Nhân viên nhân sự là gì? Mô tả công việc của vị trí nhân viên nhân sự

Mục lục:

Nhân viên nhân sự là một vị trí vô cùng quan trọng ở mỗi doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng hiểu đúng về nhiệm vụ của vị trí này. Nhiều người cho rằng, công việc của nhân sự chỉ đơn thuần là tuyển dụng ứng viên cho công ty.

Ở Việt Nam, ngành nhân sự vẫn chưa được đánh giá đúng bản chất, ít ai hiểu được rằng nhân sự có mối quan hệ mật thiết với mọi hoạt động quản trị khác. 

Vậy nhân viên nhân sự là gì? Họ làm những công việc gì? Làm thế nào ứng tuyển được vị trí đang hot này? Bài viết dưới đây, TopCV sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ nhất về nghề này. 

Nhân viên nhân sự là gì? 

Trong một doanh nghiệp, phòng nhân sự hay còn được gọi là “bộ phận hậu cần”, có nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng và các hoạt động khác liên quan đến nhân viên như : đào tạo nhân sự, khen thưởng và chính sách phúc lợi.

Ở các công ty nhỏ chỉ cần 2-3 nhân sự cùng thực hiện công việc trên, còn tại các doanh nghiệp lớn sẽ có sự tham gia của các chuyên gia nhân sự vào các hoạt động như: tìm nguồn cung ứng ứng viên, làm lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên, đào tạo nhân sự mới,....

Nghe qua có vẻ chung chung nhưng khi tìm hiểu mô tả công việc nhân viên nhân sự chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng tưởng tượng ra chân dung người làm công việc này và thấy không hề nhàn hạ như vẫn nghĩ.

>>>> Xem thêm: Tuyển tập những câu hỏi phỏng vấn nhân sự hay gặp nhất

Nhân viên nhân sự là gì?
Nhân viên nhân sự là gì?

Vai trò của nhân viên nhân sự

Vì không trực tiếp đem lại doanh thu cho doanh nghiệp nên nhân viên nhân sự bị cho rằng “vô cùng rỗi nghề”, nhàn hạ ngồi không ăn lương. Tuy nhiên, thực tế, họ lại giữ vai trò vô cùng quan trọng trong việc tìm kiếm ứng viên cho các vị trí trong doanh nghiệp. 

Đồng thời, nhân sự còn phụ trách việc chăm lo đời sống của nhân viên công ty, đại diện công ty xử lý các tranh chấp xảy ra tại công sở. 

Ngoài ra, tất cả việc liên quan đến xây dựng và quản lý phúc lợi, đãi ngộ dành cho nhân viên trong hệ thống doanh nghiệp cũng do nhân sự chịu trách nhiệm. 

Tóm lại, nhân viên nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Nhân viên nhân sự làm gì?

Công việc chung của nghề nhân sự

Trong mỗi doanh nghiệp, các nhân viên làm nhân sự thường có trách nhiệm làm các công việc sau: 

  • Lập kế hoạch đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm và cung ứng nhân viên cho các vị trí của doanh nghiệp.
  • Giám sát tuyển dụng và đánh giá hồ sơ ứng viên. 
  • Thông báo với các ứng viên khi ứng tuyển các quyền lợi cá nhân, quy định chung của công ty, cơ hội thăng tiến,.... trong buổi phỏng vấn. 
  • Thực hiện công tác đào tạo và hoàn thiện hồ sơ cho nhân viên mới.
  • Xây dựng, quản lý các chính sách phúc lợi cho nhân sự trong công ty. 
  • Giải quyết các chính sách, thủ tục, luật pháp và tiêu chuẩn về nhân sự cho nhân viên trong công ty. 
  • Xử lý các vấn đề ở nơi làm việc liên quan đến khiếu nại, tố cáo,... của nhân viên.
  • Ngoài các công việc chung, nhân viên nhân sự còn phụ trách một số đầu việc liên quan khác theo yêu cầu từ cấp trên.

Nhóm công việc tuyển dụng 

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, lựa chọn ứng viên phù hợp củng cố lực lượng lao động của công ty. Thành công của hoạt động này được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và trong thời gian đã đặt ra

Những công việc của nhân viên tuyển dụng phòng nhân sự cần thực hiện:

  • Theo dõi nhân sự các phòng ban để sắp xếp kịp thời đối nếu thiếu. 
  • Đề xuất và trao đổi với cấp trên các phương án tuyển dụng để đưa ra tiêu chí phù hợp cho vị trí cần tuyển.
  • Soạn, đăng và theo dõi tin tuyển dụng trên các kênh tuyển dụng. 
  • Đánh giá, sàng lọc hồ sơ ứng viên để lựa chọn người phù hợp.
  • Gửi lịch hẹn phỏng vấn qua email cho ứng viên.
  • Tham gia phỏng vấn ứng viên.
  • Gửi mail thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên trúng tuyển và thư cảm ơn cho ứng viên không đạt. 
  • Quản lý, lưu trữ dữ liệu ứng viên, đặc biệt là các ứng viên tiềm năng.
  • Đo lường hiệu quả tuyển dụng thông qua số lượng CV ứng tuyển, chất lượng ứng viên,...
  • Lập báo cáo về kế hoạch và chiến lược tuyển dụng. 

Nhóm công việc về lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Lương là khoản tiền mà người lao động được nhận sau khi hoàn thành công việc của mình. Còn phúc lợi bao gồm bảo hiểm, chính sách hỗ trợ,...được doanh nghiệp đưa ra vừa để hỗ trợ vừa gián tiếp giữ chân nhân viên.

Trong phòng nhân sự sẽ có một vài nhân viên chịu trách nhiệm về mảng tiền lương, thưởng và chế độ phúc lợi được gọi là nhân viên C&B. 

Nhiệm vụ của các nhân viên C&B bao gồm: 

  • Kiểm tra, giám sát việc chấm công và quản lý các chế độ như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ bù, tăng ca,...
  • Xây dựng bảng lương theo vị trí, công việc và năng lực. 
  • Lưu trữ, cập nhật và bảo quản hồ sơ lương, các hồ sơ đề bạt thăng tiến, đề xuất tăng lương, kỷ luật hạ lương, bàn giao thôi việc. 
  • Xây dựng, quan lý hệ thống chính sách phúc lợi dành cho nhân viên của doanh nghiệp. 
  • Theo dõi, cập nhật chế độ bảo hiểm. 
  • Lập danh sách nhân viên phải đóng thuế, viết hóa đơn thu nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
  • Đề xuất xây dựng chính sách về lương, khen thưởng và chế độ phúc lợi.
  • Cập nhật các quy định của pháp luật về chế độ, chính sách, lương để bổ sung kịp thời cho doanh nghiệp của mình. 
  • Giải quyết thôi việc cho nhân viên. 
  • Tính lương thưởng cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và giải quyết các thắc mắc của họ về các khoản này. 

Nhóm công việc hành chính

Nhiều người nhầm tưởng rằng nhân viên nhân sự làm công việc hành chính đơn giản chỉ là bàn giấy với hồ sơ, sắp xếp và ghi chép. Tuy nhiên, thực tế, họ còn phải làm rất nhiều công việc khác, cụ thể: 

  • Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, biên chế nhân sự. 
  • Hướng dẫn, giải đáp cho các nhân viên mới về hợp đồng lao động, mức lương, chính sách phúc lợi,... 
  • Quản lý, thực hiện các thủ tục giấy tờ liên quan đến dừng hợp đồng, nghỉ việc, khen thưởng,...
  • Làm công việc chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn,...
  • Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, lên kế hoạch bảo trì với máy móc định kỳ. 
  • Lên danh sách, mua sắm các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty. 
  • Hỗ trợ tổ chức các sự kiện của công ty như du lịch, teambuilding, liên hoan,...
Ngoài các công việc chung, nhân viên nhân sự còn có những nhiệm vụ riêng, chuyên sâu
Ngoài các công việc chung, nhân viên nhân sự còn có những nhiệm vụ riêng, chuyên sâu

Nhóm công việc liên quan đến đào tạo

Nhân sự làm công việc liên quan đến đào tạo là người chịu trách nhiệm hoạt động bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng cho nhân viên trong công ty, đảm bảo bắt kịp xu hướng kinh doanh trong thời đại mới. 

Nhân viên đào tạo trong doanh nghiệp phải đảm bảo thực hiện tốt những công việc sau:

  • Xác định nhu cầu đào tạo của công ty. 
  • Lên tiến trình, chuẩn bị tài liệu cho các chương trình đào tạo nhân viên cũ và mới của công ty. 
  • Thường xuyên cập nhật, đổi mới chương trình đào tạo phù hợp. 
  • Theo dõi, đánh giá chất lượng chương trình đào tạo đã thực hiện. 
  • Theo dõi sát sao sự tiến bộ của từng người, khen thưởng hoặc phê bình khi cần thiết.
  • Lưu trữ, quản lý hồ sơ đào tạo.

Mức lương của nhân viên nhân sự 

Mức lương và chế độ đãi ngộ của công ty là 2 yếu tố quan trọng trong việc giữ chân ứng viên. Đối với vị trí nhân viên nhân sự, mức lương trung bình dành cho những người có kinh nghiệm làm việc từ 2-3 năm là 7-10 triệu đồng. 

Tuy nhiên, mức lương này sẽ dần tăng theo thâm niên làm việc, kinh nghiệm và  vị trí. Việc có những vị trí cao hơn với mức lương hấp dẫn hơn sẽ gián tiếp thúc đẩy sự nỗ lực của nhân viên. Cụ thể: 

  • Trợ lý nhân sự: Mức lương trung bình vào khoảng 5-7 triệu đồng/tháng. Vị trí này phù hợp với các bạn sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến trong nghề. 
  • Trưởng nhóm nhân sự: Ở hầu hết doanh nghiệp quy mô lớn, bộ phận nhân sự thường được chia thành các nhóm nhỏ, đứng đầu là leader team với mức lương trung bình khoảng 8-12 triệu đồng/tháng. 
  • Khi được lên vị trí Quản lý nhân sự, chức vụ và cấp bậc cao hơn, bạn sẽ có mức thu nhập trung bình mỗi tháng  lên tới 10-15 triệu đồng. 
  • Với vị trí Trưởng phòng nhân sự, mức thu nhập của bạn sẽ vào khoảng 17-25 triệu đồng/tháng, thậm chí có thể lên đến 70 triệu đồng/tháng. 

Chức vụ hiện tại đang được coi là có quyền lực nhất chính là Giám đốc nhân sự. Mức thu nhập trung bình của vị trí này vào khoảng 30-40 triệu đồng/tháng. Đối với  những doanh nghiệp có quy mô hàng nghìn người, Giám đốc nhân sự có thể đạt đến mức thu nhập 100 triệu đồng/tháng. 

Thông thường cứ khoảng 6 tháng, doanh nghiệp sẽ có đợt xét tăng lương cho nhân sự. Đối với vị trí nhân viên nhân sự, mức lương sẽ tăng khoảng 1-3 triệu đồng/năm. 

Những kỹ năng cần có để trở thành nhân viên nhân sự 

Kỹ năng chuyên môn 

Để trở thành một quản lý nhân sự, đầu tiên bạn cần nắm chắc kiến thức chuyên môn bao gồm:

  • Khả năng dự đoán được nhu cầu về nhân sự của công ty mình. 
  • Biết cách hoạch định và cơ cấu lại tổ chức các bộ phận nhân sự của công ty.
  • Lên kế hoạch tổ chức các buổi phỏng vấn ứng viên. 
  • Có kỹ năng xây dựng câu hỏi dành cho các ứng viên khi tham gia phỏng vấn.
  • Tổ chức và lên kế hoạch các chương trình hội nhập và đào tạo giúp nhân viên mới hiểu hơn về văn hóa công ty, dễ dàng hòa nhập. 
  • Phát triển hệ thống liên lạc, cung cấp thông tin nội bộ nhân sự giữa quản lý và nhân viên. 

Kỹ năng quản lý nhân sự

Có rất nhiều thế hệ nhân viên cùng làm việc trong một công ty, doanh nghiệp khiến cho việc quản lý nhân sự trở nên khó khăn bởi cách biệt về lối sống, suy nghĩ. Để quản lý nhân sự hiệu quả, người là ở vị trí HR cần phải có các khả năng sau: 

  • Lên các kế hoạch, phương án đào tạo và các buổi giao lưu để các nhân sự gắn kết với nhau, rút ngắn khoảng cách về thế hệ. 
  • Xây dựng các chính sách lương thưởng, phụ cấp cho nhân viên. 
  • Lên kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả. 

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên nhân sự chính được coi là vị “chuyên gia gỡ rối”, giải đáp mọi thắc mắc của các thành viên trong công ty về lương, thưởng, chế độ phúc lợi,....

Ngoài ra, sự nhạy bén và khéo léo trong lời nói của họ góp phần lớn vào việc thu hút, tạo thiện cảm đối với ứng viên đến ứng tuyển. Một người làm ở vị trí nhân sự rất cần có kỹ năng giao tiếp, trong đó bao gồm: 

  • Giọng nói dễ nghe, diễn đạt dễ hiểu, không nói ngọng, nói lắp.
  • Hòa đồng, cư xử nhẹ nhàng, lịch sự với nhân viên trong công ty. 
  • Kiềm chế cảm xúc của bản thân khi xảy ra mâu thuẫn. 
  • Nhạy bén, khéo léo xử lý các tình huống phát sinh hay mâu thuẫn giữa các nhân viên trong công ty. 
  • Lắng nghe những đóng góp của đồng nghiệp trong công ty.

Kỹ năng thuyết phục, đàm phán

Giữ vai trò quan trọng là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và nhân viên, nhân viên nhân sự cần phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục để dễ dàng đạt được thỏa thuận vừa làm hài lòng cấp trên vừa để thỏa mãn mong muốn của nhân sự trong công ty. Cụ thể, họ cần phải có:

  • Khả năng thương lượng với cán bộ, công nhân viên trong công ty về lương thưởng, chế độ phúc lợi. 
  • Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn giữa doanh nghiệp và nhân viên. 
  • Có khả năng thuyết phục ứng viên tham gia vào vị trí còn thiếu của công ty hay luân chuyển, bổ sung vào các vị trí trống. 

Chịu được áp lực công việc

Khối lượng công việc mỗi nhân viên nhân sự phải đảm nhận tương đối lớn nên ngoài những kỹ năng đã đề cập ở trên, họ cần có khả năng chịu được áp lực công việc để không bị chán nản, căng thẳng.

Nếu suôn sẻ đạt được KPI thì không có gì đáng lo nghĩ nhưng nếu không đạt được, chắc chắn bạn sẽ rất áp lực. Nào là giải trình với cấp trên ra sao? Tại sao ứng viên của mình dù báo trúng tuyển nhưng không đi làm? Điều gì khiến bài đăng tin tuyển dụng không thu hút ứng viên?

Đối với những vị trí cấp cao như trưởng phòng nhân sự và giám đốc nhân sự, áp lực của họ nặng hơn. Họ cũng có KPI, thậm chí, KPI cao hơn rất nhiều so với cấp dưới. 

Kỹ năng làm việc nhóm

Với doanh nghiệp lớn, phòng nhân sự thường được chia thành các bộ phận chức năng, xử lý chuyên một mảng. Trong quá trình làm việc, nhân viên bộ phận này sẽ cần đến sự giúp đỡ của bộ phận khác để hoàn thành công việc chỉn chu nhất. 

Chính vì vậy, bạn cần hoà đồng với mọi người và phối hợp thật tốt với đồng nghiệp để công việc được tiến hành thuận lợi.

Khả năng đọc vị người đối diện 

Đây là một trong những khả năng vô cùng quan trọng mà mỗi người làm ở vị trí nhân sự nhất định phải có. 

Nắm chính xác được tâm lý của ứng viên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong công tác tuyển dụng. Bạn sẽ dễ dàng đánh giá chính xác được tiềm năng của ứng viên ngay trong buổi phỏng vấn. 

Để trở thành nhân viên nhân sự giỏi cần nắm được 7 kỹ năng cơ bản
Để trở thành nhân viên nhân sự giỏi cần nắm được 7 kỹ năng cơ bản 

Một số câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn vị trí nhân viên nhân sự 

Câu hỏi thông thường

Hầu hết bắt đầu một cuộc phỏng vấn, ứng viên sẽ được yêu cầu giới thiệu về bản thân và trả lời vài câu hỏi quen thuộc sau: 

  • Điểm mạnh điểm yếu.
  • Lý do ứng tuyển.
  • Tiếp cận thông tin tuyển dụng qua đâu?
  • Hiểu biết như thế nào về công ty, doanh nghiệp?

Câu hỏi dành cho ứng viên lần đầu tiếp cận ngành nhân sự

Đối với công ty, doanh nghiệp phỏng vấn vị trí thực tập sinh, mở cơ hội cho sinh viên sắp tốt nghiệp hoặc vừa ra trường, chưa có kinh nghiệm, họ thường đặt các câu hỏi sau:

  • Nhân viên nhân sự là gì? Công việc của vị trí này là gì?
  • Các yếu tố quan trọng người làm nhân sự cần có. 
  • Bạn sẽ làm việc gì đầu tiên khi được công ty giao cho tổ chức 1 sự kiện nào đó?
  • Làm thế nào bạn xử lý xung đột trong nhóm của bạn?
  • Người phỏng vấn sẽ đưa ra tình huống thực tiễn cho bạn xử lý để đánh giá sự nhạy bén của bạn. 
  • Qua đây, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được ứng viên có thực sự nghiêm túc, muốn gắn bó lâu dài với công việc hay không. 

>>> Xem thêm: Top 8 kỹ năng tuyển dụng nhân sự vô cùng hữu ích

Câu hỏi dành cho ứng viên đã có kinh nghiệm

Đối với ứng viên đã có kinh nghiệm, nhà tuyển dụng sẽ hỏi kỹ hơn về các kiến thức chuyên ngành, kỹ năng làm việc, kết quả, thành tựu nổi bật khi làm việc tại công ty cũ.

Ngoài những câu hỏi chung, người phỏng vấn còn đưa ra một số câu hỏi sau: 

  • Bạn đã có kinh nghiệm gì khi làm ở vị trí nhân sự ở công ty cũ? Có thành tích nổi bật nào không?
  • Bạn thường dùng những phần mềm nhân sự nào để làm việc? Bạn cần bao lâu để có thể sử dụng thành thạo một phần mềm mới?
  • Làm cách nào để bạn truyền đạt được thông tin về công ty cho ứng viên dễ hiểu?
  • Bạn có ý tưởng nào để gắn kết hoặc xử lý mâu thuẫn giữa doanh nghiệp với nhân viên, nhân viên với nhân viên?
  • Theo bạn, kỹ năng mềm nào là quan trọng nhất mà một nhân viên nhân sự cần phải có?
  • Nếu được nhận vào công ty, bạn sẽ có kế hoạch đóng góp như nào cho công ty?
  • Bạn đạt ra mục tiêu như thế nào cho bản thân?

Tạm kết: Nhân viên nhân sự là công việc yêu cầu cao về chuyên môn và các kỹ năng bổ trợ cần thiết. Trên đây, TopCV đã cung cấp cho bạn tất tần tật các thông tin liên quan, mong rằng sẽ giúp bạn có cái nhìn rộng hơn về vị trí này và phần nào định hướng được nghề nghiệp cho bản thân trong tương lai. 

Nếu bạn muốn thử sức với nghề này thì đừng bỏ lỡ việc làm nhân viên nhân sự được cập nhật liên tục mỗi ngày tại TopCV. Thông tin tuyển dụng sẽ được TopCV đăng lên để ứng viên tham khảo, sàng lọc và đưa ra lựa chọn, tìm được việc làm vừa ý mình. Ngoài ra, TopCV cũng cung cấp nhiều mẫu CV được thiết kế phù hợp với mọi ngành nghề, giúp thu hút các nhà tuyển dụng, gia tăng cơ hội nghề nghiệp cho ứng viên.

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.