Trợ lý giám đốc là gì? Bộ câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc 2021

Mục lục:

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay đắc lực của sếp. Công việc này mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích trong tương lai. Cụ thể công việc, nhiệm vụ và mức lương của vị trí trợ lý giám đốc như thế nào. Dưới đây hãy cùng TopCV.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây: 

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là thư lý cấp cao, là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của giám đốc được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Trợ lý giám đốc phải biết sắp xếp công việc khoa học giúp giám đốc xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Để làm ở vị trí trợ lý giám đốc giỏi bạn cần tích lũy kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm, kỹ năng trong ngành. Bên cạnh đó, ở vị trí công việc này bạn phải luôn chủ động, chu toàn nhất là khi giám đốc đi vắng mặt.

Bảng mô tả công việc trợ lý giám đốc

Nhiều bạn nghĩ công việc trợ lý giám đốc là đơn giản, nhẹ nhàng như sắp xếp lịch làm việc, tạo cuộc hẹn với đối tác, xử lý sổ sách, giấy tờ và chuẩn bị nội dung cuộc họp,.. Tuy nhiên, thực tế công việc trợ lý giám đốc lại khó khăn và đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng hơn. Cụ thể công việc của một trợ lý giám đốc gồm: 

  • Thực hiện quản lý, giám sát thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên
  • Tiếp nhận và triển khai các chỉ đạo của giám đốc xuống các phòng ban
  • Lập báo cáo kết quả định kỳ cho giám đốc hoặc trưởng phòng ban công ty.
  • Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện công việc liên quan đến nhân sự, ngân sách của công ty
  • Đại diện cho giám đốc đưa ra quyết định trong quyền hạn hoặc thay mặt khi giám đốc vắng mặt.
  • Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên
trợ lý giám đốc nữ
Nhiệm vụ của trợ lý giám đốc khá đa dạng

Kỹ năng cần có của người trợ lý giám đốc giỏi

Công việc trợ lý giám đốc không hề dễ dàng để làm tốt bạn phải luôn trang bị cho mình các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc. Cụ thể những kỹ năng cơ bản và cần thiết nhất để trở thành trợ lý giám đốc gồm: 

  • Kỹ năng ngoại ngữ, văn phòng: Là một thư ký giám đốc bạn bắt buộc phải giỏi máy tính văn phòng, giao tiếp lưu loát bằng tiếng anh
  • Kỹ năng giao tiếp: Để làm tốt công việc trợ lý giám bạn cần có khả năng lắng nghe và ăn nói để đáp ứng yêu cầu trong công việc. Trong quá trình làm việc bạn phải lắng nghe mong muốn của khách hàng để hỗ trợ khách hàng tốt nhất. Với nhân viên trong công ty trợ lý giám đốc truyền đạt thông tin của giám đốc, giao trách nhiệm và giải quyết tranh chấp. Một trợ lý giỏi cần có khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể, nét mặt của khách hàng để điều chỉnh thông điệp và đưa ra cách giải quyết phù hợp.

>> Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp là gì? 7 cách để cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả

  • Kỹ năng lãnh đạo: Công việc của một trợ lý giám đốc sẽ phải xử lý  khiếu nại, giao nhiệm vụ và giám sát hiệu quả của nhân viên. Một trợ lý có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt sẽ là trợ thủ đắc lực cho giám đốc của mình trong công việc.
  • Khả năng ra quyết định: Thông thường trợ lý giám đốc sẽ là người đại diện hoặc thay mặt giám đốc đưa ra quyết định nhỏ và lớn tại nơi làm việc theo dự ủy quyền của lãnh đạo. Để đạt được hiệu quả khi thực hiện các công việc, quyền hạn của trợ lý giám đốc bạn cần phải có suy nghĩ, đánh giá nhanh chóng mọi tình huống và đưa ra các phương án giải quyết có lợi cho cả các bên liên quan.
trợ lý giám đốc nữ
Giao tiếp, lãnh đạo, làm việc đội nhóm,.. là kỹ năng cần thiết cho một trợ lý

Mức lương trợ lý giám đốc

Thu nhập của trợ lý giám đốc sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cũng như quy mô hoạt động. Công việc này đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn và kỹ năng nên mức lương thường cao hơn các công việc còn lại. Trung bình thu nhập của thư ký, trợ lý giám đốc từ 9-16 triệu đồng. Tiền lương sẽ tăng dần theo số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí này. Ngoài ra, khi bạn đảm nhiệm giữ vai trò cánh tay đắc lực của sếp thì thu nhập của bạn có thể 45 triệu/tháng hoặc hơn thế. 

Như vậy có thể thấy nếu là một trợ lý giám đốc giỏi thì mức lương sẽ gấp đôi so với mức lương của một thư ký thông thường. 

Làm trợ lý giám đốc thì học ngành gì?

Thư ký, trợ lý giám đốc là ngành không qua đào tạo, đây chính là điểm khác biệt giữa nghề này với một số nghề như kỹ sư, luật sư, marketing. Hiện tại cũng chưa có một trường đại học nào tại Việt Nam tiến hành đào tạo chuyên ngành trợ lý hay thư ký. 

Tuy ngành thư ký không có chuyên ngành đào tạo nhưng tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn một số ngành đào tạo như quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, marketing, cử nhân ngoại ngữ,.. Đây là những kiến thức cần thiết mà một trợ lý giám đốc nên trang bị để có thể xử lý công việc và yêu cầu của lãnh đạo. 

trợ lý giám đốc nữ
Học ngành nào để ra làm trợ lý, thư ký giám đốc?

Bộ câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc 2021

Trợ lý giám đốc là công việc được nhiều người mong muốn có được, thông tin tuyển dụng việc làm cho vị trí này cũng là không ít. Để ứng tuyển thành công vị trí này bạn không thể bỏ qua các câu hỏi thường gặp dưới đây: 

1. Bạn hãy giới thiệu qua về bản thân cho chúng tôi biết 

2. Bạn biết và sử dụng phần mềm tin học nào?

3. Bạn nghĩ một trợ lý kinh doanh sẽ cần những tố chất nào 

4. Mục tiêu trong năm đầu tiên đi làm bạn đặt ra cũng giám đốc của mình là gì?

5. Khi phải điều chỉnh lịch trình của giám đốc do tình huống phát sinh bạn sẽ xử lý như thế nào. 

6. Nếu mâu thuẫn với giám đốc của mình bạn sẽ làm thế nào để xử lý mâu thuẫn đó. 

7. Thử thách lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc là gì?

8. Điều gì khiến bạn nghĩ mình phù hợp với vị trí trợ lý giám đốc 

9. Bạn sẽ làm gì nếu trong trường hợp phải đưa ra quyết định quan trọng thì giám đốc lại vắng mặt. 

10. Cách bạn đối phó với stress, áp lực là gì?

11. Nếu công việc yêu cầu tăng ca bất kể ngày hay đêm bạn có sẵn sàng không?

12. Bạn có câu hỏi nào dành cho hội đồng tuyển dụng không?

trợ lý giám đốc nữ
Những câu hỏi trong phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc 

Ứng tuyển vị trí trợ lý giám đốc tại TopCV

Hiện không khó để bạn có thể tìm cho mình được vị trí ứng tuyển trợ lý giám đốc tại nhiều kênh tìm việc làm khác nhau. Tuy nhiên, nhu cầu tìm việc cao khiến nhiều đối tượng lừa đảo lợi dụng để thực hiện hành vi phạm pháp. Để hạn chế và khắc phục vấn đề TopCV.vn sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin ứng tuyển của các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. Thông tin đăng tuyển sẽ được kiểm duyệt, sàng lọc để đưa đến cho ứng viên vị trí công việc tốt nhất. Ngoài ra, tại TopCV bạn sẽ được tham khảo, sử dụng một số mẫu CV ứng tuyển trợ lý giám đốc đúng chuẩn giúp bạn hoàn thiện hồ sơ và gia tăng cơ hội trúng tuyển hơn. 

Tuyển dụng việc làm trợ lý giám đốc lương cao tại TopCV:

Trên đây là tổng hợp những thông tin về công việc, mức lương, kỹ năng của trợ lý giám đốc. Hy vọng với những kiến thức, tư liệu mà chúng tôi cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu hơn về công việc trợ lý giám đốc.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ để ứng tuyển những công việc hấp dẫn tại TopCV

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.