Theo nghiên cứu của Viện Công nghệ Carnegie, thành công phụ thuộc 15% vào kiến thức và kỹ năng chuyên môn, 85% là kỹ năng giao tiếp. Giao tiếp tốt không phải do bẩm sinh, bạn hoàn toàn có thể rèn luyện được, thậm chí trở nên xuất sắc. Vậy làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt? Làm sao để trở nên tự tin và mạnh dạn hơn trong công việc? Người hướng nội phải làm gì để giao tiếp tốt? Những câu hỏi đó sẽ được TopCV giải đáp ở bài viết này.
Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt?
Julie Sweet - Giám đốc điều hành của công ty tư vấn công nghệ Accenture đã chia sẻ rằng phần lớn mọi người đang không đánh giá đúng tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, đầu tư kỹ năng giao tiếp là một cách bạn để thăng tiến trong sự nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp đứng đầu trong danh sách các kỹ năng cần thiết nhân viên cần có để thành công. Giao tiếp tốt là chìa khóa để phân chia công việc khi làm việc nhóm, đảm bảo quá trình làm việc của mọi người hiệu quả và ít trục trặc nhất.
Hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp nhưng bạn có biết làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt? Dưới đây là một số cách bạn có thể áp dụng để trở nên “hoạt ngôn” và khéo léo hơn.
Lắng nghe trước khi phản biện
Hãy tập trung vào cuộc trò truyện, lắng nghe những gì người đối diện đang chia sẻ. Khi đang nói chuyện, bạn không nên nhắn tin hoặc làm việc khác. Hãy cho người đối diện biết bạn đang tập trung lắng nghe. Điều quan trọng tiếp theo là đừng vội vàng nghĩ cách phản biện khi bạn chưa nghe hết ý, chưa hiểu rõ vấn đề.
Điển hình như khi bạn bị Sếp khiển trách vì một vấn đề gì đó, hãy bình tĩnh lắng nghe, đánh giá tình hình. Nếu thực sự bạn làm sai, hãy trung thực, không đổ lỗi, nhận lỗi và hứa sẽ sửa đổi. Nếu bạn bị mắng oan, hãy bĩnh tĩnh giải thích và đưa ra bằng chứng.
>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? 07 cách cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể (Body Language) là tín hiệu phi ngôn ngữ, truyền tải đến 55% thông điệp giao tiếp. Ngôn ngữ cơ thể giúp bạn đọc được những thông điệp và tín hiệu không lời mà người khác gửi đến. Học cách đọc ngôn ngữ cơ thể và thể hiện bản thân thông qua ngôn ngữ cơ thể sẽ giúp bạn giúp cải thiện khả năng giao tiếp.
Giao tiếp không chỉ thể hiện qua lời nói mà còn có cử chỉ và tư thế của cơ thể. Một số ngôn ngữ cơ thể điển hình:
- Biểu cảm khuôn mặt: Hãy giãn cơ mặt và thể hiện sự tự tin qua nụ cười. Có nụ cười hạnh phúc, nụ cười bẽn lẽn, nụ cười ấm áp và cả nụ cười mỉa mai. Nụ cười thoải mái nhất là khóe miệng hơi nhếch lên, nheo mắt nhẹ để tạo vết chân chim. Nụ cười “không thật” và gượng gạo là khi bạn chỉ để lộ răng. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng sử dụng mắt cười để gây ấn tượng.
- Giao tiếp bằng ánh mắt: Bạn cần giao tiếp bằng mắt với người đang nói chuyện nếu muốn họ cảm thấy thoải mái với cuộc trò chuyện. Các nhà khoa học cho rằng phần lớn mọi người cảm thấy thoải mái khi giao tiếp bằng mắt trong khoảng 3,2 giây/lần với người lạ. Khi trở thành bạn bè thân thiết, thời gian sẽ kéo dài lâu hơn.
- Ngôn ngữ của đôi chân: Nếu bạn bắt chéo chân tại mắt cá chân, điều đó có thể cho thấy bạn đang cố che giấu điều gì đó. Nếu bạn bắt chéo đầu gối nhưng hướng đầu gối ra xa người khác, đó là dấu hiệu bạn không thoải mái với họ. Lựa chọn tốt nhất là hãy thẳng lưng, khép hờ hai chân.
- Ngôn ngữ của đôi tay: Gõ ngón tay xuống bàn thể hiện bạn đang thiếu kiên nhẫn, lo lắng và chờ đợi. Nếu bạn là người thích gõ ngón tay xuống bàn, hãy lưu ý rằng đó là tín hiệu phi ngôn ngữ có thể khiến người khác hiểu lầm. Ngồi hoặc đứng khoanh tay trước ngực được coi là ngôn ngữ cơ thể phòng thủ. Khi một người khoanh tay, họ có thể đang không cảm thấy an toàn. Hãy để hai tay thả lỏng với tư thế tự nhiên nhất.
Suy nghĩ trước khi nói
Không nên nói điều đầu tiên xuất hiện trong đầu. Nói mà không suy nghĩ trước có thể dẫn đến thông tin không rõ ràng, không chính xác và dễ gây hiểu lầm. Khi tiếp nhận thông tin hãy suy nghĩ trước khi phản hồi. Việc suy nghĩ trước khi nói giúp bạn có thời gian sắp xếp lại thông tin, lựa chọn từ ngữ, điều chỉnh cảm xúc để đưa ra phản hồi thông minh nhất. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc nhóm với nhiều người, việc đưa ra thông tin chính xác giúp bạn trở nên đáng tin cậy trong mắt Sếp và đồng nghiệp.
Ngắn gọn nhưng cụ thể
Dù bạn lựa chọn phương thức giao tiếp bằng văn bản hay lời nói thì hãy thật ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo tính cụ thể, giúp người khác nắm được những thông tin quan trọng. Điển hình như khi viết mail, hãy tập trung vào những thông tin chính, đọc kỹ email trước khi gửi đi hoặc khi phản hồi mail của người khác. Hãy nhớ một điều, bạn luôn biết mình sẽ nói gì nhưng người khác thì mới nghe thấy điều đó lần đầu tiên nên hãy cố gắng để thông điệp truyền tải là ngắn gọn nhất.
Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc nhóm, khi bạn giao task cho các thành viên trong nhóm hãy phổ biến công việc một cách thật ngắn gọn, tránh lan man và dài dòng, hãy nhấn mạnh những điều quan trọng để các thành viên nắm thông tin.
Lựa chọn phương pháp truyền tải thông điệp
Một số phương pháp truyền tải thông điệp giao tiếp bao gồm: gặp mặt trực tiếp, gọi điện, nhắn tin và gửi email. Tùy thuộc vào từng tình huống và thông điệp mà bạn lựa chọn phương pháp phù hợp.
Nếu thông tin bạn muốn chia sẻ không quá khẩn cấp thì hãy gửi email hoặc tin nhắn, đặc biệt là khi truyền đạt những mong muốn của bản thân. Lựa chọn giao tiếp bằng văn bản đảm bảo bạn sẽ liệt kê đủ thông tin muốn truyền tải đồng thời sẽ giúp người khác có thời gian suy nghĩ và đặt câu hỏi ngược. Đặc biệt là khi bạn trao đổi với nhà tuyển dụng, hãy gửi một email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin.
Nếu bạn cần trao đổi công việc với đồng nghiệp, hãy tổ chức một buổi họp trực tiếp phân chia công việc nhóm, tham khảo ý kiến từ các thành viên trong team và cuối cùng gửi một email hoặc tin nhắn xác nhận lại nội dung đã chốt trong buổi họp.
Đọc tín hiệu phi ngôn ngữ
Có rất nhiều tín hiệu phi ngôn ngữ khác nhau, đọc được tín hiệu phi ngôn ngữ khi giao tiếp sẽ giúp bạn tự tin hơn. Một người hay ngáp, ánh mắt đảo liên tục khi giao tiếp là dấu hiệu họ không tập trung vào điều bạn đang trình bày. Hãy khéo léo hãy yêu cầu họ cho chia sẻ ý kiến hoặc tóm tắt về vấn đề bạn vừa trình bày.
Nếu bạn băn khoăn làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt thì hãy bắt đầu học cách đọc tín hiệu phi ngôn ngữ, bạn chắc chắn sẽ trở nên nhanh nhạy và tinh tế hơn.
Tông giọng
Tông giọng bao gồm những yếu tố như âm điệu, nhịp điệu, âm lượng, tốc độ và sự rõ ràng trong cách diễn đạt. Điều này có thể ảnh hưởng đến cách người khác hiểu thông tin mà bạn muốn truyền đạt. Đảm bảo rằng bạn nói một cách rõ ràng và tự tin. Tránh lặp lại quá nhiều từ trong một câu. Điều chỉnh âm lượng giọng nói của bạn sao cho phù hợp với tình huống giao tiếp. Hãy nâng tông giọng khi muốn nhấn mạnh điều gì đó quan trọng và hạ giọng khi muốn tạo sự chân thành và tin tưởng.
Tông giọng không chỉ ảnh hưởng ấn tượng của người khác về bạn mà còn có thể tác động đến cảm xúc và tâm trạng của họ trong quá trình giao tiếp. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian để cải thiện tông giọng của mình.
Tôn trọng người đối diện
Khi giao tiếp, bạn cần khéo léo để biết khi nào nên bắt đầu nói. Khi làm việc nhóm, hãy chờ mọi người nói hết câu, không ngắt lời người khác, điều này thể hiện bạn là người lịch sự và tôn trọng người khác. Ngay cả khi những gì người khác nói không chính xác và làm bạn khó chịu, hãy kiên nhẫn, nghĩ kỹ trước khi phản hồi, không nên nóng vội phản bác, tránh trường hợp hợp nóng giận, mất bình tĩnh.
Ngoài ra, giao tiếp một cách lịch sự và tôn trọng người khác nghĩa là bạn sẽ nói đúng chủ đề, đặt câu hỏi rõ ràng và trả lời trọng tâm khi người khác đặt câu hỏi. Khi giao tiếp, không hạ thấp ai, hãy tôn trọng và đối xử bình đằng với tất cả mọi người. Như vậy bạn sẽ được mọi người đánh giá cao và tôn trọng ngược lại.
Người hướng nội cần làm gì để cải thiện kỹ năng giao tiếp?
Rất nhiều người cực kỳ thông minh, họ giỏi chuyên môn và luôn xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ được giao khi làm việc một mình. Tuy nhiên, khi làm việc cùng người khác họ gặp khó khăn khi giao tiếp, họ hướng nội và ngại nói lên suy nghĩ của mình. Thậm chí, vì ngại từ chối, họ còn sẵn sàng nhận thêm task, tăng ca, họ mệt mỏi nhưng vì cả nể nên không dám than vãn.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp sẽ khiến người hướng nội thành công hơn, dễ dàng hòa nhập khi tới một môi trường mới. Người hướng nội phải làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt? Tips dưới đây sẽ giúp người hướng nội vượt qua những rào cản, tự tin thể hiện bản thân.
Lắng nghe tích cực
Phần lớn người hướng nội thích lắng nghe, quan sát và đánh giá tình hình hơn là chia sẻ suy nghĩ với người khác. Tuy nhiên, lắng nghe là một kỹ năng không hề đơn giản. Lắng nghe chia thành hai dạng là tích cực và thụ động. Lắng nghe tích cực là bạn chú tâm và cuộc trò chuyện, có tương tác và phản hồi những gì người khác chia sẻ. Lắng nghe thụ động là chỉ nghe mà không phản hồi. Để trở thành người lắng nghe tích cực, bạn không nhất thiết phải liên tục phản hồi, kéo dài cuộc trò chuyện, việc cần làm đôi khi chỉ là cái gật đầu, mỉm cười, giao tiếp bằng ánh mắt, bạn cũng có thể đặt câu hỏi mở dạng "Tôi có thể làm gì để giúp đỡ bạn?", "Bạn đã cảm thấy ổn hơn chưa?"
Trò chuyện với người hướng ngoại
Một cách hiệu quả để bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp đó là thường xuyên trò chuyện với bạn bè/đồng nghiệp hướng ngoại. Đa phần những người hướng ngoại rất hoạt bát và năng nổ, họ sẵn sàng gắn kết mọi người, họ luôn có một nguồn năng lượng dồi dào và có thể giúp đỡ bạn hòa nhập. Để dễ dàng trở nên thân thiết, bạn hãy chuẩn bị một số câu hỏi về công việc họ làm, sở thích, các đề tài mà họ quan tâm hoặc những câu hỏi tư vấn. Hầu hết mọi người đều thích nói về bản thân.
Khi làm việc nhóm, hãy chủ động làm việc cùng những người đồng nghiệp hướng ngoại. Khi kết bạn và làm việc cùng người hướng ngoại, bạn sẽ có cơ hội mở rộng mối quan hệ, giao tiếp nhiều, dần dần trở nên tự tin hơn.
Thực hành thật nhiều
Một cách đơn giản để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội là hãy mạnh dạn chào hỏi đồng nghiệp khi bạn gặp họ tại công ty. Đừng ngại ngần, chỉ với hành động rất nhỏ như vậy sẽ giúp họ ghi nhớ bạn.
Bạn có thể thực hành bằng cách thử bắt chuyện với người lạ, hãy chuẩn bị các câu hỏi trước cuộc trò chuyện. Với người lạ, bạn nên bắt đầu làm quen với họ thông qua các câu hỏi về thông tin cơ bản như: tên, tuổi, công việc, sở thích cá nhân,...
Luôn chuẩn bị trước khi nói
Làm sao để có kỹ năng giao tiếp tốt khi bạn là người rất ngại chia sẻ quan điểm cá nhân và luôn lúng túng khi nói chuyện? Cách tốt nhất là hãy tự tập nói chuyện thật nhiều, bạn có thể đứng trước gương và tưởng tượng mình đang ở nơi đông người, luyện tập thật nhiều chắc chắn giúp bạn tự tin hơn.
Một ví dụ điển hình như khi cuộc họp nhóm sắp diễn ra, trước đó bạn hãy chuẩn bị một số câu hỏi hoặc nội dung muốn chia sẻ trong cuộc họp. Bạn có thể lập danh sách và viết ra giấy, điều này sẽ giúp bạn trình bày liền mạch hơn, không bị vấp khi nói.
Giao tiếp tốt tại nơi làm việc giúp nhân viên nắm được những thông tin quan trọng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đồng thời xây dựng môi trường làm việc văn minh tích cực. Giao tiếp tốt còn mở ra cho bạn rất nhiều cơ hội trong sự nghiệp, mở rộng mối quan hệ cá nhân. Mong rằng những chia sẻ của TopCV sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách cải thiện kỹ năng giao tiếp và hoàn thiện bản thân. TopCV hiện có rất nhiều việc làm đủ mọi ngành nghề dành cho người hướng nội và hướng ngoại, bạn hãy nhanh tay apply để tìm được công việc như ý nhé.
