Hướng dẫn cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn

Bạn đã tham gia phỏng vấn và chờ đợi một thời gian nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng? Bạn băn khoăn không biết có nên chủ động gọi điện hoặc gửi email để hỏi kết quả không và nên viết như thế nào cho lịch sự? Bài viết dưới đây của TopCV sẽ hướng dẫn bạn cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn và những lưu ý cần biết khi follow-up sau buổi phỏng vấn.

Lý do nhà tuyển dụng không phản hồi kết quả phỏng vấn

Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, nhà tuyển dụng có thể thông báo thời gian dự kiến phản hồi kết quả cho ứng viên. Thời gian này có thể là 1 tuần, 2 tuần hoặc sớm hay muộn hơn, tùy thuộc vào quy trình và kế hoạch tuyển dụng của từng doanh nghiệp.

Nếu bạn đã chờ kết quả sau một thời gian mà nhà tuyển dụng vẫn chưa hồi âm thì có thể là vì một trong số những lý do sau:

• Sai thông tin liên lạc: Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng đã gửi thông báo nhưng ứng viên không nhận được do email hoặc số điện thoại cung cấp trong hồ sơ chưa chính xác. Bạn nên kiểm tra lại thông tin liên hệ trong CV hoặc hồ sơ ứng tuyển và chủ động cập nhật với nhà tuyển dụng nếu phát hiện sai sót.

• Bạn không trúng tuyển: Một số doanh nghiệp có thể không gửi thông báo đến tất cả ứng viên không trúng tuyển. 

• Nhà tuyển dụng vẫn đang đánh giá hồ sơ ứng viên: Khi số lượng ứng viên ứng tuyển quá lớn, nhà tuyển dụng có thể mất nhiều thời gian để xem xét hồ sơ của từng ứng viên, điều này dẫn đến việc ra quyết định tuyển dụng đôi khi sẽ mất nhiều thời gian nên họ chưa kịp phản hồi bạn.

• Do quy trình tuyển dụng của công ty: Những công ty hoặc tập đoàn lớn thường có quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt, hồ sơ ứng viên sẽ được đánh giá qua các vòng và nhiều cấp quản lý khác nhau. Vậy nên thời gian phản hồi ứng viên có thể kéo dài hơn dự kiến.

Dù nguyên nhân là gì, nếu đã qua thời gian dự kiến phản hồi kết quả phỏng vấn, bạn vẫn có thể chủ động gửi email để hỏi một cách lịch sự.

Nhà tuyển dụng không thông báo kết quả phỏng vấn thì phải làm sao?

Sau buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng thường sẽ thông báo thời gian dự kiến phản hồi kết quả cho ứng viên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể không đề cập cụ thể đến mốc thời gian này.

Nếu đã chờ một khoảng thời gian nhưng vẫn chưa nhận được phản hồi về kết quả phỏng vấn, bạn có thể chủ động gửi email cho nhà tuyển dụng. Đây là điều cần thiết để bạn nắm rõ tiến độ tuyển dụng của doanh nghiệp và chủ động hơn trong quá trình tìm việc, thay vì chờ đợi mà bỏ lỡ những cơ hội việc làm khác. 

Tuy nhiên, thời điểm gửi email cũng rất quan trọng. Nếu bạn liên hệ quá sớm, chẳng hạn chỉ sau vài ngày kể từ buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể chưa hoàn tất quá trình đánh giá ứng viên. Ngược lại, nếu thời gian chờ đã trôi qua khá lâu bạn mới liên hệ thì có thể đợt tuyển dụng đã kết thúc.

Tóm lại, nếu nhà tuyển dụng đã hẹn thời gian phản hồi, bạn nên chờ sau thời điểm đó rồi liên hệ. Trường hợp nhà tuyển dụng không thông báo về thời trả kết quả phỏng vấn thì sau khoảng 1 - 2 tuần, bạn có thể cân nhắc việc gửi email.

Lưu ý, khi viết email hỏi về kết quả phỏng vấn, bạn nên trình bày ngắn gọn và lịch sự. Không nên viết email liên tục trong thời gian ngắn hoặc tỏ ra thúc giục vì điều này sẽ thể hiện sự không chuyên nghiệp.

>>> Đọc thêm: Cách trả lời phỏng vấn xin việc thông minh được lòng nhà tuyển dụng

Hướng dẫn cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn

Sau đây TopCV sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn theo từng phần để bạn tham khảo.

Tiêu đề email

Tiêu đề email nên ngắn gọn và rõ ràng để nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm được mục đích của email. Bạn nên ưu tiên đưa những thông tin quan trọng nhất lên đầu. 

Phần tiêu đề bạn cần đảm bảo các nội dung sau: Nội dung khái quát email (ở đây là thư hỏi kết quả phỏng vấn), họ và tên, vị trí ứng tuyển, ngày giờ phỏng vấn hoặc mã ứng viên (nếu có)

Ví dụ: Thư hỏi kết quả phỏng vấn - Nguyễn Minh Anh - Vị trí nhân viên Marketing - Phỏng vấn 29/09/2020

>>> Đừng bỏ qua: Cách viết email khi gửi CV online gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Nội dung email

Phần mở đầu

Nhiệm vụ chính của phần này là chào hỏi, giới thiệu và nêu mục đích viết mail. Phần lời chào bạn nên thể hiện sự tôn trọng bằng các lời chào như “Kính gửi anh chị…”. hoặc “Kính gửi Bộ phận tuyển dụng Công ty [tên công ty]”

Phần giới thiệu bạn sẽ nêu tên, tuổi, vị trí ứng tuyển, thời gian phỏng vấn. Phần mục tiêu bạn nên đi thẳng vào vấn đề “Em viết email này mong muốn hỏi anh chị về kết quả vòng phỏng vấn của mình”

Ví dụ: 

"Kính gửi: Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC

Tên tôi là Nguyễn Minh Anh, sinh năm 1997, ứng viên đã tham gia phỏng vấn vị trí Chuyên viên Marketing tại quý công ty vào ngày 12/09/2026. Tôi viết email này gửi đến quý công ty với mong muốn hỏi về kết quả phỏng vấn của mình”

Phần thân thư

Phần thân thư là phần nội dung chính, bạn cần lặp lại mục đích, câu hỏi, thắc mắc của bản thân đồng thời thể hiện nhiệt huyết và mong muốn được cống hiến và làm việc tại vị trí ứng tuyển. 

Tuy nhiên, bạn không nên viết quá dài, mục đích chính của email vẫn là hỏi kết quả phỏng vấn nên hãy tập trung vào nội dung chính. 

Ví dụ:

“Buổi phỏng vấn của tôi đã kết thúc hơn 2 tuần nhưng đến nay tôi vẫn chưa nhận được phản hồi từ Quý công ty. Vì vậy, tôi viết email này để xin phép hỏi về kết quả phỏng vấn và cập nhật thêm về tiến độ tuyển dụng của vị trí Chuyên viên Marketing.”

Kết thư và chữ ký

Ở phần này, bạn sẽ bày tỏ mong muốn sớm nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Đừng quên ký tên và đính kèm các thông tin liên lạc như số điện thoại, địa chỉ email để nhà tuyển dụng có thể kết nối với bạn nhanh nhất.

Ví dụ:

“Hy vọng sẽ sớm nhận được phản hồi từ Quý công ty. Tôi xin cảm ơn chân thành cảm ơn!

 Trân trọng,

Nguyễn Minh Anh

097xxx”

Một số mẫu thư hỏi kết quả phỏng vấn

Sau đây TopCV sẽ gợi ý một số mẫu mail hỏi kết quả phỏng vấn bằng tiếng Việt và tiếng Anh để bạn tham khảo và có thể sử dụng khi có nhu cầu.

Mẫu mail hỏi kết quả phỏng vấn bằng tiếng Việt

Mẫu số 1

Mẫu số 2

Mẫu số 3

Mẫu mail hỏi kết quả phỏng vấn bằng tiếng Anh

Một số lưu ý khi viết mail hỏi kết quả phỏng vấn

Khi viết mail hỏi kết quả phỏng vấn gửi cho nhà tuyển dụng, bạn cần chú ý những nội dung sau để đảm bảo sự chuyên nghiệp:

• Độ dài email: Bạn không nên viết quá dài hoặc quá ngắn (chỉ gửi duy nhất một câu hỏi về kết quả). Email nên có các thông tin như: thông tin cá nhân của ứng viên, thời gian phỏng vấn và mục đích gửi mail.

• Không sử dụng icon thể hiện cảm xúc: Những icon có thể khiến email thiếu chuyên nghiệp.

• Luôn lịch sự: Dù rằng bạn đang nóng lòng muốn biết kết quả hay thậm chí bức xúc, thì hãy giữ sự bĩnh tĩnh và lịch sự, không sử dụng những câu từ thể hiện sự trách móc

• Kiểm tra chính tả và thêm chữ ký email: Các lỗi chính tả, lỗi gõ văn bản từ việc gõ sai khoảng trắng, dấu phẩy đặt liền sau ký tự gần nhất, v.vv.. bạn cần chỉn chu trong từng chi tiết nhỏ nhất như vậy. Đừng quên tạo chữ ký email để email thêm phần chuyên nghiệp

• Kiểm tra thật cẩn thận địa chỉ email và tên người nhận: Điều này đảm bảo mail được gửi đúng địa chỉ. Bạn có thể gửi mail hỏi kết quả phỏng vấn vào đúng luồng mail mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng để đảm bảo các thư xuyên suốt, nhà tuyển dụng dễ theo dõi và chắc chắn email hỏi kết quả của bạn không bị đưa vào phần spam.

• Lịch sự gửi thư cảm ơn khi không trúng tuyển: Nếu nhận được phản hồi là không trúng tuyển bạn cũng nên lịch sự gửi lại thư cảm ơn và có thể đề xuất được giữ liên lạc để có cơ hội kết nối lại khi công ty mở các đợt tuyệt dụng khác.

• Hỏi thêm thời gian phản hồi nếu hồ sơ vẫn đang được xem xét: Nếu nhà tuyển dụng cho biết chưa có kết quả cuối cùng, bạn có thể hỏi thời gian dự kiến phản hồi để chủ động hơn trong việc chờ đợi hoặc tiếp tục tìm kiếm cơ hội khác.

Sau khi gửi email hỏi kết quả phỏng vấn nên làm gì?

Sau khi hoàn tất việc gửi email hỏi kết quả phỏng vấn, bạn nên tiếp tục theo dõi email, điện thoại hoặc các kênh liên lạc khác để đảm bảo không bỏ lỡ phản hồi từ nhà tuyển dụng. 

Trong thời gian chờ phản hồi, bạn vẫn nên tiếp tục hoàn thiện CV và tìm kiếm thêm những cơ hội phù hợp. Bạn có thể sử dụng công cụ tạo CV của TopCV để cập nhật, tối ưu CV và truy cập chuyên trang việc làm để khám phá thêm các vị trí đang tuyển dụng nhé!

FAQs liên quan

Có nên gọi điện hỏi kết quả phỏng vấn không?

Email không phải cách duy nhất để biết kết quả phỏng vấn. Nếu bạn đã email và quá lâu chưa được phản hồi thì rất có thể email của bạn bị đưa vào phần thư spam. Hoặc trong trường hợp bạn cần gấp kết quả thì bạn hoàn toàn có thể gọi điện để biết kết quả phỏng vấn. 

Tuy nhiên, chỉ nên điện thoại hỏi kết quả phỏng vấn trong trường hợp thực sự cần thiết. Vì nếu bạn gọi điện hỏi kết quả phỏng vấn thì thường nhà tuyển dụng sẽ chưa có câu trả lời ngay vì họ cần tìm kiếm lại hồ sơ trước khi trả lời.

Nên reply email cũ hay gửi email mới để hỏi kết quả phỏng vấn?

Nếu bạn và nhà tuyển dụng đã có luồng mail liên hệ trước đó thì bạn có thể gửi câu hỏi luôn vào luồng email cũ. Điều này giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nắm được lịch sử trao đổi trước đó và đưa ra phản hồi nhanh chóng

Trường hợp luồng email trước đó được gửi từ địa chỉ email tự động không nhận phản hồi, bạn có thể gửi email mới.

Không trúng tuyển có nên hỏi feedback từ nhà tuyển dụng không?

Có thể. Bạn có thể lịch sự nhờ nhà tuyển dụng chia sẻ những nhận xét của họ về buổi phỏng vấn của bạn, từ đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân.

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của chúng tôi về cách viết mail hỏi kết quả phỏng vấn. Hy vọng rằng qua những gợi ý của TopCV, ứng viên có thể nắm được cách gửi mail chuyên nghiệp và sớm được nhà tuyển dụng hồi âm.