Bộ câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh Logistics phổ biến nhất

Chào anh/chị, em tên là Nguyễn Thu Hằng, em vừa tốt nghiệp chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng tại trường Đại học TopCV. Em có điểm mạnh về tư duy hệ thống và sự tỉ mỉ trong xử lý số liệu - những yếu tố em tin là rất quan trọng trong ngành Logistics/Xuất nhập khẩu. Vào năm ba Đại học, em đã đạt giải Ba trong cuộc thi "Vietnam Young Logistics Talents", nơi em cùng đồng đội giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình giao - nhận. 

Cuộc thi đã tích lũy cho em nhiều kinh nghiệm quý báu về ngành Logistics, là bước đệm giúp em trúng tuyển vào chương trình thực tập sinh của tập đoàn TopCV. Tại đây, em đã thực sự được va chạm và tham gia trực tiếp vào hỗ trợ vận hành quy trình Logistics của doanh nghiệp. Nhờ vậy, em đã có cái nhìn toàn diện và chân thực hơn về ngành Logistics, và càng chắc chắn hơn về việc muốn theo đuổi nghề nghiệp này lâu dài. 

Hiện tại, em mong muốn tham gia công ty với vai trò thực tập sinh để được thử thách và trải nghiệm quy trình Logistics chuyên nghiệp nhiều hơn. Mục tiêu của em là tích lũy kinh nghiệm và từng bước trở thành nhân sự có giá trị cho công ty nói riêng và ngành Logistics nói chung.

Sau thời gian tìm hiểu, em nhận thấy lĩnh vực Logistics đã và đang giữ vai trò then chốt trong nền kinh tế và có nhiều cơ hội phát triển dài hạn. Đồng thời, từ lâu em đã có hứng thú với cách chuỗi cung ứng được tổ chức và vận hành trong các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là mô hình của Amazon với mạng lưới kho bãi khổng lồ. Từ những quan sát đó, em mong muốn được trực tiếp làm việc và góp phần cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng cho ngành Logistics Việt Nam. 

Điểm mạnh của em là khả năng phân tích dữ liệu và sự tỉ mỉ. Trong quá trình học tập và làm việc, em thường xuyên tận dụng dữ liệu để giải quyết các bài toán về quy trình vận chuyển và quản lý tồn kho. Còn tính cách cẩn thận, chỉn chu giúp em kiểm soát tốt các con số, hạn chế sai sót trong khâu chứng từ. 

Điểm yếu của em là chưa có nhiều trải nghiệm thực tế với các phần mềm quản lý kho chuyên dụng như Oracle hay SAP. Để khắc phục, em đang tự học các khóa ngắn hạn trên Coursera và các case study thực tế, cũng như học hỏi rất nhiều từ các anh chị đi trước. Em hy vọng kỳ thực tập này sẽ là cơ hội để em được thực hành và sử dụng thành thạo các công cụ đó trong môi trường làm việc thực tế. 

Với vị trí thực tập tại công ty, kỳ vọng lớn nhất của em là được tham gia trực tiếp vào quy trình vận hành thực tế, từ đó rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực tiễn ngành logistics. Bên cạnh đó, em mong muốn được thử thách với những tình huống phát sinh để có thể tích lũy kinh nghiệm và rèn luyện tư duy xử lý tình huống - một năng lực mà em cho là rất quan trọng khi làm việc trong ngành này.  

Khởi đầu lộ trình sự nghiệp Logistics chuyên nghiệp ngay hôm nay với hàng loạt vị trí thực tập trong ngành logistics đang chờ bạn!

Tìm việc Thực tập sinh Logistics

Logistics là một phần thiết yếu của chuỗi cung ứng (Supply Chain), chuyên quản lý dòng chảy hàng hóa, thông tin và tiền tệ từ điểm xuất phát đến nơi tiêu thụ. Vai trò chính của Logistics là tối ưu hóa chi phí, thời gian, đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn, nâng cao năng lực cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. 

Các chức năng chính của Logistics bao gồm: vận tải, kho bãi và lưu trữ, quản lý tồn hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, đóng gói/bao bì và quản lý thông tin. 

Theo em, năng lực quan trọng nhất của người làm trong ngành Logistics là tư duy logic và giải quyết vấn đề. Ngoài ra, khả năng phân tích dữ liệu, lập kế hoạch và đưa ra quyết định chính xác là rất cần thiết để tối ưu hóa chi phí và thời gian, đặc biệt là khi đối mặt với các tình huống có nhiều rủi ro. 

Theo hiểu biết của em thì các chứng từ trong Logistics và Xuất nhập khẩu gồm có: 

1. Bộ chứng từ bắt buộc (Core Documents) 

Đây là các chứng từ không thể thiếu trong bất kỳ lô hàng xuất nhập khẩu nào: 

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là cơ sở pháp lý thỏa thuận giữa người mua và người bán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Xác nhận giao dịch, giá trị hàng hóa để khai báo thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về quy cách đóng gói, trọng lượng, số lượng.
• Vận đơn (Bill of Lading - B/L cho đường biển, Airway Bill - AWB cho đường hàng không): Xác nhận quyền sở hữu, hợp đồng vận chuyển và biên nhận hàng hóa.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Văn bản khai báo chính thức với cơ quan hải quan để xuất/nhập khẩu.

2. Chứng từ vận tải giao và nhận

• Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O): chứng từ do hãng tàu/đại lý cấp để nhận hàng.
• Xác nhận đặt chỗ (Booking Note): Xác nhận không gian trên tàu/máy bay.
• Biên bản hàng hư hỏng/thừa thiếu (Survey Report/Cargo Claim): Dùng khi hàng hóa gặp sự cố.

3. Chứng từ chứng nhận và bảo hiểm 

• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Xác nhận nơi sản xuất.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Giấy phép xuất/nhập khẩu (Import/Export License): Cần có để được phép xuất/nhập khẩu hàng hóa.
• v.vv..

Em tin rằng việc làm chủ công cụ là yếu tố then chốt để làm tốt công việc trong ngành Logistics. Vì vậy, em đã tận dụng các dự án thực tế trên trường để rèn luyện thật tốt kỹ năng này. Trong đó, SAP ERP là phần mềm mà em có cơ hội thực hành nhiều nhất. 

Em từng tham gia dự án mô phỏng vận hành một nhà máy sản xuất giày dép, trực tiếp thao tác trên hệ thống để quản lý từ đầu vào đến đầu ra. Nhờ quá trình nghiên cứu và thực hành liên tục, hiện tại em đã tích lũy được một số kinh nghiệm nhất định trong việc kiểm soát hàng tồn kho, vận hành đơn hàng và theo dõi dòng luân chuyển hàng hóa trên hệ thống này. 

Theo em, một thực tập sinh Logistics thường đảm nhận những công việc sau: 

• Hỗ trợ theo dõi và cập nhật tình trạng đơn hàng, lô hàng xuất - nhập khẩu.
• Phụ trách chuẩn bị, kiểm tra và lưu trữ các chứng từ Logistics như hợp đồng, hóa đơn, packing list, vận đơn, v.vv..
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (kho bãi, vận chuyển, mua hàng, sales) để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hóa.
• Cập nhật dữ liệu lên hệ thống, báo cáo tình trạng vận chuyển và xử lý các phát sinh đơn giản.
• Hỗ trợ làm việc với đối tác vận tải, forwarder, kho bãi theo hướng dẫn của cấp trên.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

Theo tìm hiểu và kiến thức em được học thì Incoterms là bộ các điều kiện thương mại do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) phát hành, được ví như "ngôn ngữ chung" của ngành Logistics. Incoterms đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế vì chúng phân định rõ ràng 3 yếu tố cốt lõi giữa người mua và người bán, cụ thể là: 

• Chi phí: Ai là người trả tiền vận chuyển, bảo hiểm, thuế quan và các chi phí liên quan?
• Trách nhiệm: Ai là người thực hiện việc thuê phương tiện vận chuyển, làm thủ tục thông quan?
• Rủi ro: Điểm chuyển giao rủi ro từ người bán sang người mua là ở đâu? (Ví dụ: tại kho người bán, tại cầu cảng hay khi hàng đã lên tàu?)

Việc nắm vững Incoterms giúp doanh nghiệp tránh được những tranh chấp không đáng có, tối ưu hóa chi phí vận chuyển và quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, nếu sử dụng điều kiện EXW (Giao tại kho người bán), người mua sẽ chịu hầu hết toàn bộ rủi ro. Ngược lại, nếu chọn DDP, người bán sẽ chịu trách nhiệm tối đa, bao gồm cả việc đóng thuế nhập khẩu và giao hàng tận nơi cho người mua. 

Vì vậy, em hiểu rằng dù ở vị trí thực tập sinh, việc nắm chắc Incoterms là cần thiết để em có thể hỗ trợ các bộ phận một cách chính xác nhất. 

Theo hiểu biết của em thì FTL (Full Truckload - Hàng nguyên xe) và LTL (Less-than-truckload - hàng lẻ /ghép xe) là các hình thức vận chuyển đường bộ. Trong đó LTL là hàng lẻ, phù hợp cho các lô hàng nhỏ cần ghép xe để tiết kiệm chi phí, còn FTL là vận chuyển nguyên chuyến, dành cho lô hàng lớn chiếm toàn bộ diện tích xe. 

Đặc biệt, LTL và FTL không phải là Incoterms mà là các thuật ngữ dùng để phân loại tải trọng và phương thức giao nhận, trong khi Incoterms là bộ quy tắc phân định trách nhiệm và rủi ro giữa người mua và người bán trong thương mại quốc tế. 

Qua việc thường xuyên cập nhật tin tức trên thị trường, em nhận thấy rằng ngành Logistics phát triển nhanh nhưng cũng đối mặt với không ít thử thách. 

Thử thách đầu tiên là xu hướng Logistics xanh đang chuyển dịch từ lựa chọn thành tiêu chuẩn bắt buộc. Tuy nhiên, rào cản về nguồn vốn đầu tư trang thiết bị chuyển đổi xanh đang là bài toán khó đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Thách thức thứ hai đến từ việc hạ tầng Logistics chưa đồng bộ, thiếu kết nối giữa các phương thức vận tải (đường bộ, sắt, thủy) làm gia tăng chi phí và thời gian vận chuyển, dẫn đến tăng phát thải. 

Trong bối cảnh này, em tin rằng chuyển đổi số và ứng dụng AI sẽ là "chìa khóa" giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó. Trước hết, AI nên được nhìn nhận như một sự đầu tư chiến lược để tối ưu hóa nguồn lực hiện có. Công nghệ AI cho phép tối ưu hóa tuyến đường Logistics giúp phân tích dữ liệu thời gian thực (giao thông, thời tiết, sự cố) để xác định lộ trình hiệu quả nhất nhằm giảm chi phí, thời gian vận chuyển, nhiên liệu, từ đó trực tiếp giảm phát thải CO2. 

Đồng thời, AI có khả năng hỗ trợ tối ưu tải trọng và hạn chế tình trạng xe chạy rỗng, giúp tận dụng tối đa công suất vận tải và giảm thiểu phát thải trên mỗi đơn vị hàng hóa. Ở khía cạnh quản trị, các giải pháp chuyển đổi số hỗ trợ tối ưu hóa kho bãi, giảm lãng phí vận hành, kết hợp cùng khả năng dự báo nhu cầu chính xác để loại bỏ tình trạng tồn dư hoặc vận chuyển gấp với chi phí tốn kém gấp nhiều lần bình thường. Đây là lộ trình hiệu quả để doanh nghiệp đạt được mục tiêu kép: vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo phát triển Logistics xanh bền vững. 

Khi phát hiện một lô hàng bị dán sai nhãn, em sẽ bình tĩnh và xử lý theo đúng quy trình của công ty, có thể bao gồm các bước sau: 

• Tạm dừng và cách ly: Cách ly hàng hóa bị dán nhãn sai để tránh trộn lẫn với hàng hóa có nhãn đúng, ngăn chặn việc sản phẩm lỗi đến tay người tiêu dùng.
• Kiểm tra và xác minh: Đối chiếu nhãn dán sai với chứng từ, hợp đồng, hoặc thông tin sản phẩm thực tế để xác định mức độ sai lệch.
• Báo cáo: Thông báo cho các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và bộ phận quản lý chất lượng để xác định trách nhiệm.
• Khắc phục lỗi: Yêu cầu nhà cung cấp cấp lại nhãn đúng và tiến hành dán lại nhãn theo quy định.
• Xử lý hậu quả: Nếu hàng hóa đã đến tay người tiêu dùng, cần thực hiện thu hồi. Nếu hàng nhập khẩu bị sai nhãn, cần làm việc với Hải quan để làm thủ tục sửa đổi hoặc tái xuất nếu cần thiết.
• Rà soát quy trình: Xem xét lại toàn bộ quy trình để đảm bảo sự cố tương tự không xảy ra.

Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng yêu cầu như sai mẫu, hàng kém chất lượng, chậm tiến độ, v.vv.. em sẽ xử lý chuyên nghiệp nhất có thể theo đúng quy trình: 

• Tiếp nhận và thu thập bằng chứng: Ghi nhận cụ thể sai sót (hình ảnh, video biên bản giao nhận, v.vv..) và thông báo lên cấp trên.
• Thông báo yêu cầu khắc phục/đổi trả: Sau khi có quyết định của cấp trên, lập tức gửi thông báo bằng văn bản hoặc email. Yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa lỗi hàng hóa, giao bù hàng, hoặc sản xuất lại sản phẩm theo đúng kỹ thuật trong thời hạn nhất định.
• Thương lượng phương án bồi thường: Nếu thiệt hại xảy ra, đàm phán bồi thường tài chính, phạt vi phạm hoặc giảm giá trị hợp đồng.
• Lập biên bản thỏa thuận: Ghi lại kết quả thương lượng và phương án giải quyết bằng văn bản, có xác nhận của hai bên để tránh tranh chấp sau này.

Với môi trường làm việc có cường độ cao như ngành Logistics, áp lực đến từ những deadline chồng chất là không thể tránh khỏi. Để vượt qua những tình huống đó, em thường áp dụng 3 nguyên tắc hiệu quả sau: 

• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, tập trung xử lý trước các nhiệm vụ quan trọng như gửi chứng từ đúng hạn để đảm bảo kịp tiến độ vận chuyển.
• Lên kế hoạch và theo dõi: Tạo to-do-list để không bỏ sót đầu việc nào, đồng thời đặt thông báo nhắc nhở trước deadline 30 phút để kiểm soát tiến độ, tránh rơi vào tình trạng nước đến chân mới nhảy.
• Giao tiếp chủ động: Chủ động trao đổi với đồng nghiệp và cấp trên để phối hợp hiệu quả, đồng thời báo sớm khi công việc quá tải nhằm kịp thời tìm hỗ trợ.

Trong trường hợp lô hàng bị chậm trễ do sự cố phát sinh, việc đầu tiên em làm là chủ động thông báo và xin lỗi khách hàng, đồng thời giải thích rõ nguyên nhân chậm trễ. Em sẽ cung cấp thời gian giao hàng dự kiến mới và đề xuất các phương án hỗ trợ phù hợp theo hướng dẫn của cấp trên.

Song song đó, em sẽ làm việc ngay với đơn vị vận chuyển để tìm giải pháp khắc phục nhanh nhất, rút ngắn thời gian giao hàng. Việc theo dõi tiến độ đến khi lô hàng được giao thành công và lưu trữ mọi thông tin liên quan cũng vô cùng quan trọng để tránh phát sinh tranh chấp sau này. 

Với vai trò là một thực tập sinh Logistics, khi đối mặt với tình huống này, em sẽ thực hiện đúng theo quy trình để giảm thiểu thiệt hại và giữ uy tín trong mắt khách hàng. Quy trình cụ thể bao gồm các bước: 

• Ghi nhận và xác minh thông tin: Yêu cầu khách hàng chụp ảnh/quay video tình trạng hàng hóa để xác định tình trạng hư hỏng. Yêu cầu bên giao hàng lập biên bản đồng kiểm tra xác nhận.
• Xin lỗi và làm dịu khách hàng: Sau khi đã xác nhận nguyên nhân đến từ khâu vận chuyển, gửi lời xin lỗi chân thành và xác nhận đã tiếp nhận thông tin và cam kết xử lý trong thời gian sớm nhất.
• Liên hệ đơn vị vận chuyển: Thông báo ngay cho đơn vị vận chuyển (nếu dùng bên thứ 3) để lập hồ sơ khiếu nại, cung cấp bằng chứng bao gồm vận đơn và hình ảnh hàng hóa hư hỏng.
• Xử lý yêu cầu bồi thường: Nếu do lỗi vận chuyển, yêu cầu đơn vị vận chuyển bồi thường theo hợp đồng. Nếu lỗi phía công ty, chịu trách nhiệm bồi thường, gửi sản phẩm thay thế, hoặc hoàn tiền cho khách hàng.

Khi phát sinh mâu thuẫn giữa việc đáp ứng yêu cầu khẩn cấp của khách hàng và tuân thủ chính sách của công ty, theo em việc cẩn trọng và bình tĩnh để không bị cuốn theo yêu cầu của khách hàng là vô cùng quan trọng. Bởi tâm lý muốn làm hài lòng khách hàng, sợ mất lòng khách của một thực tập sinh còn ít kinh nghiệm và bản lĩnh nghề nghiệp dễ khiến các nguyên tắc cốt lõi và quy trình của công ty bị phá vỡ. 

Do đó, trước hết, em sẽ lắng nghe và ghi nhận nhu cầu của khách, đồng thời giải thích chính sách của công ty một cách rõ ràng và khéo léo. Tiếp đó, em sẽ báo cáo cấp trên để xin ý kiến và đề xuất phương án phù hợp đảm bảo cân bằng cả hai bên.