Thư ký là gì? Bật mí 5 kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi

Mục lục:

Thư ký trong doanh nghiệp là một vị trí quan trọng có rất nhiều cơ hội thăng tiến. Đây là người trung gian giữa các bộ phận với vai trò kết nối và hỗ trợ các bộ phận có liên quan về lịch họp, lịch làm việc,.. Vậy thư ký là làm gì? Cần có những kỹ năng nào để làm thư ký? Câu trả lời sẽ được chúng tôi chia sẻ trong bài viết dưới đây: 

Thư ký là gì?

Thư ký là người hỗ trợ các công việc liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, là người thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, công việc tạp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, lên lịch trình, tổ chức các buổi họp, lên kế hoạch cho cấp trên ( giám đốc),..

Mô tả công việc của thư ký

Trước đây, công việc thư ký chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến quá trình ghi chép biên bản, nội dung cuộc họp hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, ngày nay công việc, nhiệm vụ của thư ký ngày càng được mở rộng trở thành ngành nghề phổ biến và không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Cụ thể, với vị trí nhân viên thư ký bạn sẽ thực hiện các công việc dưới đây: 

  • Sắp xếp lịch trình, lịch làm việc: Sắp xếp thời gian biểu làm việc, lịch họp và lịch công tác phù hợp cho cấp trên. Tổ chức các cuộc họp, ghi chép nội dung, ý kiến của những người tham gia buổi họp..
  • Tiếp nhận và xử lý thông tin: Tiếp nhận, tập hợp, phân loại, sắp xếp và xử lý văn bản tài liệu từ các phòng ban một cách nhanh chóng, chính xác. Biên dịch, phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu của cấp trên.
  • Đón tiếp khách hàng: Sắp xếp chỗ đợi, tiếp khách chăm sóc khách hàng trong thời gian chờ đợi. Trong một số trường hợp có thể giải quyết các vấn đề của khách hàng trong quyền hạn của mình.
  • Chuẩn bị cho các chuyến công tác của cấp trên: Lên kế hoạch lịch trình công tác như chuyến đi, thời gian đến, phương tiện đi lại, địa điểm họp,... Chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp, lập hồ sơ chuyến đi, tạm ứng, quyết toán chi phí công tác.
thu-ky-la-gi
Thư ký văn phòng là làm gì?

Làm thư ký học ngành gì? Học trường nào?

Thư ký đóng vai trò quan trọng đối với ban lãnh đạo của một tổ chức, là bộ mặt thứ hai của giám đốc. Do đó, ngày càng nhiều bạn trẻ yêu thích và lựa chọn dấn thân vào con đường sự nghiệp này. Vậy học trường nào, học ngành gì để khi ra trường có thể ứng tuyển vị trí thư ký? 

Làm thư ký học ngành gì?

Khác với những ngành nghề  kỹ sư, bác sĩ, kế toán,..thư ký hiện nay chưa phải là một ngành đào tạo. Tuy nhiên, tùy vào từng lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp mà bạn có những lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí này. Bạn có thể là cử nhân kinh tế, ngoại ngữ tốt nghiệp các chuyên ngành quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế thương mại,... Miễn bạn có thể đảm bảo kiến thức, năng lực, khả năng tổng hợp và linh hoạt trong các tình huống. 

Trường nào đào tạo ngành thư ký?

Trên thực tế, tại Việt Nam chưa có một trường đại học nào có chuyên ngành thư ký hay trợ lý. Tính đặc thù này tạo ra điểm đặc biệt cho vị trí nhân viên thư ký không bắt buộc bạn học ở chuyên ngành hay trường đào tạo nào cả. Tuy nhiên, để có thể làm tốt ở vị trí nhân viên thư ký bạn cần phải tích lũy các kỹ năng. Thành thạo cách soạn thảo văn bản, giấy tờ, quyết định,.. Thể hiện sự linh hoạt, khéo léo và chính xác trong tác phong. Sắp xếp, lên kế hoạch nội dung, nâng cao kỹ năng tổ chức làm việc 

thu-ky-la-gi
Các trường và ngành đào tạo nghề trợ lý, thư ký 

Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi

Bất kỳ ai cũng muốn mình có được công việc nhàn hạ, lương cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nghề thư ký là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, mối quan hệ và cả sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp. Và để thực hiện được điều đó, các bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết như: 

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Khả năng phân tích là rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một số trường hợp  nhất định, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Người thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc. 

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay không chỉ thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Bởi vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. 

Để làm một thư ký giỏi bạn cũng cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc cũng là một lợi thế khi làm nhân viên thư ký. 

>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 cách để cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả

thu-ky-la-gi
Kỹ năng cần thiết cho một nhân viên thư ký là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc

Là một nhân viên thư ký văn phòng bạn cần có khả năng phân tích, lên kế hoạch, sắp xếp công việc hỗ trợ cấp trên. Để làm được điều này bạn phải học hỏi không ngừng, tìm hiểu về lĩnh vực của công ty. Một trí nhớ tốt,  khả năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn lên lịch trình làm việc cho sếp một cách khoa học. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Đối với một nhân viên thư ký bạn không nhất thiết phải giỏi các kỹ năng về máy tính. Tuy nhiên, bạn cũng cần nắm được cơ bản sử dụng Word, Excel, powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,..Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính khiến giám đốc, đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc, bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính. 

Kỹ năng quản lý

Kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch, lên lịch trình, tổ chức các công việc cá nhân, điều hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, với một nhân viên thư ký thì bạn sẽ cần biết tổ chức, phối hợp tốt với các phòng ban trong công tác quản lý. Có tư duy logic, khả năng phán đoán và linh hoạt trong quá trình làm việc. Biết sắp xếp quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý. 

thu-ky-la-gi
Tích lũy cho mình nhiều kỹ năng giúp bạn thăng tiến hơn trong công việc 

Tìm việc làm thư ký tại TopCV

Hiện tại mức lương phổ biến của nhân viên thư ký khoảng 6-8 triệu. Mức thu nhập này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng công ty và khả năng làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký văn phòng thì có khá nhiều kênh để lựa chọn và một trong số đó có trang web TopCV. 

TopCV.vn là một trong những trang tuyển dụng uy tín nhất hiện nay với đầy đủ các thông tin chi tiết về công việc, cách thức làm một bản CV chuyên nghiệp, cách nộp hồ sơ ứng tuyển, các câu hỏi phỏng vấn,..cho ứng viên tham khảo.

Thư ký văn phòng là công việc đa di năng, liên tục phải học hỏi và thay đổi để thích nghi phù hợp với công việc. Khi kỹ năng phát triển và năng lực làm việc được nâng cao thì mức thu nhập của nghề này cũng không hề nhỏ. Đây cũng chính là một trong những yếu tố thu hút nhiều bạn trẻ đến với nghề này. 

Tìm việc làm Thư ký lương cao tại TopCV:

Đọc đến đây chắc hạn bạn cũng phần nào biết được công việc thư ký văn phòng của mình sẽ như thế nào rồi. Hy vọng với những thông tin về công việc, kỹ năng cần có của một nhân viên thư ký trong bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vị trí này cũng như tìm cho mình một hướng đi đúng trong quá trình xây dựng sự nghiệp. 

>> Tạo CV tại TopCV để ứng tuyển vào các công việc hấp dẫn tại TopCV

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.