Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất

Mục lục:

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong công việc và cuộc sống. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Làm cách nào để quản lý thời gian hiệu quả nhất?

1. 06 kỹ năng quản lý thời gian không thể thiếu

Kỹ năng quản lý thời gian là một dạng kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu không biết cách sắp xếp thời gian một cách cụ thể và chi tiết, bạn sẽ thường xuyên phải lo rượt đuổi thời gian, cuộc sống sẽ luôn xoay vòng và mệt mỏi.

Dưới đây TopCV sẽ đưa ra cho bạn 6 kỹ năng quản lý thời gian để bạn tham khảo và áp dụng nhé:

Xác định mục tiêu

Việc xác định được mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất.

Nếu như xác định được mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì. Để làm được điều này việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ có như vậy bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.

Liệt kê những việc cần làm

Khi đã xác định xong mục tiêu chính, việc tiếp theo bạn cần làm chính là liệt kê những công việc phải làm để phục vụ cho mục tiêu chính của mình.

Lời khuyên TopCV đưa ra cho bạn là hãy lập ra 1 bảng cụ thể để sau khi hoàn thành xong một công việc nhỏ thì bạn hãy đánh dấu vào bên cạnh để không mất nhiều thời gian nhớ lại mình đã làm được những gì.

ky nang quan ly thoi gian
Liệt kê công việc giúp bạn xử lý từng đầu việc một cách khoa học và kịp thời

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã liệt kê xong những công việc cần làm, tiếp theo bạn hãy ngồi lại một lần để kiểm tra xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Hãy tick vào những công việc quan trọng cần làm trước để đảm bảo rằng sẽ hoàn thành đúng thời hạn rồi tiếp tục làm các công việc còn lại. Làm như vậy bạn có thể dễ dàng quản lý tốt được thời gian và kiểm soát được công việc của mình.

Tổng kết lại công việc

Bạn nên luyện tập thói quen tổng kết lại công việc vào mỗi cuối ngày. Lúc này sau khi đã hết một ngày, bạn cần ngồi lại để xem những gì đã làm được và chưa làm được, thời gian tiêu tốn vào những việc đó là bao nhiêu? Có thực sự hiệu quả hay không.

Việc này giúp bạn nhìn lại quỹ thời gian bạn dành cho công việc đó có khoa học và hợp lý không để từ đó rút kinh nghiệm cho ngày hôm sau.

Tập trung

Một trong những cách giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất là hãy tập trung vào công việc cần làm. Khi làm một việc gì đó bạn cần dồn toàn bộ sức lực và trí tuệ cho công việc đó. Việc này không chỉ giúp bạn đạt hiệu quả cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Không ngừng học hỏi

Hãy thường xuyên tham gia những khóa học ngắn về kỹ năng mềm, hoặc một vài  cuộc hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,... hoặc thường xuyên đọc sách để giúp nâng cao  kiến thức cho bản thân.

Có thể khi mới bắt đầu việc này có chút khó khăn tuy nhiên nếu như bạn biết sắp xếp quỹ thời gian một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của mình nhiều hơn.

2. Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Muốn quản lý thời gian hiệu quả, TopCV khuyên bạn hãy chú ý đến 4 phương pháp dưới đây:

Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng cho công việc

Sự phân tâm sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian mỗi ngày. Những việc khiến bạn phân tâm, tiêu tốn thời gian có thể là: lướt web, chơi game, nói chuyện...

Bạn hãy tắt bớt một số những tab không liên quan đến công việc, ngừng nói chuyện khi cần tập trung vào công việc.

Không ôm đồm quá nhiều việc

Việc ôm đồm quá nhiều công việc sẽ khiến bạn lâm vào tình trạng khủng hoảng, không biết bắt đầu việc nào trước. Lúc này sẽ rất dễ gây ra tình trạng stress, suy sụp tinh thần dẫn đến giảm hiệu suất của công việc.

Trước khi bắt đầu làm một công việc nào đó bạn cần phải trả lời được 3 câu hỏi sau:

  • Thứ nhất, bạn có phù hợp với công việc này không?
  • Thứ hai, bạn có thời gian để làm việc này không?
  • Thứ ba, yêu cầu công việc này có đúng với mục tiêu của bạn không?

Hãy chỉ bắt tay vào công việc này nếu như câu trả lời của bạn là "được" với 3 câu hỏi nêu trên. Còn nếu câu trả lời là "không" thì hãy mạnh dạn từ chối ngay công việc đó.

 

ky nang quan ly thoi gian
Đừng để mình phải rượt đuổi với thời gian

Quản trị thời gian nhờ công nghệ

Hãy lựa chọn cho mình một công cụ quản lý thời gian và theo dõi công việc hiệu quả nhất.

Phần mềm công việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho họp hành, báo cáo hay các đơn từ hành chính.

Đây cũng là một cách quản lý con người được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Dành thời gian để giải lao

Hãy để cho bộ não của mình có thời gian để giải lao. Đừng bao giờ làm việc liên tục trong 8-10 giờ đồng hồ mà không ngừng nghỉ kể cả khi bạn đang bị deadline thúc ép.

Bộ não của bạn cũng cần phải được nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động.

Hãy dành cho mình một chút thời gian giải lao trong ngày. Việc giải lao đúng cách vừa giúp bạn có được thời gian nghỉ ngơi quý giá từ đó đầu óc được nghỉ ngơi sẽ giúp bạn tư duy sáng tạo và làm việc có hiệu quả hơn.

3. Thời gian là thứ hàng hóa giá trị nhất

Nắm rõ sự khác biệt giữa "khẩn cấp" và "quan trọng"

Sự khác biệt giữa "khẩn cấp" và "quan trọng" được cho là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn cũng như có phương pháp giải quyết vấn đề phù hợp.

Để nắm rõ được sự khác biệt này bạn cần phải phân biệt được đâu là công việc quan trọng và đâu là công việc khẩn cấp.

Vậy thế nào là công việc quan trọng và công việc khẩn cấp.

Công việc quan trọng là nếu như bạn không hoàn thành nó sẽ để lại những hậu quả nghiêm trọng, không chỉ cho bạn mà còn cho nhiều người khác.

Công việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý của bạn nhưng việc có ngay lập tức làm hay không thì không phải vấn đề quan trọng.

Lập kế hoạch hiệu quả

Để công việc hoàn thành tốt nhất và tiết kiệm thời gian bạn cần phải lập kế hoạch hiệu quả.

Để lập kế hoạch hiệu quả bạn cần tuân theo các bước sau:

  • Đặt ra được mục tiêu lớn nhất.
  • Xác định được các nhiệm vụ cần làm để đạt được mục tiêu.
  • Chuẩn bị cho mình các tài nguyên, tài nguyên ở đây có thể là kỹ năng, kiến thức, chuyên môn cần có để xử lý công việc.
  • Lên lịch trình cụ thể và tính toán được thời gian
  • Xác định được phương pháp theo dõi.

Dừng ngay ý định làm việc "đa nhiệm"

Đa nhiệm là gì? Bạn có thể hiểu đa nhiệm chính là làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Có không ít người tự tin rằng mình có thể hoàn thành được nhiều công việc trong cùng một thời gian. Đây là một quan niệm sai lầm và không hiệu quả.

Làm quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc sẽ khiến chỉ số IQ và EQ của bạn bị giảm đi, gây mất thời gian và làm giảm năng suất tổng thể.

Lời khuyên TopCV đưa ra cho bạn là hãy làm từng công việc đơn lẻ một cách hiệu quả nhất.

Quản lý căng thẳng

Áp lực và stress trong công việc sẽ khiến tinh thần của bạn bị ảnh hưởng. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất cũng như chất lượng công việc của bạn. Nếu biết cách quản lý căng thẳng sẽ giúp bạn không bị rơi vào tình trạng stress lâu dài và mất kiểm soát trong công việc.

Căng thẳng kéo dài sẽ gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe thể chất cũng như tinh thần của bạn.

Hãy học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng, lo lắng để nâng cao hiệu suất công việc.

Đối phó với kẻ cắp thời gian

Kẻ cắp thời gian tồn tại xung quanh cuộc sống, kẻ cắp thời gian có thể là: việc cá nhân trong giờ, khách hàng hỏi chuyện, đồng nghiệp hỏi chuyện, bạn bè nhắn tin, những cuộc điện thoại vô bổ...

Vậy làm thế nào để đối phó với kẻ cắp thời gian?

Đầu tiên bạn cần phải xác định được rõ ràng đâu là những kẻ ăn cắp thời gian của bạn. Tiếp theo lên kế hoạch để loại bỏ những kẻ cắp thời gian này ra  khỏi cuộc sống.

Loại bỏ được những điều này bạn sẽ lấy lại và kiểm soát được thời gian của mình một cách hiệu quả.

ky nang quan ly thoi gian
Đừng để những kẻ cắp thời gian tồn tại trong cuộc sống của bạn

Phương pháp 4D: Do - Dump - Delegate - Defer

Quản lý thời gian theo phương pháp 4D như nào? Trước tiên ta cần tìm hiểu về phương pháp 4D.

4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:

Do: Làm ngay công việc trước mắt

Dump: Loại bỏ ngay những công việc vô nghĩa

Delegate: Giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn

Defer: Nếu bạn chưa thể làm được việc này ngay bây giờ thì hãy ghi vào sổ tay và lên kế hoạch để thực hiện việc đó.

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20)

Nguyên tắc này có nghĩa là 20% nguyên nhân tạo nên 80% kết quả.

Con số 80-20 không phải con số tuyệt đối, tuy nhiên phương pháp này muốn nhấn mạnh cho chúng ta thấy rằng sự phân phối không đồng đều giữa những thứ trong cuộc sống.

Nếu biết cách áp dụng linh hoạt nguyên tắc Pareto sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và gia tăng hiệu suất hiệu quả nhất.

Phương pháp 40-30-30-10

Phương pháp 40-30-30-10 cũng là một phương pháp được rất nhiều người áp dụng để quản lý thời gian.

Phương pháp 40-30-30-10 sẽ được sử dụng như sau:

  • 40%: Thời gian cho công việc quan trọng nhất
  • 30%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ hai
  • 20%: Thời gian cho công việc quan trọng thứ ba
  • 10%: Thời gian để bạn kết hợp mọi công việc

Nhìn vào quy tắc này bạn chắc hẳn sẽ đưa ra được lựa chọn hợp lý nhất cho mình.

Thời gian là thứ hàng hóa giá trị nhất

Chắc hẳn bạn cũng thường ước ao “Giá như một ngày có 48 tiếng đồng hồ thì tốt biết bao.”

 

Thời gian chính là thứ hàng hóa giá trị nhất

Quả đúng là như vậy, trong tất cả những nguồn lực mà người quản lý sử dụng thì thời gian được coi là nguồn lực quý giá nhất.

Nếu như không biết quản lý và kiểm soát thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất khó khăn đối với việc quản lý những thứ khác.

Chính vì thế, không ngoa khi nói rằng THỜI GIAN LÀ HÀNG HÓA GIÁ TRỊ NHẤT.

Kỹ năng quản lý thời gian vô cùng quan trọng nếu như bạn muốn đến với thành công. Qua bài viết trên đây TopCV hi vọng rằng bạn sẽ biết cách quản lý thời gian của mình một cách hợp lý để đạt được kết quả tốt trong công việc cũng như có thêm thời gian cho bạn bè, gia đình và người thân. Đừng quên chia sẻ nếu thấy bài viết hữu ích nhé.

Bạn có thể tham khảo thêm một số những kỹ năng mềm rất hữu ích cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lập kế hoạch,... tại TopCV.

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.