CV ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc

Mục lục:

Trợ lý cho tổng giám đốc là mơ ước của rất nhiều người. Không chỉ được trực tiếp làm việc cùng CEO và các vị lãnh đạo cao trong công ty mà bạn còn được học hỏi rất nhiều từ họ. Để ứng tuyển vị trí này cũng do đó mà đầy cạnh tranh và bạn phải thực sự là ứng viên nổi bật để “lọt mắt xanh” của các Sếp. Vậy làm sao để thuyết phục giám đốc với bản CV ứng tuyển Trợ lý.

Bài viết hướng dẫn này sẽ giúp ứng viên:

  • Xem ví dụ về một bản CV ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc nổi bật.
  • Học cách viết CV ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc để tăng cơ hội mời phỏng vấn.
  • Mẹo bỏ túi cách viết phần Kỹ năng và Thành tựu trong CV ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc.
  • Cách mô tả Kinh nghiệm làm việc trong CV ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc phù hợp nhất với mô tả công việc.

Cấu trúc tốt nhất cho một bản CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Về cấu trúc, CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc:

  • Đặt họ tên, thông tin liên hệ to và rõ ràng nhất ở phần đầu CV. 
  • Thời gian kinh nghiệm cần sắp xếp theo thứ tự: Từ gần nhất đến xa nhất.
  • Nên sử dụng các font chữ cơ bản như Arial, Calibri, Quicksand, Time News Roman. Trình bày CV dễ đọc với các đầu mục to rõ, các khoảng trắng được sắp xếp hợp lý. Nếu bạn chưa tự tin về khả năng trình bày CV của mình, hãy tham khảo các mẫu CV của TopCV.
  • Để tránh bị lỗi định dạng, hãy luôn luôn gửi định dạng PDF cho nhà tuyển dụng.

Về nội dung, những mục chính cần xuất hiện trong CV của Trợ lý tổng giám đốc:

  • Header: Bao gồm tên nổi bật nhất, ảnh nếu có và thông tin liên hệ. 
  • Tóm tắt/ Mục tiêu nghề nghiệp: 2-3 dòng ngắn gọn mô tả bản thân và những đặc điểm, tính cách của bản thân phù hợp cho công việc Trợ lý tổng giám đốc.
  • Kinh nghiệm làm việc: Các mốc thời gian công việc cùng với mô tả chi tiết nhiệm vụ và thành tựu, kết quả.
  • Học vấn: Mô tả ngắn gọn bằng cấp và quá trình đào tạo cũng như những chứng chỉ, chứng nhận.
  • Kỹ năng: Danh sách ngắn gọn những kỹ năng của 1 người làm Trợ lý tổng giám đốc.
  • Thông tin khác: Bổ sung những thông tin khác muốn NTD biết bao gồm giải thưởng, chứng chỉ, chứng nhận, sở thích, … 

Cách viết Mục tiêu/ Mô tả cho CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Phần này nên viết cô đọng nhất có thể với những điểm nhấn trong kinh nghiệm. Nhiều người viết quá chung chung, số khác lại viết quá dài dòng, chiếm khoảng không gian của những nội dung khác. Tốt nhất là chỉ nên viết 1 đoạn văn ngắn 3-4 dòng.

Với đoạn văn ngắn như vậy, có thể chọn viết Mô tả ngắn gọn bản thân hoặc Mục tiêu nghề nghiệp. Về cơ bản thì chuyên gia hướng nghiệp khuyên rằng:

  • Viết Tóm tắt khi bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc Trợ lý hoặc các công việc liên quan.
  • Viết Mục tiêu nghề nghiệp với những bạn mới bắt đầu hoặc ứng tuyển những vị trí level thấp, mới chuyển ngành.

Cách viết hay cho phần Tóm tắt/ Mục tiêu cho công việc Trợ lý giám đốc là hãy đảm bảo ít nhất 3 ý:

  • Background của bạn (Bạn học ngành gì, có kinh nghiệm lĩnh vực gì, bao nhiêu năm?)
  • Một vài skills thế mạnh (có liên quan đến công việc Trợ lý)
  • Mục tiêu về nghề nghiệp, vị trí cụ thể hướng đến trong 2-3 năm tới.

Ví dụ cách viết phần Tóm tắt trong CV Trợ lý giám đốc

CÁCH VIẾT HAY

Energetic executive assistant with 5+ years experience, seeking position with Bekaras Industries. Saved Kallas, Inc. an average 15 hours per week for four executives. Reduced travel cost waste by 28%. Saved $2 million/yr by eliminating customer misunderstandings by creating a new call system.

(Bản tiếng việt)

Trợ lý giám đốc năng nổ với hơn 5 năm kinh nghiệm, đang tìm kiếm vị trí tại Bekaras Industries. Kallas, Inc. Đã tiết kiệm trung bình 15 giờ mỗi tuần cho bốn giám đốc điều hành. Giảm lãng phí chi phí đi lại 28%. Tiết kiệm 2 triệu đô la / năm bằng cách loại bỏ sự hiểu lầm của khách hàng bằng cách tạo một hệ thống cuộc gọi mới.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY

Executive assistant with 5 years experience. Highly skilled in communication, time management, and organization. Excellent problem-solving and skills.

(Bản tiếng việt)

Trợ lý điều hành với 5 năm kinh nghiệm. Có kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và tổ chức cao. Xuất sắc trong Kỹ năng và giải quyết vấn đề.

Ví dụ cách viết Tóm tắt nghề nghiệp cho Trợ lý ít kinh nghiệm

CÁCH VIẾT HAY

Enthusiastic executive assistant. Excellent EQ level. Skilled time manager. Served as freelance assistant to three executives in mid-level firms. Received glowing references from each for resourcefulness.

(Bản tiếng việt)

Trợ lý điều hành nhiệt tình. Có khả năng quản lí cảm xúc tốt và là nhà quản lý thời gian. Từng là trợ lý tự do cho ba giám đốc điều hành trong các công ty. Được mọi người hỏi ý kiến tham khảo vì sự tháo vát.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY

Entry-level executive assistant. No experience as yet but I think fast.

(Bản tiếng việt)

Trợ lý điều hành cấp đầu vào. Chưa có kinh nghiệm nhưng tôi nghĩ nhanh.

Sự khác nhau giữa cách viết Tóm tắt/ Mục tiêu nghề nghiệp hay và chưa hay nằm ở sự mô tả chi tiết đi kèm với thành tựu, kỹ năng chuyên môn. Để chứng minh cho NTD thấy tại sao mình là ứng viên phù hợp với vị trí này.

Lưu ý không sử dụng đại từ ngôi thứ nhất như I, Me, My… và lược bỏ những từ ngữ không cần thiết để giữ đoạn văn ngắn gọn nhất có thể. 

Nếu chưa biết nên chắt lọc những thông tin gì để đưa vào phần này, có thể để trống và viết sau cùng khi đã trình bày xong các phần Kinh nghiệm làm việc, Kỹ năng.

Cách viết phần Kinh nghiệm trong CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

  • Bắt đầu ghi những công việc Trợ lý đã làm hoặc có liên quan theo thứ tự từ gần đây nhất, cho đến xa nhất.
  • Những phần không thể thiếu đó là: Tên công việc, Tên công ty/ tổ chức, thời gian làm việc, 5-6 gạch đầu dòng mô tả trách nhiệm và thành tựu của mình.
  • Bổ sung số liệu thể hiện công việc tuyển dụng của bạn đã đạt chỉ tiêu và kết quả như thế nào. Càng chi tiết càng tốt! Đừng chỉ liệt kê ra những công việc, vì như vậy không thể hiện được năng lực làm việc. 
  • Sử dụng các động từ mô tả mạnh, thuật ngữ ngành, những con số %, đơn vị tỷ lệ để khơi gợi hình dung của NTD để bắt đầu mỗi gạch đầu dòng mô tả kinh nghiệm.
  • Cuối cùng và quan trọng nhất là phải điều chỉnh nội dung CV cho phù hợp với yêu cầu công việc liên quan. Mỗi công ty có thể yêu cầu những kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau cho cùng một vị trí Trợ lý giám đốc.

Ví dụ cách viết phần Kinh nghiệm

CÁCH VIẾT HAY

Executive Assistant, Happy Time Vietnam

2012 - 2017

  • Fulfilled all executive assistant duties for four top executives in an international firm. Managed complex calendars, facilitated communication and logistics.
  • Tasked with saving time for all top-level executives. Saved each an average of 15 hours per week, which translates to $30,000 a week at current salaries.
  • Improved communication between executives/customers. Set up a call recording system that saved $2 million a year from misunderstandings.
  • Supported executives with project support, data tracking, and administrative tasks. Frequently commended for quick-thinking and resourcefulness.

CÁCH VIẾT HAY (bản tiếng việt)

Trợ Lý Giám Đốc, Happy Time Vietnam

2012 - 2017

  • Hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trợ lý điều hành cho bốn giám đốc điều hành hàng đầu trong một công ty quốc tế. Sắp xếp, tổ chức lịch làm việc, lịch họp, các công tác hậu cần.
  • Được giao nhiệm vụ tiết kiệm thời gian cho tất cả các giám đốc điều hành cấp cao nhất. Trung bình mỗi người tiết kiệm được 15 giờ mỗi tuần, tương đương 30.000 đô la một tuần với mức lương hiện tại.
  • Cải thiện vấn đề giao tiếp giữa giám đốc điều hành và khách hàng. Thiết lập một hệ thống ghi âm cuộc gọi đã tiết kiệm được 2 triệu đô la một năm khỏi những hiểu lầm.
  • Được hỗ trợ các giám đốc điều hành với các công việc hỗ trợ dự án, theo dõi dữ liệu, và các công việc hành chính. Thường xuyên được khen ngợi về tư duy nhanh nhạy và tháo vát.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY

Executive Assistant, Happy Time Vietnam

2012 - 2017

  • Managed complex calendars, facilitated communication.
  • Handled logistics for the executives.
  • Provided project support and data tracking.
  • Responsible for completing administrative tasks.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY (Bản tiếng việt)

Trợ lý giám đốc, Happy Time Vietnam

2012 - 2017

  • Quản lý lịch làm việc, gặp gỡ khách hàng.
  • Xử lý các vấn đề hậu cần cho Giám Đốc Điều Hành.
  • Hỗ trợ dự án, theo dõi dữ liệu.
  • Chịu trách nhiệm các công việc hành chính.

Còn nếu chưa có kinh nghiệm, nên viết như thế nào?

CÁCH VIẾT HAY

Freelance Executive Assistant

July 2012 - September 2012

  • Freelance Executive assistant for three executives of mid-level firms. Received glowing references from each for resourcefulness and forward-thinking.
  • Assisted with ad-hoc projects. Created PowerPoint presentations. One presentation was shown to 500+ employees as a policy deployment tool.
  • Aided executives with preparing for meetings.
  • Proofread executive materials. Decreased errors by 75%.

 

Proprietor, ROOM Wedding Video

2012 - 2016

  • Booked all travel and accommodations for three videographers for five years.
  • Coordinated conference calls between brides, grooms, parents, and videographers.
  • Handled all record-keeping and data-tracking from over 100 3-month projects.
  • Communicated effectively with 100+ high-end clients. Received 20+ effusive letters of thanks from customers.

CÁCH VIẾT HAY (Bản tiếng việt)

Trợ Lý Giám Đốc

07/2012 - 09/2012

  • Trợ lý điều hành tự do cho ba giám đốc điều hành của các công ty. Nhận được nhiều ý kiến tham khảo sáng giá từ mỗi người cho sự tháo vát và tư duy tương lai.
  • Được hỗ trợ với các dự án đặc biệt. Tạo bản trình bày PowerPoint, một bài thuyết trình đã được trình bày cho hơn 500 nhân viên như một công cụ triển khai chính sách.
  • Hỗ trợ giám đốc điều hành chuẩn bị cho các cuộc họp.
  • Hiệu đính, chỉnh sửa các tài liệu điều hành, giảm 75% lỗi.

 

Chủ đầu tư, ROOM Wedding Video

2012 - 2016

  • Đặt tất cả các chuyến du lịch và chỗ ở cho 3 nhà quay phim trong 5 năm.
  • Điều phối đám cưới giữa cô dâu, chú rể, cha mẹ và bên quay phim.
  • Xử lý tất cả việc lưu trữ hồ sơ và theo dõi dữ liệu từ hơn 100 dự án kéo dài 3 tháng.
  • Giao tiếp hơn 100 khách hàng cao cấp. Nhận được hơn 20 bức thư cảm ơn sâu sắc từ khách hàng.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY

  • Executive Assistant Experience: None so far, but I know I'll be great at it.
  • Other Experience: Video production.

CÁCH VIẾT CHƯA HAY (Bản tiếng việt)

  • Kinh nghiệm trợ lý điều hành: Cho đến nay thì không, nhưng tôi biết mình sẽ rất giỏi.
  • Kinh nghiệm khác: Sản xuất video.

Một số kỹ thuật bạn có thể áp dụng để viết Kinh nghiệm làm việc đó là Keywords (Chọn lọc từ khóa trong JD) và Buzzwords (Chọn lọc từ khóa về công ty). 

Hiểu đơn giản là nghiên cứu và ghi lại những từ khóa xuất hiện trong JD và Website, ấn phẩm của công ty. Có thể là từ ngữ mô tả công việc, kỹ năng công việc hoặc môi trường, branding, hình ảnh của công ty. Sau đó đối chiếu với kỹ năng và đặc điểm của bản thân để ghi vào phần Kinh nghiệm và xen kẽ các từ khóa đó trong suốt nội dung của CV.

Chú ý với mỗi dòng mô tả kinh nghiệm nên chứa hoặc chứng mình cho một kỹ năng bạn đã/ sẽ ghi ở phần Kỹ năng.

Mẹo: Làm sao nếu bạn hoàn toàn chưa có kinh nghiệm gì?

Để làm đầy phần kinh nghiệm nhanh, hãy sử dụng mạng lưới các mối quan hệ. Bạn có quen bạn bè hay người thân nào làm chức vụ giám đốc hoặc quản lý cấp cao? Thử xin được làm trợ lý cho họ, một cách miễn phí. 

Cách viết phần Học vấn trong CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Một số nội dung cần có trong phần Học vấn trong CV Trợ lý giám đốc:

  • Liệt kê tên các cơ sở đào tạo, trường, bằng cấp, niên khóa đào tạo.
  • Kinh nghiệm ngoại khóa khi đi học.
  • Có thể nêu thêm các dự án nghiên cứu của sinh viên đã tham gia
  • Chứng chỉ/ chứng nhận/ vinh danh về học thuật 
  • GPA không cần thiết ghi vào nhưng nếu điểm cao xuất sắc thì nêu ra cũng tốt.

Để phần học vấn trở nên nổi bật hơn thì có thể bổ sung thêm các khóa học về ngắn hạn và Online. Đặc biệt những người mới chuyển ngành/ ít hoặc chưa có kinh nghiệm thì nên làm phần Học vấn trở nên phong phú và đầy đặn hơn.

Cách viết phần Kỹ năng trong CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Một số kỹ năng tham khảo viết CV Trợ lý tổng giám đốc:

Soft Skills

EQ/ Quản lý cảm xúc.

Time Management/ Quản lý thời gian.

Logistics management/ Quản lý hậu cần.

Compassion/ Đồng cảm

Problem Solving/ Kỹ năng giải quyết vấn đề

Interpersonal Skills/ Kỹ năng giao tiếp

Listening/ Kỹ năng lắng nghe

Self Direction/ Khả năng nhận thức bản thân

Administrative Skills/ Kỹ năng quản lý

Hard Skills

Email Systems/ Sử dụng hệ thống email

File-Sharing Systems/ Chia sẻ hệ thống

Database Management/ Quản lý dữ liệu

Calendar Management/ Quản lý lịch họp

Coordinating Conference Calls/ Đều phối cuộc họp

Travel Arrangements/ Sắp xếp di chuyển

Research/ Kỹ năng tìm kiếm

Accounting/ Quản lý sổ sách

Report Generation/ Làm báo cáo

Event Planning/ Sắp xếp sự kiện

Tuy nhiên, một danh sách kỹ năng thôi vẫn chưa đủ. Bạn cần biết cách đưa Kỹ năng vào trong CV Trợ lý tổng giám đốc cho ấn tượng:

  • Đầu tiên làm danh sách liệt kê tất cả những kỹ năng bạn có. Nếu chưa có kinh nghiệm thì liệt kê những kinh nghiệm có liên quan đến công việc Trợ lý đã có.
  • Đọc kỹ JD và xác định từ khóa nổi bật và bắt buộc có. Ghi lại vào 1 danh sách thứ hai.
  • Nối kết 2 danh sách trên để chọn ra những kỹ năng chung công ty yêu cầu mà bạn đang sở hữu.
  • Viết tách riêng Kỹ năng thành một phần nổi bật trong CV Trợ lý giám đốc.
  • Minh chứng cho những kỹ năng này trong phần Kinh nghiệm làm việc, Hoạt động hoặc Học vấn, Chứng chỉ để tăng tính thuyết phục.
  • Tham khảo kỹ thuật Keywords và Buzzwords đã hướng dẫn ở trên.

Lưu ý về cách viết Kỹ năng trong CV Trợ lý tổng giám đốc:

  • Nên viết ít nhất 4-6 Kỹ năng bao gồm cả kỹ năng mềm và chuyên môn
  • Viết Kỹ năng bắt đầu với động từ, ít nhất 3-5 từ/ Kỹ năng thay vì chỉ viết một Danh từ. Danh từ thường dùng để diễn tả Kiến thức/ Chuyên môn.
  • Viết Kỹ năng nào thì nên chứng minh mình có Kỹ năng đó ở các phần khác trong CV. Không nên ghi những kỹ năng mình không thực sự có. 

Cách viết các phần bổ sung cho CV tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Nếu CV của bạn vẫn chưa đủ đầy đặn, có thể cân nhắc bổ sung phần Thông tin khác trong CV. Ở phần này có thể đưa ra: 

  • Hoạt động ngoại khóa khác 
  • Các lớp học kỹ năng đã tham gia
  • Dự án nghiên cứu cá nhân
  • Công việc tình nguyện/ tự do
  • Giải thưởng

Cách viết Cover Letter tìm việc Trợ lý tổng giám đốc

Thông tin liên hệ của bạn

Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng

Kính gửi anh/chị [Tên],

Đoạn 1: Bạn đang ứng tuyển vị trí gì, công ty nào, vì sao bạn biết đến vị trí này? Một lý do (kỹ năng, kinh nghiệm gì) khiến bạn nghĩ rằng mình hợp vị trí này. Một số điều bạn thích về công ty.

Đoạn 2: Kể về một thành tựu trong quá khứ bạn sử dụng kỹ năng của mình hoàn thành tốt nhiệm vụ như thế nào. 

Đoạn 3: Kết thư ngỏ ý về một buổi phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn về những kỹ năng và giá trị bạn có thể làm.

Xin cảm ơn,

[Tên bạn]

Bạn có thể tham khảo các mẫu Cover Letter ứng tuyển Trợ lý tổng giám đốc của TopCV tại đây.

_____

Trên đây là những hướng dẫn để bạn có một bản CV Trợ lý tổng giám đốc thật chi tiết. Nếu bạn muốn dịch CV Việt-Anh hoặc được tư vấn CV bởi chuyên gia, hãy đăng ký tư vấn CV cùng TopCV tại đây.

Nếu bạn có góp ý thêm cho nội dung bài viết, vui lòng gửi ý kiến đóng góp qua email: huongnghiep@topcv.vn.

Thẻ: Viết cv

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.