Trợ lý kinh doanh là một trong những nghề hot nhất trên thị trường bởi mức thu nhập và chế độ đãi ngộ cao. Vậy trợ ký kinh doanh là gì? Làm gì để trở thành trợ lý kinh doanh? Câu trả lời sẽ được TopCV bật mí trong bài viết dưới đây.
Trợ lý kinh doanh là gì?
Trợ lý kinh doanh là người hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo doanh nghiệp
Trợ lý kinh doanh hay còn gọi là sale admin, một vị trí hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, giúp nâng cao hoạt động bán hàng, tăng doanh số cho bán hàng cho doanh nghiệp. Trợ lý kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số. Họ sẽ làm việc, thảo luận và báo cáo những vấn đề liên quan đến tình kinh doanh của doanh nghiệp.
Bạn đang tìm việc trợ lý kinh doanh? Ứng tuyển ngay:
Công việc của trợ lý kinh doanh là gì?
Tùy vào quy mô kinh doanh của từng doanh nghiệp mà vị trí trợ lý kinh doanh sẽ có quyền hạn và nhiệm vụ riêng. Cụ thể, dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản của một trợ lý kinh doanh:
Tiếp nhận và giải quyết vấn đề cho khách hàng
Trong suốt quá trình tiếp nhận và giải quyết vấn đề cho khách hàng, trợ lý kinh doanh sẽ làm những công việc:
- Tư vấn, giới thiệu và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Theo dõi các chương trình ưu đãi, khuyến mãi tặng quà của doanh nghiệp để giới thiệu cho khách hàng.
- Xử lý toàn bộ việc soạn thảo hợp đồng, ký kết hợp đồng và thanh toán của khách hàng.
- Đôn đốc việc thu hồi công nợ và tiến độ thanh toán của khách hàng để báo cáo số liệu cho bộ phận tài chính kế toán.
- Soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh như hợp đồng, bảng báo giá, thư chào hàng, v.vv..
- Giải quyết đơn hàng và quản lý hồ sơ khách hàng.
- Trực tiếp giải quyết khiếu nại và phản hồi tiêu cực từ khách hàng hoặc thông qua bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Tổng hợp và xử lý những phản hồi của khách hàng tại cửa hàng, trên mạng mã hội, diễn đàn, v.vv.. Báo cáo lên cấp trên để được hỗ trợ giải quyết trong những trường hợp vượt quá khả năng.
Giám sát công việc của cấp dưới
Trợ lý kinh doanh là trợ thủ đắc lực của lãnh đạo doanh nghiệp. Vì thế, trợ lý kinh doanh có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ ban lãnh đạo điều hành, quản lý công việc của cấp dưới:
- Theo dõi, xây dựng, đốc thúc nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện theo đúng kế hoạch, chiến lược đã được phê duyệt.
- Báo cáo tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh trưởng bộ phận, giám đốc kinh doanh theo quy định của công ty.
- Báo cáo hiệu quả của hoạt động kinh doanh lên giám đốc kinh doanh hoặc lãnh đạo doanh nghiệp.
Nghiên cứu thị trường và đề xuất chiến lược
Với mục tiêu tăng cường hiệu suất, đưa doanh nghiệp đến những bước tiến mới trong lộ trình kinh doanh, trợ lý kinh doanh cần nghiên cứu thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh mới:
- Vận dụng kỹ năng để phân tích và nghiên cứu thị trường, đưa ra những chiến lược kinh doanh tối ưu nhất trong từng giai đoạn, giúp công ty phát triển bền vững trong thời buổi kinh tế biến động mạnh.
- Theo dõi hoạt động của bộ phận kinh doanh, năng suất làm việc của nhân viên kinh doanh để đối chứng với chiến lược đã đề ra xem chiến lược có đi đúng hướng và hiệu quả không.
- Chủ động điều chỉnh, đề xuất chiến lược mới nhằm kịp thời khắc phục và hạn chế các bất ổn tồn đọng trong hoạt động kinh doanh.
- Thúc đẩy nhân sự thuộc bộ phận kinh doanh phát triển kỹ năng, nhằm tăng hiệu suất làm việc.
Tham mưu cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh
Không chỉ xử lý các công việc hành chính, trợ lý kinh doanh còn cần tham mưu cho ban lãnh đạo công ty:
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn và trình lên ban lãnh đạo nhằm nâng cao doanh thu, tăng tiếp cận khách hàng và xây dựng hệ thống khách hàng trung thành cho doanh nghiệp.
- Đề xuất những chính sách và tầm nhìn chiến lược mới giúp công ty đạt được nhiều thành công hơn trong tương lai.
- Luôn theo sát tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để kịp thời đưa ra những giải pháp thiết thực, hỗ trợ ban lãnh đạo, giám đốc và phó giám đốc kinh doanh trong việc lèo lái doanh nghiệp.
Hỗ trợ công việc cho Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh
Ngoài công việc mang tính hỗ trợ và thúc đẩy hoạt động kinh doanh, trợ lý kinh doanh còn có thể thay mặt ban lãnh đạo, giám đốc/phó giám đốc kinh doanh khi cần thiết:
- Thay mặt ban lãnh đạo điều hành, ra các quyết định cấp thiết khi ban lãnh đạo vắng mặt.
- Sắp xếp, nghiên cứu và xử lý các giấy tờ kinh doanh thay cho ban lãnh đạo.
- Thường xuyên báo cáo hoạt động kinh doanh, cung cấp đủ thông tin cho ban lãnh đạo để họ nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra được phương án điều chỉnh hợp lý.
Chế độ đãi ngộ của trợ lý kinh doanh
Thu nhập hàng tháng của vị trí trợ lý kinh doanh bao gồm mức lương cố định và hoa hồng dựa vào kết quả công việc. Theo khảo sát của TopCV, vị trí sales admin có mức lương trung bình dao động từ 8-15 triệu đồng/tháng tùy vào khối lượng công việc và năng lực mỗi người.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp còn trả hoa hồng cho trợ lý kinh doanh dựa theo doanh số kinh doanh, kéo mức thu nhập cao đến 15-30 triệu/tháng. Vì thế, tuy công việc áp lực và tiêu tốn chất xám, nhưng nghề trợ lý kinh doanh vẫn thu hút một lượng lớn người lao động.
Cơ hội nghề nghiệp cho trợ lý kinh doanh
Vị trí trợ lý kinh doanh cũng đem đến cho bạn nhiều triển vọng phát triển và thăng tiến trên con đường sự nghiệp. Khi bạn đã tích lũy được kiến thức và kỹ năng chuyên môn thì chỉ trong 3-5 năm từ vị trí trợ lý kinh doanh bạn có thể trở thành chuyên viên giám sát kinh doanh, giám đốc kinh doanh hoặc tự mở doanh nghiệp cho riêng mình.
Theo khảo sát của TopCV, các vị trí việc làm thuộc lĩnh vực kinh doanh, trong đó có trợ lý kinh doanh, sẽ tiếp tục là vị trí được tuyển dụng nhiều nhất trong năm 2023. Đặc biệt, đối tượng có trên 3 năm kinh nghiệm được 40.8% doanh nghiệp trên cả nước quan tâm.
Có thể thấy, trong thời kỳ phục hồi kinh tế, lấy việc kinh doanh làm mũi nhọn, các việc làm thuộc lĩnh vực kinh doanh/bán hàng càng trở nên “đắt giá” hơn bao giờ hết. Chỉ cần bạn có đủ kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng, chắc chắn sẽ được các doanh nghiệp săn đón.
Điều kiện để trở thành trợ lý kinh doanh là gì?
Vị trí trợ lý kinh doanh không yêu cầu quá cao về kỹ năng chuyên môn nhưng cần am hiểu kiến thức kinh doanh cơ bản. Một sales admin cần phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng hoặc liên quan đến các ngành tài chính, kinh tế. Ngoài ra, bạn cần phải liên tục cập nhật biến động thị trường, luật kinh doanh mới cũng như kỹ năng mềm khi làm việc.
Yêu cầu về trình độ
Về trình độ chuyên môn, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như sau:
- Có hiểu biết cơ bản về các nguyên tắc bán hàng, chăm sóc khách hàng và kinh doanh.
- Biết theo dõi hồ sơ doanh thu và báo cáo tài chính.
- Có bằng trung cấp trở lên ở các ngành quản trị kinh doanh, kinh tế, thương mại, ngân hàng, marketing, v.vv..
Nếu bạn còn đang đi học và có định hướng làm trợ lý kinh doanh sau khi ra trường, vậy thì nên đăng ký học các chuyên ngành kinh tế nêu trên. Hoặc bạn có thể đăng ký các khóa học cấp chứng chỉ online của các trường quốc tế để có kiến thức nền cơ bản trước khi vào nghề.
Yêu cầu về kỹ năng
Đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, là cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, giữa nhân viên và ban lãnh đạo, trợ lý kinh doanh cần liên tục trau dồi kỹ năng cho mình:
- Kỹ năng giao tiếp khéo léo.
- Khả năng thuyết phục tốt.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và sự cố nhanh nhạy.
- Kỹ năng làm việc đa nhiệm.
- Có khả năng thích ứng tốt, linh hoạt với mọi điều kiện làm việc.
- Có kỹ năng làm việc nhóm tốt, tránh xung đột.
Yêu cầu về kinh nghiệm
Công việc của vị trí trợ lý kinh doanh đòi hỏi 1-3 năm kinh nghiệm làm nhân viên kinh doanh để có những kiến thức và khái niệm nền tảng về nghề. Tuy nhiên, với nhiều doanh nghiệp hiện nay, thái độ và kỹ năng mới là yếu tố quyết định thành công của một trợ lý kinh doanh.
Vì thế, kể cả khi bạn chưa có nhiều kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng, nhưng lại có một thái độ tích cực, cầu tiến và kỹ năng phong phú thì vẫn sẽ được các doanh nghiệp đánh giá cao và cân nhắc bạn vào vị trí trợ lý kinh doanh.
Nếu bạn đam mê công việc kinh doanh và muốn thử sức với vị trí trợ lý kinh doanh thì có thể tìm kiếm thông tin việc làm phù hợp tại TopCV. Tại trang web tuyển dụng hàng đầu Việt Nam này bạn dễ dàng tìm thấy tin tuyển dụng việc làm mong muốn tại các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. Với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể hoàn thiện CV xin việc và ứng tuyển ngay tại TopCV.
Các câu hỏi phỏng vấn và cách trả lời khi ứng tuyển trợ lý kinh doanh và gợi ý trả lời
Để giúp bạn có được sự chuẩn bị tốt nhất cho hành trình ứng tuyển xin việc trợ lý kinh doanh, TopCV sẽ chia sẻ một số câu hỏi phỏng vấn nổi bật cùng cách trả lời như sau:
Tại sao bạn muốn nhận công việc trợ lý kinh doanh này?
Nhà tuyển dụng rất coi trọng ứng viên có đam mê, nhiệt huyết và sự quyết đoán. Đó cũng là những thái độ làm việc cực kỳ quan trọng mà trợ lý kinh doanh cần có. Bạn có thể trả lời câu hỏi này như sau:
“Vị trí trợ lý kinh doanh hấp dẫn em vì mang lại cho em cơ hội tương tác và giao tiếp với khách hàng. Em hy vọng với những kiến thức, sự hiểu biết và kỹ năng của mình, em có thể mang lại giải pháp hữu ích cho từng vấn đề của khách hàng”.
Bạn nghĩ gì về những thử thách của công việc trợ lý kinh doanh?
Qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn biết mục tiêu làm việc của bạn là gì, bạn có nghiêm túc với vị trí trợ lý kinh doanh đến cùng hay không. Gợi ý trả lời:
“Trợ lý kinh doanh hay bất cứ công việc nào cũng không dễ dàng, lúc nào cũng có nhiều áp lực và trở ngại. Riêng với vị trí trợ lý kinh doanh, sự áp lực nằm ở chỗ em phải phụ trách rất nhiều vấn đề, phải hỗ trợ rất nhiều người cùng lúc. Tuy nhiên, em cho rằng bản thân mình có đủ kỹ năng và chuyên môn để giải quyết mọi việc theo cách tối ưu nhất. Em không ngại khó khăn, miễn sao công việc của em mang lại giá trị cho mọi người”.
Thông thường, bạn cần bao nhiêu thời gian để quen thuộc với các sản phẩm kinh doanh mới?
Nhà tuyển dụng đánh giá cao những ứng viên có khả năng học hỏi nhanh, sớm thích nghi với môi trường làm việc mới và sớm tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp. Với câu hỏi này, bạn có thể trả lời:
“Em luôn rất nóng lòng trao đi giá trị sớm nhất cho doanh nghiệp, vì thế em thường dành toàn bộ thời gian cá nhân của mình trong 2 tuần đầu tiên để làm quen và thấu hiểu sản phẩm kinh doanh mới với sự giúp sức, hỗ trợ của ban lãnh đạo và đồng nghiệp”.
Bạn đúc kết được kinh nghiệm gì từ lĩnh vực kinh doanh trước?
Bạn có thể nhắc đến một trở ngại đã từng gặp trong công việc trước và chia sẻ cách bạn vượt qua chúng:
“Bài học em rút ra là không bao giờ được bỏ qua sức mạnh của tập thể. Trong các dự án trước em làm, đã có nhiều sự cố bất ngờ xảy ra khiến ban lãnh đạo không kịp trở tay. Khi đó, em đã kết nối các nhân viên lại với nhau, mọi người cùng suy nghĩ và thống nhất ý tưởng nhanh và bắt tay vào hành động ngay, nhờ vậy mà mọi việc mới ổn thỏa. Kinh nghiệm mà em rút ra là luôn phải giữ mối quan hệ thật tốt với nhân viên, đồng nghiệp. Bởi vì không có họ thì không làm nên một tổ chức được”.
Bạn đã bao giờ đề xuất ý tưởng mới để tối ưu hoạt động kinh doanh cho công ty chưa?
Đề xuất ý tưởng kinh doanh là một phần việc của trợ lý kinh doanh. Bạn hãy trả lời câu hỏi phỏng vấn này như sau:
“Em từng đưa ra ý tưởng để công ty tài trợ, tổ chức một cuộc thi viết trên Facebook, mỗi bài viết người tham gia cuộc thi đăng tải đều gắn hashtag tên thương hiệu của sản phẩm bên em và có gắn tag Fanpage bên em. Vậy là chỉ sau 1 tháng tổ chức cuộc thi, lượng khách truy cập vào Fanpage bên em tăng vọt và từ đó số lượng đơn hàng cũng tăng lên đáng kể”.
Tìm hiểu thêm: TOP 30 câu hỏi phỏng vấn thường gặp nhất ứng viên cần biết
Các câu hỏi phỏng vấn trợ lý kinh doanh phổ biến khác
Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn đi sâu vào chuyên môn, nghiệp vụ
Ngoài các câu hỏi trên, bạn cũng có thể tham khảo trước các câu hỏi phỏng vấn cơ bản sau đây để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn suôn sẻ:
- Từ những sai lầm và vấp ngã trong công việc trước, bạn rút ra được kinh nghiệm gì khi làm trợ lý kinh doanh?
- Bạn cảm thấy đặc điểm hấp dẫn nhất của việc trợ lý kinh doanh là gì?
- Bạn nghĩ kỹ năng quan trọng nhất để làm trợ lý kinh doanh là gì?
- Bạn cho rằng tính cạnh tranh trong bộ phận kinh doanh có lành mạnh không?
- Bạn nghĩ bộ phận kinh doanh nên làm gì để có được lòng trung thành của khách hàng?
- Hãy chia sẻ về ý tưởng của bạn để thúc đẩy bộ phận kinh doanh ký kết thành công một hợp đồng đắt giá.
- Hãy chia sẻ về một đề xuất để giảm thiểu chi phí và tiết kiệm thời gian cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Trên đây là tổng hợp các thông tin về vị trí trợ lý kinh doanh là gì? Nhiệm vụ của trợ lý kinh doanh. Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn về yêu cầu, mức lương của công việc trợ lý kinh doanh.
Bạn đang muốn ứng tuyển vị trí trợ lý kinh doanh nhưng lo lắng CV không được nổi bật? Đừng lo, TopCV sẽ giúp bạn. Hiện tại TopCV đang cung cấp các mẫu CV chuyên nghiệp, độc đáo giúp bạn ghi trọn điểm với nhà tuyển dụng. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có ngay cho mình một CV chuẩn. Truy cập ngay TopCV để trải nghiệm ngay!
.jpg6459f409c3443.jpg )