và giới thiệu sơ lược về bản thân cũng như lý do gửi CV.
• Bước 4: Ở đoạn thứ 2, tóm tắt ngắn gọn những giá trị mà bạn có thể mang lại cho công ty.
• Bước 5: Kết thúc phần thân email bằng cách đề cập tới mong muốn được gặp mặt trực tiếp.
• Bước 6: Kết thúc toàn bộ email một cách lịch sự với đầy đủ họ tên và chữ ký chuyên nghiệp bao gồm thông tin liên hệ.
• Bước 7: Sử dụng nút “Đính kèm” trong giao diện email. Sau đó chọn và tải lên CV online cũng như Cover Letter của bạn.
• Bước 8: Kiểm tra lại mọi thứ xem đã chính xác chưa. Cuối cùng bấm nút “Gửi”.

>>> Xem thêm: CV là gì

Thời gian gửi mail xin việc kèm CV online lý tưởng nhất

Nghiên cứu của Dice.com chỉ ra rằng việc gửi đơn xin việc thời điểm từ 6 giờ đến 10 giờ sáng thứ Hai sẽ giúp tăng tỷ lệ được phỏng vấn lên tới 46% so với thông thường. Đồng thời, khả năng được tuyển dụng cũng tăng lên một  cách đáng kinh ngạc khi lên tới 89%. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần ghi nhớ nguyên tắc vàng: Ai đến trước được phỏng vấn trước. Để tốt nhất là bạn nên gửi email hoặc đơn xin việc trong vòng 4 ngày kể từ khi tin tuyển dụng được đăng. Vì vậy, nếu bạn tìm thấy một cơ hội việc làm hấp dẫn vào thứ Năm, đừng trì hoãn đến thứ Hai tuần sau mà hãy gửi email kèm CV online ngay lập tức.

Một lưu ý nữa mà bạn cần nhớ là, hãy cá nhân hóa email cũng như CV của bạn sao cho phù hợp và tối ưu nhất với công việc mà bạn đang mong muốn đạt được. Việc gửi một email kèm CV chung cho tất cả vị trí việc làm sẽ làm giảm tỷ lệ bạn giành được cơ hội phỏng vấn trước những ứng viên khác. 

7 yếu tố cần có trong email xin việc

Trước khi viết email xin việc kèm CV online, bạn hãy cân nhắc kỹ những yếu tố cần có trong đó. Dưới đây là 7 yếu tố chính mà TopCV đã đúc kết ra trong quá trình nghiên cứu hàng trăm nghìn mẫu email xin việc:

• Dòng tiêu đề rõ ràng.
• Lời chào hỏi.
• Giới thiệu bản thân và lý do gửi email.
• Điểm mạnh và giá trị của bạn.
• Đề cập mong muốn phỏng vấn, gặp mặt trực tiếp.
• Chữ ký chuyên nghiệp kèm thông tin liên hệ.
• CV online, Cover Letter đính kèm.

Cụ thể nội dung cho từng đề mục bao gồm:

Tiêu đề email

Tiêu đề là một trong những yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ xem xét để quyết định xem liệu họ có nên mở email của bạn không. Ngoài ra, dòng tiêu đề rõ ràng cũng đảm bảo email không bị chuyển thẳng vào thùng thư rác của nhà tuyển dụng. 

Một định dạng tiêu chuẩn cho dòng tiêu đề email mà bạn có thể áp dụng là: [Vị trí công việc - Tên của bạn]. Ví dụ rõ ràng hơn:

• Giám đốc Tiếp thị - Trần Văn An
• Kỹ sư giàu kinh nghiệm đang tìm kiếm vị trí tại [Tên công ty].

Tiêu đề dưới có thể giúp bạn trở nên nổi bật hơn so với những ứng viên còn lại. Tuy nhiên cũng có một số vị trí việc làm yêu cầu ứng viên phải điền tiêu đề theo mẫu. Trong trường hợp đó, bạn nên thực hiện đúng như quy định của nhà tuyển dụng.

Lời chào

Trước khi gửi lời chào, bạn cần biết bạn đang gửi email cho ai và ở bộ phận nào. Bạn có thể thu thập những thông tin này trên website của doanh nghiệp hoặc thông qua mạng xã hội (Facebook, LinkedIn,...). 

Sau đó, bạn có thể áp dụng định dạng lời chào tiêu chuẩn sau: Kính gửi [ Tên nhà tuyển dụng ]. Trong trường hợp không thể tìm thấy thông tin, hãy sử dụng định dạng: Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty [Tên công ty].

Giới thiệu về bản thân và lý do gửi email

Ở đoạn đầu tiên, bạn cần giới thiệu rõ ràng về bản thân và lý do gửi email này tới người tuyển dụng. Dưới đây là một số ví dụ về lời giới thiệu bản thân và lý do tiêu chuẩn mà bạn có thể áp dụng:

• Tên tôi là Nguyễn Văn Tân, hiện tại tôi viết thư này cho anh/chị về vị trí Chuyên viên phân tích tài chính tại Công ty X.
• Tên tôi là Trần Thị Hoa và tôi mong muốn nộp hồ sơ ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên phân tích tài chính tại công ty của anh/chị.

Điểm mạnh và giá trị của bạn

Sau phần giới thiệu và nêu lý do gửi email, đoạn văn thứ 2 cần nói về năng lực và những giá trị mà bạn có thể mang lại cho tổ chức. Bên cạnh đó là những lý do mà bạn quan tâm tới vị trí công việc này hơn những vị trí khác trên thị trường. 

Những yếu tố nên đề cập tới trong email khi gửi CV online bao gồm:

• Thành tích trong quá trình làm việc.
• Kinh nghiệm làm việc có liên quan.
• Trình độ chuyên môn liên quan trực tiếp tới vị trí đang ứng tuyển.
• Nếu bạn là người mới và lần đầu viết email xin việc thì có thể đề cập tới những thông tin sau:
• Các vị trí thực tập có liên quan.
• Thành tựu trong thời sinh viên.
• Khóa học, chứng chỉ có liên quan.

Tuy nhiên lưu ý rằng, đừng đi sâu vào những thông tin này. Email chỉ nên viết một cách ngắn gọn, còn CV online hay Cover Letter mới là nơi để bạn trình bày chi tiết. Tốt nhất là bạn chỉ nên đề cập tới những thành tích ấn tượng hoặc có liên quan để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Đề cập mong muốn phỏng vấn, gặp mặt trực tiếp

Đây là phần cuối của thân email trước khi kết thúc và ký tên. Ở phần này cần thể hiện rằng bạn đã sẵn sàng để phỏng vấn hoặc gặp mặt trực tiếp để nói thêm về kinh nghiệm làm việc và trình độ chuyên môn. Phần này cũng có thể bao gồm đề nghị được trả lời thêm bất cứ câu hỏi hay phản hồi nào từ nhà tuyển dụng.

Chữ ký chuyên nghiệp kèm thông tin liên hệ

Phần này không quá phức tạp. Bạn chỉ cần điền các thông tin theo định dạng tiêu chuẩn chung sau:  

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chi tiết liên hệ, có thể bao gồm số điện thoại và email]

[Chữ ký điện tử]

Điều này sẽ mang lại cảm giác cá nhân hóa cũng như tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp đối với nhà tuyển dụng. Ngoài định dạng này, bạn cũng có thể tự thiết kế các mẫu chữ ký sao cho ấn tượng và thể hiện bản sắc của riêng bạn.

CV online, Cover Letter đính kèm

Nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên gửi CV, Cover Letter dưới định dạng Word hoặc PDF qua email. Tuy nhiên nếu họ không chỉ định định dạng tiêu chuẩn cho những tệp đính kèm này thì hãy gửi ở dạng PDF để tránh các vấn đề kỹ thuật, biến dạng nội dung.

Tham khảo thêm các mẫu CV online và Cover Letter chuẩn: 

>> Danh sách mẫu CV xin việc tiếng Anh / Việt / Nhật chuẩn 2023

>> Danh sách mẫu Cover Letter xin việc tiếng Anh / Việt / Nhật chuẩn 2023

Một số loại email mẫu theo mục đích gửi CV online

Dưới đây là một số mẫu email kèm CV online hoàn chỉnh tham khảo trong trường hợp bạn chưa biết bắt đầu từ đâu. Bạn cũng có thể tham khảo chúng để hoàn thiện email của mình hoặc giúp chúng trở nên ấn tượng hơn.

Mẫu 1 - Email trả lời cho tin tuyển dụng yêu cầu gửi CV online qua email

Tiêu đề : [ Chức vụ] - [Tên công ty]

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm của mình về vị trí [Chức danh vị trí] trong công ty [Tên công ty] mà tôi đã biết thông qua [tên nguồn].

Dựa trên kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong ngành [Liệt kê các kinh nghiệm liên quan của bạn], tôi tin rằng mình sẽ là mang lại nhiều giá trị tích cực cho tổ chức.

Tôi nhận thấy [Tên công ty] có thể mang tới cho tôi môi trường tốt để phát triển thông qua [Điền lý do liên quan đến kinh nghiệm, kỹ năng có thể học tập, cơ hội phát triển, v.v.].

Vui lòng xem CV đính kèm của tôi để biết thêm thông tin chi tiết và để lại bất cứ câu hỏi nào nếu anh/chị còn thắc mắc.

Cảm ơn anh/chị đã xem xét và tôi mong nhận được phản hồi sớm của anh/chị.

Trân trọng,

[Tên]

Mẫu 2 - Email gửi CV online cho một nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn thông qua các nền tảng/sự kiện/quan hệ cá nhân

Tiêu đề: CV - [ Chức vụ] - [ Tên công ty]

Kính gửi [Tên người nhận],

Thật may mắn khi được nói chuyện với anh chị vào [Hôm qua / Sự kiện,...]!

Như đã trao đổi, tôi có mong muốn được ứng tuyển vào vị trí [Chức danh] trong công ty [Tên công ty].

Tôi đã đính kèm CV online của mình ở bên dưới để anh/chị có thể tiện theo dõi và chuyển tiếp nó khi cần.

Mong anh/chị có thể phản hồi sớm kết quả sớm hoặc đặt thêm bất kỳ câu hỏi nào mà anh/chị còn thắc để tôi có thể giải đáp.

Trân trọng,

[Tên]

Mẫu 3 - Email gửi CV online chung cho nhiều cơ hội việc làm tiềm năng

Tiêu đề: [ Tên công ty] – Yêu cầu cơ hội làm việc

Kính gửi [Tên người nhận],

Tôi là [Họ và tên] có kinh nghiệm trong [Ngành + mô tả kinh nghiệm liên quan].

Hiện tại, tôi đang quan tâm tới vị trí [Chức vụ] trong [Tên công ty] và muốn liên hệ với anh/chị để hỏi xem liệu có bất kỳ cơ hội việc làm nào phù hợp không. Tôi nhận thấy sự phù hợp giữa mình với tổ chức bởi [Các lý do cụ thể].

Tôi đã đính kèm CV online của mình bên dưới. Mong rằng anh/chị có thể dành chút thời gian để xem xét và để lại bất cứ câu hỏi nào liên quan tới CV của tôi.

Trân trọng,

[Tên]

Xem thêm: Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ kinh nghiệm về cách viết email kèm CV online mà các ứng viên nên nắm rõ. Mong rằng qua bài viết, bạn sẽ tự chuẩn bị được một bức thư chỉn chu để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Tạo CV ngay

Ngoài ra, đừng quên truy cập TopCV để cập nhật ngay những mẫu CV, Cover Letter mới nhất để bắt kịp xu hướng tuyển dụng hiện nay. Ngoài ra, với hệ sinh thái các tính năng hữu ích như TopCV Contest, TopCV Skills sẽ là bệ phóng vững chắc giúp ứng viên thành công đạt được vị trí công việc như mong đợi.