Thủ tục khi nghỉ việc cần bàn giao những gì?

Mục lục:

Một nhân sự xin nghỉ việc trong quá trình đang công tác là điều mà không doanh nghiệp nào mong muốn. Tuy nhiên, đây là tình huống mà 100% doanh nghiệp, tổ chức trên thị trường đều gặp phải. Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ cần có quy trình, thủ tục nghỉ việc trong trường hợp này. Vậy thủ tục nghỉ việc cần bàn giao những gì? Hãy cùng TopCV tìm hiểu về chủ đề này trong bài viết hôm nay.

Thủ tục, quy trình nghỉ việc quan trọng như thế nào?

Thủ tục nghỉ việc là những quy trình được doanh nghiệp, công ty đặt ra để hoàn thiện quá trình xin thôi việc của nhân sự. Do đó, đây là một trong những quy trình quan trọng. Bởi:

  • Giúp đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp theo ký kết hợp đồng của hai bên;
  • Giúp không làm gián đoạn luồng công việc hiện tại của doanh nghiệp;
  • Tránh những phát sinh, rắc rối cho quá trình bàn giao công việc khi nghỉ việc;
  • Doanh nghiệp thu hồi, quản lý được các giấy tờ, thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh không bị tiết lộ ra ngoài.

Đối với các vị trí, vai trò khác nhau, thủ tục nghỉ việc cũng cần được xây dựng khác nhau. Bởi, trên thực tế, khối lượng công việc của mỗi cá nhân thường sẽ không giống nhau.

Thời gian để thực hiện thủ tục nghỉ việc cũng sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Hầu hết sẽ không quá 45 ngày kể từ ngày nhận được thông tin nghỉ việc của nhân viên.

Xây dựng quy trình, thủ tục nghỉ việc giúp đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và nhân viên

Các thủ tục nghỉ việc cần thiết và các loại văn bản cần bàn giao

Bộ phận nhân sự xử lý thông tin nghỉ việc

Sau khi nhận được thông tin hoặc quyết định xin nghỉ việc từ phía nhân viên. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xử lý thông tin nghỉ việc. Bao gồm:

  • Thông báo cho quản lý trực tiếp của nhân sự, các bộ phận, những người làm việc với nhân viên đó về sự việc. Yêu cầu các bộ phận liên quan và đang làm việc với nhân sự nghỉ việc sắp xếp nhân viên nhận bàn giao công việc.
  • Thông báo cho các bộ phận hỗ trợ liên quan đến nhân sự thông báo nghỉ việc với quản lý trực tiếp.
  • Thông báo cho khách hàng nếu nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng. Giúp đỡ khách hàng bàn giao và làm việc với nhân sự mới.
  • Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới thay thế cho nhân sự mới nghỉ việc nếu cần thiết.

>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ việc / thôi việc chuẩn nhất 2021

Bộ phận nhân sự chuẩn bị các văn bản liên quan

Sau khi đã xử lý các thông tin cho những bộ phận liên quan, bộ phận Nhân sự cần chuẩn bị một số loại giấy tờ, văn bản để tiếp tục thur tục nghỉ việc cho nhân viên.

Những loại văn bản này có thể bao gồm:

  • Mẫu đơn xin nghỉ việc hoặc văn bản thay thế khác tương đương;
  • Mẫu cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp;
  • Biên bản bàn giao công việc bao gồm: Các công việc đã hoàn thành, đang làm, chưa làm, các tài khoản thuộc hệ thống sở hữu chung của doanh nghiệp, các thư mục lưu trữ tài liệu,…
  • Biên bản bàn giao các thiết bị, cơ sở vật chất được cung cấp trong quá trình làm việc;
  • Các loại tài liệu khác có liên quan đến thuế, bảo hiểm.

Thực hiện quá trình bàn giao và phỏng vấn thôi việc

Sau khi đã chuẩn bị đủ các giấy tờ, thủ tục nghỉ việc, bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành quá trình bàn giao với nhân viên nghỉ việc. Quá trình bàn giao có thể chỉ bảo gồm nhân viên với bộ phận Nhân sự, hoặc cũng có thể bao gồm bên nhận bàn giao công việc.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp/tổ chức/công ty hiện nay cũng thực hiện các buổi phỏng vấn thôi việc – exit interview. Những buổi phỏng vấn này được thực hiện để có thể nhận được phản hồi từ nhân sự vừa nghỉ việc về lý do, phản hồi về môi trường làm việc,…

Từ những thông tin nhận được trong buổi phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp có thể xem xét, chỉnh sửa nội bộ để thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Bộ phận Nhân sự sẽ tiến hành quá trình bàn giao với nhân viên nghỉ việc

Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục bàn giao công việc, bộ phận Nhân sự hoặc bộ phận hỗ sợ sẽ thực hiện thêm các công việc:

  • Thu hồi lại các tài khoản nội bộ của nhân viên thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp như Email, CRM,…
  • Hủy bỏ mọi quyền truy cập của nhân viên, xóa thành viên khỏi các group trao đổi công việc của doanh nghiệp;
  • Thực hiện điều hướng email, các cuộc gọi đến cho nhân viên đó sang phương thức liên hệ của nhân sự mới.

Lưu trữ lại thông tin nhân viên

Nhân viên thôi việc là điều mà cả nhân viên và doanh nghiệp không hề mong muốn. Vì vậy, thay vì tạo nên sự thù địch với nhau, bộ phận Nhân sự có thể trao đổi và lưu giữ lại thông tin của nhân viên.

Điều này sẽ giúp cho bộ phận nhân sự có thể liên hệ với nhân viên ngay khi quá trình bàn giao, thực hiện các thủ tục xin việc của nhân viên gặp vấn đề.

Doanh nghiệp cần lưu trữ lại thông tin nhân viên nghỉ việc 

Tạm kết

Nhân viên xin thôi việc, nghỉ việc là tình huống mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ gặp phải. Do đó, việc thiết lập quy trình, các thủ tục khi nghỉ việc là một điều quan trọng như khi có nhân sự mới. Hy vọng thông tin được TopCV cung cấp trong bài sẽ giúp bạn thiết lập được thủ tục nghỉ việc hiệu quả cho doanh nghiệp.

>> Tạo CV chuẩn, độc, lạ để ứng tuyển vào những công việc hấp dẫn lương cao

Nguồn ảnh: Sưu tầm

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.