Bạn thắc mắc không biết nhà tuyển dụng giữ hồ sơ để làm gì, tại sao không trả lại cho ứng viên sau khi phỏng vấn, và điều đó có trái với pháp luật không? Để tìm hiểu quy định của pháp luật về vấn đề này, bạn hãy cùng TopCV theo dõi bài viết sau đây!
Tại sao cần mang theo hồ sơ khi đi phỏng vấn, xin việc?
Khi đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ cần mang theo hồ sơ xin việc, chứa những giấy tờ, tài liệu cá nhân. Hồ sơ xin việc sẽ tóm tắt toàn bộ thông tin cá nhân, hành trình giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng chuyên môn của bạn. Hồ sơ này sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ về bạn, và bản thân bạn có được cơ hội trúng tuyển vào doanh nghiệp đó.
Thông thường, trong quá trình xét duyệt hồ sơ, nhà tuyển dụng đã có thể thấy được phần nào mức độ phù hợp của ứng viên đối với vị trí công việc mà họ đang đăng tuyển. Qua đó, họ sẽ xây dựng được một bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp nhất với ứng viên để có thể khai thác tối đa thông tin ứng viên. Kết quả là họ có thể đưa ra quyết định chính thức tuyển dụng ứng viên hay không.
Sau khi xét duyệt CV và phỏng vấn xong, nếu ứng viên được nhận thì công ty sẽ giữ lại hồ sơ cá nhân để làm thủ tục lưu trữ hồ sơ nhân viên. Với bộ hồ sơ này, doanh nghiệp cũng sẽ làm tròn trách nhiệm, đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo quy định của pháp luật.
Tìm hiểu thêm: Giấy tờ thủ tục hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2023
Hồ sơ xin việc bao gồm các loại giấy tờ gì?
Bình thường, ở mỗi công ty sẽ yêu cầu bộ hồ sơ với các loại giấy tờ khác nhau. Có những nơi chỉ yêu cầu ứng viên đến phỏng vấn với một bản in CV. Có những nơi thì yêu cầu ứng viên mang đủ bộ hồ sơ bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch
- Văn bằng, chứng chỉ, bằng đại học
- Bản photo căn cước công dân, chứng minh nhân dân
- Bản photo sổ hộ khẩu
- CV xin việc
- Đơn xin việc
- Giấy khám sức khỏe
- Ảnh 3x4
Các loại văn bản có trong hồ sơ thường phải được công chứng, chứng thực trong vòng 6 tháng gần nhất. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu thêm một số loại giấy tờ khác nhằm làm rõ mọi thông tin về ứng viên, đảm bảo có được dữ liệu để đánh giá ứng viên một cách chính xác nhất.
Tìm hiểu thêm: Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất?
Nhà tuyển dụng giữ hồ sơ để làm gì?
Có nhiều doanh nghiệp không đồng ý trả lại hồ sơ cho ứng viên kể cả khi ứng viên không đạt. Rất nhiều nhà tuyển dụng còn ghi chú sau những thông tin việc làm đăng tải trên mạng xã hội, chuyên trang tuyển dụng rằng sẽ "không trả lại hồ sơ nếu không trúng tuyển". Tại sao doanh nghiệp không trả lại hồ sơ xin việc cho ứng viên? Nhà tuyển dụng giữ hồ sơ để làm gì?
Trả lời câu hỏi này, một số nhà tuyển dụng cho rằng việc trả lại hồ sơ cho ứng viên là tốn kém thời gian. Bởi vì không thể nào ngay sau khi phỏng vấn xong, doanh nghiệp đã có câu trả lời ngay về việc ứng viên trúng tuyển hay trượt để mà trả hồ sơ luôn. Phải đợi ít nhất 5 ngày để phía doanh nghiệp sàng lọc ứng viên, công bố kết quả, sau đó mới liên hệ lại từng ứng viên không đạt yêu cầu để trả lại hồ sơ. Như vậy thì quá tốn thời gian, công sức và chi phí cho nhà tuyển dụng.
Có một số doanh nghiệp khác thì giải thích rằng cần giữ lại hồ sơ xin việc của ứng viên để tham khảo thông tin, chuẩn bị kỹ càng cho các lần tuyển dụng hoặc phỏng vấn tiếp theo. Vì có thể khâu phỏng vấn sẽ bao gồm nhiều vòng, nhà tuyển dụng cần có thông tin cá nhân của ứng viên để đánh giá, cân nhắc và tiện liên hệ trao đổi lại.
Thế nhưng, đối với ứng viên, việc rải hồ sơ khắp nơi để tìm được công việc như ý quả thực cũng rất tốn kém. Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ, có công chứng cũng có giá trị lên đến cả trăm ngàn đồng nếu như số lượng tài liệu cần công chứng là lớn. Chưa biết bộ hồ sơ xin việc của ứng viên có đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp không, nhưng về phía ứng viên, việc chuẩn bị những bộ hồ sơ chỉn chu như vậy là hao tổn rất nhiều chi phí.
Nhất là khi ứng viên đi phỏng vấn ở nhiều doanh nghiệp khác nhau để tìm kiếm cơ hội phù hợp nhất cho mình, thì số lượng bộ hồ sơ có thể tăng lên gấp bội. Bởi vì khi chưa chính thức vào việc, ứng viên chưa thể cam kết gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, và họ cần tìm một hướng đi khác tươi sáng hơn cho mình.
Nhà tuyển dụng giữ lại hồ sơ của ứng viên có là hành vi hợp pháp?
Làm hồ sơ xin việc tốn kém như vậy, thực sự không có sự lựa chọn nào khác cho ứng viên hay sao? Thực tế, theo quy định của của pháp luật, tại khoản 3, điều 8, nghị định 39/2003/NĐ-CP, nếu không tuyển dụng, nhà tuyển dụng phải trả lại hồ sơ ứng tuyển cho người tìm việc. Nếu như không nhận ứng viên vào làm việc, thì hành vi giữ lại hồ sơ xin việc của ứng viên được xem như là chiếm giữ không hợp lệ.
Thế nhưng, câu chuyện không đơn giản chỉ dừng lại ở đó. Có rất nhiều trường hợp hồ sơ xin việc của người đi tìm việc bị đem ra sử dụng một cách bất hợp pháp. Nhà tuyển dụng ma, thiếu uy tín, lừa đảo,... có thể lấy thông tin chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu của ứng viên để thực thi các công việc bất hợp phát. Phổ biến nhất là tình trạng thành lập doanh nghiệp "ma" của các đơn vị tuyển dụng thiếu tin cậy.
Hầu hết các trường hợp bị lợi dụng này đề sẽ bị cơ quan pháp luật xử lý sau khi ứng viên khiếu nại. Dù vậy, chi phí để khiếu nại lớn hơn rất nhiều so với số tiền bỏ ra để chuẩn bị hồ sơ xin việc khắp nơi. Vì thế mà nhiều ứng viên sau khi không lấy lại được hồ sơ của mình thì cũng đã mặc kệ cho qua. Trên hết, việc khiếu nại quá tốn thời gian và ứng viên cần thời gian rảnh của mình để tiếp tục tìm kiếm cơ hội việc làm mới tốt hơn.
Tóm lại, nhà tuyển dụng giữ hồ sơ để làm gì? Đây là một hành vi vi phạm pháp luật mà nhà nước không cho phép các doanh nghiệp đi quá giới hạn. Việc giữ lại hồ sơ của ứng viên sau khi phỏng vấn không chỉ gây tốn kém cho ứng viên, mà còn gây thêm gánh nặng cho các cơ quan nhà nước khi phải chứng thực, lưu trữ nhiều loại giấy tờ, tài liệu cho mỗi ứng viên.
Quy định của pháp luật về việc trả lại hồ sơ xin việc cho ứng viên
Theo khoản 3, điều 7, nghị định 03/2014/NĐ-CP của Bộ luật Lao động, khi nhận hồ sơ xin việc của ứng viên, nhà tuyển dụng cần có trách nhiệm quản lý hồ sơ và thông báo cho ứng viên thời hạn tuyển dụng. Trong vòng 5 ngày làm việc, nhà tuyển dụng cần thông báo kết quả ứng tuyển cho ứng viên. Trường hợp ứng viên không trúng tuyển hoặc không tiếp tục tham gia các buổi phỏng vấn, kiểm tra đầu vào như kế hoạch, thì nhà tuyển dụng phải trả lại đầy đủ hồ sơ xin việc cho ứng viên trong thời hạn là 5 ngày, kể từ ngày ứng viên yêu cầu.
Như vậy, nhà tuyển dụng không có quyền lưu trữ hồ sơ xin việc của ứng viên, mà trả lại hồ sơ cho ứng viên là một nghĩa vụ đối với họ. Nên nếu bạn không trúng tuyển vào một doanh nghiệp, đã có yêu cầu hoàn trả hồ sơ xin việc mà doanh nghiệp đó từ chối với lý do đã thông báo không hoàn trả hồ sơ khi tuyển dụng ngay từ đầu, thì vẫn được coi là hành vi không đúng với quy định.
Để lại hồ sơ xin việc ở nhiều nơi có ảnh hưởng gì không?
Thực tế, để nắm được những thông tin quan trọng về kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách, phong cách làm việc của ứng viên, nhà tuyển dụng không nhất thiết phải xem hết toàn bộ tài liệu trong bộ hồ sơ xin việc. Mục đích cuối cùng của phỏng vấn vẫn là để chọn ra ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc của mình. Mà để có được dữ liệu đánh giá nhân viên thì chỉ cần tối đa 3 loại tài liệu:
- CV
- Portfolio
- Sơ yếu lý lịch
Tìm hiểu thêm: Cách viết CV xin việc hay và chuẩn nhất dành cho ứng viên
Các đơn vị doanh nghiệp chuyên nghiệp hiện nay đều chỉ yêu cầu ứng viên chuẩn bị sẵn một bản cứng CV để ứng tuyển và tham gia buổi phỏng vấn mà thôi. Sau buổi phỏng vấn và đánh giá, nếu ứng viên thực sự phù hợp thì nhà tuyển dụng mới thông báo trúng tuyển, gửi thư mời nhận việc và yêu cầu ứng viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trong ngày đi làm đầu tiên.
Những đơn vị yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ ngay trong buổi phỏng vấn thường có ý đồ sử dụng hồ sơ ứng viên để làm việc riêng. Trong trường hợp các công ty đó sử dụng giấy tờ của ứng viên vì mục đích bất hợp pháp thì ứng viên có thể bị ảnh hưởng, cần thông báo với thanh tra lao động của Ủy ban để được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Nhà tuyển dụng giữ hồ sơ để làm gì? Giữ lại hồ sơ gốc và công chứng của ứng viên sau phỏng vấn là hành vi không hợp pháp. Ở buổi phỏng vấn, bạn chỉ cần mang theo các giấy tờ liên quan đến công việc như CV, portfolio, sơ yếu lý lịch,... Còn hồ sơ xin việc đợi đến khi trúng tuyển, đi làm rồi bạn mới cần nộp đủ. Để bảo vệ quyền lợi chính đáng trong quá trình xin việc, bạn hãy tận dụng mạng lưới việc làm uy tín TopCV.
Tại đây, bạn chỉ cần dùng những mẫu CV sẵn có để ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ bạn mà không yêu cầu thêm giấy tờ gì cả. Truy cập ngay website TopCV.vn để tìm kiếm những việc làm mới nhất, minh bạch nhất đang được tuyển dụng trên toàn quốc nhé!
.jpg6459f409c3443.jpg )