Credit note là một loại chứng từ được bên bán hàng phát hành, tuy nhiên không phải ai cũng biết sử dụng loại chứng từ này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ Credit note là gì? Nên và không nên sử dụng loại chứng từ này trong trường hợp nào?
Credit note là gì?
“Credit note” được biết đến với tên gọi khác là hóa đơn giảm, giấy báo có hoặc giấy báo giảm là một loại chứng từ được sử dụng trong thương mại do người bán phát hành cho người mua và thường đi kèm với hóa đơn mua bán.
Cụ thể, Credit note chính là tài liệu ghi chú tín dụng, thường được sử dụng để điều chỉnh các thông tin tài khoản nợ (debit). Trong lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp sẽ phát hành Credit note để điều chỉnh thông tin trong các hóa đơn xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
Các trường hợp sử dụng Credit note có thể bao gồm việc điều chỉnh giá trị hóa đơn do hàng hóa lỗi, không đạt chất lượng. Ngoài ra, Credit note còn được sử dụng khi có sự thay đổi về giá cả, chiết khấu, quy định thuế,...
Lợi ích của Credit note là gì?
Credit note trong kế toán mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kế toán. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng hóa đơn giảm:
- Hoàn thiện hồ sơ tài chính: Credit note giúp cải thiện độ chính xác trong sổ sách kế toán. Đồng thời, giấy báo giữ lại hồ sơ của các hóa đơn trước đó và số tiền bù trừ của công ty thay vì loại bỏ các hóa đơn không chính xác.
- Theo dõi quỹ: Credit note tạo điều kiện cho doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và số dư tiền mặt. Đồng thời, giấy báo có cũng hỗ trợ công ty trong việc điều chỉnh hồ sơ thuế bán hàng dựa trên các bản ghi nhớ tín dụng.
- Hoàn toàn minh bạch: Giấy báo giảm cho phép cả người mua và người bán theo dõi số dư tài khoản. Đồng thời, người mua hàng cũng có thể thanh toán được bằng hai hình thức là tiền mặt và thanh toán điện tử.
Trường hợp nên và không nên sử dụng Credit note
Sau khi hiểu Credit note là gì thì chúng ta cần phải biết trường hợp nên và không nên sử dụng loại chứng từ này để áp dụng sao cho đúng. Bởi trong quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu, việc sử dụng Credit note sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh thông tin trên hóa đơn và giải quyết các vấn đề phát sinh dễ dàng.
Tuy nhiên, việc quyết định sử dụng Credit note cần được xem xét cẩn thận và minh bạch. Dưới đây là một số trường hợp nên và không nên sử dụng Credit note.
Trường hợp nên sử dụng Credit note
Credit note là một tài liệu tài chính thương mại được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên, giấy báo giảm chủ yếu được áp dụng trong bối cảnh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Dưới đây là một số trường hợp nên sử dụng credit note mà TopCV đã tổng hợp được:
- Xử lý sản phẩm hỏng hóc: Mẫu credit note được áp dụng cho các sản phẩm hỏng hóc vẫn trong thời hạn bảo lãnh. Chức năng chính là đối chiếu giá trị sản phẩm với hóa đơn, và khi khách hàng trả lại hàng, người bán sẽ sử dụng con số trong credit note để hoàn tiền.
- Hoàn trả tiền cho sản phẩm không đáp ứng yêu cầu: Credit note cũng được sử dụng để hoàn trả tiền cho sản phẩm bị trả về do không đáp ứng đúng yêu cầu trong hợp đồng. Người mua có quyền đòi tiền bồi thường, và số tiền được chi trả dựa trên credit note, đại diện cho thông tin trên hóa đơn mua hàng.
- Đối chiếu và bảo lãnh: Việc sử dụng credit note giúp đối chiếu thông tin giữa người mua và người bán. Hóa đơn được xuất cho người mua, trong khi credit note được giữ lại bởi người bán để làm cơ sở cho quy trình đối chiếu và bảo lãnh.
- Chấp nhận trả trước và bồi thường: Trong trường hợp khách hàng trả trước, credit note cũng có thể được sử dụng để hoàn trả số tiền trước đó. Ngoài ra, khi sản phẩm không đáp ứng yêu cầu, credit note là công cụ để người mua đòi tiền bồi thường từ người bán.
Trường hợp không nên sử dụng mẫu Credit note
Mặc dù Credit note là một công cụ hữu ích trong quản lý tài chính thương mại, nhưng cũng có những trường hợp doanh nghiệp không nên sử dụng Credit note. Dưới đây là một số trường hợp mà bạn có thể xem xét:
Xác định tỷ lệ giảm giá chính xác
Credit note không được sử dụng để xác định chính xác tỷ lệ giảm giá. Việc giảm giá cần phải được thể hiện rõ ràng trong phần nội dung của giao dịch, và việc cầm trên tay một credit memo không có nghĩa là bạn có một tấm voucher.
Ví dụ: Một sản phẩm hoặc dịch vụ được giảm giá 10%, thông tin này cần được rõ ràng thể hiện trong phần chi tiết của giao dịch Giả sử giá trị ban đầu của giao dịch là 1,000 đồng và có một credit note trị giá 200 đồng. Tuy nhiên, tỷ lệ giảm giá thực tế là 10%, tức là 100 đồng, được thể hiện rõ ràng trong nội dung giao dịch. Do đó, tổng cộng thanh toán sau giảm giá sẽ là 700 đồng.
Không phải là giấy tờ bảo lãnh hàng hóa
Credit note không được sử dụng như một giấy tờ bảo lãnh hàng hóa. Khi người bán phát hành credit memo, không đồng nghĩa với việc họ phải chịu trách nhiệm toàn bộ về hàng hóa. Bên xuất hàng chỉ chịu phạt khi hàng hóa không đúng với hợp đồng vì thế không phải lúc nào cũng là giấy tờ cung cấp đầy đủ bảo đảm cho người mua.
Ví dụ: Nếu một khách hàng trả lại một sản phẩm và yêu cầu hoàn tiền, doanh nghiệp có thể cung cấp một credit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn. Tuy nhiên, nếu khách hàng muốn nhận lại tiền mặt thay vì tín dụng, việc này không thể được thực hiện thông qua Credit Note, và cần phải áp dụng quy trình hoàn tiền khác như chuyển khoản hoặc chi phiếu.
Nội dung thể hiện trên mẫu Credit note
Ngoài thắc mắc Credit note là gì thì tất nhiều người thắc mắc vậy nội dung trên mẫu Credit note gồm những gì? Nội dung trên một giấy báo giảm thường bao gồm các thông tin quan trọng để mô tả và giải thích sự điều chỉnh giá trị của hóa đơn. Dưới đây là những thông tin cơ bản thường xuất hiện trên credit note:
Thông tin đối tác kinh doanh
- Tên và địa chỉ của doanh nghiệp phát hành credit note. Thông tin này phải trùng với thông tin trên giấy tờ hợp pháp mà người cung cấp đã đăng ký tại các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước.
- Thông tin về số điện thoại, email.
- Thông tin về mã số thuế của người cung cấp chứng từ.
Số và ngày phát hành credit note
- Số hóa đơn hoặc mã số duy nhất để xác định credit note.
- Ngày phát hành credit note.
Thông tin khách hàng
- Tên và địa chỉ của khách hàng hoặc đối tác giao dịch. Lưu ý nếu là tổ chức thì cần ghi đúng thông tin theo đúng thông tin mà tổ chức đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền của nhà nước.
- Thông tin liên lạc của khách hàng trên mẫu credit note
Mô tả sự điều chỉnh
- Lý do cụ thể cho việc phát hành credit note (trả hàng, giảm giá, sửa đổi thông tin, v.v.).
- Mô tả chi tiết về số lượng, giá trị, và các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị hóa đơn.
Thông tin hóa đơn ban đầu
- Số và ngày của hóa đơn ban đầu cần điều chỉnh.
- Tổng giá trị của hóa đơn ban đầu.
Tổng giá trị điều chỉnh
- Tổng giá trị được điều chỉnh sau khi áp dụng credit note.
Chữ ký hoặc chấp nhận
- Chữ ký của người phát hành credit note hoặc chữ ký của bên được người bán ủy quyền. Hơn nữa, người bán có thể áp dụng chữ ký số để ký trên Credit Note.
Hướng dẫn sử dụng mẫu credit note
- Hướng dẫn về cách áp dụng mẫu credit note trong quá trình thanh toán hoặc điều chỉnh.
Thông tin thanh toán hoặc hoàn tiền
- Nếu có, cung cấp thông tin về cách thanh toán hoặc hoàn tiền sẽ được thực hiện.
So sánh Credit note và Debit note
Credit note và debit note là hai loại tài khoản quan trọng trong lĩnh vực kế toán, được sử dụng để điều chỉnh thông tin trong các hóa đơn và ghi chép tài khoản. Credit note thường được sử dụng khi có sự điều chỉnh giảm giá hoặc hoàn trả tiền, trong khi debit note được sử dụng để ghi nhận sự tăng giá hoặc các khoản phí phát sinh.
Vậy sự khác nhau giữa Debit note và Credit note là gì. Dưới đây là bảng so sánh để bạn có thể tham khảo nhé:
Tiêu Chí | Credit note | Debit note |
Hướng di chuyển tiền | Từ khách hàng đến doanh nghiệp hoặc ngược lại | Từ doanh nghiệp đến khách hàng hoặc ngược lại |
Hiệu ứng trong kế toán | Ảnh hưởng đến tài khoản thu nhập | Ảnh hưởng đến tài khoản chi phí hoặc tài khoản nợ. |
Chủ thể chính | Nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp bán hàng | Khách hàng hoặc người mua hàng |
Mục đích sử dụng | Dùng để hủy bỏ giá trị của hóa đơn đã xuất trước đó. | Được dùng để thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu và nhắc nhở về các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán
|
Điều chỉnh giá trị | Được sử dụng để điều chỉnh giá hóa đơn theo chiều giảm. Nó hủy bỏ giá trị hóa đơn đã xuất trước đó | ược sử dụng để điều chỉnh giá theo chiều tăng. Nó yêu cầu người bán tăng giá trị hóa đơn đã có trước đó |
Trường hợp áp dụng | Áp dụng khi khách hàng muốn trả hàng hoặc khi hàng hóa được cung cấp có lỗi | Áp dụng khi cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp hết hạn hoặc khi phát hiện hóa đơn thiếu hàng hóa
|
Chứng từ được xuất bởi ai | Được được xuất bởi người bán hoặc bên bán | Thường được xuất bởi người mua hoặc bên mua |
Ngành nghề sử dụng Credit note
Credit note trong kế toán là gì và credit note trong xuất nhập khẩu là gì mà được ứng dụng vào công việc hằng ngày. Dưới đây là một số mẫu credit note về kế toán và xuất nhập khẩu:
Kế toán
- Xử lý đổi trả và hoàn tiền: Credit note được sử dụng khi có đơn đổi trả từ khách hàng hoặc có lỗi trong hóa đơn. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh số liệu tài chính và thực hiện quá trình hoàn tiền cho khách hàng.
- Đối chiếu số liệu tài chính: Credit note thường được sử dụng để đối chiếu thông tin giữa các hóa đơn và giao dịch thực tế. Nhờ đó, số liệu tài chính của doanh nghiệp sẽ trùng khớp với bảng cân đối kế toán.
- Xử lý chi phí khấu trừ: Trong trường hợp có chi phí cần khấu trừ từ tổng giá trị hóa đơn, credit note là công cụ quan trọng để ghi nhận và điều chỉnh các khoản này.
Để tiếp cận với hàng nghìn thông tin tuyển dụng uy tín, hãy nhanh tay truy cập TopCV.vn. Tại đây bạn sẽ tìm thấy những cơ hội việc làm mới từ các công ty uy tín với mức lương tốt nhất!
>>> Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Những vấn đề cần biết về chứng từ kế toán
Xuất nhập khẩu
- Đối chiếu số lượng và giá trị hàng hóa: Trong xuất nhập khẩu, credit note giúp đối chiếu số lượng và giá trị hàng hóa đã được xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Quá trình này sẽ tránh sai sót dữ liệu trong quá trình vận chuyển hoặc kiểm tra hàng.
- Xử lý hàng hóa hỏng hóc: Credit note được sử dụng khi hàng hóa xuất khẩu bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Credit note giúp xác định giá trị thực tế của hàng hóa hỏng và điều chỉnh số liệu tài chính.
- Điều chỉnh giá trị thuế và thuế quan: Khi có thay đổi về giá trị hàng hóa, credit note có thể được sử dụng để điều chỉnh số liệu liên quan đến thuế và thuế quan trong quá trình xuất nhập khẩu.
Những ngành nghề này thường xuyên sử dụng credit note như một công cụ quan trọng để duy trì mối quan hệ tích cực với đối tác kinh doanh và khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến giao dịch tài chính của công ty.
Hiện nay thuật ngữ Credit rất thông dụng và được sử dụng nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kế toán. Hầu như các nhân sự lĩnh vực kế toán và xuất nhập khẩu nào cũng cần phải biết đến và sử dụng thuật ngữ này. Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm liên quan đến lĩnh vực này thì có thể truy cập ngay TopCV. - Nền tảng công nghệ tuyển dụng thông minh giúp ứng viên dễ dàng tìm kiếm được việc làm phù hợp, hỗ trợ công cụ tạo CV hàng đầu hiện nay.
TopCV cung cấp hàng trăm mẫu CV xin việc kế toán và xuất nhập khẩu với thiết kế chuyên nghiệp và bắt mắt. Không chỉ vậy, nền tảng cung cấp cho ứng viên các mẫu CV miễn phí phù hợp với đa dạng ngành nghề, số năm kinh nghiệm, tính cách khác nhau.
Hy vọng bài viết này giúp bạn giải đáp được thắc mắc Credit note là gì và các thông tin liên quan đến loại giấy báo giảm này. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm nhân sự có hiểu biết về giấy báo giảm thì có thể tham khảo trang web tuyển dụng nhân sự TopCV.vn nhé.
Nguồn ảnh: Sưu tầm
