Chuyên viên quan hệ khách hàng cần những kỹ năng gì?

Chuyên viên quan hệ khách hàng (QHKH) là vị trí quan trọng giúp doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng tiếp cận và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Với sứ mệnh quan trọng đó, Chuyên viên quan hệ khách hàng phải trang bị những kỹ năng cần thiết. Khám phá trọn bộ kỹ năng dành riêng cho Chuyên viên QHKH qua bài viết dưới đây. 

Kỹ năng giao tiếp và xây dựng quan hệ khách hàng

Giao tiếp và xây dựng quan hệ khách hàng là nhóm kỹ năng "vàng" giúp Chuyên viên quan hệ khách hàng nắm bắt chính xác nhu cầu, xây dựng lòng trung thành và trực tiếp thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp. Trong đó, có hai kỹ năng mà Chuyên viên quan hệ khách hàng có thể vận dụng được trong công việc của mình: 

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, email và gặp mặt trực tiếp

Đây là kỹ năng nền tảng giúp Chuyên viên quan hệ khách hàng tạo ấn tượng chuyên nghiệp, khai thác thông tin và chuyển đổi khách hàng hiệu quả. Ứng viên cần biết cách đặt câu hỏi đúng để xác định nhu cầu, trình bày lợi ích sản phẩm rõ ràng, xử lý phản hồi và duy trì tương tác tích cực trên nhiều kênh. Các kỹ năng cụ thể cần có bao gồm: 

• Gọi điện: Biết cách mở đầu tự nhiên, tạo lý do liên hệ, khai thác nhu cầu và đặt lịch gặp. 

• Email/tin nhắn: Viết nội dung ngắn gọn, cá nhân hóa theo khách hàng, có lời kêu gọi hành động rõ ràng. 

• Gặp trực tiếp: Xây dựng sự tin tưởng, lắng nghe chủ động, nắm bắt tín hiệu khách hàng và tư vấn theo nhu cầu thực tế. 

Một số template và mẫu giao tiếp cơ bản cho Chuyên viên quan hệ khách hàng: 

• Cấu trúc cuộc gọi: 

Chào hỏi → Giới thiệu bản thân/lý do liên hệ → Khai thác nhu cầu → Đề xuất giải pháp → Hẹn bước tiếp theo. 

Ví dụ: Chào anh/chị ạ, em liên hệ để cập nhật tình hình sử dụng dịch vụ của anh/chị và tìm hiểu nhu cầu hiện tại để tư vấn giải pháp phù hợp. 

• Email follow-up: 

Tiêu đề rõ ràng → Cảm ơn sau trao đổi trước đó → Tóm tắt nhu cầu/giải pháp đã thống nhất → Thông tin cần bổ sung → CTA tiếp theo. 

Ví dụ: Em gửi anh/chị thông tin sản phẩm đã trao đổi. Anh/chị vui lòng xem qua và phản hồi để em hỗ trợ bước tiếp theo. 

• Tin nhắn hẹn lịch: 

Lời chào → Mục đích liên hệ → Đề xuất thời gian → Xác nhận lịch. 

Ví dụ: Em muốn sắp xếp một buổi trao đổi ngắn để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu của anh/chị. Anh/chị thuận tiện thời gian nào trong tuần này để em liên hệ ạ? 

• Kịch bản gặp khách: 

Tạo sự kết nối → Đặt câu hỏi tìm hiểu nhu cầu → Lắng nghe vấn đề → Tư vấn giải pháp → Chốt hành động tiếp theo. 

Lưu ý: Tập trung vào tìm hiểu nhu cầu của khách hàng trước khi giới thiệu sản phẩm. 

Ví dụ kịch bản tạo sự kết nối: Em chào anh/chị, em là Bích - Chuyên viên quan hệ khách hàng tại ngân hàng TopCV. Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi. Hôm nay em muốn tìm hiểu thêm về nhu cầu tài chính hiện tại để có thể tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho anh/chị. 

Kỹ năng duy trì quan hệ khách hàng dài hạn

Kỹ năng duy trì quan hệ khách hàng dài hạn là sự kết hợp các kỹ năng giao tiếp, thấu hiểu và giải quyết vấn đề nhằm xây dựng niềm tin và sự gắn kết nơi khách hàng. Vận dụng kỹ năng này, Chuyên viên QHKH có thể: 

• Thấu hiểu và nắm bắt nhu cầu của khách hàng: Tập trung vào từng chi tiết mà khách hàng chia sẻ, không chỉ là vấn đề trước mắt mà còn nhìn ra kỳ vọng và nỗi đau của họ. 

• Giao tiếp và tương tác: Sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của khách hàng trong thời gian ngắn. 

• Cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng: Phân loại khách hàng, ghi nhận lịch sử giao dịch, sở thích và nhu cầu để tư vấn đúng sản phẩm và thời điểm. 

>> Xem thêm: 

• Chuyên viên quan hệ khách hàng là gì? Cùng khám phá về nghề nghiệp thú vị này

• Lộ trình thăng tiến của chuyên viên quan hệ khách hàng

>> Tham khảo việc làm Chuyên viên quan hệ khách hàng mới nhất trên TopCV: 

Việc làm Chuyên viên quan hệ khách hàng

Xem tất cả

{{ job.title }}

{{ job.company.name }}

{{ job.salary }}

{{ job.short_cities }} {{ job.job_exp }}

Ứng tuyển Đăng {{ job.updated_at_str }}

Xem tất cả

Kỹ năng tư vấn và bán hàng trong ngân hàng

Kỹ năng trình bày lợi ích sản phẩm của ngân hàng

Chuyên viên quan hệ khách hàng cần biết cách chuyển đổi các đặc tính sản phẩm (lãi suất, hạn mức, thời hạn vay, phí dịch vụ, điều kiện hồ sơ, ưu đãi, v.vv..) thành giá trị thực tế đối với khách hàng. Thay vì chỉ đơn thuần giới thiệu tính năng của sản phẩm, cần tập trung vào giải pháp - giải thích cách sản phẩm đáp ứng nhu cầu hoặc giải quyết vấn đề của khách hàng. 

Chuyên viên quan hệ khách hàng có thể tư vấn theo format FAB: 

• F (Feature - Tính năng): Đặc điểm thực tế của sản phẩm/dịch vụ đó là gì. (Sản phẩm vay có thời hạn lên đến 20 năm). 

• A (Advantage - Ưu điểm): Chức năng của tính năng đó hoạt động như thế nào. Tại sao nó vượt trội. (Khách hàng có thể chia nhỏ khoản trả nợ theo thời gian dài hơn). 

• B (Benefit - Lợi ích): Giá trị mang lại cho khách hàng, có thể về mặt trải nghiệm, cảm xúc hoặc mục tiêu tài chính. Trả lời cho câu hỏi: Nó có ý nghĩa gì với anh/chị? (Giúp giảm áp lực tài chính hàng tháng và dễ dàng cân đối dòng tiền). 

Kỹ năng bán chéo sản phẩm ngân hàng

Chuyên viên quan hệ khách hàng cần biết cách nhận diện cơ hội bán chéo sản phẩm dựa trên hành vi, nhu cầu và vòng đời tài chính của khách hàng, thay vì giới thiệu sản phẩm một cách máy móc. Mục tiêu là gia tăng giá trị khách hàng và xây dựng mối quan hệ tài chính dài hạn với khách hàng. 

Ví dụ về kỹ năng tăng cơ hội bán chéo: 

• Khách vay mua nhà → Tư vấn thêm bảo hiểm, tài khoản thanh toán, dịch vụ ngân hàng số. 

• Khách hàng nhận lương qua ngân hàng → Gợi ý thẻ tín dụng, tiết kiệm, khoản vay cá nhân. 

• Khách hàng doanh nghiệp → Tư vấn thêm dịch vụ chi lương (payroll), thanh toán quốc tế (LC), bảo lãnh hoặc quản lý dòng tiền. 

Kỹ năng tìm kiếm và phát triển khách hàng mới

Tư duy "gieo trồng" trong tìm kiếm và phát triển khách hàng mới

Tư duy "gieo trồng" là cách tiếp cận tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và tạo giá trị trước khi phát sinh giao dịch từ khách hàng. Thay vì chỉ tìm khách hàng để bán sản phẩm. Chuyên viên QHKH xem mỗi khách hàng tiềm năng như một "hạt giống" cần được chăm sóc qua thời gian để tạo niềm tin và chuyển đổi thành khách hàng lâu dài. 

Cách áp dụng: 

• Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng: Không chỉ tiếp cận khách hàng có nhu cầu ngay lập tức mà mở rộng mạng lưới qua khách hàng giới thiệu, cộng đồng, đối tác, dữ liệu nội bộ hoặc các mối quan hệ cá nhân. 

• Tập trung tìm hiểu trước khi bán: Thay vì hỏi "Anh/chị có cần vay/gửi tiết kiệm không?", hãy khai thác mục tiêu tài chính của khách hàng: "Anh/chị đang có kế hoạch tài chính nào trong 6 - 12 tháng tới mà ngân hàng có thể hỗ trợ không ạ?"

• Nuôi dưỡng mối quan hệ theo từng giai đoạn: 

  • Giai đoạn 1- Làm quen: Tạo thiện cảm, tìm hiểu nhu cầu. 

  • Giai đoạn 2 - Cung cấp giá trị: Chia sẻ thông tin hữu ích, cập nhật sản phẩm phù hợp.

  • Giai đoạn 3 - Chuyển đổi: Đề xuất giải pháp khi khách hàng phát sinh nhu cầu. 

  • Giai đoạn 4 - Duy trì: Chăm sóc sau giao dịch và khai thác nhu cầu mới. 

• Ghi nhớ và cá nhân hóa tương tác: Lưu lại thông tin về nhu cầu, thời điểm thích hợp, sở thích tài chính để chủ động liên hệ đúng lúc. 

Kỹ năng khai thác referral và mạng lưới cá nhân

Kỹ năng khai thác referral là nghệ thuật biến sự hài lòng thành nguồn khách hàng tiềm năng bền vững. Bí quyết cốt lõi nằm ở việc chọn đúng thời điểm, đặt câu hỏi cụ thể và làm cho việc giới thiệu trở nên dễ dàng nhất có thể cho khách hàng. 

Cách áp dụng thực tế: 

• Xây dựng niềm tin trước khi đề nghị giới thiệu: Tập trung cung cấp trải nghiệm tốt, tư vấn đúng nhu cầu và hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Khi khách hàng hài lòng, khả năng họ giới thiệu người quen sẽ cao hơn. 

• Khai thác referral đúng thời điểm: Nên đề nghị giới thiệu sau khi khách hàng vừa nhận được giá trị rõ ràng, ví dụ: 

  • Sau khi hoàn tất giải ngân

  • Sau khi xử lý thành công một vấn đề 

  • Sau khi khách hàng phản hồi tích cực về dịch vụ. 

Ví dụ mẫu câu hỏi referral: "Em rất vui vì đã hỗ trợ anh/chị hoàn tất thủ tục thuận lợi. Nếu anh/chị có người quen đang quan tâm đến giải pháp tài chính tương tự, anh/chị có thể giới thiệu để em hỗ trợ thêm ạ."

• Xây dựng mạng lưới cá nhân có định hướng: Chủ động duy trì quan hệ với: 

  • Khách hàng hiện hữu

  • Chủ doanh nghiệp, đối tác, cộng đồng trong ngành

  • Nhóm nghề nghiệp, hội nhóm kinh doanh

  • Người có khả năng kết nối nhiều khách hàng tiềm năng. 

• Quản lý nguồn referral như một pipeline bán hàng: Phân chia rõ ràng: 

  • Người giới thiệu 

  • Khách hàng tiềm năng được giới thiệu

  • Nhu cầu dự kiến

  • Thời điểm phù hợp để liên hệ. 

• Áp dụng nguyên tắc "giới thiệu chất lượng thay vì số lượng": Tập trung tiếp cận những khách hàng thực sự có nhu cầu và phù hợp với sản phẩm, thay vì chỉ mở rộng danh sách khách hàng. 

Kỹ năng phân tích nhu cầu và đánh giá hồ sơ khách hàng

Kỹ năng đánh giá khả năng phù hợp của khách hàng

Chuyên viên quan hệ khách hàng cần biết cách đánh giá mức độ phù hợp giữa nhu cầu của khách hàng và sản phẩm/dịch vụ trước khi tư vấn. Một số tiêu chí đánh giá sơ bộ bao gồm: 

• Nhu cầu thực tế: Khách hàng cần vay vốn, gửi tiết kiệm, thanh toán hay sử dụng dịch vụ nào? Mục đích có rõ ràng và phù hợp không? 

• Khả năng tài chính: Ngân sách của khách hàng có đáp ứng được giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ không? Họ có nguồn thu nhập ổn định không? (đối với khách hàng cá nhân) hay dòng tiền lành mạnh (đối với doanh nghiệp). 

• Thẩm quyền quyết định: Người đang giao tiếp có phải là người trực tiếp chốt giao dịch hay không? Hay họ chỉ là người tham khảo, cần phải trình lên cấp trên hoặc người đại diện hợp pháp? 

• Lịch sử quan hệ: Toàn bộ lưu trữ về lịch sử giao dịch, sử dụng dịch vụ, hồ sơ tương tác, lịch sử tín dụng, thời gian gắn bó của khách hàng đối với doanh nghiệp. 

• Hồ sơ khách hàng: Tính đầy đủ, minh bạch của giấy tờ, thông tin cá nhân/doanh nghiệp. 

• Tài sản đảm bảo (nếu có): Giá trị, tính pháp lý và khả năng đáp ứng yêu cầu khoản vay. 

• Mức độ sẵn sàng: Khả năng cung cấp hồ sơ, thời điểm ra quyết định và mức độ quan tâm đến sản phẩm. 

Kỹ năng nhận diện rủi ro ban đầu

Bên cạnh việc tìm kiếm cơ hội, Chuyên viên quan hệ khách hàng cần có khả năng quan sát, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ để phát hiện các rủi ro tiềm ẩn về tài chính, pháp lý hoặc vận hành ngay từ lần đầu tiếp xúc với khách hàng. 

Một số dấu hiệu cần lưu ý: 

• Thông tin khách hàng không nhất quán: Dữ liệu khai báo, thu nhập, mục đích vay hoặc tình trạng kinh doanh có điểm chưa rõ ràng. 

• Dòng tiền yếu hoặc không ổn định: Thu nhập không đủ đáp ứng nghĩa vụ tài chính, doanh thu biến động mạnh. 

• Lịch sử tín dụng có vấn đề: Có dấu hiệu chậm trả, nợ quá hạn hoặc nhiều khoản vay đang tồn tại. 

• Hồ sơ thiếu hoặc khó xác minh: Thiếu giấy tờ quan trọng, thông tin tài chính chưa được chứng minh. 

• Mục đích vay không rõ ràng: Nhu cầu vay không cụ thể hoặc chưa chứng minh được khả năng sử dụng vốn hiệu quả. 

Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, Chuyên viên quan hệ khách hàng cần phối hợp với bộ phận thẩm định, quản lý rủi ro, tín dụng hoặc pháp chế để kiểm tra thông tin, đánh giá mức độ rủi ro và thống nhất phương án xử lý.

>> Xem thêm: Mô tả công việc Chuyên viên quan hệ khách hàng chi tiết

Kỹ năng xử lý từ chối và chăm sóc khách hàng sau bán 

Kỹ năng xử lý phản đối về lãi suất, phí và điều kiện vay

Khách hàng thường băn khoăn hoặc so sánh lãi suất, phí và điều kiện vay giữa các ngân hàng. Do đó, thay vì đi thẳng vào thuyết phục, Chuyên viên QHKH cần lắng nghe và làm rõ nhu cầu của họ để đưa ra giải pháp phù hợp.

Một số tình huống phản đối thường gặp và cách giải quyết: 

Trong những tình huống kể trên, nguyên tắc quan trọng là Chuyên viên QHKH cần tư vấn đúng thông tin, không cam kết vượt thẩm quyền và không đánh đổi tính minh bạch để chốt giao dịch ngắn hạn. 

Kỹ năng chăm sóc khách hàng sau bán

Chăm sóc khách hàng sau bán giúp duy trì sự hài lòng, giảm tỷ lệ khách hàng rời bỏ và tạo cơ hội phát sinh giao dịch mới. Hoạt động chăm sóc nên được thực hiện theo từng mốc trong vòng đời khách hàng. 

Ví dụ Timeline chăm sóc khách hàng sau bán chi tiết thường được áp dụng trong các ngân hàng, doanh nghiệp tài chính: 

Kỹ năng giữ chân và tái khai thác khách hàng

Khách hàng hiện hữu là nguồn cơ hội kinh doanh quan trọng vì đã có lịch sử giao dịch và mức độ tin tưởng nhất định. Chuyên viên cần biết cách phân tích hành vi sử dụng để nhận diện nhu cầu mới và đề xuất sản phẩm phù hợp. 

Bảng dưới đây thể hiện 5 nhánh khai thác phổ biến xung quanh vòng đời khách hàng nhằm đối đa hóa giá trị Customer Lifetime Value. 

Kỹ năng quản lý KPI, thời gian và áp lực doanh số

Kỹ năng ưu tiên khách hàng có khả năng chuyển đổi cao

Để ưu tiên nhóm khách hàng có khả năng chuyển đổi cao, chuyên viên quan hệ khách hàng cần làm chủ 3 nhóm kỹ năng cốt lõi: thấu hiểu phễu khách hàng, tư vấn cá nhân hóa và quản trị thời gian. Việc phân bổ nguồn lực vào đúng nơi sẽ tối đa hóa tỷ lệ chốt sale và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng (Lead). 

Một số tiêu chí đánh giá Lead: 

• Mức độ phù hợp nhu cầu: Khách hàng có nhu cầu rõ ràng về vay vốn, tiết kiệm, thẻ hoặc sản phẩm tài chính khác. 

• Khả năng tài chính: Thu nhập, dòng tiền, tài sản hoặc khả năng đáp ứng các điều kiện sử dụng sản phẩm. 

• Đồ đầy đủ của hồ sơ: Khả năng cung cấp giấy tờ, thông tin cần thiết để làm thủ tục nhanh chóng. 

• Giá trị tiềm năng: Khả năng sử dụng thêm nhiều sản phẩm hoặc phát triển quan hệ lâu dài. 

Cách phân loại Lead: 

Kỹ năng giữ hiệu suất khi chịu áp lực doanh số

Áp lực KPI của vị trí Chuyên viên quan hệ khách hàng đến từ các chỉ tiêu như số lượng khách hàng mới, doanh số cho vay, huy động vốn, sản phẩm dịch vụ hoặc tỷ lệ duy trì khách hàng. Để duy trì hiệu suất, Chuyên viên QHKH có thể áp dụng các cách sau: 

• Chia nhỏ mục tiêu KPI: Thay vì chỉ theo dõi mục tiêu tháng, cần phân bổ thành mục tiêu tuần/ngày theo số lượng cuộc gọi, số khách hàng tiếp cận, lịch hẹn và hồ sơ cần xử lý. 

• Duy trì kỷ luật follow-up: Thiết lập lịch nhắc chăm sóc khách hàng, tránh bỏ quên các cơ hội tiềm năng và đảm bảo mọi khách hàng đều được theo dõi và chăm sóc đúng thời điểm. 

• Báo cáo sớm vấn đề phát sinh: Khi gặp khó khăn về nguồn khách hàng, hồ sơ hoặc tỷ lệ chuyển đổi, cần chủ động trao đổi với quản lý để tìm phương án hỗ trợ thay vì chờ đến cuối kỳ KPI. 

• Tận dụng nguồn lực hỗ trợ: Phối hợp với quản lý, đồng nghiệp, bộ phận liên quan để xử lý hồ sơ nhanh hơn và nâng cao khả năng chốt giao dịch. 

• Duy trì kỷ luật follow-up và tư vấn đúng nhu cầu: Không vì áp lực doanh số mà giới thiệu sản phẩm không phù hợp hoặc bỏ qua yếu tố rủi ro, vì điều này có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và chất lượng tín dụng. 

Lưu ý: Khi bị "dí" KPI, hiệu suất cao là kết quả của việc biết chọn lọc cơ hội, dồn lực cho khách hàng tiềm năng và kiên định làm đúng quy trình. 

Kỹ năng nghiệp vụ ngân hàng và hiểu sản phẩm tài chính

Chuyên viên QHKH cần tuân thủ một số nguyên tắc và nghiệp vụ quan trọng sau: 

Bộ nguyên tắc KYC và phòng chống rửa tiền (AML) 

• Thấu hiểu khách hàng (KYC - Know Your Customer): Là quy trình xác định, xác minh và hiểu rõ khách hàng trước khi cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Trong đó, chuyên viên QHKH là đầu mối quan trọng trong việc thu thập và kiểm tra thông tin ban đầu. 

• Phòng chống rửa tiền (AML - Anti Money Laundering): Là mạng lưới các đạo luật, quy định và quy trình pháp lý được thiết kế nhằm ngăn chặn tội phạm ngụy trang các khoản tiền bẩn (thu được từ hoạt động phi pháp) thành các khoản thu nhập hợp pháp. 

Bảo mật thông tin và tư vấn minh bạch

• Bảo mật tuyệt đối: Cam kết bảo vệ và không làm rò rỉ dữ liệu cá nhân, thông tin tài chính hoặc bí mật kinh doanh của khách hàng dưới mọi hình thức, tuân thủ nghiêm ngặt quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. 

• Tư vấn minh bạch: Luôn tư vấn đúng và đủ về lãi suất, phí dịch vụ, điều khoản phạt và các rủi ro đi kèm. Sự minh bạch ở bước này giúp giảm thiểu 90% các khiếu nại phát sinh sau khi giải ngân hoặc sử dụng dịch vụ. 

Phối hợp với bộ phận Tuân thủ

• Xem tuân thủ là điều kiện cần, không phải rào cản: Khi đối mặt với các hồ sơ khó, cấu trúc tài chính phức tạp hoặc có yếu tố nước ngoài, hãy chủ động tham vấn bộ phận kiểm soát tuân thủ ngay từ giai đoạn đầu. 

• Chủ động kết nối, thay vì đối phó: Sự phối hợp sớm giúp tinh giản quy trình phê duyệt, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và biến các quy định khắt khe thành lợi thế cạnh tranh về sự an toàn, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

Fresher và người trái ngành cần rèn luyện kỹ năng nào trước? 

Bước chân vào lĩnh vực Quan hệ khách hàng, các Fresher và nhân sự trái ngành thường gặp áp lực lớn trước khối lượng kiến thức mới khổng lồ. Tuy nhiên, bằng cách tận dụng những kỹ năng sẵn có và chủ động bổ sung “lỗ hổng” còn thiếu, bạn có thể nhanh chóng thích nghi với nghề.  

3 Nhóm kỹ năng cốt lõi mà Fresher cần trang bị trước tiên

Nhóm kỹ năng vận hành và nghiệp vụ

• Kỹ năng học nhanh sản phẩm và quy trình: Hiểu sản phẩm qua tính năng, lợi ích, đối tượng sử dụng, quy trình vận hành và chính sách liên quan. 

• Kỹ năng đảm bảo tuân thủ: Nắm vững các quy định về xác định danh tính khách hàng và bảo mật để tránh các rủi ro pháp lý sau này.

• Kỹ năng quản lý tài liệu và số liệu: Biết cách sắp xếp hồ sơ khách hàng khoa học, sử dụng các công cụ hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc như Excel. 

Nhóm kỹ năng bán hàng

• Kỹ năng call-sales và vượt qua nỗi sợ bị từ chối: Rèn luyện khả năng giữ được năng lượng tích cực, giọng nói rõ ràng và khả năng xoay chuyển tình huống khi khách hàng cúp máy hoặc từ chối.  

• Kỹ năng đặt câu hỏi để khai thác nhu cầu: Thay vì vội vã giới thiệu tính năng sản phẩm, hãy trò chuyện và gợi mở khách hàng nói về nhu cầu của mình. 

• Kỹ năng chốt lịch hẹn: Thuyết phục khách hàng đồng ý dành thời gian cho một cuộc trao đổi chi tiết hơn mà không tạo cảm giác bị làm phiền. 

Nhóm kỹ năng mềm và quản trị bản thân

• Kỹ năng quản lý thời gian và pipeline: Bao gồm phân bổ lịch trình thông minh để tập trung vào các hoạt động tạo ra giá trị cao nhất và hệ thống hóa vòng đời khách hàng. 

• Kỹ năng quản trị cảm xúc: Khả năng tự vực dậy tinh thần, tách biệt cảm xúc cá nhân ra khỏi công việc là kỹ năng cực kỳ quan trọng để không bị burnout. 

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ: Cư xử chuyên nghiệp và lịch sự với các bộ phận hỗ trợ như Giao dịch viên, Kiểm soát viên, Thẩm định, v.vv. để quá trình xử lý hồ sơ diễn ra dễ dàng hơn. 

Kỹ năng người trái ngành cần bổ sung

Nhân sự chuyển từ các ngành có tính tương đồng cao như Sales, Chăm sóc khách hàng (CSKH), Bảo hiểm, Bất động sản (BĐS) thực chất đã sở hữu 80% kỹ năng mềm để thành công trong vị trí Chuyên viên quan hệ khách hàng. Điều cần bổ sung là một lộ trình lấp đầy 20% khoảng cách chuyên môn còn thiếu. 

Sau đây là bảng phân tích khoảng cách kỹ năng (Gap analysis) mà nhân sự trái ngành có thể đối chiếu để cập nhật những kỹ năng cần thiết: 

Các kỹ năng sales có thể chuyển đổi sang nghề QHKH

Nhân sự làm nghề Sales có lợi thế lớn khi rẽ hướng sang lĩnh vực Quan hệ khách hàng, đặc biệt trong các hoạt động phát triển khách hàng và quản lý KPI. Tuy nhiên, cần lưu ý vai trò tư vấn, đảm bảo tuân thủ và kiểm soát rủi ro chứ không chỉ tập trung bán hàng. 

Dưới đây là bảng các kỹ năng mà nhân viên Sales có thể dễ dàng chuyển đổi: 

Kỹ năng dành cho Chuyên viên QHKH cá nhân/doanh nghiệp

Chuyên viên QHKH cá nhân cần kỹ năng gì?

Kỹ năng bán thẻ tín dụng

Chuyên viên cần am hiểu dòng thẻ, cập nhật chính sách và ưu đãi mới nhất để xây dựng kịch bản tư vấn phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng, chẳng hạn như:

• Nhu cầu chi tiêu hằng ngày: Tập trung vào tính năng Hoàn tiền (Cashback) tại siêu thị, mua sắm trực tuyến, v.vv..

• Nhu cầu mua sắm lớn (điện thoại, điện máy, mua nhà): Nhấn mạnh vào giải pháp Trả góp 0% lãi suất, kỳ hạn linh hoạt để giảm áp lực tài chính tức thời. 

• Nhu cầu dịch chuyển (du lịch, công tác): Giới thiệu đặc quyền tích lũy dặm bay, bảo hiểm du lịch toàn cầu, phòng chờ thương gia, phí chuyển đổi ngoại tệ thấp, v.vv..

• Quản lý hạn mức: Hướng dẫn khách hàng cách chủ động bật/tắt tính năng chi tiêu online, khóa thẻ tạm thời trên ứng dụng ngân hàng để bảo mật dòng tiền. 

Khách hàng thường có ý kiến bất đồng với phí thường niên, lãi suất thẻ tín dụng và chính sách phạt do chậm trả hoặc phí rút tiền mặt. 

Dưới đây là một số tình huống và kịch bản xử lý phản đối từ khách hàng khi tư vấn thẻ tín dụng: 

Kỹ năng tư vấn bảo hiểm liên kết ngân hàng

Nguyên tắc cốt lõi là tư vấn dựa trên nhu cầu và khả năng tài chính thực tế của khách hàng. Tuyệt đối không tư vấn gói bảo hiểm có phí đóng hằng năm vượt quá 15% - 20% tổng thu nhập của khách hàng. 

Chuyên viên QHKH cần giải thích được rõ ràng 3 yếu tố: 

• Quyền lợi nhận được 

• Rủi ro loại trừ (không được bảo hiểm)

• Các loại phí (phí ban đầu, phí quản lý quỹ)

Kỹ năng chăm sóc khách hàng cá nhân

Chuyên viên quan hệ khách hàng cá nhân cần hiện diện đúng lúc để duy trì kết nối với khách hàng. Có thể lên lịch chăm sóc khách hàng theo các mốc thời gian quan trọng như: 

Chuyên viên QHKH doanh nghiệp cần kỹ năng gì? 

Phân khúc khách hàng doanh nghiệp đòi hỏi Chuyên viên QHKH phải có tư duy của một nhà cố vấn tài chính doanh nghiệp chứ không chỉ là người bán sản phẩm ngân hàng hay vay vốn đơn thuần. 

Ngoài những kỹ năng cần thiết dành cho Chuyên viên quan hệ khách hàng nói chung, Chuyên viên QHKH doanh nghiệp đặc biệt cần đến kỹ năng làm việc đa cấp độ: 

• Với chủ doanh nghiệp (CEO/Founder): Tập trung vào chiến lược, dòng tiền và lợi ích kinh doanh, đồng thời trao đổi ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm.  

• Với giám đốc tài chính (CFO/Kế toán trưởng): Trao đổi tập trung vào số liệu, lãi suất, hồ sơ pháp lý, cấu trúc chi phí và giải trình rõ ràng, chính xác và thuyết phục.  

• Với nhân sự vận hành (Kế toán viên/Thủ quỹ): Tập trung vào sự tiện lợi, tốc độ xử lý và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để đẩy nhanh việc hoàn thiện hồ sơ.

Khi làm việc với khách hàng doanh nghiệp, một trong những thông tin quan trọng mà Chuyên viên QHKH cần tìm hiểu là tình hình dòng tiền và khả năng tài chính hiện tại của doanh nghiệp.  Đây là cơ sở để RM đánh giá nhu cầu, đề xuất giải pháp phù hợp và xây dựng phương án hỗ trợ hiệu quả. 

Tuy nhiên, các thông tin về dòng tiền thường liên quan đến hoạt động kinh doanh nội bộ, nên doanh nghiệp có thể không thoải mái khi chia sẻ nếu câu hỏi được đặt ra quá trực diện. Vì vậy, RM cần vận dụng kỹ năng đặt câu hỏi theo hướng đồng hành, thấu hiểu và cùng tìm giải pháp, giúp khách hàng cảm thấy được hỗ trợ thay vì bị kiểm tra hay đánh giá.  

Ví dụ: "Em có quan sát thấy chu kỳ dòng tiền của ngành mình thường chịu áp lực vào giai đoạn thu mua nguyên liệu đầu năm. Không biết tiến độ thu hồi công nợ từ các đại lý lớn của bên mình hiện tại có gặp vướng mắc gì không, để bên em xem có thể thiết kế gói tài trợ khoản phải thu hỗ trợ anh/chị không ạ?"

Trên đây là những kỹ năng không thể thiếu đối với một Chuyên viên quan hệ khách hàng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ hữu ích với những ai có ý định theo đuổi nghề nghiệp này. Ngoài ra, để tìm việc làm Chuyên viên quan hệ khách hàng uy tín, đừng bỏ qua website tìm việc làm TopCV - nền tảng tuyển dụng uy tín với hàng trăm việc làm Chuyên viên QHKH.