Bộ câu hỏi phỏng vấn Quản lý dự án kèm gợi ý cách trả lời

Quản lý dự án hiện được nhiều doanh nghiệp săn đón với mức đãi ngộ tốt, mức lương cao. Do đó, những câu hỏi phỏng vấn cũng sẽ khắt khe hơn. Tham khảo ngay bộ câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án của TopCV để chuẩn bị tốt cho cuộc phỏng vấn sắp tới nhé.

Câu 1: Theo bạn, quản lý dự án là quản lý những yếu tố nào?

Đây chính là câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà nhà tuyển dụng sẽ dùng để xác định xem bạn có thể hiểu rõ về công việc sắp tới mà bạn đang ứng tuyển không. Tùy thuộc vào vị trí quản lý dự án sắp tới là dự án gì, câu trả lời cho câu hỏi phỏng vấn sẽ khác nhau. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo một số yếu tố chính mà bạn sẽ cần thực hiện khi làm quản lý dự án như sau:

• Quản lý chuyên môn dự án: Thực hiện các công việc liên quan đến lập kế hoạch, lịch trình của dự án,…
• Quản lý nhân sự của dự án: Bạn cần xác định để dự án thành công, bạn sẽ cần số lượng nhân lực như thế nào, cần những vị trí như thế nào,…
• Quản lý tài chính: đối với bất kỳ dự án nào, bạn cũng phải xác định được để hoàn thành dự án đó sẽ cần mức chi phí bao nhiêu,…
• Quản lý hành chính: Lên các cơ chế, quy định liên quan đến khen thưởng, xử phạt hoặc luật với từng thành viên, nhân sự trong dự án.

Câu 2: Quản lý dự án sẽ cần có những kỹ năng như thế nào?

Để thành công hơn ở vị trí quản lý dự án, bạn nên nắm rõ vị trí này sẽ cần những kỹ năng gì. Vì vậy, câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này được đưa ra để xác định xem ứng viên có thực sự tìm hiểu nghiêm túc về vị trí đang ứng tuyển không.

Để trả lời câu hỏi về quản lý dự án này, bạn nên lưu ý sắp xếp các kỹ năng theo từng nhóm nhỏ. Ví dụ như:

• Nhóm kỹ năng chuyên môn: Là những kiến thức chuyên môn mà người làm quản lý dự  án cần có. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ cần có kiến thức chuyên môn liên quan đến ngành nghề mà dự án đang hoạt động.
• Nhóm kỹ năng hỗ trợ: Ví dụ như kỹ năng quản trị nhân sự, kỹ năng lập kế hoạch, quản trị thời gian,…
• Nhóm kỹ năng đặc thù: Hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực sẽ có những công cụ, phần mềm riêng để hỗ trợ cho quá trình hoạt động. Do đó, nhóm này là những kỹ năng liên quan đến khả năng sử dụng những loại công cụ đó.

>>> Xem thêm các việc làm Quản lý dự án lương cao, được cập nhật mới nhất trên TopCV để biết nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có những kỹ năng như thế nào!

Tìm việc Quản lý dự án  

Câu 3: Hãy nêu một mô hình quản lý dự án lý tưởng của bạn?

Hiện nay, có khá nhiều mô hình quản lý dự án. Tuy vậy, không có bất kỳ mô hình nào có thể đạt được mức độ hoàn hảo lý tưởng. Do đó, nhà tuyển dụng thường sẽ sử dụng câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này để xác định xem ứng viên có cái nhìn thực tế về vị trí đang ứng tuyển không.

Để trả lời câu hỏi này, đầu tiên bạn cần khẳng định với nhà tuyển dụng rằng không có bất kỳ mô hình quản lý dự án nào là lý tưởng hoặc hoàn hảo. Chỉ có mô hình quản lý phù hợp và tối ưu nhất có thể cho dự án.

Sau đó, bạn có thể nêu ra một số mô hình dự án mà bạn đã từng sử dụng. Đối với từng mô hình, bạn nên lưu ý nêu ưu – nhược điểm cho những mô hình đó. Ví dụ như một số mô hình quản lý dự án sau đây:

• Mô hình quản lý dự án Scrum.
• Mô hình quản lý dự án Agile.
• Mô hình quản lý tổ chức dự án Kanban.
• Mô hình quản lý dự án CPM.
• Mô hình tổ chức dự án, quản lý RAD.
• Mô hình quản lý dự án theo biểu đồ Gantt.

Câu 4: Bạn sẽ làm gì nếu dự án không đúng với lịch trình, kế hoạch ban đầu?

Đối với bất kỳ quá trình dự án nào, bạn cũng có thể gặp những sự cố, vấn đề đột xuất khiến cho tiến trình của dự án không đúng với kế hoạch ban đầu. Vì vậy, nhà tuyển dụng thường sử dụng câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này để xác định khả năng xử lý tình huống của ứng viên như thế nào.

Vì vậy, nếu bạn đã từng có kinh nghiệm trước đó, hãy đưa ra một tình huống cụ thể đã từng làm chậm tiến độ, lịch trình của dự án. Trong trường hợp bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm trong vấn đề xử lý tình huống, có thể tham khảo ngay một số cách như sau:

• Khi có bất kỳ sự cố nào làm chậm lịch trình của dự án, bạn cần tìm hiểu nguyên nhân của sự cố, vấn đề đó là gì.
• Sau khi đã xác định được nguyên nhân, bạn sẽ ngay lập tức đưa ra phương án để xử lý sự cố đó.
• Ngoài ra, bạn cũng nên nêu rõ rằng, bạn sẽ đưa ra phương án khác để giúp đảm bảo tiến độ của dự án.

>>> Có thể bạn quan tâm: Giám đốc dự án là gì? Chức năng và nhiệm vụ của giám đốc dự án

Câu 5: Bạn đã từng có kinh nghiệm quản lý dự án từ xa/thuê ngoài hay chưa?

Hiện nay, việc quản lý dự án từ xa hoặc thuê các dịch vụ Outsource bên ngoài đã không còn quá xa lạ. Vì vậy, câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này được đưa ra để xác định xem ứng viên có phải là người dễ thích nghi không.

Nếu bạn đã có kinh nghiệm quản lý dự án từ xa/outsource, hãy chia sẻ kinh nghiệm đó với nhà tuyển dụng. Trong trường hợp bạn chưa có kinh nghiệm, có thể tham khảo một số gợi ý sau đây để có thể vượt qua câu hỏi phỏng vấn này tốt hơn:

• Nguyên tắc Assume Remote: Đây là nguyên tắc được áp dụng để chỉ về vấn đề mọi người trong dự án cần luôn ở trong trạng thái làm việc từ xa. Bạn có thể áp dụng những nguyên tắc về chia sẻ thông tin, thường xuyên trao đổi thông tin online,…
• Nguyên tắc Integrity: Với nguyên tắc này, người quản lý dự án sẽ cần đưa ra những cam kết liên quan đến mục tiêu, đảm bảo hoàn thành đúng công việc cho tất cả các thành viên.
• Nguyên tắc Anti – distraction: Cần đảm bảo nhân viên của dự án cần phải làm việc trong môi trường không có yếu tố mất tập trung, làm ảnh hưởng đến kết quả, hiệu quả làm việc.
• Cần đảm bảo được việc tạo động lực, gắn kết văn hóa của dự án thông qua các hoạt động quản lý dự án từ xa.
• Cần luôn ghi nhận, tạo lực, đưa ra những hình thức khen thưởng và xử phạt kịp thời.
• Áp dụng những biện pháp để cá nhân hóa cho mỗi thành viên, từ đó giúp họ thấy được tầm quan trọng của mình trong dự án là như thế nào.

Câu 6: Hãy nêu một sai lầm mà bạn đã từng gặp khi quản lý dự án?

Không phải bất kỳ ai khi thực hiện quản lý dự án có thể hoàn hảo và luôn thành công. Do đó, câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án liên quan đến sai lầm này sẽ là một trong những câu hỏi “bẫy” mà tuyển dụng muốn kiểm tra bạn. Với câu hỏi này, bạn có thể trả lời theo gợi ý như sau:

• Bạn nên đưa ra một ví dụ thực tế về sai lầm của bạn trong quá khứ khi làm việc liên quan đến quản lý dự án.
• Bạn đã xử lý như thế nào khi gặp sai lầm đó.
• Kết quả sau khi đã áp dụng các biện pháp xử lý, khắc phục.
• Sau sai lầm đó, bạn rút ra được bài học, kinh nghiệm như thế nào.

Câu 7: Làm thế nào để bạn có thể sắp xếp được ưu tiên cho các nhiệm vụ trong dự án?

Trong buổi phỏng vấn của mình, đây cũng có thể là một trong những câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà bạn có thể bắt gặp. Để một dự án có thể thành công, bạn sẽ cần phải thực hiện nhiều công việc, nhiệm vụ khác nhau. Điều này sẽ dễ dẫn đến áp lực cho người quản lý.

Do đó, câu hỏi phỏng này được nhà tuyển dụng đưa ra để xác định xem bạn có kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc linh hoạt hay không. Bạn nên lưu ý sắp xếp câu trả lời theo thứ tự phù hợp.

Nếu bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm khi sắp xếp ưu tiên cho các nhiệm vụ, công việc, một số gợi ý sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này tốt hơn:

• Lập bản danh sách những công việc mà bạn cần thực hiện để hoàn thành dự án.
• Xác định tiêu chí để ưu tiên cho các công việc là gì, ví dụ như thời gian, mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ,…
• Sau khi đã có tiêu chí, bạn cần đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng, ghi rõ ràng deadline cho từng hạng mục công việc.
• Sắp xếp lại các nhiệm vụ, công việc theo mức độ ưu tiên.
• Hạn chế những mối quan hệ ưu tiên, trái ngược với nhau.
• Liên tục theo dõi, đánh giá thực tế để có thể thay đổi linh hoạt khi cần thiết.
• Áp dụng thêm danh sách MIT (liệt kê 3 công việc quan trọng nhất cần hoàn thành) hàng ngày.

Câu 8: Theo bạn, yếu tố nào tạo nên sự thành công cho một dự án?

Bất kỳ một hoạt động nào liên quan đến kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá. Do đó, đây sẽ là một trong những câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà nhà tuyển dụng sẽ chú trọng. Bởi, họ sẽ cần đánh giá xem bạn có phải là một nhà quản lý dự án tốt hay không.

Để có thể vượt qua được câu hỏi phỏng vấn này, bạn có thể liệt kê ra một số chỉ số giúp đo lường được mức độ thành công của dự án sau đây:

• Tiêu chí đánh giá dự án thành công: Hoàn thành có đúng thời hạn hay không, có trong ngân sách cho phép không, chất lượng các công việc như thế nào, đáp ứng được mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận không,…
• Yếu tố sử dụng để đo lường: Lợi ích mà dự án cung cấp cho doanh nghiệp, người dùng là gì, chất lượng sản phẩm, chất lượng quá trình, yếu tố rủi ro có thể gặp phải như thế nào,…

Trên đây là những câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án mà bạn có thể tham khảo thêm. Đừng quên chuẩn bị thêm những câu hỏi liên quan đến thông tin cá nhân, tình huống của vị trí này. Hãy luôn đến sớm hơn từ 10 – 15 phút trước buổi phỏng vấn để giúp gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Chúc bạn có thể vượt qua buổi phỏng vấn sắp tới thành công hơn.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ để ứng tuyển vào những tin tuyển dụng việc làm hấp dẫn

Tạo CV ngay