Workshop là gì? Quy trình 7 bước tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp

Workshop là một thuật ngữ quen thuộc với những người làm việc trong lĩnh vực marketing và tổ chức sự kiện. Các buổi workshop diễn ra với chủ đề và quy mô khác nhau và ngày càng trở nên phổ biến hơn. Để một buổi workshop diễn ra suôn sẻ, người lập kế hoạch sự kiện phải chỉn chu trong khâu chuẩn bị và chuyên nghiệp trong các bước thực hiện. Vậy workshop là gì? Quy trình tổ chức một buổi workshop bao gồm những bước nào? Bài viết sau đây của TopCV sẽ giải đáp tất cả các vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ nhé. 

Workshop là gì?

Workshop được hiểu là một buổi hội thảo bao gồm các hoạt động gặp gỡ, thảo luận và trao đổi kiến thức, phương pháp cũng như kỹ năng giữa những người có cùng mối quan tâm về một lĩnh vực cụ thể, ví dụ như ẩm thực, thời trang, bán hàng, marketing, v.vv.. 

Một buổi workshop sẽ gồm hai phần chính:

• Phần Chia sẻ: Các diễn giả/chuyên gia hoặc người có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm trong một lĩnh vực cụ thể sẽ chia sẻ những câu chuyện, chủ đề mà họ đang làm việc hoặc nghiên cứu.
• Phần Thảo luận: Đây là phần trao đổi, thảo luận và đặt câu hỏi giữa những người tham dự với diễn giả/người có chuyên môn về các nội dung liên quan đến chủ đề của buổi workshop.

Workshop là gì? Workshop là một buổi thảo luận, trao đổi kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm

Ý nghĩa của workshop là gì?

Hiện nay việc tổ chức workshop được nhiều tổ chức, doanh nghiệp chú trọng và thường xuyên thực hiện. Mô hình này mang lại nhiều ý nghĩa khi là hoạt động có tính tương tác và thực hành giữa người chia sẻ và thành viên tham dự, thông qua một chủ đề cụ thể. Dưới đây là một số ý nghĩa quan trọng mà việc tổ chức workshop mang lại:

• Giúp phát huy kỹ năng làm việc nhóm: Ngoài phần nghe chia sẻ kiến thức, người tham dự workshop còn được thảo luận, thực hành với diễn giả/chuyên gia và những người tham gia theo hình thức đội nhóm. Các hoạt động kết nối này sẽ là cơ hội để bạn phát huy kỹ năng làm việc nhóm, cùng nhau giải quyết các vấn đề. 
• Rèn luyện và thúc đẩy khả năng tư duy, sáng tạo: Các buổi workshop sẽ tạo ra môi trường thảo luận và chia sẻ ý tưởng giữa diễn giả với người tham dự hoặc giữa những người tham dự với nhau. Việc kết hợp nhiều quan điểm khác nhau sẽ giúp bạn nảy sinh nhiều ý tưởng mới. Ngoài ra, khi cùng nhau giải quyết vấn đề, tìm kiếm giải pháp cho một tình huống cụ thể bạn sẽ nâng cao được khả năng tư duy và sáng tạo của bản thân.
• Giúp quảng bá thương hiệu với chi phí tiết kiệm nhưng có hiệu quả: Workshop được đánh giá là một kênh marketing tiết kiệm chi phí nhưng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Bằng việc tổ chức workshop, doanh nghiệp sẽ hiểu khách hàng đang muốn gì và nhu cầu của họ thông qua phần thảo luận, hỏi đáp. Những thông tin này giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược marketing phù hợp với khách hàng mục tiêu và nâng cao hiệu quả quảng bá thương hiệu. 

Workshop là một kênh quảng bá thương hiệu với chi phí tiết kiệm

>>> Đừng bỏ qua: Brand Manager là gì? Cơ hội nghề nghiệp của Brand Manager trong thời kỳ 4.0

• Giúp xây dựng các mối quan hệ: Tham gia workshop bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ, tương tác với nhiều người, từ đó xây dựng và làm dày lên mạng lưới các mối quan hệ của bản thân. Ý nghĩa này rất hữu ích nếu bạn làm những công việc cần mở rộng các mối quan hệ như marketing, bán hàng, tuyển dụng, v.vv.. 
• Giúp nâng cao các kỹ năng của bản thân: Phần lớn các buổi workshop hiện nay đều xen kẽ giữa hoạt động chia sẻ kiến thức và thực hành, giải quyết các tình huống thực tế. Đây sẽ là cơ hội giúp người tham dự phát triển và cải thiện các kỹ năng của bản thân như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng sáng tạo, kỹ năng lắng nghe và phân tích vấn đề, v.vv.. 

Phân loại các hình thức workshop

Hoạt động workshop hiện nay thường được tổ chức theo 3 hình thức sau đây:

Workshop chia sẻ kiến thức

Workshop chia sẻ kiến thức là một trong những hoạt động diễn ra khá phổ biến hiện nay và được nhiều doanh nghiệp thực hiện nhờ sự đơn giản trong khâu chuẩn bị. Workshop theo hình thức này thường có các đặc điểm nổi bật như:

• Thời gian tổ chức kéo dài từ 3 - 4 giờ đồng hồ với quy mô từ vài chục đến vài trăm người tham dự.
• Được tổ chức dưới dạng chuyên gia hoặc diễn giả chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về một chủ đề/lĩnh vực, còn người tham dự đặt câu hỏi. Phần giải đáp các vấn đề thắc mắc sau được tổ chức sau khi phần chia sẻ kết thúc. 

Cũng vì tập trung vào sự tương tác, chia sẻ và thảo luận giữa diễn giả và người tham gia mà hình thức workshop này mang lại nhiều kiến thức bổ ích cho những người tham dự. Khi tham gia workshop chia sẻ kiến thức, bạn có thể vừa học hỏi, vừa tích lũy thêm kinh nghiệm để làm giàu thêm vốn hiểu biết của bản thân.

Workshop thực hành

Workshop thực hành là hình thức được tổ chức phổ biến trong các lĩnh vực như làm đẹp, thời trang, nghệ thuật, ẩm thực, v.vv.. Mục tiêu chính của hình thức workshop này tạo ra môi trường để người tham gia áp dụng kiến thức và kỹ năng đã có vào việc thực hành, xử lý các tình huống thực tế. Nghĩa là người tham dự không chỉ được nghe chia sẻ lý thuyết, đặt câu hỏi mà còn bắt tay vào thực hành để tạo ra một sản phẩm hoặc đưa ra kết quả cụ thể. 

Vì tính chất thiên về thực hành cho nên nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop này như một buổi đào tạo nội bộ để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên. Hoạt động này cũng sẽ giúp người tham gia có thêm những trải nghiệm tốt để trau dồi kỹ năng cho bản thân, bởi sau khi thực hành, chuyên gia, người hướng dẫn hoặc các thành viên khác trong nhóm sẽ đưa ra các ý kiến đóng góp.

Workshop thực hành là nơi người tham dự được bắt tay vào thực hành và xử lý các tình huống thực tế

Workshop marketing

Workshop marketing được đánh giá là có quy mô và mức độ hoành tráng nhất trong 3 hình thức tổ chức workshop hiện nay. Mục đích khi làm workshop marketing không đơn thuần là chia sẻ kiến thức về lĩnh vực marketing, mà còn là nơi để các tổ chức, doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến mọi người. Bởi vậy, quy trình tổ chức workshop marketing được nhiều tổ chức/doanh nghiệp chú trọng, nhằm truyền tải một cách tốt nhất các thông tin về sản phẩm, dịch vụ cho người tham gia.

Thông thường một buổi workshop marketing có các đặc điểm nổi bật như sau:

• Thường được tổ chức với quy mô lớn, có thể từ 100 - 1000 người tham dự.
• Khâu chuẩn bị được chú trọng kỹ càng và chi tiết, đặc biệt còn có sự đầu tư về mặt chi phí.
• Diễn giả chia sẻ tại buổi workshop marketing thường là người có danh tiếng trong lĩnh vực, có thể là người Việt Nam hoặc diễn giả nước ngoài.
• Thường có sự tham gia của nhiều chuyên gia trong ngành, đại diện các nhãn hàng, đối tác và khách hàng mục tiêu.

Về cơ bản, workshop marketing sẽ là nơi cung cấp cho người tham gia những thông tin hữu ích về các khía cạnh khác nhau của tiếp thị, marketing. Việc tổ chức workshop marketing là cơ hội để nhân sự làm việc trong lĩnh vực này thể hiện kỹ năng tổ chức, đồng thời có thêm nhiều trải nghiệm giúp phát triển bản thân và mở rộng sự phát triển nghề nghiệp. 

Còn với những người đang tìm việc làm marketing, tham dự workshop marketing sẽ giúp bạn gặp gỡ, kết nối với nhiều người trong cùng lĩnh vực, qua đó mở rộng cơ hội việc làm. Chưa kể, bạn còn có thể học hỏi thêm nhiều kiến thức hữu ích để nâng cao chuyên môn, kỹ năng và vận dụng chúng vào việc trả lời các câu hỏi tình huống liên quan khi đi phỏng vấn xin việc.

Mục đích của workshop marketing là quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới

Tìm việc ngay

Quy trình 7 bước tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp

Rất nhiều người dù đã hiểu workshop là gì nhưng vẫn còn rất mơ hồ trong cách tổ chức hoạt động này. Để giúp bạn nắm rõ cách làm workshop, sau đây TopCV sẽ trình bày chi tiết 7 bước tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp.

Bước 1: Xác định chủ đề của workshop

Xác định một chủ đề workshop rõ ràng và cụ thể là bước quan trọng đầu tiên bạn cần thực hiện trước khi bắt đầu tổ chức hoạt động này. Chủ đề của workshop chính là cơ sở giúp bạn xây dựng nội dung, lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi workshop.

Cách tốt nhất giúp bạn xác định chính xác chủ đề workshop là trả lời được một số câu hỏi sau đây:

• Buổi workshop của bạn hướng đến đối tượng nào? Người tham gia sẽ học hỏi được gì từ buổi workshop của bạn?
• Buổi workshop được tổ chức theo hình thức nào? Workshop chia sẻ kiến thức, thực hành hay workshop marketing?
• Bạn muốn giải quyết vấn đề gì trong buổi workshop? 
• Workshop mà bạn tổ chức là một sự kiện đơn lẻ hay theo chuỗi?

Nếu bạn vẫn còn mông lung trong việc phân tích các yếu tố này để xây dựng chủ đề workshop thì một cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn nhỏ sẽ giúp bạn thu thập nhiều thông tin hữu ích.

Bước 2: Xác định ngân sách

Khi làm workshop, xác định ngân sách là một bước quan trọng, có ảnh hưởng đến quy mô và mức độ của sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Ngoài ra, việc tuân thủ ngân sách và tổ chức một sự kiện thành công trong phạm vi tài chính đã xác định trước cũng sẽ giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng cường sự uy tín trong mắt đối tác, khách hàng và những người tham gia.

Hơn nữa, với những workshop cần đến nguồn tài trợ, việc xây dựng một bản mô tả rõ ràng về ngân sách sẽ giúp bạn dễ dàng thu hút đối tác và nhà tài trợ, họ sẽ nắm được số tiền mà mình tài trợ được chi trả như thế nào. Trong trường hợp workshop được tổ chức vì mục tiêu lợi nhuận, xác định ngân sách là bước giúp bạn tính toán doanh thu và xem xét liệu chi phí tổ chức sự kiện có phù hợp với mức giá tham gia dự kiến ​​mà bạn đưa ra hay không. 

Một trong những cách giúp bạn xác định chính xác ngân sách tổ chức workshop là lên kế hoạch chi tiết cho mọi chi phí có liên quan, trong đó bao gồm: 

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức .
• Chi phí thuê trang thiết bị máy móc, đồ dùng cần cho buổi workshop như loa đài, máy chiếu, micro, bàn ghế, v.vv..
• Chi phí trả cho chuyên gia, diễn giả chia sẻ trong buổi workshop. 
• Chi phí in ấn tài liệu, standee, áp phích quảng cáo, phiếu khảo sát (nếu có).
• Chi phí nước uống, đồ ăn nhẹ (nếu có) cho diễn giả và những người tham gia.

Kế hoạch ngân sách càng chi tiết bạn càng dễ dàng trong việc hạch toán chi phí, từ đó xác định được chi phí nào cần thiết và phần nào có thể cắt giảm. Một gợi ý mà người tổ chức workshop nên chú trọng khi xác định ngân sách là nên thêm vào bản kế hoạch bảng báo giá của các bên cung cấp dịch vụ để người phê duyệt có sự so sánh và đưa ra sự lựa chọn phù hợp. 

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức workshop

Tổ chức workshop thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào bước lập kế hoạch. Bản kế hoạch làm workshop càng chi tiết thì bạn càng bám sát và điều hướng sự kiện đi đúng mục tiêu đã đề ra.

Để lập kế hoạch tổ chức workshop có hiệu quả, bạn cần tập trung giải quyết được các nội dung sau:

• Mục tiêu của buổi workshop: Bằng việc xác định được nội dung này bạn sẽ quyết định được phương pháp chia sẻ, thảo luận và các hoạt động sẽ diễn ra tại buổi workshop. Chẳng hạn, mục tiêu của bạn khi tổ chức workshop là chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về lĩnh vực bán hàng thì nội dung và phương pháp được áp dụng tại buổi workshop phải tập trung vào việc mang lại giá trị về kỹ năng bán hàng cho người tham gia. Các hoạt động trong buổi workshop cũng nên chú trọng vào việc xử lý, đưa ra phương án giải quyết cho các tình huống thực tế thường gặp khi bán hàng.
• Nội dung chính của buổi workshop: Bạn cần phải xây dựng nội dung chi tiết cho từng phần của buổi workshop. Ví dụ khi làm workshop về marketing, bạn có thể chia ra các phần như: phần 1 diễn giả chia sẻ kiến thức về marketing và tầm quan trọng của việc lên kế hoạch marketing, phần 2 thảo luận các vấn đề thường gặp khi xây dựng kế hoạch marketing, phần 3 thực hành lên kế hoạch marketing cho một sản phẩm cụ thể. Khi xây dựng nội dung workshop, bạn nên giới hạn thời gian cụ thể cho từng phần để dễ dàng kiểm soát.
• Địa điểm và thời gian diễn ra workshop: Kế hoạch workshop của bạn cần cung cấp thông tin về địa điểm và thời gian tổ chức cho người tham gia. Bạn nên ghi cụ thể thời gian bắt đầu bao gồm giờ và ngày/tháng/năm trong bản kế hoạch. Về địa điểm, bạn có thể đưa ra một vài địa điểm đã khảo sát trước về giá cả và không gian, nên chọn các địa điểm thoáng, rộng, chỗ ngồi thoải mái và thuận tiện trong việc kết nối các thiết bị hỗ trợ như loa đài, máy chiếu, máy tính, v.vv… Ngoài ra, đối với kế hoạch về thời gian tổ chức, bạn nên lưu ý đến đối tượng tham gia để lựa chọn khung giờ phù hợp. Chẳng hạn bạn muốn tiếp cận nhân viên pha chế thì nên tránh khung giờ vào cuối tuần hoặc buổi tối.
• Dự kiến ​​kinh phí tổ chức workshop: Từ bước xác định ngân sách bạn hãy đưa con số dự kiến về kinh phí tổ chức workshop vào bản kế hoạch để người phê duyệt xem xét. Bạn nên đính kèm chi tiết bảng ngân sách chi cho từng hạng mục vào bản kế hoạch để người xem tiện theo dõi.
• Người tổ chức workshop: Bạn hãy ghi rõ thông tin về những người tham gia tổ chức buổi workshop, bao gồm: người điều phối, người giám sát thời gian, người phụ trách các vấn đề kỹ thuật, người phụ trách hậu cần, v.vv.. Thông tin này giúp những người liên quan nắm rõ đầu việc để xử lý và phối hợp nhuần nhuyễn với nhau, từ đó đảm bảo buổi workshop diễn ra suôn sẻ, thành công.
• Danh sách khách mời: Nếu buổi workshop có khách mời tham dự, trong bản kế hoạch bạn cần liệt kê danh sách những người này, bao gồm: họ tên, chức vụ/chức danh, phần nội dung mà họ sẽ chia sẻ trong buổi workshop.

Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức workshop, bạn nên chia sẻ thông tin, đề xuất đóng góp ý kiến từ đồng nghiệp hoặc những người có liên quan để có thêm nhiều ý tưởng hay và độc đáo. Ngoài ra, đừng bỏ qua bước rà soát nội dung trước khi gửi lên cho lãnh đạo phê duyệt bạn nhé. Chúng không chỉ thể hiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp mà còn là thái độ thận trọng của người làm workshop. 

Một bí quyết dành cho những người tổ chức workshop là có thể viết một bản agenda cho sự kiện này và gửi trước cho những người liên quan để họ nắm rõ khung chương trình và có sự chuẩn bị kỹ càng trước khi tham gia.

Bước 4: Xây dựng chiến lược quảng cáo workshop

Mục đích chính của việc xây dựng chiến lược quảng bá workshop là để nhiều người biết đến sự kiện, từ đó thu hút và lôi cuốn họ tham gia. Bước này rất quan trọng khi bạn tổ chức các buổi workshop giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới.

Cách hiệu quả giúp bạn xây dựng thành công chiến lược quảng cáo workshop là tập trung vào các yếu tố sau:

• Chiến lược quảng cáo cần cung cấp được thông tin về sự kiện như: chủ đề workshop là gì? Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện? Diễn giả chia sẻ tại buổi workshop là ai? Giá trị và lợi ích mà người tham gia nhận được khi dự buổi workshop?.
• Chiến lược quảng cáo workshop được thực hiện trên kênh truyền thông nào: Các nền tảng mạng xã hội (Facebook/instagram/tiktok), email marketing, website, PR trên báo chí (với những workshop có quy mô lớn), truyền thông nội bộ, v.vv...

Lưu ý, với từng chiến dịch quảng cáo bạn nên xây dựng nội dung phù hợp và đưa ra thời gian truyền thông cụ thể. Trong quá trình thực hiện chiến lược quảng cáo, bạn cần theo dõi và đánh giá hiệu suất, đồng thời đọc kỹ phản hồi, nhận xét của người xem để có sự điều chỉnh phù hợp.

Bước 5: Chuẩn bị cho buổi workshop

Không phải ngẫu nhiên mà bước chuẩn bị được nhiều người khuyên là nên chú trọng khi tổ chức workshop, bởi sự kiện này sẽ có sự tham gia của nhiều đối tượng. Việc chuẩn bị sẽ giúp bạn theo sát chương trình và dự phòng được những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Tại bước này, bạn cần tập trung vào các vấn đề sau:

• Chuẩn bị không gian tổ chức workshop, bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, thiết kế sân khấu, chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị âm thanh và ánh sáng. Nếu có thể bạn nên chạy thử các thiết bị máy móc trước khi sự kiện chính thức bắt đầu để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, không có rủi ro nào xảy ra.
• Chuẩn bị các dụng cụ cho người tham gia nếu workshop của bạn có các hoạt động liên quan đến việc thử nghiệm tính năng sản phẩm mới hoặc thực hành. 
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm dành cho người tham gia như: vé vào cửa, tea break, món ăn nhẹ, tiếp đón, v.vv..
• In tài liệu phục vụ cho sự kiện như brochure, flyer, catalog, v.vv..
• Gửi thiệp mời đến cho khách mời, diễn giả/chuyên gia.

Ngoài ra, tại bước chuẩn bị workshop, bạn cũng cần chú trọng đến việc xác định và phân chia nhiệm vụ cho những người có liên quan. Điều này sẽ giúp bạn điều phối công việc và các hoạt động tại buổi workshop một cách rõ ràng và chuyên nghiệp nhất. 

Xác định đúng vai trò của từng đối tượng tham gia cũng là điều bạn cần lưu ý khi tổ chức workshop

Bước 6: Tổ chức workshop

Bước này nên được bắt đầu bằng hoạt động chào đón khách mời/chuyên gia, những người tham dự và hướng dẫn họ ổn định chỗ ngồi. Người điều phối sự kiện hoặc MC của chương trình phải chú ý đến việc dẫn dắt, giới thiệu thu hút để mở đầu buổi workshop. 

Ngoài việc đảm bảo các thông tin chia sẻ tại workshop đều được thực hiện theo đúng kế hoạch và kịch bản đã chuẩn bị trước thì người dẫn dắt cuộc trò chuyện cũng nên tích cực tạo không khí vui vẻ cho buổi workshop. Qua đó khuyến khích những người tham dự sẵn sàng đưa ra ý kiến thảo luận, chia sẻ quan điểm của mình. 

Trong nhiều sự kiện, bao gồm cả workshop, việc phát sinh các tình huống ngoài lề là điều không thể tránh khỏi. Dù bạn đã lên kịch bản chi tiết nhưng nếu trường hợp này xảy ra thì người điều phối sự kiện cần nhanh chóng có phương án xử lý, để các hoạt động không bị gián đoạn. 

Bước 7: Đánh giá hiệu quả buổi workshop

Đánh giá là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức workshop mà bạn cần thực hiện sau khi sự kiện kết thúc. Việc đưa ra các đánh giá thể hiện nỗ lực cải thiện và mong muốn làm tốt hơn của đơn vị tổ chức workshop, từ đó gây ấn tượng với người tham gia trong những sự kiện lần sau.

Để bước đánh giá mang lại hiệu quả, bạn nên căn cứ vào các yếu tố như: số lượng người tham gia thực tế, ý kiến mà khách hàng chia sẻ tại buổi workshop và thái độ của họ khi tham gia các hoạt động kết nối. Ngoài ra, kết quả hoạt động truyền thông cũng là một vấn đề bạn cần chú trọng đánh giá để có sự điều chỉnh cho chương trình lần sau.

Hơn nữa, khi thực hiện việc đánh giá, bạn cũng cần rút ra được các thông tin gồm:

• Những ưu điểm mà buổi workshop đã làm được.
• Những điểm cần khắc phục và kiểm soát cho những buổi workshop lần sau.
• Nghiêm túc tiếp thu các ý kiến đánh giá của người tham dự về buổi workshop. Các thông tin này bạn có thể thu thập bằng một cuộc khảo sát nhỏ sau khi sự kiện diễn ra.
• Tổng hợp nội dung về buổi workshop để tạo thành tài liệu và gửi đến người tham dự (nếu cần)

Cần lưu ý gì khi tổ chức workshop?

Một buổi workshop được đánh giá là thành công hay không sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố và sự nỗ lực của các bên liên quan. Trong quá trình tổ chức workshop, ngoài việc nắm bắt các bước để bắt đầu công đoạn chuẩn bị và thực hiện sự kiện thì bạn cũng cần lưu ý đến những điều sau đây: 

Nhân sự là yếu tố then chốt

Nhân sự là yếu tố then chốt tạo ra sự thành công cho một sự kiện. Cho nên khi tổ chức workshop bạn cần chú trọng đến việc phân công công việc một cách rõ ràng cho những người có liên quan. Ngoài ra, bạn hãy thống nhất vai trò của họ để đạt hiệu quả tổ chức cao nhất. Chẳng hạn:

• Người điều phối có trách nhiệm theo dõi, chỉ đạo mọi hoạt động để buổi workshop diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra. 
• Người ghi chép có nhiệm vụ ghi lại diễn biến của buổi workshop như ý kiến người tham gia, giải đáp của diễn giả, các hoạt động, v.vv.. để giúp ban tổ chức đánh giá và tổng kết sau khi buổi workshop kết thúc.
• Người giám sát thời gian có nhiệm vụ theo dõi thời gian của từng hoạt động trong buổi workshop để đảm bảo chương trình diễn ra đúng theo thời gian đã ước tính. Với những hoạt động phát sinh có ảnh hưởng đến thời gian của buổi workshop, người giám sát thời gian sẽ có nhiệm vụ xử lý, để không gây ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình.

Chuyên gia và diễn giả tham gia workshop

Một trong những điều tạo nên uy tín và sự thu hút cho một buổi workshop chính là chuyên gia và diễn giả. Người tham gia rất quan tâm đến việc ai sẽ là người chia sẻ tại buổi workshop, từ đó quyết định việc có nên tham gia hay không. Bởi vậy khi lựa chọn diễn giả, chuyên gia cho sự kiện workshop bạn nên chọn những người nổi tiếng trong ngành hoặc người đã có nhiều thành tựu và sự thành công nhất định. 

Tuân thủ nguyên tắc về nội dung và thời gian 

Khi tổ chức workshop, nguyên tắc về nội dung và thời gian là hai yếu tố bạn cần đảm bảo tuân thủ. Theo đó, nội dung buổi workshop cần đi đúng chủ đề, không lan man và thời gian tổ chức cần đảm bảo đúng giờ.

Ngoài ra, với những hoạt động trao đổi và thảo luận, cần chú tôn trọng ý kiến và quan điểm của các thành viên tham dự workshop. Điều này xuất phát từ tinh thần chia sẻ, giải đáp và trao đổi kiến thức, kinh nghiệm mà một buổi workshop hướng đến. Mọi ý kiến do người tham dự nêu ra đều được tiếp nhận, sẽ không có nhận định đúng hoặc sai.

Luôn tôn trọng ý kiến và quan điểm của mỗi người 

Tập trung cao độ vào chủ đề chính

Một buổi workshop chỉ diễn ra trong khoảng thời gian nhất định, cho nên bạn cần tập trung vào chủ đề chính, không nên lan man vào các vấn đề ngoài lề. Điều này giúp người tham dự hiểu rõ chủ đề và lợi ích mà họ nhận được từ buổi workshop. Họ sẽ có những phản hồi tốt và sẵn sàng tham gia các buổi workshop khác trong tương lai mà bạn tổ chức.

Hỗ trợ và cung cấp tài liệu

Để tạo sự chuyên nghiệp cho một buổi workshop, việc chuẩn bị tài liệu, hình ảnh và các thông tin tóm tắt về chương trình là điều cần thiết. Sự hỗ trợ này giúp người tham dự theo sát được khung chương trình và các hoạt động sẽ diễn ra.

Sau khi buổi workshop kết thúc, bạn cũng nên hỗ trợ người tham dự tiếp nhận thông tin bằng cách gửi các nội dung cần thiết hoặc chia sẻ quyền truy cập vào các tài nguyên có ích, v.vv.. Cách làm này giúp gia tăng ấn tượng về sự chuyên nghiệp, uy tín của đơn vị tổ chức.

Luôn lưu thông tin của người tham dự

Một trong những mục đích quan trọng mà các buổi workshop hướng đến là tăng cường mối quan hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm các khách hàng mới. Việc thu thập thông tin người tham gia sẽ giúp hoạt động này diễn ra hiệu quả, nhất là khi workshop của bạn được tổ chức dưới dạng chuỗi sự kiện. 

Để lưu thông tin của những người tham gia, bạn có thể cân nhắc lựa chọn một trong các hình thức lấy thông tin như: điền các biểu mẫu trực tuyến, đăng ký email, sử dụng thẻ thành viên hoặc điền phiếu khảo sát sau khi kết thúc chương trình.

Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến workshop

Sau đây TopCV sẽ giải đáp một số câu hỏi liên quan đến workshop để bạn có thêm những thông tin hữu ích về mô hình hoạt động đang rất phổ biến này.

Những ai được tham dự workshop?

Về cơ bản một buổi workshop sẽ có sự tham gia của 2 thành phần chính như sau: 

• Diễn giả (Speaker): Các diễn giả tham gia workshop có thể là một hoặc nhiều người. Họ thường là chuyên gia, người thành công trong một lĩnh vực cụ thể. Diễn giả sẽ chia sẻ kiến thức, góc nhìn, kỹ năng của mình về chủ đề mà buổi workshop hướng đến với những người tham dự.
• Người tham dự: Tất cả những người quan tâm đến chủ đề mà buổi workshop hướng đến.

Ngoài ra tùy vào loại hình workshop, sẽ có thêm một số đối tượng tham gia khác như: đại diễn nhãn hàng, nhà tài trợ, đối tác, v.vv..

Diễn giả sẽ là người chia sẻ các kiến thức và kỹ năng liên quan đến chủ đề

Một buổi workshop thường có bao nhiêu người?

Workshop không giới hạn số lượng người tham gia. Quy mô lớn hay nhỏ sẽ tùy thuộc vào hình thức buổi workshop và khả năng tổ chức của ban tổ chức. Sẽ có những buổi workshop lên đến cả nghìn người nhưng cũng có những sự kiện chỉ gói gọn trong khoảng 20 - 30 người.

Workshop được tổ chức ở đâu?

Không có một quy chuẩn cụ thể về địa điểm tổ chức workshop. Bạn có thể tổ chức workshop nội bộ tại phòng hợp lớn của công ty hoặc thuê địa điểm tại các hội trường lớn, trung tâm tổ chức sự kiện. Thậm chí với những buổi workshop quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể tổ chức tại các quán cà phê.

Tuy nhiên khi lựa chọn địa điểm tổ chức workshop bạn nên chú trọng đến các yếu tố: Phòng rộng, thoáng và sạch sẽ, có các cơ sở vật chất đi kèm như âm thanh, ánh sách để tạo sự thuận tiện khi kết nối. 

Một buổi workshop diễn ra trong bao lâu?

Mỗi buổi workshop thường sẽ diễn ra trong khoảng thời gian từ 2 – 4 tiếng đồng hồ. Tuy nhiên, có những buổi workshop theo chuỗi sẽ được tổ chức 1 - 2 ngày.

Về cơ bản thời gian tổ chức workshop là không có định, có thể thay đổi tùy vào loại hình workshop mà bạn thực hiện. 

Workshop và seminar khác nhau như thế nào?

Workshop và seminar là hai thuật ngữ liên quan đến trao đổi, chia sẻ các kiến thức và kinh nghiệm giữa một nhóm người có cùng chủ đề quan tâm. Tuy nhiên, workshop và seminar hoàn toàn khác nhau về mục tiêu, quy mô tổ chức và tính chuyên nghiệp.  Bảng sao đây sẽ chỉ ra các điểm khác biệt giữa workshop và seminar, bạn có thể tham khảo:

Tóm lại, workshop là một hoạt động mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Nếu biết tận dụng kênh quảng bá này, doanh nghiệp sẽ thu về được nhiều thành công trong việc tiếp thị và truyền thông thương hiệu.

Hy vọng với những thông tin TopCV vừa cung cấp, bạn đã hiểu workshop là gì, các hình thức workshop và quy trình 7 bước để tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp. Điều này rất có ý nghĩa với các nhân sự làm việc trong lĩnh vực marketing, truyền thông và tổ chức sự kiện. 

Hãy theo dõi TopCV mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin về nghề nghiệp hữu ích và đừng quên hệ thống việc làm của nền tảng này vẫn liên tục được làm mới, giúp các ứng viên nâng cao cơ hội tìm kiếm công việc phù hợp. Còn nếu bạn muốn tự thiết kế CV nhanh chóng - dễ dàng - đúng mục đích, hãy chọn các mẫu CV miễn phí trên TopCV nhé.