Bạn apply xin việc và được nhà tuyển dụng xếp lịch phỏng vấn nhưng phát hiện công ty có "Red flag" nên muốn rút lui? Bạn nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty A nhưng công ty B liên hệ offer lương và đãi ngộ hấp dẫn hơn? Bạn có lý do cá nhân nên không thể tham gia phỏng vấn? Hãy để TopCV giúp bạn với 10 mẫu thư từ chối phỏng vấn lịch sự nhất, cùng những kinh nghiệm từ chối “được lòng” nhà tuyển dụng.
Thư từ chối phỏng vấn là gì?
Thư từ chối phỏng vấn (email từ chối phỏng vấn) là một văn bản mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng nhằm từ chối lời mời và hủy bỏ lịch phỏng vấn do nhà tuyển dụng đã sắp xếp.
Thư từ chối phỏng vấn cho thấy ứng viên không còn cân nhắc tới cơ hội nghề nghiệp tại công ty ứng tuyển, thông báo để nhà tuyển dụng không cần phải chuẩn bị và đón tiếp nữa.
Khi nào nên từ chối lời mời phỏng vấn?
Thường các ứng viên rất ngại từ chối lời mời phỏng vấn của một công ty. Vì chính họ là người đã gửi đơn ứng tuyển trước và muốn có được cơ hội làm việc tại đó. Tuy nhiên, từ chối cơ hội việc làm cho bất kỳ vị trí nào đều là chính đáng nếu gắn kèm với những lý do sau:
- Bạn đã nhận được lời mời làm việc lý tưởng hơn, phù hợp hơn tại một công ty khác
- Cuộc sống cá nhân của bạn đột ngột thay đổi nên bạn không tìm việc nữa
- Bạn tìm hiểu công ty và nhận ra những giá trị bạn có thể mang lại không tương thích với tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
- Bạn tìm hiểu và nhận ra công ty tuyển dụng đang gặp khó khăn về tài chính, bạn cảm thấy rủi ro nếu nhận việc ở công ty đó
- Bạn đã xem nhiều đánh giá công ty của các nhân viên cũ ở đó và nhận ra môi trường làm việc tại đó không lành mạnh
- Bạn đã trải qua một hoặc hai vòng phỏng vấn trước đó và không còn hứng thú với công việc hoặc công ty của họ nữa
Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm mới phù hợp hơn, tốt hơn với mức lương hấp dẫn, hãy truy cập ngay website tìm việc làm chất lượng cao TopCV. TopCV với lợi thế là công nghệ AI sẽ giúp ứng viên chọn đúng việc, đi đúng hướng. Truy cập ngay!
Phản hồi cho nhà tuyển dụng khi không đến phỏng vấn qua kênh nào?
Để từ chối phỏng vấn một cách nhanh chóng, thuận tiện cho cả đôi bên mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp, bạn có thể tận dụng hai phương thức:
- Gọi điện thoại: Khi nhà tuyển dụng gọi điện mời phỏng vấn, bạn có thể từ chối ngay, hoặc là xin thêm thời gian suy nghĩ và gọi điện lại sau đó để từ chối
- Gửi email: Nếu bạn ngại không muốn tương tác trực tiếp với nhà tuyển dụng thì có thể gửi thư từ chối phỏng vấn qua mail. Bạn sẽ có thời gian suy nghĩ và điều chỉnh ngôn ngữ thận trọng hơn, tránh gây mất lòng nhà tuyển dụng
Tìm hiểu thêm: Cách gửi email xin việc để ngay lập tức ghi điểm với nhà tuyển dụng
Hướng dẫn cách từ chối lời mời phỏng vấn khéo léo
Ứng viên khéo léo nhất là khi từ chối mà không khiến nhà tuyển dụng hụt hẫng, khó chịu. Sau đây là hướng dẫn cách từ chối phỏng vấn qua điện thoại và email mà bạn có thể tham khảo.
Cách từ chối phỏng vấn qua điện thoại
Có 3 nguyên tắc khi từ chối phỏng vấn qua điện thoại đó là: phản ứng tích cực, kiên nhẫn lắng nghe và không từ chối thẳng ngay lập tức (trừ trường hợp bạn đã đi làm chỗ khác):
- Phản ứng tích cực: Khi nhà tuyển dụng gọi điện cho bạn, họ sẽ chào bạn, xác nhận tên của bạn và nói về việc họ đã nhận được thư ứng tuyển của bạn. Lúc này, bạn hãy phản hồi với giọng điệu vui vẻ, tích cực và tìm hiểu xem họ muốn nói gì
- Kiên nhẫn lắng nghe: Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu hơi dài về công ty và vị trí tuyển dụng của họ, nhưng việc của bạn là lắng nghe với sự tôn trọng dù bạn xác định sẽ không đi phỏng vấn
- Từ chối một cách khéo léo: Đừng từ chối thẳng trừ khi bạn đã đi làm ở công ty mới. Thay vào đó, bạn hãy cảm ơn họ, thể hiện sự trân trọng và cảm kích trước, sau đó mới từ chối, nêu ra lý do từ chối, hoặc yêu cầu một chút thời gian để cân nhắc
Lưu ý: Bạn vẫn nên gợi ý nhà tuyển dụng gửi email để có thời gian cân nhắc và gửi lời từ chối một cách khéo léo hơn. Với việc gửi thư từ chối phỏng vấn thì cả bạn và nhà tuyển dụng đều có nhiều thời gian hơn để xử lý thông tin và sắp xếp lại lịch trình
Cách viết email từ chối phỏng vấn
Với email từ chối để trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần tuân thủ cấu trúc email tiêu chuẩn, trình bày lý do cho phù hợp và thể hiện thái độ chuyên nghiệp:
- Tuân thủ cấu trúc email tiêu chuẩn: Thư từ chối phỏng vấn cần có đầy đủ các nội dung với định dạng rõ ràng. Thư phải bao gồm tiêu đề, lời chào, lời cảm ơn vì họ đã tạo cơ hội cho bạn phỏng vấn. Nội dung email từ chối phỏng vấn là lời lý do, kết thư có chữ ký chứa thông tin liên lạc. Giữa các đoạn cần có khoảng cách rõ ràng, dễ nhìn
- Trình bày lý do từ chối phỏng vấn phù hợp: Bạn không nhất thiết phải đề cập đến lý do trong thư từ chối phỏng vấn, tuy nhiên nếu có thì sẽ giúp nhà tuyển dụng có thông tin thuận tiện hơn mà không cần gọi điện lại để hỏi bạn nguyên nhân. Hãy đưa ra những lý do chung chung, không nên quá chi tiết hay có những thông tin nhạy cảm như là lương thấp, công ty nhiều tai tiếng, nhà ở quá xa, v.vv..
- Thể hiện thái độ chuyên nghiệp: Mở đầu thư không nên từ chối ngay mà cần cảm ơn công ty vì đã cho bạn cơ hội phỏng vấn. Ở nội dung thư, khi thông báo rằng bạn sẽ không tham gia buổi phỏng vấn, cần thể hiện sự tiếc nuối vì không thể hợp tác. Ở kết thư, nên bày tỏ mong muốn được thông cảm, đồng thời thể hiện mong muốn được giữ mối quan hệ
Lưu ý: Bạn nên gửi thư từ chối phỏng vấn này qua email mời phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã gửi trước đó. Bằng cách phản hồi email phỏng vấn này, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng theo dõi thông tin của bạn.
Tìm hiểu thêm: Cách viết thư từ chối offer tinh tế, không mất lòng nhà tuyển dụng
5 lưu ý quan trọng khi từ chối phỏng vấn không mất lòng nhà tuyển dụng
Dù là gửi mail hay gọi điện, những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn từ chối phỏng vấn một cách lịch sự và chuyên nghiệp nhất, có lợi cho cả bạn và công ty tuyển dụng.
Hãy chắc chắn
Nếu bạn đã phỏng vấn một vòng trước đó, hoặc đọc được những đánh giá xấu trên mạng xã hội, bạn có thể bị ấn tượng sai mà thực tế chưa chắc đã vậy. Hãy kiên nhẫn hơn để đánh giá một cách khách quan.
Hơn nữa, lời mời phỏng vấn không phải lời mời làm việc. Bạn có thể tham gia phỏng vấn kể cả khi không chắc chắn về vị trí hoặc công ty đó. Vì đây là cơ hội thực hành kỹ năng giao tiếp và phỏng vấn của bạn, mang lại trải nghiệm bổ ích cho bạn.
Hãy lịch sự
Kể cả khi bạn không quan tâm đến vị trí việc làm hiện tại nữa, thì bạn vẫn có thể có những cơ hội khác lý tưởng hơn trong tương lai với công ty mà bạn vừa ứng tuyển. Vì thế, hãy đảm bảo giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp trong giao tiếp để duy trì mối quan hệ tích cực.
Đừng chi tiết quá
Bất kể là gửi thư từ chối phỏng vấn hay gọi điện, sự đơn giản, chân thành và ngắn gọn là quan trọng nhất. Bạn không cần đưa ra bất kỳ lý do cụ thể nào. Việc viện dẫn một lý do có thể khiến bạn bị hiểu lầm là người thô lỗ, thiếu quyết đoán, tổn hại đến danh tiếng của bạn.
Từ chối sớm nhất có thể
Mặc dù bạn cần thời gian để chắc chắn về quyết định của mình, nhưng bạn vẫn cần nói cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Hãy tôn trọng thời gian của họ cũng như cơ hội của những ứng viên khác.
Giới thiệu ứng viên khác nếu phù hợp
Một cách để “lấy lòng” nhà tuyển dụng khi từ chối phỏng vấn là gợi ý một ứng viên khác phù hợp hơn cho vị trí công việc họ đang cần. Điều này thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn đến công ty đó. Nhưng hãy thảo luận trước với người được giới thiệu để được sự đồng ý.
10 mẫu thư từ chối phỏng vấn tiếng Anh - Việt
Sau đây là 10 mẫu viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt thông dụng. Vì email sẽ được gửi vào luồng mail mà nhà tuyển dụng đã gửi bạn khi mời phỏng vấn nên bạn không cần đặt tiêu đề cho thư nữa.
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 1: Từ chối vì không thấy phù hợp
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [...], I am very grateful to you for considering me for your [position] with [company]. However, I regret to inform you that I have to withdraw my application. I am thankful for the opportunity you have given me and sincerely hope that we will have the chance to cooperate in the future. Regards, [First and last name] |
Tiếng Việt
Kính gửi anh/chị [...], Tôi vô cùng hãnh diện vì anh/chị cùng Quý công ty [...] đã xem xét, cân nhắc hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vị trí [...]. Tuy nhiên, tôi rất lấy làm tiếc khi phải rút lại đơn ứng tuyển của mình vì sau thời gian cân nhắc, tôi nhận thấy bản thân không còn phù hợp với yêu cầu công việc dành cho vị trí này. Tôi rất biết ơn anh/chị cùng công ty đã tạo điều kiện. Hy vọng rằng sẽ có cơ hội được hợp tác với Quý công ty trong tương lai. Tôi xin chân thành cảm ơn! [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 2: Từ chối và giới thiệu ứng viên mới
Tiếng Anh
Dear Mr/Ms. [...], Thank you for the opportunity to learn more about your organization and interview for [...] position. I appreciate your time and consideration. Unfortunately, I have to decline the opportunity at this time due to personal reasons. However, my colleague, Mr/Ms. [...], would be a great fit for this position and would be a valuable addition to your team. You can contact him/her via email at [email address] or at [phone number]. I hope that we will have another chance to work together at some point in the future. Sincerely, [First and last name] |
Tiếng Việt
Kính gửi anh/chị [...], Tôi xin chân thành cảm ơn vì anh/chị đã tạo cơ hội cho tôi được tìm hiểu về công ty mình và tham gia buổi phỏng vấn vào vị trí [...]. Tuy nhiên, tôi rất lấy làm tiếc phải từ chối cơ hội quý báu này vì một số lý do cá nhân. Thay vào đó, tôi xin phép được giới thiệu anh/chị [...] cho vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Anh/chị ấy chắc hẳn sẽ trở thành mảnh ghép phù hợp nhất với công ty. Anh/chị có thể liên hệ với anh/chị ấy qua số điện thoại [...] hoặc qua email [...]. Tôi hy vọng rằng mình vẫn sẽ may mắn có được cơ hội làm việc với Quý công ty trong tương lai. Trân trọng. [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 3: Từ chối vào phút chót
Tiếng Anh
Hello Mr/Ms. [...], I am very thankful for your consideration of my application to [...] Company. Unfortunately, I have to cancel our interview for [date and time]. I sincerely apologize for noticing this so close to our appointment, but I am no longer available for this position. I hope that you will find the right candidate for the [...] position soon. Best, [First and last name] |
Tiếng Việt
Chào anh/chị [...], Tôi vô cùng biết ơn vì anh/chị và Quý công ty đã cân nhắc đơn ứng tuyển của tôi. Tuy nhiên, tôi rất tiếc không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày [...] được. Vô cùng xin lỗi vì gửi email thông báo tới anh/chị quá sát với ngày phỏng vấn, nhưng tôi thực sự không thể đáp ứng được vị trí mà công ty đang tuyển dụng. Hy vọng rằng Quý công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp hơn cho vị trí [...]. Xin chân thành cảm ơn! [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 4: Từ chối vì đã có lựa chọn khác
Tiếng Anh
Hello Mr/Ms. [...], I am very grateful that you have taken an interest in my resume and consider me a candidate for the [...] position at [...] Company. However, I have accepted an offer from another company a few days ago. Therefore I cannot arrive at the scheduled appointment. I sincerely apologize for the cancellation. I wish that you and [...] Company will find the right person for the role soon. And in the future, I still hope to have the opportunity to collaborate with your company in more suitable positions Sincerely, [First and last name] |
Tiếng Việt
Chào anh/chị [...], Tôi vô cùng cảm kích vì anh/chị và công ty đã dành thời gian cân nhắc hồ sơ ứng tuyển của em cho vị trí [...]. Tuy nhiên, trong thời gian chờ đợi phản hồi từ công ty, tôi đã nhận lời mời làm việc của một đơn vị khác. Vì thế, tôi rất xin lỗi khi không thể tham gia buổi phỏng vấn với công ty được. Tôi chân thành xin lỗi anh/chị và công ty. Hy vọng rằng anh/chị và công ty sẽ sớm tìm được nhân sự phù hợp nhất với vị trí này. Và trong tương lai, tôi vẫn hy vọng có thể hợp tác với công ty với những vị trí phù hợp hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 5: Từ chối phỏng vấn vòng sau
Tiếng Anh
Hello Mr/Ms. [...], I had a wonderful time with you and [...] Company during our interview on [date]. However, I have decided to withdraw my application for [...] position after careful consideration, and I have to respectfully cancel our second interview on [date]. I am so sorry for not meeting with you till the end of the interview process. I wish you and [...] Company the best of luck in finding a suitable candidate to achieve great success in the future! Thank you for your understanding. Best regards, [First and last name] |
Tiếng Việt
Kính gửi anh/chị [...], Tôi đã có cơ hội phỏng vấn cực kỳ tuyệt vời với anh/chị và công ty [...] vào ngày [...]. Tuy nhiên, sau thời gian cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định rút lại đơn ứng tuyển của mình cho vị trí [...]. Rất tiếc phải thông báo rằng tôi không thể tham gia vòng phỏng vấn tiếp theo với công ty vào ngày [...] được. Tôi vô cùng tiếc nuối khi không thể đồng hành cùng anh/chị và công ty cho đến bước cuối cùng của quy trình phỏng vấn. Tôi xin kính chúc anh/chị cùng công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp để gặt hái được nhiều thành công trong tương lai! Trân trọng, [Ký tên] |
Tìm hiểu thêm: Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 6: Từ chối vì lý do cá nhân
Tiếng Anh
Dear [...], I would like to express my sincere appreciation to you for considering and providing me with the opportunity to interview for the position of [...]. However, due to personal reasons, I am unable to attend the interview and would like to withdraw my application from the company. I would like to thank you and the company for taking the time to consider my CV. I hope that the company will soon find a more qualified candidate for this position. Thank you very much! Sincerely, [Your signature] |
Tiếng Việt
Kính gửi Công ty [...], Tôi cảm ơn anh/chị rất nhiều vì đã cân nhắc và tạo cơ hội cho tôi được tham gia buổi phỏng vấn vào vị trí [...]. Tuy nhiên, vì một số lý do cá nhân, tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn được và mong muốn được rút đơn ứng tuyển khỏi công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị và công ty đã dành thời gian cân nhắc CV của tôi. Hy vọng rằng công ty sẽ sớm tìm được một ứng cử viên sáng giá hơn cho vị trí này. Tôi xin chân thành cảm ơn! [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 7: Từ chối vì thay đổi kế hoạch công việc
Tiếng Anh
Dear Recruitment Department of [...], I would like to sincerely thank your company for taking the time to consider my job application and providing me with the opportunity to interview for the position of [...]. However, after submitting my CV, my work plans have changed and I am sorry to decline this attractive interview opportunity. I hope that your company can keep in touch with me as a potential candidate. I wish your company to find a more suitable candidate for this position as soon as possible. Sincerely, [Your signature] |
Tiếng Việt
Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty [...], Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi và tạo điều kiện cho em tham gia buổi phỏng vấn vào vị trí [...]. Tuy nhiên, sau khi gửi CV xin việc, kế hoạch công việc của tôi đã có sự thay đổi. Vì thế, tôi rất tiếc phải từ chối cơ hội phỏng vấn hấp dẫn này. Tôi hy vọng rằng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng. Tôi kính chúc công ty sớm tìm được một ứng viên phù hợp hơn trong thời gian sớm nhất! Trân trọng, [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 8: Từ chối vì bận việc đột xuất
Tiếng Anh
Dear Recruitment Department of [...], I am honored that your company has invited me for an interview for the position of [...]. However, due to an unexpected matter, I am very sorry that I am unable to attend the interview on [...] as scheduled. Although I regret this missed opportunity, I have no choice but to decline it. I hope that I will have the opportunity to be considered as a candidate at your company in the future at a more suitable time. I wish your company the best in finding the most suitable candidate as soon as possible. Sincerely, [Your signature] |
Tiếng Việt
Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty [...], Tôi rất hãnh diện vì công ty đã gửi lời mời phỏng vấn tới tôi cho vị trí [...]. Tuy nhiên, vì có việc bận đột xuất nên tôi rất lấy làm tiếc, không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày [...] được. Dù rất tiếc nhưng tôi buộc phải từ chối cơ hội hấp dẫn này. Tôi hy vọng rằng tôi vẫn có cơ hội được làm một ứng cử viên tại công ty trong tương lai, vào một thời điểm phù hợp hơn. Tôi xin chúc công ty sớm chọn lựa được ứng viên phù hợp nhất ạ! Trân trọng, [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 9: Từ chối vì chuyển chỗ ở
Tiếng Anh
Hello Mr/Ms. [...], I would like to express my gratitude to you and the company for considering my job application for the position of [...] at [...]. However, I am deeply sorry to inform you that I must withdraw my application and request to not attend the scheduled interview at the company. My family has recently decided to settle in another city. Although I regret missing the opportunity to become a valuable candidate for the company, I hope you can understand my circumstances and consider me for future opportunities. I wish your company the best in finding a more suitable candidate for this position. Thank you very much! Sincerely, [Your signature] |
Tiếng Việt
Chào anh/chị [...], Xin cảm ơn anh/chị và công ty đã xét duyệt hồ sơ ứng tuyển của tôi cho vị trí [...] tại công ty [...]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải rút đơn xin việc và xin phép không tham gia buổi phỏng vấn tại công ty được vì gia đình tôi mới có quyết định định cư ở thành phố khác. Dù rất tiếc, không thể nắm bắt cơ hội trở thành một ứng viên sáng giá của công ty, nhưng tôi vẫn rất mong công ty có thể thông cảm cho tôi, tạo điều kiện cho tôi trong tương lai. Tôi xin chúc công ty sớm tìm được một ứng viên phù hợp hơn cho vị trí này. Tôi xin chân thành cảm ơn! [Ký tên] |
Mẫu thư từ chối phỏng vấn số 10: Từ chối vì lịch trình cá nhân thay đổi
Tiếng Anh
Dear [...], I would like to express my gratitude to your company for considering my job application and providing me with the opportunity to interview for the position of [...] at your company. However, I regret to inform you that I will not be able to attend the interview scheduled on [...] due to some changes in my personal schedule. I am unable to commit to working at the company, even if selected after the interview process. Therefore, I hope your company will soon find a more suitable candidate to accompany you on the journey ahead. Thank you very much! Sincerely, [Your signature] |
Tiếng Việt
Kính gửi Công ty [...], Tôi rất biết ơn công ty đã xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí [...]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày [...] được do lịch trình cá nhân của tôi có chút thay đổi, không thể sắp xếp làm việc tại công ty dù có được tuyển chọn sau vòng phỏng vấn hay không. Vì vậy, tôi hy vọng công ty sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp hơn, cùng đồng hành với công ty trong chặng đường sắp tới. Tôi xin cảm ơn! [Ký tên] |
Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm từ chối lời mời phỏng vấn cùng 10 mẫu mail từ chối phỏng vấn Anh-Việt lịch thiệp nhất. Với những mẫu email từ chối phỏng vấn này, bạn sẽ không làm “phật lòng” nhà tuyển dụng, trái lại còn khiến họ cảm thấy tiếc nuối vì đã không thể hợp tác với một ứng viên chuyên nghiệp.
Đồng thời, để có được cơ hội việc làm mới hấp dẫn hơn, bạn đừng quên tận dụng Nền tảng Công nghệ Tuyển dụng TopCV. Đây là chuyên trang việc làm với mọi vị trí và cấp bậc uy tín nhất trên toàn quốc, hỗ trợ gửi CV online với những mẫu CV chuyên nghiệp nhất theo ngành nghề. Tại đây, chắc hẳn bạn sẽ tìm được cho mình một công ty phù hợp, một vị trí việc làm lý tưởng để phát triển lâu dài và bền vững!
Tham khảo thêm: Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn nhất 2023
