Thư giới thiệu xin việc là gì? Tại sao cần viết thư giới thiệu xin việc?

Thư giới thiệu xin việc là loại tài liệu giúp CV ứng tuyển của bạn trở nên chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin hơn. Có thư giới thiệu xin việc hồ sơ của bạn sẽ có thêm “điểm cộng” và nổi bật hơn so với các ứng viên khác. Vậy thư giới thiệu xin việc là gì? Làm thế nào để viết thư giới thiệu xin việc đúng chuẩn? Hãy cùng TopCV tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.  

Thư giới thiệu xin việc là gì?

Thư giới thiệu xin việc hay còn gọi là thư ứng tuyển. Đây là một tài liệu nằm trong bộ hồ sơ xin việc mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng, giới thiệu thêm một số thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, học vấn, v.vv.. của bản thân. Có thể xem thư giới thiệu xin việc là lời giới thiệu chính thức của ứng viên đến nhà tuyển dụng, bày tỏ sự nghiêm túc về nguyện vọng được làm việc tại công ty.

Hiện nay có rất nhiều người sử dụng thư giới thiệu xin việc để thay thế lá đơn xin việc có sẵn trong hồ sơ xin việc. Nếu bạn gửi hồ sơ online thì thư xin việc thường được đính kèm trong email gửi đến nhà tuyển dụng. Tùy từng nhà tuyển dụng mà ứng viên sẽ viết thư xin việc khác nhau về nội dung. Tuy nhiên khi viết thư giới thiệu xin việc bạn cần phải điền đầy đủ những thông tin cơ bản nhất.

Hướng dẫn viết thư giới thiệu xin việc chuẩn

Hiện nay có rất nhiều mẫu thư giới thiệu xin việc trên mạng với thiết kế đẹp mắt và giúp cho ứng viên điền đầy đủ thông tin hơn. Bạn có thể lựa chọn một mẫu có sẵn nhưng nếu muốn có một lá thư giới thiệu ấn tượng thì đừng bỏ qua hướng dẫn viết thư giới thiệu xin việc hữu ích sau đây:

Phần tiêu đề thư xin việc

Phần đầu tiên trong thư giới thiệu xin việc chính là tiêu đề. Đây sẽ là phần cung cấp các thông tin về họ tên, vị trí bạn muốn ứng tuyển và những thông tin liên lạc cơ bản như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ nơi ở, ngày tháng năm sinh, v.vv.. của ứng viên. 

Với phần nội dung này, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin để vừa đảm bảo sự chỉn chu về mặt dữ liệu cung cấp và vừa thuận tiện cho nhà tuyển dụng khi cần liên hệ với ứng viên. Cụ thể:

• Họ và tên: Bạn viết đúng họ và tên bằng chữ in hoa có dấu. Lưu ý không viết thêm các ký tự đặc biệt, tên thay thế hoặc nickname.
• Ngày, tháng, năm sinh: Bạn ghi chính xác ngày tháng năm sinh của mình.
• Vị trí ứng tuyển: Bạn viết chính xác và rõ ràng vị trí công việc mà mình ứng tuyển, ví dụ “Nhân viên kinh doanh”. Trường hợp bạn sử dụng mẫu thư giới thiệu xin việc bằng tiếng Anh/Nhật/Trung thì ghi đúng theo ngôn ngữ đang sử dụng.
• Số điện thoại: Ghi chính xác số điện thoại bạn đang sử dụng để nhà tuyển dụng có thể gọi lại cho bạn.
• Địa chỉ email: Ưu tiên ghi địa chỉ email dễ đọc, dễ nhớ và không chứa các ký tự đặc biệt gây khó hiểu.
• Địa chỉ nơi ở: Bạn ghi chính xác và đầy đủ thông tin về khu vực mà mình đang sinh sống, có thể là địa chỉ tạm trú hoặc thường trú.

Ngoài ra, bạn có thể cung cấp thêm ảnh đại diện cho thư giới thiệu xin việc. Tuy nhiên, ảnh cần đạt các tiêu chí: rõ nét, nghiêm túc và nhìn thấy khuôn mặt trực diện. Bạn không nên chọn các ảnh có chứa icon hoặc chỉnh sửa quá đà. 

Sau đây là ví dụ khi viết phần tiêu đề của thư giới thiệu bản thân để xin việc mà bạn có thể tham khảo:

Phần mở đầu

Phần mở đầu trong thư giới thiệu xin việc được đánh giá là nội dung có thể giúp bạn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Cho nên khi viết phần nội dung này bạn hãy đảm bảo sử dụng câu từ chỉn chu, thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc với công việc ứng tuyển. 

Khi viết phần mở đầu thư xin việc, bạn có thể tách thành các đoạn nhỏ để nhà tuyển dụng thuận tiện theo dõi. Các nội dung cần có trong phần mở đầu gồm:

• Lời chào: Bạn hãy mở đầu thư bằng việc gửi đến người nhận thư một lời chào có sử dụng kính ngữ. Nếu bạn biết rõ tên người tuyển dụng hãy ghi rõ ràng họ và tên, chức vụ của họ. Ví dụ: Kính gửi: ông/bà Nguyễn A, phòng B, Công ty TNHH ABC. Còn trường hợp bạn không nắm rõ thông tin người tuyển dụng thì có thể ghi “Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng Công ty TNHH ABC”.
• Vị trí công việc ứng tuyển: Bạn ghi rõ vị trí công việc mà mình ứng tuyển tại công ty.
• Lý do viết thư xin việc: Bạn nêu ngắn gọn lý do bạn viết thư giới thiệu xin việc gửi đến nhà tuyển dụng để ứng tuyển vị trí công việc. Đó có thể là mong muốn được thử sức với môi trường mới, lĩnh vực mới hoặc cũng có thể là bạn tự tin với năng lực của bản thân phù hợp với yêu cầu của phía công ty.
• Người giới thiệu công việc này cho bạn (nếu có): Bạn hãy ghi rõ họ và tên của người giới thiệu. Trong trường hợp bạn nắm được thông tin tuyển dụng từ các nền tảng khác như website TopCV.vn, kênh mạng xã hội, group việc làm, v.vv.. thì có thể viết rõ ra để nhà tuyển dụng nắm bắt được.

Bạn có thể tham khảo ví dụ sau đây để viết chuẩn chỉnh phần mở đầu của thư giới thiệu xin việc:

“Kính gửi: Ông Nguyễn Hữu B

Trưởng phòng Kinh doanh

Công ty TNHH ABC

Số 123, Lê Trọng Tấn, Đống Đa, Hà Nội 

-------------------------------------

Ngày 03 tháng 11 năm 2023

Thư ứng tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh

Thưa ông Nguyễn Hữu B, 

Thông qua bà Lê Thanh V - Trưởng nhóm Kinh doanh Công ty B, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển vị trí Nhân viên Kinh doanh. Tôi mong muốn được thử sức mình trong môi trường làm việc năng động và trẻ trung của Quý Công ty nên viết thư này gửi đến ông. Với trình độ và kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin mình có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại công ty TNHH ABC”

Phần nội dung

Trong thư giới thiệu xin việc, phần nội dung là phần trọng tâm cho nên bạn cần chú ý viết rõ ràng và cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho nhà tuyển dụng. Từ đó thuyết phục và cho họ thấy rằng bạn là một ứng viên tiềm năng cho vị trí công việc mà họ đang tuyển dụng. 

Đối với phần nội dung, bạn cần trình bày được các thông tin gồm:

• Những điểm mạnh của bản thân
• Kinh nghiệm làm việc và kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm của bản thân
• Trình độ học vấn
• Thành tích mà bạn đạt được khi làm các công việc trước đó

Ngoài ra, bạn có thể viết 1 - 2 dòng bày tỏ nguyện vọng và mong muốn đóng góp năng lực của bản thân cho công ty nếu được tuyển dụng.

Ví dụ: 

“Như đã đề cập trong hồ sơ đính kèm, tôi tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị Kinh doanh của trường Đại học Thương Mại. Sau khi ra trường, tôi làm việc cho một công ty kinh doanh hàng tiêu dùng ở vị trí Nhân viên bán hàng trong thời gian 1 năm. 

Thêm vào đó, tôi có 2 năm kinh nghiệm làm việc cho Công ty TMCP XYZ ở vị trí Nhân viên Kinh doanh. Vị trí này đã cho tôi nhiều kinh nghiệm trong việc nghiên cứu khách hàng, xây dựng kế hoạch bán hàng phù hợp cho từng nhóm người dùng cụ thể. Thành tích tôi đạt được tại vị trí này là Nhân viên Kinh doanh xuất sắc nhất quý 3/2023. 

Ngoài ra, trong thời gian làm việc tại công ty XYZ, tôi còn có kinh nghiệm phối hợp với các phòng ban liên quan và tham gia vào việc phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh để tìm kiếm cơ hội kinh doanh. 

Tôi tin rằng các kinh nghiệm và kiến thức mà mình đã tích lũy trong những năm đi làm sẽ là nền tảng quý báu giúp tôi hiểu rõ và đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng của Quý công ty. Tôi tự tin và mong muốn có cơ hội được thể hiện năng lực của bản thân trong vai trò Nhân viên Kinh doanh tại Quý công ty.”

Tìm việc Nhân viên kinh doanh ngay

Phần kết

Phần kết của thư giới thiệu xin việc thông thường là phần để bạn đưa ra lời cảm ơn nhà tuyển dụng về việc họ đã dành thời gian xem thư ứng tuyển. Ngoài ra, hãy khéo léo nêu ra yêu cầu về một cuộc phỏng vấn gần nhất với công ty tuyển dụng để bạn có thể trực tiếp trình bày kinh nghiệm và những kỹ năng của bản thân.

Bạn cũng có thể lưu ý về các tài liệu đính kèm thư xin việc để nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được. Cuối cùng hãy kết thúc thư giới thiệu xin việc bằng từ “Trân trọng”, kèm chữ ký và ghi rõ họ tên của bạn.

Ví dụ:

“Cám ơn ông/bà đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi rất mong ông/bà có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp gần đây nhất để tôi có thể trình bày rõ hơn về bản thân cũng như tìm hiểu thêm các yêu cầu chi tiết cho vị trí Nhân viên Kinh doanh của Công ty TNHH ABC.

Trân trọng. Xin cảm ơn!

Nguyễn Văn A”

Nếu bạn đang lo lắng không biết chọn mẫu thư giới thiệu xin việc nào hay và đúng chuẩn, hãy truy cập ngay TopCV.vn và sử dụng công cụ tạo Cover Letter của chúng tôi. Tại đây TopCV sẽ cung cấp các mẫu Cover Letter thư xin việc được thiết kế chuẩn theo các ngành nghề. Bạn có thể tùy chọn mẫu theo sở thích và công việc ứng tuyển.

Tạo Cover Letter ngay

Những lưu ý quan trọng khi viết thư giới thiệu xin việc

Để viết thư giới thiệu xin việc đúng chuẩn và chuyên nghiệp, tạo được ấn tượng cho người nhận, bạn cần chú ý đến các nội dung sau:

Đầy đủ thông tin

Dù ứng tuyển ở bất kỳ vị trí nào từ nhân viên bình thường đến lãnh đạo cao cấp thì việc điền đầy đủ thông tin cũng rất cần thiết để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Một thư giới thiệu xin việc đúng chuẩn cần đầy đủ 4 phần cơ bản mà TopCV vừa hướng dẫn ở phần trên. 

Chỉnh chu và đi vào trọng tâm

Chắc chắn bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn được đọc một lá thư giới thiệu xin việc chuyên nghiệp, chỉn chu. Bởi vậy đây chính là cơ hội để bạn có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận của bản thân. Đồng thời lá thư cũng là cách để bạn chứng tỏ mình thực sự phù hợp với công việc. Chính vì thế hãy trau chuốt thư xin việc để có thể chứng tỏ được những điều trên.

Tuy nhiên viết một lá thư xin việc thật chỉn chu không có nghĩa là nêu thật nhiều nội dung liên quan đến bản thân, mà cần phải đi vào những phần trọng tâm. Theo đó, ứng viên cần chú ý các nội dung sau:

• Bạn có thể có rất nhiều điều cần nói trong kinh nghiệm, kỹ năng và học vấn. Tuy nhiên,  hãy chọn viết những thông tin phù hợp nhất với công việc mà bạn đang ứng tuyển. Chú ý nêu bật các thế mạnh của bản thân.
• Hãy đưa ra những kinh nghiệm của bản thân và việc ứng dụng kinh nghiệm đó vào công việc sắp tới mà bạn ứng tuyển.
• Nên tiết kiệm không gian của thư xin việc bằng những đoạn văn ngắn khoảng 2 – 3 câu. 
• Mẫu thư giới thiệu xin việc nên viết ngắn gọn trong vòng một trang giấy, không nên viết quá dài dòng và lan man.
• Hãy chú ý cách xưng hô cho phù hợp, lời khuyên của các chuyên gia là nên xưng hô “Tôi/quý công ty”, “Tôi/anh,chị” để thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc.
• Phần nội dung có thể nêu quan điểm của bản thân tuy nhiên không được dùng từ ngữ có ý bất lịch sự hay tỏ ra phấn khích.

>>> Tham khảo thêm: Bật mí kinh nghiệm viết email xin việc gây ấn tượng nhất

Đừng bỏ qua thông tin liên lạc và lời cảm ơn

Khi viết thư giới thiệu xin việc, thông tin liên lạc và lời cảm ơn là một trong những nội dung quan trọng bạn không được bỏ qua. Hãy chủ động cung cấp thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn nhanh chóng nhất khi cần.

Đối với lời cảm ơn, dù chỉ chiếm một phần nhỏ nhưng đây lại là nội dung giúp bạn tạo nên sự khác biệt. Bạn hãy lịch sự cảm ơn nhà tuyển dụng vì họ đã dành thời gian đọc thư của bạn để thể hiện mình là một người chuyên nghiệp và lịch sự. 

Kiểm tra và chỉnh sửa thư xin việc trước khi gửi

Ngoài những điều trên thì việc kiểm tra và chỉnh sửa trước khi gửi cũng rất cần thiết để có một lá thư giới thiệu xin việc chuyên nghiệp. Một số nội dung mà bạn cần lưu ý như sau:

• Định dạng phông chữ đơn giản, dễ đọc giúp nhà tuyển dụng thoải mái hơn khi đọc. Một số phông chữ cơ bản thường được sử dụng là Arial, Calibri, Verdana hoặc Times New Roman, cỡ chữ 10 hay 12pt.
• Thêm một khoảng trắng giữa tiêu đề, lời chào, kết mỗi đoạn và kết thúc để lá thư có bố cục đẹp mắt hơn.
• Kiểm tra kỹ nội dung và sửa lỗi chính tả, văn phong nếu có.

Thư giới thiệu xin việc là một trong những tài liệu quan trọng giúp bạn nhận được sự quan tâm của nhà tuyển dụng. Chính vì thế hãy ghi nhớ và áp dụng những điều trên để có được công việc như mong đợi. Hãy tạo một bức thư giới thiệu thật chỉn chu để ứng tuyển vào các tin tuyển dụng việc làm uy tín chất lượng tại nền tảng công nghệ tuyển dụng TopCV.

Ngoài ra, đừng quên sử dụng công cụ tạo CV chuẩn, độc, lạ tại TopCV để ứng tuyển vào những công việc lương cao bạn nhé.

Tạo CV ngay