Tìm hiểu về phần mềm quản lý công việc? Top 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Trong xu hướng phát triển công nghệ, hiện đại hoá quá trình làm việc thì những phần mềm quản lý công việc không còn quá xa lạ nữa. Tuy nhiên, để có cái nhìn rõ hơn về hoạt động và vai trò của những phần mềm quản lý công việc này thì hãy cùng TopCV đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là ứng dụng giúp số hóa các quy trình quản lý và theo dõi công việc cho các nhân viên trong doanh nghiệp. Công cụ quản lý công việc sử dụng để lên kế hoạch dự án, triển khai dự án, phân bổ công việc, nguồn tài nguyên; quản lý ngân sách, chất lượng dự án. Bên cạnh đó là hỗ trợ công tác, liên lạc và kết nối với khách hàng. 

Vai trò của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc giúp các nhà quản trị quản lý công việc trong công ty một cách khoa học, có hệ thống tạo một cái nhìn tổng quan nhất về hoạt động của doanh nghiệp từ đó cải thiện hiệu quả vận hành doanh nghiệp. Cụ thể vai trò của phần mềm quản lý công việc gồm: 

• Quản lý thông tin hiệu quả: Ứng dụng quản lý công việc giúp nhà quản trị quản lý tốt thông tin một cách hiệu quả. Toàn bộ thông tin của các nhân viên được cập nhật lên hệ thống, hỗ trợ cho các nhà quản trị quản lý và phân công công việc hiệu quả xuống từng nhân viên. Việc này giúp nhà quản trị nắm chắc năng lực của mỗi nhân viên, lịch làm việc cũng như đưa ra chỉ tiêu công việc mới cho nhân viên khi cần thiết.
• Hỗ trợ quản lý công việc từ xa: Nhà lãnh đạo thường xuyên có những chuyến công tác nhưng doanh nghiệp vẫn cần hoạt động bình thường. Lúc này phần mềm quản lý công việc sẽ giúp tiến động công việc được hoàn thành khi các dữ liệu quản lý, data khách hàng đều có trong phần mềm và được sử dụng trên mọi thiết bị di động, laptop.
• Giảm thiểu chi phí quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý công việc trong doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý, tạo mối liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp mà còn tối ưu hóa năng suất lao động, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp: Với phần mềm quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong và ngoài tổ chức. Việc vận hành theo một hệ thống khoa học giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và đưa ra cách thúc đẩy tinh thần làm việc và quản lý phù hợp.

Một số phần mềm quản lý công việc hữu ích

Hãy thử ngay 3 phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất hiện nay để giúp cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. 

Phần mềm quản lý Trello

Đây là phần mềm quản lý dự án xây dựng trên phương pháp Kanban. Phần giao diện là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái. Thiết kế tối giản, sử dụng đơn giản giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc, phân công nhiệm vụ,.. dễ dàng và nhanh chóng. 

• Ưu điểm: Dễ dàng sử dụng với giao diện giống với các tờ giấy note được dán trên màn hình giúp người dùng dễ dàng quan sát và sử dụng.
• Nhược điểm: Phần mềm Trello chỉ dùng cho đội nhóm và công tác viên nên thiết các tính năng như không có tính năng chat nhóm, không cấp thành quản trị viên, không có báo cáo công việc và không có hiệu quả khi quản lý thời gian. Phần mềm này chỉ phù hợp cho team từ 3-10 người.

Phần mềm Asana

Đây là phần mềm quản lý công việc giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian,.. trên cùng một giao diện. Bạn có thể xem tổng quan và chi tiết dự án, theo dõi công việc linh hoạt,.. đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc của doanh nghiệp. 

• Ưu điểm: Ứng dụng có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép. Asana có thể xem dự án trên trạng thái, nhiệm vụ, tỷ lệ phần trăm dự án,.. Báo cáo tiến độ theo từng dự án cho biết khối lượng công việc đã hoàn thành, báo cao chuyên sâu hơn ở bản trả phí. Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc này còn có tính năng phân quyền riêng tư/công khai cho dự án.
• Nhược điểm: Phần mềm chỉ cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng công tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản với tối đa 15 thành viên. Nếu bạn có số lượng nhân viên lớn hơn thì phải năng cấp với giá 9,99$/người dùng/tháng.

Phần mềm quản lý công việc Wework

Ứng dụng được phát triển tại Việt Nam với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo đầy đủ không thua kém gì các giải pháp quản lý dự án quốc tế. 

• Ưu điểm: Phần mềm cho phép quản lý linh hoạt với giao diện quản lý theo bảng, theo danh sách, theo kanban,..Bên cạnh tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên thì Wework còn cho phép người dùng có thể chat mà không cần sử dụng một ứng dụng khác. Trong phần mềm quản lý công việc này có đầy đủ các loại báo cáo cơ bản đáp ứng nhu cầu tối thiểu của nhà quản trị. Wework cho phép phân quyền sử dụng chặt chẽ cùng với đó là chi phí sử dụng rất hợp lý chỉ 1.4$/ người dùng/ tháng.
• Nhược điểm: Tính năng lập kế hoạch và báo cáo vẫn chưa chuyên sâu chưa đáp ứng được nhu cầu phức tạp trong quản lý dự án.

Kết luận

Bài viết trên đây phần nào giúp bạn trả lời câu hỏi phần mềm quản lý công việc là gì? Nó có vai trò như thế nào? Cũng như gợi ý một số phần mềm quản lý công việc đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hy vọng với những thông tin mà TopCV đã chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về một trong những phần mềm hữu ích này.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ để ứng tuyển vào những việc làm hấp dẫn lương cao

Nguồn ảnh: Sưu tầm